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檔案管理及制度范文第1篇

為了加強和規(guī)范會計檔案管理，建立健全會計檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理制度，保證會計檔案妥善保管、有序存放、方便查閱，嚴(yán)防毀損、散失和泄密，根據(jù)《會計法》和《會計檔案管理辦法》的規(guī)定，結(jié)合本單位工作實際情況，特制定本制度。

第一條會計檔案的歸檔范圍。

會計檔案是指會計憑證、會計賬簿、財務(wù)報告、會計年度數(shù)據(jù)備份盤、會計核算系統(tǒng)軟件、操作人的密碼等會計核算專業(yè)資料，是記錄和反映單位經(jīng)濟業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。具體包括：

(一)會計憑證類。包括原始憑證、記賬憑證、匯總憑證、其他會計憑證。

(二)會計賬簿類。包括總賬、明細(xì)賬、日記賬、固資產(chǎn)明細(xì)賬、輔助賬簿、其他會計賬簿。

(三)財務(wù)報告類。包括月度、年度財務(wù)報告、其他財務(wù)報告，報告中要有會計報表、附表、附注及必要的文字說明。

(四)其他類。包括銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊及其他在會計核算工作中直接形成的對國家和社會及各核算單位具有保存價值的會計核算資料。

第二條會計檔案的整理。

會計年度終了后，應(yīng)將裝訂成冊的會計檔案進(jìn)行整理立卷。各種會計檔案應(yīng)按會計檔案材料的關(guān)聯(lián)性，分門別類地組成幾個類型的案卷，將各卷按順序編號。

（一）會計憑證

(1)按月立卷：每月末將裝訂成冊的憑證，統(tǒng)一登記案卷目錄，每月立卷一份。

(2)分散裝訂：根據(jù)憑證的多少，分散裝訂，做到整齊、牢固、美觀。

(3)裝訂封面的所有內(nèi)容要填寫齊全，包括：單位名稱、年度、月份、起止日期、號碼、裝訂人簽章等。

（二）會計賬簿：各種會計賬簿辦理完年度結(jié)賬后，除跨年使用的賬簿外，其它均需整理妥善保管。

(1)會計賬簿在辦理完年度結(jié)賬后，只在下一行的摘要欄填寫“結(jié)轉(zhuǎn)下年”字樣，不填其它內(nèi)容。

(2)會計賬簿在裝訂前，應(yīng)按賬簿啟用表的使用頁數(shù)，核對各個賬戶賬面是否齊全，是否按順序排列。

(3)活頁賬簿去空白頁后，將本賬面數(shù)項填寫齊(！)全，撤去賬殼，用堅固耐磨的紙張做封面、封底，裝訂成冊。不同規(guī)格的活頁賬不得裝訂在一起。

(4)會計賬簿的裝訂順序：

a.會計賬簿裝訂封面；

b.賬簿啟用表；

c.賬戶目錄；

d.按本賬簿頁數(shù)，順序裝訂項頁；

e.會計賬簿裝訂封底。

(5)裝訂后的會計賬簿應(yīng)牢固、平整、不得有折角，掉頁現(xiàn)象。

(6)賬簿裝訂的封口處，應(yīng)加蓋裝訂人印章。

(7)裝訂后，會計賬簿的脊背應(yīng)平整，并注明所屬年度及賬簿名稱和編號。

(8)會計賬簿的編號為一年一編，編號順序為總、現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記、分戶明細(xì)賬、輔助賬。

（三）會計報表

會計報表編制完成并按時報送后，留存報表均應(yīng)按月裝訂成冊，年度終了統(tǒng)一歸檔保管。

第三條會計檔案的歸檔保管。

（一）當(dāng)年的會計檔案在會計年度終了后，可暫由業(yè)務(wù)人員保管一年，期滿后轉(zhuǎn)入檔案室并由專人保管。

（二）會計檔案管理人員負(fù)責(zé)全部會計檔案的整理、立卷、保管、調(diào)閱、銷毀等一系列工作。

（三）機構(gòu)變動或檔案管理人員調(diào)動時，應(yīng)辦理交接手續(xù)，由原管理人員編制會計檔案移交清冊，將全部案卷逐一點交，接管人員逐一接收。

（四）磁性介質(zhì)會計資料的歸檔。年度終了，系統(tǒng)管理員將當(dāng)年賬簿、報表等會計電算化資料備份并詳細(xì)標(biāo)注，裝盒交檔案室歸檔。包括：會計年度數(shù)據(jù)備份盤；同期的操作系統(tǒng)、相關(guān)應(yīng)用程序軟件及會計核算系統(tǒng)軟件；操作人的密碼、操作日志等其他會計資料。會計檔案磁性資料保管期限與書面資料一致。會計軟件保管期截止該軟件停止使用或有重大更改后五年。以磁性介質(zhì)保存的會計資料，根據(jù)保管期限，由系統(tǒng)管理員定期復(fù)制，且應(yīng)標(biāo)識清楚，雙份歸檔，異地存放。

第四條會計檔案的保管期限。會計檔案的保管期限分為永久保存和定期保存兩類。定期保存的會計檔案其保存期限從會計年度終了后的第一天算起，分為3年、5年、10年、15年、25年5類。詳見附表一。

第五條會計檔案的借閱。

（一）建立會計檔案清冊和借閱登記清冊。

（二）凡需借會計檔案的人員，須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可辦理調(diào)閱手續(xù)。

