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辦公室檔案管理分類范文第1篇

【關(guān)鍵詞】辦公室；檔案管理；不足；完善策略在

經(jīng)年累月的管理工作中，各個(gè)崗位開(kāi)展的工作都與辦公室檔案有著密切聯(lián)系。從現(xiàn)階段辦公室檔案管理工作的狀況來(lái)看，仍舊存在著諸多管理方面的不足，以往的辦公室檔案管理方式不能滿足企業(yè)在現(xiàn)代化發(fā)展形式下的需要，導(dǎo)致各方面工作在進(jìn)展中有一定限度的阻礙。因此，有必要完善辦公室檔案管理，促進(jìn)企業(yè)健康積極發(fā)展。

一、辦公室檔案管理基本概念

所謂的辦公室檔案管理即借助文字、圖片、影像等媒介為載體對(duì)企業(yè)中的人員情況與事件進(jìn)行詳細(xì)記錄與備案，且將記錄的資料分類，做好排擋，按照不同編號(hào)合理保存。其中不同的文書(shū)檔案有其不同格式、保存方式以及時(shí)效性，因此檔案的管理人員應(yīng)該對(duì)企業(yè)檔案定期進(jìn)行歸納與清除。

二、辦公室檔案管理中存在的缺陷

不管企業(yè)從屬于何種類別，檔案管理工作都屬于最基本且最為重要的管理工作之一。因?yàn)槭艿讲粩喔碌目茖W(xué)技術(shù)的沖擊，以往傳統(tǒng)的管理方式在向新的管理方式過(guò)渡中存在諸多問(wèn)題，這些問(wèn)題主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：（一）檔案管理人員認(rèn)識(shí)程度不足。因?yàn)檗k公室的檔案管理人員在年齡、受教育水平、能力等方面存在的差異性，所以不能根據(jù)企業(yè)的實(shí)際發(fā)展?fàn)顩r與時(shí)代變化速度轉(zhuǎn)變管理理念，不能及時(shí)吸收新的管理手段與策略。同時(shí)由于管理從業(yè)人員缺乏專業(yè)且系統(tǒng)的檔案知識(shí)，所以管理工作缺乏有效性，在檔案的搜集、整理、分類、保存中會(huì)存在諸多缺陷。在實(shí)際管理工作中若管理人員的職業(yè)責(zé)任感與思想道德達(dá)不到應(yīng)有高度，那么極有可能會(huì)影響整個(gè)企業(yè)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。（二）管理人員的管理方式與企業(yè)的發(fā)展進(jìn)程不相符。社會(huì)的創(chuàng)新與發(fā)展，使各行業(yè)的崗位分工更加精細(xì)化，對(duì)檔案管理工作的精密性要求也越來(lái)越高，管理工作量加大，各種類型的檔案管理方法、形式以及內(nèi)容也都呈現(xiàn)著多元化的發(fā)展態(tài)勢(shì)。為了迎合社會(huì)發(fā)展步伐，檔案管理工作在新時(shí)代的影響下也有了新的任務(wù)與要求，但目前的某些部門中，檔案管理方法無(wú)法真正貼合企業(yè)的實(shí)際發(fā)展需要。在具體管理中不能運(yùn)用計(jì)算機(jī)軟硬件設(shè)備對(duì)檔案歸類與云端儲(chǔ)存，而仍舊采用落后的檔案整理與管理方法，這導(dǎo)致檔案管理工作效率無(wú)法提升，一些重要文件經(jīng)常發(fā)生丟失現(xiàn)象，在檔案的編輯、分類、儲(chǔ)存中還會(huì)出現(xiàn)人工操作失誤、管理難度增大現(xiàn)象。（三）檔案管理軟硬件設(shè)施較為落后。在檔案管理中，一些具有時(shí)效性的文件要求進(jìn)行自動(dòng)化管理。企業(yè)引進(jìn)管理軟硬件設(shè)備需要經(jīng)費(fèi)，在實(shí)際的管理工作中，企業(yè)能夠給檔案工作劃撥的經(jīng)費(fèi)有限。

