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摘要：本文主要介紹了城建檔案電子文件歸檔的必要性，通過(guò)對(duì)城建檔案電子文件歸檔的制約因素進(jìn)行分析，探討強(qiáng)化城建檔案電子文件歸檔工作的有效對(duì)策，以有效整合城建檔案電子文件，做好歸檔工作，加強(qiáng)電子政務(wù)管理，提高城建檔案管理水平，從而順應(yīng)時(shí)展潮流，開(kāi)啟電子文檔管理階段。

關(guān)鍵詞：城建檔案；電子文件；歸檔；制約因素；有效對(duì)策

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的高速發(fā)展，我國(guó)城市建設(shè)事業(yè)也取得了一定的成就，迎來(lái)了新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。城市建設(shè)并不是一項(xiàng)簡(jiǎn)單的工作，其涉及方方面面，尤其是設(shè)計(jì)管理更是重中之重。為保證城市建設(shè)質(zhì)量，必須加強(qiáng)對(duì)各類文件的管理，做好文件歸檔工作。在信息時(shí)代，計(jì)算機(jī)技術(shù)已經(jīng)成為人們工作和生活中不可或缺的部分，那么城建工作中，利用信息技術(shù)進(jìn)行有效的電子文件歸檔，則顯得尤為重要，必須高度重視?；陔娮诱?wù)管理，城建檔案管理部門應(yīng)轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的文件歸檔模式，改變陳舊的管理觀念，實(shí)施高效的城建檔案電子文件歸檔工作，從而做到與時(shí)俱進(jìn)，推動(dòng)城建事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

一、城建檔案電子文件歸檔的必要性

實(shí)施城建檔案電子文件歸檔工作，是當(dāng)前電子檔案發(fā)展階段的必經(jīng)之路。電子文件，是計(jì)算機(jī)信息技術(shù)發(fā)展的產(chǎn)物，其不僅意味著現(xiàn)代化檔案管理效率的提升，更體現(xiàn)了現(xiàn)代化建設(shè)的發(fā)展。總而言之，加強(qiáng)城建檔案電子文件歸檔工作，是城建事業(yè)發(fā)展的必然要求。

二、城建檔案電子文件歸檔的制約因素

城建檔案電子文件歸檔的制約因素，主要有以下幾個(gè)方面：第一，對(duì)電子文件歸檔工作不夠重視，缺乏健全的管理體系和制度。由于當(dāng)前檔案管理工作還停留在過(guò)去的傳統(tǒng)管理模式，以致于歸檔工作效果不好，導(dǎo)致電子文件不完整。另外，當(dāng)前并未制定完善的電子文件歸檔管理制度，未能對(duì)檔案管理人員的行為進(jìn)行約束。第二，電子文件歸檔工作中，文件的真實(shí)性缺乏保障，容易出現(xiàn)造假狀況。第三，電子文件歸檔工作并未落實(shí)到每一個(gè)人身上，整體工作效果有待進(jìn)一步提升。

三、強(qiáng)化城建檔案電子文件歸檔工作的有效對(duì)策

（一）重視電子文件歸檔工作，制定完善的管理制度

城建檔案管理人員必須明確電子文件歸檔工作的重要性，應(yīng)當(dāng)認(rèn)識(shí)到傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件歸檔工作已無(wú)法滿足當(dāng)前城建事業(yè)的發(fā)展，需充分利用電子技術(shù)實(shí)施電子化管理，以確保文件歸檔工作的順利進(jìn)行。在實(shí)施電子文件歸檔工作時(shí)，檔案管理人員應(yīng)不斷完備自己的知識(shí)儲(chǔ)蓄，與時(shí)俱進(jìn)，學(xué)習(xí)新的歸檔管理技術(shù)，可積極參與一些講座、交流活動(dòng)，以了解更多的電子文件歸檔知識(shí)。還可以通過(guò)自學(xué)或是繼續(xù)教育等形式提升自身素質(zhì)，強(qiáng)化電子文件歸檔意識(shí)，充分掌握現(xiàn)代化計(jì)算機(jī)信息技術(shù)，以此為城建事業(yè)提供高效的文件歸檔服務(wù)。此外，檔案管理人員需要具備一定的耐心，并積極主動(dòng)地投入到歸檔工作中。另外，要重視和加強(qiáng)基層檔案管理人員的培訓(xùn)，使其具備收集資料、整理資料并將資料電子化并歸檔的意識(shí)，從而為城建檔案歸檔工作提供質(zhì)量保證，使資料能夠保持完整，具有真實(shí)性。此外，要建立健全的電子文件歸檔管理制度，做到有據(jù)可循，有法可依。所制定的管理制度應(yīng)當(dāng)符合實(shí)際，不可脫離政府和企業(yè)的發(fā)展?fàn)顩r。城建檔案電子文件歸檔工作，本身具有一定的復(fù)雜性，其所涉及的資料比較多，涵蓋的信息量也十分龐大，所有的信息都要進(jìn)行輸入，為確保所有工作符合標(biāo)準(zhǔn)，必須制定完善的管理制度，并且貫徹落實(shí)到每一個(gè)部門中。每一個(gè)工作人員都必須明確自己的職責(zé)，嚴(yán)格按照相關(guān)要求進(jìn)行電子文件歸檔工作，以確保所有文件的真實(shí)性。在實(shí)施電子文件歸檔工作時(shí)，要將各項(xiàng)文件以電子形式進(jìn)行處理，所生成的電子文件要保持原始性的準(zhǔn)確度，不可隨意刪減，以進(jìn)行有效的保護(hù)和歸檔，從而避免文件丟失或損壞。