（三）借閱會計檔案人員，不得在案卷中標(biāo)畫，不得拆散原卷冊，更不得抽換。

（四）借閱會計檔案人員，不得將會計檔案攜帶出外，特殊情況，須經(jīng)局領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，需要復(fù)制會計檔案的，須經(jīng)局領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可復(fù)制。

第六條會計檔案的銷毀。保管期滿的會計檔案，除本辦法第七條規(guī)定的情形外，按照以下程序銷毀：

(一)會計檔案保管期滿，由檔案管理人員會同財務(wù)人員提出銷毀意見，編制會計檔案銷毀清冊，列明銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數(shù)，起止年度和檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時間等內(nèi)容。

(二)局分管領(lǐng)導(dǎo)要在會計檔案銷毀清冊上簽署意見．

(三)銷毀會計檔案時，應(yīng)由同級檔案機構(gòu)、財政部門和審計部門派人員監(jiān)銷。

(四)監(jiān)銷人在銷毀會計檔案前，應(yīng)當(dāng)按照會計檔案銷毀清冊所列內(nèi)容清點核對所要銷毀的會計檔案。銷毀后，應(yīng)當(dāng)在會計檔案銷毀清冊上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報告本單位負(fù)責(zé)人。

第七條保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證，不得銷毀，應(yīng)當(dāng)單獨抽出立卷，保管到未了事項完結(jié)時為止。單獨抽出立卷的會計檔案，應(yīng)當(dāng)在會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。

在建項目尚未完成的會計檔案，保管期限已滿也不得銷毀。

第八條會計檔案的移交。移交會計檔案，雙應(yīng)當(dāng)辦理會計檔案交接手續(xù)。

移交會計檔案時，應(yīng)當(dāng)編制會計檔案移交清冊，列明應(yīng)當(dāng)移交的會計檔案名稱，卷號、冊數(shù)，起止年度和檔案編號，應(yīng)保管期限，已保管期限等內(nèi)容。

交接會計檔案時，交接雙方應(yīng)當(dāng)按照會計檔案移交清冊所列內(nèi)容逐項交接，并由交接雙方的單位負(fù)責(zé)人監(jiān)交。交接完畢后，交接雙方經(jīng)辦人和監(jiān)交人應(yīng)當(dāng)在會計檔案移交清冊上簽名或蓋章。

檔案管理及制度范文第2篇

關(guān)鍵詞：高校；財務(wù)會計；檔案管理；內(nèi)控制度

當(dāng)前，國家財務(wù)部門對高校的內(nèi)部控制規(guī)范建設(shè)做出了明確的規(guī)定，高校應(yīng)該積極響應(yīng)財務(wù)部門的號召來建設(shè)內(nèi)部控制規(guī)范。高校財務(wù)會計檔案管理是財務(wù)管理的重要內(nèi)容，在學(xué)校的內(nèi)部控制建設(shè)中也具有非常重要的作用，成為了高校內(nèi)部控制的重要防控對象。但是，從實際的高校財務(wù)會計檔案管理的現(xiàn)狀來看，內(nèi)控現(xiàn)狀不容樂觀，這就要求高校要引起高度重視，要積極探索有效的策略來做好內(nèi)控制度的建設(shè)。

一、高校財務(wù)會計檔案管理對內(nèi)部控制中的重要性

高校財務(wù)會計檔案是指會計核算過程中產(chǎn)生和接收的會計資料，包括各種圖表形式、文字形式的資料，能夠有效反映高校的經(jīng)濟業(yè)務(wù)事項。1.高校財務(wù)會計檔案在內(nèi)控過程中的重要性。內(nèi)部控制建設(shè)在高校的財務(wù)會計檔案管理中具有非常重要的作用，財務(wù)會計檔案在高校的內(nèi)部控制建設(shè)中也發(fā)揮著非常重要的作用。財務(wù)會計檔案本身形成的過程就能夠有效體現(xiàn)內(nèi)部控制，財務(wù)檔案客觀記錄了高校財務(wù)管理等各種經(jīng)濟活動，全面覆蓋了各類經(jīng)濟活動的全過程，無論是預(yù)算管理、事中核算還是事后的決算、對賬，記錄都非常詳細(xì)，并且檔案具有嚴(yán)肅性和真實性，不能篡改。因此，會計檔案形成過程的本身就體現(xiàn)了內(nèi)部控制的過程。2.高校財務(wù)會計檔案管理體現(xiàn)了內(nèi)部控制的原則。高校的財務(wù)會計檔案管理過程中體現(xiàn)了內(nèi)部控制的原則，行政事業(yè)單位響應(yīng)國家財務(wù)部門的號召，注重內(nèi)部控制，在實施內(nèi)部控制的過程中要遵循重要性、適應(yīng)性、全面性和制衡性的原則。因此，在具體的內(nèi)部控制實施過程中，要對所有的經(jīng)濟活動和業(yè)務(wù)事項進(jìn)行全面的控制。同時，要記載各種具有保存價值的圖表、文字等會計資料，這凸顯了全面性和重要性的原則。在不同的社會背景下，高校的財務(wù)會計檔案管理要采用不同的方法和模式，例如，在當(dāng)前信息技術(shù)不斷發(fā)展的背景下，高校的財務(wù)會計檔案管理也出現(xiàn)了一定的改變，財務(wù)會計檔案的記載方式也更加先進(jìn)和科學(xué)，這就體現(xiàn)了內(nèi)部控制的適應(yīng)性原則。3.內(nèi)部控制方法指導(dǎo)高校財務(wù)會計檔案管理。內(nèi)部控制方法中對財務(wù)會計控制做出了明確的規(guī)定，指出行政事業(yè)單位要建立完善的財務(wù)管理制度，建設(shè)會計機構(gòu)，不斷提升相關(guān)工作人員的業(yè)務(wù)水平和工作技能，落實會計人員的崗位責(zé)任制度，并對會計的基礎(chǔ)工作做出規(guī)范，重視會計檔案管理工作，并對會計憑證處理、財務(wù)會計報告處理以及會計賬簿處理程序做出了明確的規(guī)定。高校財務(wù)會計檔案管理本身就是內(nèi)部控制的一種重要途徑和方法，這就要求檔案管理要確保質(zhì)量，保障所有的會計資料都是準(zhǔn)確和客觀的，這樣才能真正落實高校的內(nèi)部控制。因此，高校內(nèi)部控制的方法對高校的財務(wù)會計檔案管理有重要的指導(dǎo)作用，能夠為高校的財務(wù)會計檔案管理提供重要的方向和有效的手段。