三、完善辦公室檔案管理工作的對(duì)策

在企業(yè)辦公室檔案管理工作中存在諸多不足，若想擺脫這種落后的檔案管理模式，企業(yè)應(yīng)該積極引進(jìn)先進(jìn)的管理設(shè)備、轉(zhuǎn)變管理人員觀念、優(yōu)化管理工作，促進(jìn)資源共享，對(duì)存在的不足加以改進(jìn)與完善。（一）增強(qiáng)管理人員的管理意識(shí)，制定且完善管理制度。在眾多的企業(yè)中，大多數(shù)都存在著對(duì)管理工作認(rèn)識(shí)不到位或是忽視管理工作的現(xiàn)象。因此企業(yè)與管理領(lǐng)導(dǎo)與員工應(yīng)該增強(qiáng)對(duì)管理工作的重視程度，不斷汲取先進(jìn)的管理方法，增強(qiáng)自身的管理水平，轉(zhuǎn)變適應(yīng)時(shí)代與企業(yè)未來(lái)發(fā)展的管理理念，制定并且完善管理制度，提升檔案管理工作效率與質(zhì)量，繼而增強(qiáng)企業(yè)各個(gè)部門工作效益，提升企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)實(shí)力，促進(jìn)企業(yè)蓬勃發(fā)展。比如：在日常管理工作中，檔案管理人員應(yīng)該明確不同類別檔案的管理流程；規(guī)范檔案標(biāo)準(zhǔn)程序，使用現(xiàn)代化信息管理設(shè)備對(duì)檔案進(jìn)行分類，優(yōu)化管理工作。針對(duì)機(jī)密性文件應(yīng)該做好保密工作，在軟硬件設(shè)備中做好加密處理并設(shè)置使用權(quán)限。（二）踐行先進(jìn)的數(shù)字化檔案管理方法。檔案管理工作量越來(lái)越大，行業(yè)分工也越來(lái)越細(xì)致化，為了降低檔案在編制、分類、整體、儲(chǔ)存等工作流程中出現(xiàn)的失誤頻率，極其有必要踐行先進(jìn)的數(shù)字化檔案管理方法，將計(jì)算機(jī)硬件設(shè)備與軟件技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)作為發(fā)展的基礎(chǔ)條件，創(chuàng)建不同形式的管理機(jī)制體系，進(jìn)而能夠更好地滿足不同種類的檔案管理。在創(chuàng)建數(shù)字化檔案管理體系中，應(yīng)將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案歸納到數(shù)字化管理工作中，通過(guò)不同形式的文件增強(qiáng)對(duì)紙質(zhì)文件的管理。例如：圖片形式、影像形式等。企業(yè)中的各個(gè)管理部門同時(shí)還能打破時(shí)間與空間的限制，實(shí)現(xiàn)檔案文件的云端共享，方便調(diào)用與儲(chǔ)存，以此種方式來(lái)提高檔案管理工作的實(shí)用價(jià)值，并且不斷豐富檔案管理工作服務(wù)。實(shí)現(xiàn)辦公室檔案的數(shù)字化，企業(yè)應(yīng)該將其作為重點(diǎn)工作來(lái)抓，也只有這樣，才能迎合時(shí)展需求，推動(dòng)企業(yè)走在時(shí)代的前端，在同行業(yè)中站穩(wěn)腳跟。

四、結(jié)語(yǔ)

為了有效發(fā)揮辦公室檔案管理工作的重要作用，企業(yè)應(yīng)在日常的管理工作中積極汲取高效的管理經(jīng)驗(yàn)，對(duì)其中存在的不足合理解決，繼而保證辦公室檔案管理高效且有序開(kāi)展。在此基礎(chǔ)上，企業(yè)應(yīng)該積極采取有效辦法提升管理人員的基本素質(zhì)，提高專業(yè)技能水平，汲取先進(jìn)管理模式，促進(jìn)檔案管理工作的自動(dòng)化、信息化、創(chuàng)新化，促進(jìn)資源共享，緊跟企業(yè)發(fā)展步伐。

作者:李軍 單位:萊州市婦幼保健院

【參考文獻(xiàn)】

[1]杜慧玲.探討如何提高辦公室檔案管理工作效率的思考[J].辦公室業(yè)務(wù),2014(5):171-172.

辦公室檔案管理分類范文第2篇

關(guān)鍵詞：辦公室；檔案管理；工作效率

中圖分類號(hào)：F270 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1001-828X（2012）11-00-01

一、辦公室檔案管理現(xiàn)存的問(wèn)題

1.檔案管理的意識(shí)不強(qiáng)，管理方式有待更新

由于我國(guó)檔案管理專業(yè)人才的培養(yǎng)還沒(méi)有跟上社會(huì)需求的腳步，因此，很多單位中的檔案管理工作都是單位里面的兼職人員在從事，很少有單位的檔案管理工作是專業(yè)的人士來(lái)從事，這就導(dǎo)致現(xiàn)代辦公室檔案管理的意識(shí)不強(qiáng)。很多辦公室檔案管理的工作只是停留在表面，缺乏對(duì)日常材料的搜集和保存，工作中的責(zé)任心有待進(jìn)一步加強(qiáng)。另外，很多單位的檔案管理方法還停留在比較傳統(tǒng)的模式，并沒(méi)有跟上時(shí)展的步伐，將現(xiàn)代信息技術(shù)引入辦公室檔案管理的程度不夠，特別是一些欠發(fā)達(dá)地區(qū)在辦公室檔案管理模式上更是落后，缺乏對(duì)檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)。