（二）維護(hù)電子文檔的真實(shí)性，嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)整理

高效的城建檔案電子文件歸檔工作，要求檔案管理人員認(rèn)真對(duì)待每一個(gè)電子文件的處理，將涉及到的所有文件均嚴(yán)格按照規(guī)定進(jìn)行處理，以確保電子文件的完整性和真實(shí)性。要先了解電子文件屬于何種類型，然后針對(duì)不同類型的文件作不同的處理，選擇合適的技術(shù)來(lái)加以解決。應(yīng)將電子文檔設(shè)定為只讀模式，以在方便人們?yōu)g覽的同時(shí)，避免文檔被隨意改動(dòng)。通過(guò)這種保護(hù)方式，不僅能夠提高文檔的可靠性，維持其原始結(jié)構(gòu)，還有利于充分發(fā)揮電子文檔的作用，使其發(fā)揮出應(yīng)用的效用。由于當(dāng)前最常用的電子文檔歸檔保護(hù)是采用脫機(jī)方式，那么就依賴于穩(wěn)定的磁盤，可將整理好的文檔進(jìn)行分類，然后復(fù)刻于磁盤中，以便儲(chǔ)存。除此之外，還要嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)要求整理城建檔案電子文件。在進(jìn)行歸檔時(shí)，檔案管理人員要參考文件的年代、機(jī)構(gòu)以及保管期限，再進(jìn)行分類整理，以提高電子文件的歸檔效率，便于日后查找。為確保電子文件在歸檔時(shí)更加標(biāo)準(zhǔn)，應(yīng)當(dāng)保持統(tǒng)一，嚴(yán)格按照規(guī)定要求進(jìn)行歸檔，并且對(duì)每一類歸檔的文件進(jìn)行命名，設(shè)定一個(gè)獨(dú)立的檔案文件進(jìn)行儲(chǔ)存?？沙浞掷脪呙杓夹g(shù)，輸入外來(lái)文件，將其轉(zhuǎn)化為電子形式，儲(chǔ)存于網(wǎng)絡(luò)之中，實(shí)現(xiàn)傳遞和分享。

（三）如何執(zhí)行電子文件歸檔工作

為切實(shí)執(zhí)行電子文件歸檔工作，提高檔案管理水平，可采取以下措施：第一，在實(shí)際歸檔工作中，應(yīng)不斷研究和分析，積累豐富的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，并根據(jù)工作中的實(shí)際狀況尋求更為高效的歸檔方法，充分利用先進(jìn)的管理手段，實(shí)施科學(xué)的歸檔。應(yīng)鼓勵(lì)各部門的積極參與，充分發(fā)揮檔案管理部門職能，以實(shí)現(xiàn)電子文件檔案信息化管理，生成電子文件系統(tǒng)。第二，各部門之間應(yīng)當(dāng)相互配合，協(xié)調(diào)合作，加強(qiáng)彼此之間的交流與溝通，以共同完善歸檔管理工作。現(xiàn)階段，實(shí)施城建檔案電子文件歸檔工作并不是一件易事，其所涉及的內(nèi)容比較廣泛，具有一定的復(fù)雜性，必須進(jìn)行綜合性考慮，及時(shí)發(fā)現(xiàn)歸檔工作中存在的問(wèn)題，并采取針對(duì)性的措施加以解決，從而保障城建檔案電子文件歸檔工作的順利開(kāi)展。就目前而言，在城建檔案電子文件歸檔工作中，常常出現(xiàn)的問(wèn)題包括制度問(wèn)題、真實(shí)性問(wèn)題以及工作人員的執(zhí)行問(wèn)題等。為提高城建檔案電子文件歸檔工作質(zhì)量，必須對(duì)存在的問(wèn)題進(jìn)行分析，尋找到原因，待了解清楚之后，采取相應(yīng)的措施加以解決，從而實(shí)現(xiàn)科學(xué)有效的電子文件歸檔工作。應(yīng)建立健全電子文件歸檔體系，并貫徹落實(shí)，確保文件的可靠性和完整性。

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作者:陳海燕 單位:廈門市城市建設(shè)檔案館