二、當(dāng)前高校財務(wù)會計檔案管理內(nèi)控存在的不足

1.沒有正確認(rèn)識到高校財務(wù)會計檔案管理的功能。高校的財務(wù)部門在高校中具有非常重要的地位，可以說高校所有重要功能的體現(xiàn)都離不開財務(wù)部門，無論是科學(xué)研究還是人才培養(yǎng)過程中，財務(wù)部門都發(fā)揮著非常重要的服務(wù)作用，是高校的核心部門之一。但是，從實際的情況來看，大部分的高校財務(wù)人員都將工作重點放在和財務(wù)相關(guān)的工作上，包括財務(wù)預(yù)算、核算和決算等，但是卻沒有充分認(rèn)識到檔案管理的重要性，對會計檔案的認(rèn)知程度不夠，這樣就導(dǎo)致在財務(wù)會計檔案管理過程中投入的精力和時間比較少，沒有對會計檔案進(jìn)行有效的管理，領(lǐng)導(dǎo)層和相關(guān)的檔案管理人員的檔案管理意識比較薄弱，這和高校的內(nèi)部控制建設(shè)的要求不相符合。2.高校會計檔案管理系統(tǒng)有待升級。近年來，隨著我國高等教育的普及化，導(dǎo)致很多高校都在不斷擴招，學(xué)生數(shù)量越來越多，高校的各種經(jīng)濟活動也越來越多樣化。所以，會計檔案的資源信息也在日漸增多。當(dāng)前，高校的會計檔案管理系統(tǒng)主要是針對以紙質(zhì)為載體的檔案信息和數(shù)據(jù)進(jìn)行管理，隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展和進(jìn)步，這種落后的會計檔案管理系統(tǒng)凸顯出很多的問題和不足，無法對海量的數(shù)據(jù)存儲進(jìn)行處理。近年來，內(nèi)部控制規(guī)范建設(shè)也在不斷進(jìn)步，財務(wù)核算系統(tǒng)也正朝著電子化建設(shè)的方向發(fā)展，由于信息技術(shù)的介入，導(dǎo)致檔案信息的儲存介質(zhì)也變得更加多樣化，而當(dāng)前高校使用的會計檔案管理系統(tǒng)和其他部門的信息化管理系統(tǒng)還很難實現(xiàn)兼容，存在著信息孤島和兼容性的問題。不僅如此，高校會計檔案管理系統(tǒng)在電子存儲方面還具有一定的提升空間，在對紙質(zhì)會計檔案進(jìn)行存檔時雖然比較穩(wěn)定，但是，對于紙質(zhì)會計檔案的利用和查詢具有較大的難度。內(nèi)部控制規(guī)范建設(shè)工作需要查詢大量的賬目，當(dāng)前的高校會計檔案管理系統(tǒng)還很難實現(xiàn)，這就要求要采用電子查詢系統(tǒng)，發(fā)揮電子查詢系統(tǒng)的功能和優(yōu)勢來快速檢索大量賬目，同時還可以調(diào)取打印已經(jīng)成像的原始憑據(jù)，并且對于電子檔案還能夠進(jìn)行加密，能夠確保電子檔案的真實性和可靠性，這就要求會計檔案管理系統(tǒng)要及時升級。3.高校會計檔案管理缺乏健全的制度。當(dāng)前，大部分的高校會計檔案管理都?xì)w于獨立的檔案管理部門，但是，由于會計檔案管理對管理人員的專業(yè)性要求比較高，所以檔案部門對會計檔案的管理只是流于形式，真正來對會計檔案進(jìn)行管理的還是財務(wù)人員。財務(wù)人員對會計檔案進(jìn)行管理時，一般是以我國的會計檔案管理法來開展工作，高校自行制定的會計檔案管理的制度比較少，這就導(dǎo)致了高校會計檔案管理缺乏健全的制度的情況。高校的財務(wù)工作具有特殊性，并非是純粹的行政性也不是盈利性，所以，高校的會計檔案管理在實際的工作中，不知道是按照行政會計來執(zhí)行還是按照企業(yè)會計來執(zhí)行，陷入了兩難的境地。由于高校財務(wù)檔案管理的特殊性，導(dǎo)致高校對會計檔案的存檔內(nèi)容以及檔案的保存標(biāo)準(zhǔn)都做出了獨立的規(guī)定，而很多高校并沒有結(jié)合自身發(fā)展的具體情況，來制定健全的財務(wù)會計檔案管理的制度，最終導(dǎo)致了會計檔案管理出現(xiàn)各種問題。4.高校會計檔案管理人員的管理水平有待提升。高校會計檔案管理對管理人員的專業(yè)化水平要求比較高，但是，從實際的情況來看，部分高校財務(wù)部門并沒有專業(yè)的會計檔案管理人員，并且也只有極少數(shù)的高校在財務(wù)部門設(shè)置了獨立的檔案管理科室，和其他的業(yè)務(wù)科室相比，會計檔案管理受到的重視不夠，缺乏專業(yè)的會計檔案管理人員，很多都是勤工助學(xué)的人員或者是其他部門的人員來兼職，導(dǎo)致會計檔案管理的專業(yè)化水平比較低。近年來，隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案管理也朝著數(shù)字化的方向發(fā)展，這就對會計檔案管理人員的信息化水平提出了更高的要求。但是，由于會計檔案管理人員的專業(yè)化水平比較低，導(dǎo)致會計檔案的信息化建設(shè)和數(shù)字化管理難以實現(xiàn)，不符合內(nèi)部控制建設(shè)的要求。