2.辦公室檔案管理工作人員的素質(zhì)有待提高

由于我國(guó)教育體制培養(yǎng)出來(lái)的專業(yè)檔案管理人才還不能滿足社會(huì)的需求，因此，在現(xiàn)代社會(huì)中很多單位的辦公室檔案管理工作人員都是兼職從事這項(xiàng)工作的，這就產(chǎn)生了工作人員的專業(yè)知識(shí)不夠的問(wèn)題。首先，很多辦公室檔案管理工作人員缺乏專業(yè)的知識(shí)和必要的工作技能，這也是辦公室檔案管理中亟待解決的重要問(wèn)題。其次，隨著時(shí)代的發(fā)展，信息技術(shù)的不斷更新也要求辦公室檔案管理跟上時(shí)代的步伐，在檔案管理工作中運(yùn)用現(xiàn)代技術(shù)協(xié)助工作的完成，這也要求辦公室檔案管理工作人員具備相應(yīng)的現(xiàn)代辦公軟件操作技能。在面對(duì)這些問(wèn)題的時(shí)候，現(xiàn)代辦公室檔案管理工作人員中很多人都顯得專業(yè)技能相對(duì)缺乏、專業(yè)水平相對(duì)較低、缺乏足夠的運(yùn)用現(xiàn)代辦公軟件的能力等問(wèn)題。因此，認(rèn)真對(duì)待辦公室檔案管理工作人員的素質(zhì)問(wèn)題是必須的，也是現(xiàn)代辦公室檔案管理發(fā)展中必須解決的問(wèn)題。

3.辦公室檔案管理的信息化建設(shè)有待加強(qiáng)

現(xiàn)代辦公室檔案管理的發(fā)展使得檔案的種類比較繁雜，也給辦公室檔案管理工作人員提出了更高的要求。面對(duì)不同的檔案類型以及檔案記錄的不同階段，都要采取有效的方式進(jìn)行記錄和整理。由于現(xiàn)階段檔案管理的信息化建設(shè)還沒(méi)有完全成熟，很多硬件設(shè)施沒(méi)有完全能夠支撐工作的需求，這也使得很多單位的檔案管理工作還停留在紙質(zhì)文件管理的方式。其次，國(guó)家的檔案行政機(jī)構(gòu)缺乏檔案無(wú)紙化戰(zhàn)略規(guī)劃、制度設(shè)計(jì)和系統(tǒng)規(guī)范，使得對(duì)紙質(zhì)文件依賴成為制度性的選擇。多種類型數(shù)字化信息的檔案化在總體上處于隨機(jī)狀態(tài)，有些數(shù)據(jù)累計(jì)存儲(chǔ)在業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)庫(kù)中，有些被定期銷毀，有些則被遷移到臨時(shí)載體上，沒(méi)有建立系統(tǒng)型的管理模式。

二、如何改進(jìn)辦公室檔案管理工作，提高工作效率

辦公室的檔案管理十分重要，因?yàn)樗k公室各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的開(kāi)展具有直接的聯(lián)系，　辦公室的檔案管理工作效率影響到整個(gè)單位的工作的開(kāi)展，因此，有必要加強(qiáng)對(duì)辦公室檔案的管理。其次，辦公室檔案管理的工作主要在于資料的收集和保存，檔案的種類比較繁雜，所以給檔案管理工作帶來(lái)了一定的難度。　所以，要提高辦公室檔案管理的效率，必須從以下幾個(gè)方面加以改進(jìn)：

1.完善現(xiàn)代辦公室檔案管理體系

現(xiàn)代辦公室檔案管理中的檔案管理和文件管理是緊密聯(lián)系的，因此不能單獨(dú)將這兩個(gè)工作分開(kāi)，應(yīng)該將其結(jié)合在一起進(jìn)行管理。為了減少檔案管理工作人員在文件管理的后期遇到更大的工作難度，因此建議檔案管理工作人員在文件管理的前期就參與到工作中，這樣既可以對(duì)文件管理工作有一定的熟悉和了解，也便于檔案管理工作人員在檔案管理過(guò)程中更能適應(yīng)，更能夠便于單位檔案管理系統(tǒng)的建立和完善。另外，應(yīng)該完善單位的檔案管理制度和操作程序，確保單位檔案管理工作能夠按照相應(yīng)的程序進(jìn)行，促進(jìn)單位檔案管理的體系建設(shè)。

2.增強(qiáng)單位檔案管理的意識(shí)，更新檔案管理理念

由于我國(guó)現(xiàn)階段的單位檔案管理中管理意識(shí)不夠強(qiáng)，而且管理的理念也有待更新，這都使得我國(guó)檔案管理工作難以得到較大的進(jìn)步，因此，增強(qiáng)單位檔案管理的意識(shí)，更新檔案管理理念就顯得十分重要。首先就是要提高單位對(duì)于辦公室檔案管理規(guī)范化關(guān)系的正確認(rèn)識(shí)，立足于我國(guó)辦公室檔案管理的發(fā)展現(xiàn)狀，結(jié)合辦公室檔案管理的目標(biāo)，應(yīng)該堅(jiān)持“以人為本”的辦公室檔案管理理念，不斷建立和完善符合社會(huì)發(fā)展需求和單位自身發(fā)展目標(biāo)的辦公室檔案管理意識(shí)。無(wú)論是從單位的管理決策還是單位的服務(wù)意識(shí)樹(shù)立，都需要包含單位檔案管理的意識(shí)。在單位的檔案管理運(yùn)行中強(qiáng)化崗位責(zé)任制，盡量改善單位管理中不合理的規(guī)章制度、強(qiáng)化檔案管理工作人員的愛(ài)崗敬業(yè)意識(shí)，強(qiáng)化單位檔案管理體系建設(shè)。

3.加強(qiáng)單位檔案管理工作的培訓(xùn)，提高工作人員的管理技能

由于我國(guó)單位檔案管理中的很多工作人員都是兼職的，大部分都缺乏專業(yè)的檔案管理技能，因此，加強(qiáng)單位檔案管理工作的培訓(xùn)工作是十分重要的。筆者認(rèn)為應(yīng)該采用不同的方式通過(guò)不同的渠道對(duì)辦公室檔案管理工作人員進(jìn)行專業(yè)技能的培訓(xùn)，盡量提高工作人員的專業(yè)檔案管理工作能力。根據(jù)檔案管理規(guī)范化的要求，辦公室檔案管理兼職工作人員首先是要加強(qiáng)專業(yè)技能的培訓(xùn)；其次還要加強(qiáng)自身對(duì)于辦公室檔案管理工作的責(zé)任心；再次就是要認(rèn)真做好部門的文件檔案的形成、積累、保持和整理、歸檔等工作。因此，應(yīng)該根據(jù)辦公室檔案管理工作的相關(guān)要求以及檔案管理專業(yè)人才的要求，組織單位檔案管理工作人員進(jìn)行專業(yè)的技能培訓(xùn)，以提高工作人員的檔案管理技能。

4.強(qiáng)化檔案收集

檔案的收集是辦公室檔案工作中最重要的環(huán)節(jié)，因此，要改進(jìn)檔案管理工作，必須得加強(qiáng)檔案的收集管理工作?！∈紫?，要規(guī)范檔案的范文，對(duì)檔案進(jìn)行分類和編排，再將收集到的檔案按類目進(jìn)行整理和保管；　然后，　要規(guī)范檔案的文書(shū)范文工作，在將收集到的檔案進(jìn)行分門別類之后，要對(duì)檔案再進(jìn)行文字編號(hào)和正文提料，對(duì)檔案提取主題詞，再做好附件處理，方便以后使用和管理檔案；再次，第二步實(shí)現(xiàn)以后，要對(duì)檔案再進(jìn)行目錄編號(hào)，以方便后期的檢索工作，再在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中輸入檔案的管理信息，建立檢索體，在各種管理軟件的幫助下實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的網(wǎng)上管理。

參考文獻(xiàn)：

[1]張國(guó)珍.淺談新時(shí)期檔案管理人員的素質(zhì)及提高[J].中國(guó)科技信息，2008（13）.

辦公室檔案管理分類范文第3篇

（一）醫(yī)院文書(shū)檔案管理的投入過(guò)低

由于醫(yī)療用房的緊張，醫(yī)院存放檔案的地方也十分有限；醫(yī)院文書(shū)檔案職責(zé)不明,管理不完善，醫(yī)院文書(shū)檔案與醫(yī)療病歷檔案的存放于檔案庫(kù)房的存放相混合，與檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)相差甚遠(yuǎn)。醫(yī)院文書(shū)管理的信息效率過(guò)低。

（二）醫(yī)院辦公室文書(shū)檔案意識(shí)薄弱

長(zhǎng)久以來(lái)醫(yī)院多偏重病案檔案，醫(yī)院文書(shū)與文書(shū)檔案相對(duì)于病案檔案來(lái)說(shuō),醫(yī)院文書(shū)檔案的相對(duì)重要性缺乏到位的宣傳。很多人都認(rèn)為文書(shū)檔案沒(méi)有存在的價(jià)值,相關(guān)的科室對(duì)于文書(shū)檔案也是只保存不利用,有效資源的利用率下降，浪費(fèi)程度極其嚴(yán)重，不能達(dá)到預(yù)想的可觀狀況。

（三）醫(yī)院在文書(shū)與檔案工作中存在的不規(guī)范現(xiàn)象

現(xiàn)下的檔案管理模式下存在這許多的不規(guī)范現(xiàn)象。例如：版記不全、文件使用不當(dāng)、分類不明確、用紙不達(dá)標(biāo)、辦理程序不規(guī)范、原稿文件缺損、裝訂不規(guī)范等現(xiàn)象。

（四）醫(yī)院文書(shū)檔案管理工作人員的專業(yè)素養(yǎng)有待提高

目前，我國(guó)的檔案專業(yè)人員隊(duì)伍在理論水平、文化水平、專業(yè)素養(yǎng)等方面參差不齊。有些檔案管理工作人員缺乏文書(shū)檔案管理方面的必要專業(yè)知識(shí)，責(zé)任心主人翁意識(shí)的缺失。造成案卷的混亂和收集保存不齊全等現(xiàn)象，不符合辦公室文書(shū)檔案管理的規(guī)范準(zhǔn)則。