三、高校財務(wù)會計檔案管理的內(nèi)控制度建設(shè)

1.重視會計檔案管理的內(nèi)控建設(shè)。高校要對會計檔案管理的內(nèi)控建設(shè)給予高度重視，深刻認(rèn)識到內(nèi)部控制貫徹在會計檔案管理全過程的重要性和必要性，重視預(yù)算管理，并在預(yù)算管理的過程中做好各項經(jīng)費預(yù)算，結(jié)合高校往年的情況以及當(dāng)年的工作計劃和活動計劃來做好預(yù)算。在分配經(jīng)費預(yù)算時，一定要將會計檔案管理中的各項必要的支出都充分考慮進(jìn)去，對于系統(tǒng)維護(hù)、設(shè)備添置以及平臺建設(shè)等各項工作都要做好充足的預(yù)算，確保基本建設(shè)有充足的經(jīng)費，建立經(jīng)費內(nèi)部控制的有效機制。制定會計控制內(nèi)控的規(guī)范，并建立健全的會計檔案管理制度，以制度為導(dǎo)向，讓各項檔案管理的相關(guān)業(yè)務(wù)都能夠有章可循。高?？梢越Y(jié)合最新的會計檔案管理辦法來制定會計檔案管理制度和辦法，同時，也要結(jié)合高校的實際情況來進(jìn)行調(diào)整，詳細(xì)規(guī)定會計檔案的入冊、登記、保管和交接等一系列的工作，形成系統(tǒng)、規(guī)范工作流程，通過有效的會計檔案管理機制來促進(jìn)會計檔案管理工作的科學(xué)性和有效性。2.會計檔案管理實現(xiàn)專人專管。高校會計檔案管理的專業(yè)性比較強，因此，應(yīng)該由專門的人員來進(jìn)行專業(yè)管理。高校要對會計檔案管理實施專人專管的制度。在實際工作中，可以由業(yè)務(wù)科室的工作人員來做好會計檔案的收集和整理工作，然后由專業(yè)的會計檔案管理人員來審核業(yè)務(wù)科室提交的原始數(shù)據(jù)，將符合要求的會計檔案入冊并進(jìn)行裝訂。裝訂之后進(jìn)行歸檔，歸檔也應(yīng)該由專業(yè)的人員來進(jìn)行專管，各個環(huán)節(jié)的專業(yè)管理人員要做好交接工作，交接完之后才能進(jìn)行下一個流程。在會計檔案的專人專管過程中，一定要充分結(jié)合會計檔案的管理制度來完成對應(yīng)的工作，對于會計檔案的管理要制定崗位責(zé)任制，對于每一個環(huán)節(jié)的檔案管理人員的工作職責(zé)和工作要求都做出明確的規(guī)定。為了取得更好的效果，可以建立考核機制，通過獎懲制度來調(diào)動會計檔案人員的工作積極性和崗位責(zé)任意識，從而高質(zhì)完成對應(yīng)的工作。3.做好會計檔案管理的組織建設(shè)。高校會計檔案管理的內(nèi)部建設(shè)離不開好的組織建設(shè)，在會計檔案管理的過程中，如果管理的層級比較多，那么將會導(dǎo)致管理的力量分散，會嚴(yán)重影響管理的效果。當(dāng)前，高校會計檔案在管理過程中，檔案職能在業(yè)務(wù)科室，在管理過程以及傳達(dá)指令時要經(jīng)過科室來進(jìn)行轉(zhuǎn)達(dá)，這樣就導(dǎo)致了會計檔案管理的執(zhí)行力比較分散。內(nèi)部控制制度具有制衡性的特點，要按照制衡性的原則來進(jìn)行管理，而會計檔案的管理當(dāng)前功能不獨立，沒有形成平等的關(guān)系，這樣業(yè)務(wù)科室容易對會計檔案管理職能造成一定的影響，使得會計經(jīng)濟活動等的相關(guān)數(shù)據(jù)和信息很難客觀記錄下來，影響了會計檔案的真實性和可靠性。針對這種情況，就要求高校會計檔案要獨立設(shè)置科室，由會計管理部門直接領(lǐng)導(dǎo)，會計檔案管理功能科室應(yīng)該和預(yù)決算功能科室、會計核算功能科室、收費功能科室以及資金管理功能科室等形成平等的關(guān)系，相互之間能夠平等制衡。4.以內(nèi)部控制原則來規(guī)范會計檔案管理。在高校的會計檔案管理過程中，一定要嚴(yán)格按照內(nèi)部控制的原則來對會計檔案的管理進(jìn)行規(guī)范，尤其是要針對會計檔案保管和查閱做好規(guī)范。高校要建立專門的會計檔案管理科室，并選擇2～3人來做好會計檔案管理的專職工作，會計檔案保存和查詢有專門的人員負(fù)責(zé)，建立臺賬，會計檔案的查閱都要做好登記備案，建立對應(yīng)的臺賬和查閱制度流程，想要查賬要先提交申請，經(jīng)過財務(wù)管理部門的人員簽字之后才能查賬，并且只能在檔案室查賬和拍照，以此來確保會計檔案的安全性。如果有一些特殊的用途和原因一定要外借的，一定要經(jīng)過內(nèi)部授權(quán)審批才能執(zhí)行，會計管理相關(guān)的負(fù)責(zé)人同樣需要簽字，并且要約定好歸還的時間，使用完之后一定要及時歸還。會計檔案管理人員要對相關(guān)的會計檔案進(jìn)行定期的清點和整理。5.升級會計檔案管理系統(tǒng)，提升管理人員專業(yè)素質(zhì)。要做好會計檔案管理的內(nèi)部控制，升級會計檔案管理系統(tǒng)和提升管理人員的專業(yè)素質(zhì)是基礎(chǔ)。因此，會計檔案管理部門要對檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行升級，使其和財務(wù)核算的平臺能夠相適應(yīng)，將數(shù)字存儲技術(shù)、數(shù)字成像技術(shù)、信息化錄入技術(shù)以及電子掃描技術(shù)等都及時應(yīng)用到會計檔案的管理過程中，以此來強化內(nèi)部控制的效果和效率。利用計算機技術(shù)來完善存儲設(shè)施，不僅要對傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案進(jìn)行存檔，同時還應(yīng)該利用掃描儀掃描原始單據(jù)，并進(jìn)行存檔，這樣在檔案查閱時就更加便捷，只要通過憑證號就能夠快速、準(zhǔn)確、便捷地將需要的檔案調(diào)取出來。通過電子檔案備份能夠延長檔案的保存期限。另外，還應(yīng)該提升會計檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)，加強信息化建設(shè)，對檔案管理崗位的會計人員進(jìn)行計算機信息化培訓(xùn)和會計電算化培訓(xùn)，不斷提升會計檔案管理人員的綜合素養(yǎng)。