二、針對(duì)醫(yī)院辦公室文書(shū)檔案管理工作的一些優(yōu)化措施

（一）強(qiáng)化醫(yī)院文書(shū)檔案管理工作的規(guī)范銜接

實(shí)現(xiàn)文書(shū)、檔案工作一體化，要求文書(shū)人員嚴(yán)格把好文件紙張大小、文件格式、筆支選取等等原始一手資料的質(zhì)量關(guān)，實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，在公文辦理完畢后，應(yīng)及時(shí)整理立卷及歸檔。

（二）提高醫(yī)院文書(shū)檔案管理人員的專業(yè)技能和管理意識(shí)

醫(yī)院辦公室文書(shū)檔案管理工作人員需要不斷地積極參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，學(xué)習(xí)檔案專業(yè)知識(shí)理論，充實(shí)和提高自己的檔案管理專業(yè)知識(shí)。做到與時(shí)俱進(jìn)，辦公現(xiàn)代化是社會(huì)發(fā)展的必然趨勢(shì)，信息社會(huì)必然導(dǎo)致大量的電子文件的出現(xiàn)。實(shí)現(xiàn)醫(yī)院文書(shū)檔案管理的現(xiàn)代化。文書(shū)檔案管理人員則需要努力成為管理型、復(fù)合型和技術(shù)性的專業(yè)辦公室文書(shū)檔案管理人才。

（三）提高醫(yī)院文書(shū)檔案管理工作人員的積極性

健全相關(guān)的規(guī)章制度，加強(qiáng)檔案整理工作的檢查與監(jiān)督，全面提高思想認(rèn)識(shí)，促進(jìn)文件材料的收集工作。把握好人員的變動(dòng)和調(diào)入關(guān)，增強(qiáng)文書(shū)檔案管理工作人員的責(zé)任感。充分調(diào)動(dòng)辦公室文書(shū)檔案管理人員的工作熱情，提高實(shí)事求是的工作態(tài)度，及時(shí)對(duì)從事相關(guān)文書(shū)檔案管理的人員進(jìn)行相關(guān)的待遇到位。

（四）建立醫(yī)院文書(shū)歸檔的制度

具體到一個(gè)立檔單位，不僅要真實(shí)、客觀，要有歸檔的時(shí)間、范圍、要求，保證文件的完整。文書(shū)檔案整理的內(nèi)容：檔案的系統(tǒng)化（檔案的分類、案卷的排列、檔號(hào)的編制）和基本編目（編制案卷的目錄）。

三、結(jié)束語(yǔ)

辦公室檔案管理分類范文第4篇

【關(guān)鍵詞】醫(yī)院辦公室；文書(shū)檔案；電子化管理

文書(shū)檔案整理是醫(yī)院辦公室的重要工作之一，記錄了上級(jí)及本院政策的變更與發(fā)展、人員的交替、榮譽(yù)以及財(cái)務(wù)歷史賬單等，是醫(yī)院的寶貴財(cái)富。長(zhǎng)期以來(lái)，辦公室文書(shū)檔案工作一直停留在手寫及手工整理階段，對(duì)計(jì)算機(jī)的應(yīng)用較少，遠(yuǎn)遠(yuǎn)落后于醫(yī)院臨床電子檔案的電子化應(yīng)用水平，更不符合辦公室文書(shū)檔案管理的現(xiàn)代化要求，醫(yī)院文書(shū)檔案實(shí)現(xiàn)電子化管理勢(shì)在必行。

一、醫(yī)院文書(shū)檔案管理現(xiàn)狀

（一）存檔方式單一。以本院為例，作為市級(jí)?？漆t(yī)院，本院文書(shū)檔案量相對(duì)較少，一直以紙張為主要存儲(chǔ)方式，沒(méi)有進(jìn)行電腦掃描存儲(chǔ)也沒(méi)有電子文檔資料，重要文件亦沒(méi)有備份，檔案原件被反復(fù)借閱、使用不可避免出現(xiàn)原件受損或遺失，而很多20年前的紙質(zhì)存檔文件則已經(jīng)出現(xiàn)發(fā)黃、破損等問(wèn)題。

（二）文件缺失嚴(yán)重。醫(yī)院很多文書(shū)資料需由不同科室提供，又有很多文件歸檔之前也經(jīng)由多科室傳閱，由于沒(méi)有電腦掃描存儲(chǔ)，只能等各科室傳遞完畢之后歸檔，通常原件已經(jīng)出現(xiàn)污損，甚至部分文件在傳閱中丟失；存檔之后，由于都是由檔案人員結(jié)合相關(guān)檔案文件要求然后根據(jù)個(gè)人理解對(duì)檔案資料進(jìn)行分類，確定是否應(yīng)該歸檔，是否屬于永久文件、30年文件或20年文件，檔案人員的專業(yè)水平?jīng)Q定檔案整理水平，不可避免出現(xiàn)文件歸檔類別有誤以及某類文件缺失。