四、結(jié)語

當(dāng)前，高校財務(wù)部門面臨著新的挑戰(zhàn)，在內(nèi)部控制制度的背景下，財務(wù)部門要加強對會計檔案的管理工作，將其當(dāng)成核心的業(yè)務(wù)，并引入內(nèi)部控制規(guī)范建設(shè)來強化會計檔案管理工作，讓會計檔案的管理效率和質(zhì)量得到顯著提升，以此來適應(yīng)當(dāng)前社會的需求和環(huán)境變化。

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[11]孔利娟.高校財務(wù)會計檔案管理的內(nèi)控制度建設(shè)探究[J].卷宗，2020

檔案管理及制度范文第3篇

1.1嚴(yán)格土地登記檔案歸檔制度

綜合檔案室具體的業(yè)務(wù)內(nèi)容，詳細(xì)規(guī)定各業(yè)務(wù)科室的檔案歸檔范圍、歸檔時間等方面，并基本不遵守在次年的上半年移交、入庫的時間限制。而且在充分考慮土地登記檔案的自身特點的基礎(chǔ)上，可將土地登記檔案設(shè)置為隨時歸檔。這樣，就能更好地適應(yīng)土地登記檔案數(shù)量繁多、形式各異、動態(tài)性、現(xiàn)勢性特點及查證利用頻繁等特殊狀況。當(dāng)然，也有一些在材料齊全、審批結(jié)束后，可隨時立卷移交檔案室的資料，如日常辦理較多的土地初始及變更登記資料。這樣就大大降低了由于土地登記材料過多造成的散亂、丟失，維護(hù)了入庫土地登記檔案的現(xiàn)勢性，方便社會各屆人士的考察取證；而像土地大調(diào)查之類的其他地籍工作的進(jìn)度詳情，一經(jīng)結(jié)束即移交入庫，便于保持業(yè)務(wù)檔案的完整性、系統(tǒng)性。

1.2規(guī)范檔案管理工作流程

現(xiàn)行基層檔案管理部門沒有形成一套較完善的系統(tǒng)軟件可供利用，資金、技術(shù)、信息等現(xiàn)有條件都無法滿足需求，使管理設(shè)備、技術(shù)方法等都呈現(xiàn)出很大不足。負(fù)責(zé)檔案室管理的工作人員必須不斷積累檔案管理經(jīng)驗，提高綜合素質(zhì)，充分運用現(xiàn)有的先進(jìn)技術(shù)，統(tǒng)一土地登記檔案中目錄搜檢、備注編寫、入庫擺放的標(biāo)準(zhǔn)，現(xiàn)對一些具體的管理方法進(jìn)行舉例說明。若對某縣進(jìn)行土地登記檔案管理，可從街道與街坊的布局作為分組依據(jù)加以保存，對每一宗地確權(quán)檔案的宗地位置、土地所有權(quán)性質(zhì)、權(quán)屬來源按照目錄號、分類號、案卷號分門別類，利用計算機技術(shù)搜檢信息目錄、合適資料、詳細(xì)備注。對每一份宗地的信息記錄要具體到經(jīng)幾號文批準(zhǔn)、變更登記為何年何月何日、信息注銷為何人何時。將每一宗地信息與計算機技術(shù)結(jié)合起來，經(jīng)確權(quán)發(fā)證后搜檢目錄可一一核實權(quán)屬變更情況，有利于土地登記檔案的查證與管理。創(chuàng)新存放方法，以同櫥分層存放替代初始和變更檔案分櫥保存的傳統(tǒng)行為習(xí)慣，縮短了同一宗地權(quán)屬變更檔案的調(diào)取時間，大大提高了工作效率。

2開發(fā)利用土地登記檔案

2.1政策出臺保障

信息搜檢可靠國家頒布《土地登記資料公開查詢辦法》，在以不違背保密原則為前提，公開土地登記檔案信息，保障土地產(chǎn)權(quán)信息的公信力與真實性。每年都有公、檢、法、紀(jì)檢、監(jiān)察等政府部門和律師事務(wù)所等單位參與搜檢信息的有120余人次，涉及300余卷次，作為土地案件、經(jīng)濟糾紛的判斷與處理憑證。

2.2提高管理素質(zhì)

法律效益顯著土地登記檔案的查詢、利用與管理，都需要管理人員具備較好的土地登記檔案知識和嚴(yán)格檔案管理的意識。針對查詢檔案人員中面臨的土地界址不清、權(quán)屬不明、鄰里矛盾、土地證丟失等問題，按照法定程序由檔案室工作人員查閱資料，并對檔案資料中詳細(xì)記載的及詳細(xì)的土地權(quán)屬、面積范圍、具置、占地用途、界址邊長、四鄰簽字、審批時間等等相關(guān)內(nèi)容耐心講解，做到人人心中有數(shù)。更要聲明一點，這些資料信息一旦載入檔案、專人管理，就意味著已成為一種有效的法律憑證，有一定的法律效益，土地使用權(quán)神圣不可侵犯，檔案記載完全可以成為證明用戶土地證丟失后土地的歸屬問題。檔案資料信息的詳細(xì)記載與管理，有助于疑難、疑惑的排解，積極為社會生活發(fā)揮著作用。

2.3跟進(jìn)城建信息

引導(dǎo)政府建設(shè)各省、市（區(qū)）經(jīng)濟建設(shè)速度的加快，必須有嚴(yán)格的、專業(yè)的土地登記資料專題性匯編，對城市化建設(shè)中出現(xiàn)的城區(qū)規(guī)劃、園區(qū)建設(shè)、土地儲備、拆遷補償?shù)日ぷ髯龊玫怯浐蛡渥?，為后期使用提供方便。檔案室的工作人員也可及時依據(jù)各省、市、地區(qū)經(jīng)濟建設(shè)的發(fā)展方向，對未來可能遇到的有關(guān)土地宗數(shù)、面積范圍、功能用途編制土地信息專題，是一份很好的政府建設(shè)參考資料。

2.4保障法律依據(jù)

有效查明歷史土地登記管理成為城市化建設(shè)過程中土地收回、土地收購的重要法律參考資料，對該土地具體的使用權(quán)限、是否合法都有很大益處。為土地登記發(fā)證的正常程序運行、方便追根溯源、找尋歷史演變過程，有效規(guī)避因為遺漏或疏忽造成的邊界、權(quán)屬不清楚等狀況的發(fā)生。

3結(jié)語

檔案管理及制度范文第4篇

[關(guān)鍵詞]仲裁檔案；電腦管理；制度；措施；建議

一、電腦中的文件對仲裁案卷管理工作產(chǎn)生的影響

一是以前傳統(tǒng)的仲裁案卷工作以普通的白紙文件為材料工作對象，而有了計算機后，電腦中的文件取代了以往的白紙為主的文字材料，它是由作者直接寫在專門辦公軟件上，并在word上進(jìn)行修改，一旦完成后，馬上存到電腦系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫中，由專業(yè)計算機人員掌握。白紙式的檔案管理工作經(jīng)過長期實踐，已總結(jié)出一套工作流程如仲裁案卷的立卷歸檔制度。仲裁文件的立卷歸檔工作是仲裁檔案工作流程的起點，也是仲裁院專職文書工作和專職檔案工作的結(jié)合點，仲裁案卷形成后，由仲裁文書部門收集歸檔后，交專業(yè)檔案管理部門，一年一般歸檔二次。而計算機文件隨時產(chǎn)生，每時每刻都能變，安全存放在電腦中。因此，它對電腦有很強的依賴性。如果想要歸檔，必須以存盤形式移交，歸檔界限也不能只是“具有保存完整價值”的文件，還應(yīng)包括此文件的閱讀功能甚至更高級系統(tǒng)。二是電腦文件信息與它主體的可分開性，仲裁檔案分類也可能被模糊分類整理所取代，因為仲裁檔案分類的結(jié)果只能體現(xiàn)一種從性聯(lián)系，因為排列的方式是簡單手動操作管理仲裁檔案的需要，但在當(dāng)今由電腦管理所有文件的大背景下，檔案文件的形式發(fā)生了變化，仲裁文件可以通過電腦系統(tǒng)進(jìn)行迅速、有效、多層次的按順序排列，不再需要對它進(jìn)行象普通白紙文件那樣的簡單整理分類。不同的客戶可以根據(jù)不同的需要，利用電腦自動化系統(tǒng)對電腦上的文件進(jìn)行自由分類組合。三是電腦里的文件保存價值同時取決于仲裁案件其我價值的實現(xiàn)，其判斷的程序、本身的內(nèi)容及價值都發(fā)生很大變化，原來的仲裁檔案價值也將隨之?dāng)U大，要分析電腦中的文件的操作系統(tǒng)。要根據(jù)以前的檔案價值鑒定理論，仲裁文件應(yīng)依據(jù)自我價值和價值確定保管其中的期限，而電腦中的文件一是由于方便完成，將產(chǎn)生比以往更多的文件，二是由于客戶的需要，數(shù)據(jù)信息不斷地改進(jìn)和加入，因此很難確定一個完整的保管年限，況且電腦中文件的自身價值還不能保證。因此，其確認(rèn)、管理方法更無法來下結(jié)論。