（三）查詢困難重重。目前的查閱文件的方式費(fèi)時(shí)費(fèi)力，通常是：詢問(wèn)年限―查找收發(fā)文登記本―逐條尋找―查找登記號(hào)―逐件翻找文件―復(fù)印，遇到缺失的檔案或年份不詳?shù)臋n案甚至要將臨近所有檔案查找一遍，極大地增加了辦公室人員的工作量。

二、醫(yī)院辦公室文書(shū)檔案實(shí)現(xiàn)電子化管理的必要性

（一）實(shí)現(xiàn)存檔方式多樣化，最大限度地保護(hù)檔案原件。應(yīng)用電腦掃描、照相等手段，實(shí)現(xiàn)檔案?jìng)浞?，防止檔案丟失無(wú)法彌補(bǔ)，改變傳統(tǒng)檔案只有紙質(zhì)化的方式，以電子方式對(duì)檔案進(jìn)行收藏、管理可以有效地保護(hù)檔案原件，防止檔案原件因過(guò)多借閱查找而損壞或丟失。

（二）辦公室文書(shū)檔案電子化可以更好地體現(xiàn)醫(yī)院文書(shū)檔案的價(jià)值，實(shí)現(xiàn)檔案資源的整合和共享。辦公室文件經(jīng)院領(lǐng)導(dǎo)批示后需相關(guān)科室傳閱，文件不僅經(jīng)常拖遲歸檔而且易丟失，很多需全員知曉的政策性文件也難以傳達(dá)到全院，檔案實(shí)行電子化管理后，對(duì)于需相關(guān)科室閱讀的檔案文件及可以共享的檔案文件可以利用醫(yī)院局域網(wǎng)實(shí)現(xiàn)院內(nèi)共享，提高了檔案的時(shí)效性、應(yīng)用價(jià)值以及應(yīng)用范圍，同時(shí)也保證了文書(shū)檔案的完整性。

（三）大幅度提高辦公室工作效率，文件查找快捷。文書(shū)檔案電子化不僅使文件資料的存儲(chǔ)、分類以及統(tǒng)計(jì)等方便有序，而且再次查閱時(shí)即使年份不詳，只需要關(guān)鍵詞查找，然后打印即可，檔案人員也不需要再在成堆的檔案中逐一翻閱查找，節(jié)省時(shí)間，提高工作效率。

三、實(shí)現(xiàn)辦公室文書(shū)檔案管理電子化的障礙

辦公室文書(shū)檔案的電子化建設(shè)是一項(xiàng)長(zhǎng)期任務(wù)，隨著醫(yī)院發(fā)展及辦公自動(dòng)化水平的不斷提高，越來(lái)越需要檔案管理擺脫現(xiàn)有傳統(tǒng)方式，利用材料提交系統(tǒng)、文件管理系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)等應(yīng)用軟件及計(jì)算機(jī)自帶的關(guān)鍵詞查找功能等實(shí)現(xiàn)檔案的收集、管理、歸檔、查詢的規(guī)范化管理，建立全面的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，但在實(shí)現(xiàn)電子化的過(guò)程中還面臨著許多阻礙，這主要涉及到主管文書(shū)檔案人員專業(yè)素質(zhì)、人力物力財(cái)力以及檔案存儲(chǔ)安全等問(wèn)題。

（一）主管文書(shū)檔案人員的專業(yè)素養(yǎng)與計(jì)算機(jī)應(yīng)用水平無(wú)法滿足檔案電子化后的要求。特別是年長(zhǎng)者，他們的專業(yè)水平毋庸置疑，在長(zhǎng)期的辦公室工作中也已形成一套自己的檔案管理方式，不過(guò)對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用尚難以熟練掌握，在心理上甚至排斥，不愿改變現(xiàn)有狀態(tài)，而年輕的辦公室人員雖然可以熟練應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)但在專業(yè)素養(yǎng)上又有所欠缺，無(wú)法將紙質(zhì)檔案與電子檔案合理地融合歸納。

（二）初始的人力物力財(cái)力支出大。在電子檔案建立之初，首先必須對(duì)辦公室人員進(jìn)行相關(guān)的技術(shù)培訓(xùn)，并隨著技術(shù)的更新需要M行定期的相關(guān)知識(shí)培訓(xùn)，其次上網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)、信息管理系統(tǒng)等都需要大量的資金投入，而后期的軟件細(xì)節(jié)規(guī)范化和軟件升級(jí)等都需要相關(guān)人員跟進(jìn)服務(wù)。

（三）檔案電子化后，由于存儲(chǔ)設(shè)備易破壞，文件安全問(wèn)題必須予以重視。一旦計(jì)算機(jī)出現(xiàn)故障，就可能造成系統(tǒng)無(wú)法工作，丟失部分資料，與此同時(shí)設(shè)備的更新也為電子檔案的長(zhǎng)久保管帶來(lái)困難，特別是有時(shí)文件在，但讀取設(shè)備損壞，便無(wú)法獲取文件。

四、實(shí)現(xiàn)辦公室文書(shū)檔案電子化的對(duì)策

辦公室電子文件檔案建設(shè)比紙質(zhì)文件整理的技術(shù)性要求更高、工作更細(xì)致。在做好紙質(zhì)檔案的整理、分類、歸檔之外，辦公室人員在進(jìn)行電子檔案的建立時(shí)，必須熟練掌握電子檔案的數(shù)據(jù)化系統(tǒng)，通過(guò)不定期的培訓(xùn)與交流，取長(zhǎng)補(bǔ)短，結(jié)合本醫(yī)院的實(shí)際，結(jié)合數(shù)據(jù)化系統(tǒng)與紙質(zhì)檔案的分類標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)全部文件進(jìn)行分類劃分，集中處理，此外計(jì)算機(jī)安全的維護(hù)，亦必須制定一套科學(xué)合理的管理制度，這就要求：

（一）工作中懂得思變。就以我院辦公室為例，今年以來(lái)我們以三級(jí)評(píng)審為契機(jī)，辦公室工作開(kāi)始實(shí)行精細(xì)化管理、電子化辦公，堅(jiān)持寫每日工作日記，以詳細(xì)記錄辦公室日常工作及明日計(jì)劃，對(duì)于上級(jí)發(fā)文與本院發(fā)文實(shí)行電子目錄登記與紙質(zhì)版登記雙管齊下，并將上級(jí)發(fā)文按QQ通知與郵箱通知分類存放以備相關(guān)科室查詢，對(duì)于本院發(fā)文按發(fā)文科室分類存放，并利用一年時(shí)間將我院建院以來(lái)的60年檔案進(jìn)行了電子目錄的整理，辦公室、檔案室各存一份，從而有效地保證文件完整性、工作系統(tǒng)性，文件查詢更便捷。

（二）加快文書(shū)檔案信息化、網(wǎng)絡(luò)化的步伐，爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)在人力物力財(cái)力方面的最大支持。實(shí)現(xiàn)部分檔案資源在內(nèi)部局域網(wǎng)資源共享，通過(guò)建立web為基礎(chǔ)的服務(wù)體系，將分散的檔案信息資源連接起來(lái)，開(kāi)發(fā)利用豐富的檔案信息資源，以快速、安全、可靠的途徑提供服務(wù)，適時(shí)與院內(nèi)外相關(guān)機(jī)構(gòu)進(jìn)行交流與合作，為院內(nèi)職工提供更便捷的信息渠道，最大限度體現(xiàn)電子檔案價(jià)值；此外，還需要做好各科室的檔案歸檔意識(shí)，加強(qiáng)宣傳，由下而上轉(zhuǎn)變思維，爭(zhēng)取醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)支持，使相關(guān)科室充分認(rèn)識(shí)和了解檔案的重要性，主動(dòng)配合辦公室人員做好醫(yī)院檔案材料的收集歸檔工作，尤其是電子資料，及時(shí)通過(guò)掃描、照相等信息化手段，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案和照片、實(shí)物檔案的數(shù)字化處理后，以電子文件的形式進(jìn)行收藏、管理和使用，既可有效保護(hù)原件，更有利于檔案信息資源的整合和共享，讓領(lǐng)導(dǎo)看到電子檔案更規(guī)范更便捷更有利用價(jià)值，從而爭(zhēng)取最大限度的人力物力財(cái)力支持。

（三）實(shí)現(xiàn)辦公室工作人員隊(duì)伍年輕化，轉(zhuǎn)變舊思維觀念，樹(shù)立新的管理理念，推進(jìn)辦公室工作電子化進(jìn)程。辦公室人員是檔案工作的直接推動(dòng)者，他們能否認(rèn)可并熟練掌握電子檔案，關(guān)系檔案電子化能否順利進(jìn)行，所以對(duì)辦公室工作隊(duì)伍應(yīng)該逐步年輕化，增添新血液，在職稱晉升方面建立激勵(lì)機(jī)制，實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案管理理念的創(chuàng)新、管理流程的規(guī)范、管理團(tuán)隊(duì)的重組以及管理手段的革新，實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化、電子化、信息化。

（四）完善安全制度，做好辦公室電子檔案的存儲(chǔ)、維護(hù)工作。建立檔案信息網(wǎng)絡(luò)和信息安全管理制度，對(duì)檔案計(jì)算機(jī)要專管專用，及時(shí)修補(bǔ)管理軟件的安全漏洞，對(duì)防火墻和防病毒軟件實(shí)現(xiàn)全天候自動(dòng)升級(jí)，對(duì)檔案上傳、下載的安全等級(jí)和訪問(wèn)權(quán)限進(jìn)行安全設(shè)置，對(duì)移動(dòng)存儲(chǔ)安裝嚴(yán)格把關(guān)，定期檢測(cè)系統(tǒng)，多重加密備份，對(duì)于整理的電子文件在不同磁盤中各保存一份；對(duì)于保存文件的計(jì)算機(jī)要及時(shí)升級(jí)服務(wù)器主機(jī)和數(shù)據(jù)庫(kù)的硬件設(shè)施，確保檔案電子信息數(shù)據(jù)在保存和傳輸過(guò)程中的安全、穩(wěn)定，此外，對(duì)電子文件和計(jì)算機(jī)設(shè)備的保管設(shè)施和環(huán)境也要嚴(yán)格按照檔案保管要求選擇，預(yù)防計(jì)算機(jī)突然損害造成的電子文檔無(wú)法修護(hù)。