二、做好仲裁檔案電腦管理制度的措施及建議

為了更好地發(fā)揮仲裁檔案的作用，著力加強和規(guī)范勞動人事爭議仲裁檔案管理工作，進(jìn)一步完善仲裁電腦中的檔案管理可以按照以下辦法：一是實現(xiàn)電腦中的仲裁檔案管理由一個人專門負(fù)責(zé)。做好仲裁電腦中的文件歸檔處理工作，實施電腦文件管理長遠(yuǎn)目標(biāo)。通過技術(shù)加工處理，將已歸檔的電腦中的文件改為在電腦中可閱讀文件，即只能讀不能改寫的文件，從而區(qū)別和保護(hù)電腦文件的最原始結(jié)構(gòu)，保證電腦文件的可靠性，使之與象白紙文件一樣發(fā)揮效用。同時設(shè)置專門檔案員具體負(fù)責(zé)檔案文書材料的整理、立卷、歸檔、保管等工作。將檔案管理責(zé)任落實到個人，有利于提高立卷、歸檔的質(zhì)量和效率，杜絕結(jié)案之案卷久不立卷、立卷之案卷久不歸檔等現(xiàn)象。二是使檔案管理向多個方向發(fā)展。伴著電子文件的加入，仲裁檔案種類在豐富化，其簡單工作和基礎(chǔ)工作也都具有各自的特點了。因此，在原有結(jié)構(gòu)基礎(chǔ)上，又增加了一項檔案電腦信息內(nèi)容，就構(gòu)成多種空間，形成了電腦化的管理結(jié)構(gòu)。推進(jìn)仲裁檔案整理規(guī)范化。仲裁檔案做到一案一卷，分正卷、副卷兩部分立卷。在組卷整理時，做好材料的篩選、檢查和修補工作，確保材料齊全、手續(xù)完備、格式規(guī)范。正、副卷均按照案卷目錄將各類文稿排序、編碼、組卷、裝訂，做到科學(xué)編目、利于檢索。三是嚴(yán)格仲裁檔案保管制度。仲裁檔案實行統(tǒng)一保管、專人負(fù)責(zé)，檔案管理員定期對歸檔情況進(jìn)行檢查，按照規(guī)定的保管期限保管仲裁檔案。仲裁檔案管理人員要忠于職守、熟悉法律業(yè)務(wù)、嚴(yán)格把關(guān)、嚴(yán)守秘密，積極認(rèn)真地做好仲裁人事檔案的收集、整理、計算機錄入、轉(zhuǎn)遞、保管和統(tǒng)計等工作。檔案收集要嚴(yán)把歸檔質(zhì)量關(guān)，收集和轉(zhuǎn)遞應(yīng)做到及時、完整、手續(xù)完備；整理要求對歸檔手案卷及時蓋歸檔章，核定保管期限；計算機錄入要將年度仲裁行政文書、業(yè)務(wù)等檔案全部輸入計算機，并打印成索引目錄、全引目錄；保管要做到月檢查、年清點，統(tǒng)計工作要做到數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、內(nèi)容完整，上報及時并將報表歸檔保存。建立健全仲裁檔案內(nèi)外查閱、借調(diào)等檔案使用制度。建立檔案利用臺賬，嚴(yán)格查閱、借調(diào)登記制度和歸還檔案驗收手續(xù)。四是管理仲裁檔案人員知識構(gòu)成的改革近在眼前。仲裁檔案人員要適應(yīng)電子技術(shù)和檔案事業(yè)的近幾年發(fā)展趨勢必須采取積極措施做好更新知識，適應(yīng)新的電腦技術(shù)的成果，使專職檔案人員擁有豐富的專業(yè)知識，以適應(yīng)在新形勢下仲裁發(fā)展的需要。

三、結(jié)語

加快仲裁檔案人員知識的培訓(xùn)和創(chuàng)新，多種途徑、多個層次培養(yǎng)檔案人才，是仲裁檔案工作迎接這場電子信息變革最根本的辦法。在仲裁院領(lǐng)導(dǎo)的高度重視和細(xì)致部署下，通過以上幾個方面的努力，必將實現(xiàn)仲裁檔案管理規(guī)范化，更好地發(fā)揮仲裁檔案的作用，為人民群眾提供方便。