五、Y語(yǔ)

綜上所述，隨著我國(guó)醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展和醫(yī)院信息化的迅速發(fā)展，醫(yī)院辦公室文書(shū)檔案走向電子化是必然趨勢(shì)，對(duì)醫(yī)院文書(shū)檔案的電子化建設(shè)需要我們積極分析現(xiàn)階段存在的問(wèn)題及困難，努力尋求解決方法，重視人的因素，亦要加快辦公室管理理念創(chuàng)新，提高對(duì)電子文書(shū)數(shù)據(jù)化系統(tǒng)的應(yīng)用能力，從而盡快實(shí)現(xiàn)醫(yī)院文書(shū)檔案管理的電子化、現(xiàn)代化。

【參考文獻(xiàn)】

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[4]李麗芳.現(xiàn)代醫(yī)院檔案建設(shè)與管理的發(fā)展趨勢(shì)和方向.管理科學(xué)，2011（100）.

[5]朱少丹.談醫(yī)院檔案電子化管理的存在問(wèn)題及對(duì)策[J].廣東檔案，2010（4）.

辦公室檔案管理分類范文第5篇

二、歸檔范圍

公司的規(guī)劃、年度計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)資料、財(cái)務(wù)審計(jì)、會(huì)計(jì)檔案、勞動(dòng)工資、經(jīng)營(yíng)情況、人事檔案、會(huì)議記錄、決定、委托書(shū)、協(xié)議、合同、項(xiàng)目方案、通知等具有參考價(jià)值的文件資料。>>精彩專題推薦：公司管理制度大全

三、公司的檔案管理由總經(jīng)理辦公室檔案室檔案管理員負(fù)責(zé)。

四、檔案管理員的職責(zé)：保證公司及各部門的原始資料及單據(jù)齊全完整、安全保密和使用方便。

五、資料的收集與整理

1.公司的歸檔資料實(shí)行“季度歸檔”及“年度歸檔”制度，即：每年的

四、

七、十和次年的一月和每年二月份為公司檔案資料歸檔期。

2.在檔案資料歸檔期，由檔案管理員分別向各主管部門收集應(yīng)該歸檔的原始資料。各主管部門經(jīng)理應(yīng)積極配合與支持。

3.凡應(yīng)該及時(shí)歸檔的資料，由檔案管理員負(fù)責(zé)及時(shí)歸檔。

4.各部門專用的收、發(fā)文件資料，按文件的密級(jí)確定是否歸檔。凡機(jī)密以上級(jí)的文件必須把原件放入檔案室。

5.檔案管理員根據(jù)公司的《文書(shū)立卷歸檔管理制度》實(shí)施檔案歸檔整理。

六、資料的分類與歸檔

1.公司檔案資料的分類依據(jù)《文書(shū)立卷歸檔管理制度》的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

2.公司檔案資料的歸檔每年一次，屬于平時(shí)立卷歸檔的不在此規(guī)定范圍內(nèi)。

七、檔案的借閱

1.總經(jīng)理、副總經(jīng)理、總監(jiān)、總經(jīng)理辦公室主任借閱非密級(jí)檔案可直接通過(guò)檔案管理員辦理借閱手續(xù)。

2.因工作需要，公司的其他人員需借閱非密級(jí)檔案時(shí)，由部門經(jīng)理辦理《借閱檔案申請(qǐng)表》送總經(jīng)理辦公室主任核批。

3.公司檔案密級(jí)分為絕密、機(jī)密、秘密三個(gè)級(jí)別，絕密級(jí)檔案禁止調(diào)閱，機(jī)密級(jí)檔案只能在檔案室閱覽，不準(zhǔn)外借；秘密級(jí)檔案經(jīng)審批可以借閱，但借閱時(shí)間不得超過(guò)4小時(shí)。秘密級(jí)檔案的借閱必須由總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理批準(zhǔn)。總經(jīng)理因公外出時(shí)可委托副總經(jīng)理或總經(jīng)理辦公室主任審批，具體按委托書(shū)的內(nèi)容執(zhí)行。

4.檔案借閱者必須做到：

①愛(ài)護(hù)檔案，保持整潔，嚴(yán)禁涂改。

②注意安全保密，嚴(yán)禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失。

八、檔案的銷毀

1.公司任何個(gè)人或部門非經(jīng)允許不得銷毀公司檔案資料。

2.當(dāng)某些檔案到了銷毀期時(shí)，由檔案管理員填寫《公司檔案資料銷毀審批表》交總經(jīng)理辦公室主任審核經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后執(zhí)行。