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檔案管理及制度范文第5篇

（一）嚴(yán)格文書檔案室管理制度，無關(guān)人員不得入內(nèi)查閱、翻閱文件，隨手關(guān)門，切忌將鑰匙掛在抽屜或門上。

（二）切實做好保密工作，各種有密級的文件、資料、會議記錄等保密材料閱后及時收回，隨時入柜，不得放在辦公桌上過夜。保密廢紙統(tǒng)一到指定地點粉碎，不得另行處理。

（三）負(fù)責(zé)各類發(fā)文的編號、登記、印發(fā)，做到準(zhǔn)確、無誤。

（四）及時做好各種來文的登記，按規(guī)定程序分別送局領(lǐng)導(dǎo)、中層干部傳閱，做到當(dāng)日收文，當(dāng)日傳閱，及時收回。

（五）按月做好各類文件、資料的收集整理工作，做到不漏、不缺、不破損、不重復(fù)、不零亂，文件資料完整，查找方便。

（六）做好文件資料的歸檔工作。須在次年五月底前完成，按規(guī)定編寫序號、目錄、頁碼，裝訂成冊，及時歸檔；因工作需要調(diào)閱檔案，須經(jīng)局領(lǐng)導(dǎo)同意，閱后及時歸還。

文件收發(fā)、傳閱、立卷歸檔管理制度

（一）發(fā)文：因工作需要應(yīng)由局名義對外行文（函、通知、答復(fù)件、上報請示件等），先由有關(guān)科（室）提出要求，對于需要協(xié)調(diào)和解決的事項，事先進(jìn)行協(xié)調(diào)，取得一致意見。然后有關(guān)科（室）擬定行文稿件（包括發(fā)文稿紙上的有關(guān)項目），送辦公室審核認(rèn)可，并在核稿上簽字后，報局領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。再由辦公室登記編定發(fā)文號，打印的稿件經(jīng)有關(guān)科（室）校對無誤后，交辦公室司印、裝訂、留存、分送。

（二）收文：收文辦理包括簽收，登記、申核，擬辦、批辦、承辦、催辦等程序。文件收發(fā)按照收文辦理的程序簽收登記后，送辦公室領(lǐng)導(dǎo)審核來文是否受理，對應(yīng)轉(zhuǎn)辦的文件要及時轉(zhuǎn)交，在此基礎(chǔ)上提出擬辦意見，分送領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)科（室）閱讀或?qū)?yīng)辦的事項作出批示。

（三）傳閱：根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的意見需傳閱的文件，由辦公室負(fù)責(zé)收發(fā)的同志依次送有關(guān)科（室）和有關(guān)人員傳閱，傳閱文件一般做到當(dāng)天送達(dá)，當(dāng)天閱畢，簽名交回，以提高傳閱時效。因需要而暫留的文件，要打好招呼。

（四）承辦：需要承辦的文件根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批示，由辦公室及時轉(zhuǎn)交給有關(guān)科（室）或有關(guān)同志，按照要求及時辦理；超過時限的，由辦公室催促辦理。辦理結(jié)束后，將辦理結(jié)果書面交辦公室，需要答復(fù)對方的，擬寫成初稿，由辦公室報請領(lǐng)導(dǎo)審定后行文。由縣委辦、縣府辦轉(zhuǎn)給需提出擬辦意見的文件，辦公室應(yīng)及時報送局領(lǐng)導(dǎo)，簽署意見后，直接送交轉(zhuǎn)給有關(guān)部門。

（五）立卷：收發(fā)的文件一般按照收發(fā)序號一月整理一次，對缺少或殘缺的文件，及時追查、彌補。次年五月底前分門別類，附上目錄，立成卷宗，保證文件、資料的整齊、完整。

（六）歸檔：按照要求嚴(yán)格做好一年一次的歸檔工作，檔案要擺放整齊，便于查找，同時落實防潮、防火．防蛀、防鼠等措施，保證檔案安全。調(diào)閱檔案須經(jīng)局領(lǐng)導(dǎo)同意，并由工作人員具體操作，檔案一般不外借。

（七）保密：切實按照文件密級要求做好保密工作。

督查反饋制度

（一）為認(rèn)真落實局長辦公會議決定，局領(lǐng)導(dǎo)批示和上級交辦的任務(wù)，及時反饋有關(guān)信息，特制定本制度。

（二）督查反饋的具體工作由辦公室負(fù)責(zé)。根據(jù)局領(lǐng)導(dǎo)意見對應(yīng)辦未辦的事項，由辦公室發(fā)出督查通知單，有關(guān)科（室）根據(jù)要求，立即辦理。做到急事不過日，一般不過周，一些比較復(fù)雜、工作過程較長的任務(wù)，無法按時辦理的事項要及時向局領(lǐng)導(dǎo)匯報。

（三）各科（室）對督查通知單辦理的情況，在規(guī)定時間內(nèi)，應(yīng)向辦公室作出反饋，并根據(jù)需要答復(fù)對方當(dāng)事單位或當(dāng)事人，辦公室應(yīng)及時將督查事項的辦理情況向局領(lǐng)導(dǎo)匯報。

（四）各科（室）書面通過辦公室向局領(lǐng)導(dǎo)提出要求或請示的，由辦公室在三個工作日內(nèi)將領(lǐng)導(dǎo)批復(fù)或不能批復(fù)的原因及時作出反饋。