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對校內(nèi)的師生員工來說，行政人員代表著本部門、本學(xué)院；而對校外的有關(guān)單位和個(gè)人來說，行政人員又代表著學(xué)校。因此，他們的工作態(tài)度、精神面貌甚至一言一行都會對其部門、學(xué)院甚至學(xué)校產(chǎn)生影響。行政服務(wù)水平的高低已成為衡量學(xué)校綜合競爭力的一個(gè)重要標(biāo)準(zhǔn)。目前，國內(nèi)大部分高校采用校、院（部）二級管理模式，二級學(xué)院（部）處在為廣大師生員工提供服務(wù)的第一線，面臨著許多困難和挑戰(zhàn)。如何解決當(dāng)前二級學(xué)院（部）行政職能部門工作的困難與矛盾，提高效率，更好地為學(xué)校、學(xué)院（部）教學(xué)、科研服務(wù)，是重要的研究課題。

一、二級學(xué)院（部）行政職能部門的定位

1.界定校級和學(xué)院（部）行政職能部門職能的意義任何一個(gè)組織要充分發(fā)揮潛能，使組織效能最大化，都必須科學(xué)劃分和界定組織本所應(yīng)有的職能，最終實(shí)現(xiàn)組織目標(biāo)。隨著高等教育改革的不斷深入，高校的管理體制也發(fā)生了深刻的變化。在此新形勢下，科學(xué)劃分和界定二級學(xué)院（部）行政職能部門的職能,并提高其服務(wù)水平，對于提高管理效率，更好地為學(xué)校教學(xué)、科研服務(wù)具有重要意義。

2.校級和學(xué)院（部）行政職能部門定位的差異目前，國內(nèi)大部分高校采用校、院（部）二級管理模式，學(xué)校、二級學(xué)院（部）根據(jù)各自的職責(zé)分工，分級負(fù)責(zé)、相互協(xié)作、相互支持，共同發(fā)揮各自的服務(wù)效能，以提高服務(wù)工作效率和效益的活動(dòng)。學(xué)校的管理中心下移，大量教學(xué)、科研、社會服務(wù)工作轉(zhuǎn)移到二級學(xué)院（部），以實(shí)施計(jì)劃、監(jiān)督、調(diào)控、服務(wù)為主，主要職責(zé)是把握辦學(xué)方向、改革管理體制、選用中層干部、制定發(fā)展規(guī)劃、籌措辦學(xué)經(jīng)費(fèi)、制定招生政策、組織學(xué)科建設(shè)、負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)管理、發(fā)展公共關(guān)系、考核評估與協(xié)調(diào)監(jiān)督，負(fù)責(zé)校園、重點(diǎn)實(shí)驗(yàn)室、圖書館和網(wǎng)絡(luò)中心等共享資源的建設(shè)和管理。因此，校級行政職能部門更多的是提供專業(yè)性服務(wù)，而院（部）級行政職能部門則側(cè)重于提供教學(xué)、科研、學(xué)生工作、人事、總務(wù)、財(cái)務(wù)、黨務(wù)、行政、對外聯(lián)絡(luò)等日常事務(wù)性的服務(wù)。

二、二級學(xué)院（部）行政職能部門工作現(xiàn)狀

1.工作任務(wù)繁重高校擴(kuò)招以后，隨著在校學(xué)生人數(shù)的劇增，教師的數(shù)量也逐漸增加，涉及全日制本?？粕⒀芯可俺扇私逃鹊慕虒W(xué)管理、科研管理、人事管理、財(cái)務(wù)管理、資產(chǎn)管理、校友聯(lián)絡(luò)、退休工作、行政管理等工作大大增加，因此二級學(xué)院（部）行政職能部門承擔(dān)的課程安排、成績管理、教師科研項(xiàng)目申報(bào)、教師教學(xué)與科學(xué)工作量統(tǒng)計(jì)等具體工作也相應(yīng)地增加了。另外，近年來，國家越來越重視高校的教學(xué)、科研工作，各高校也紛紛大力深化本科教學(xué)改革，全面提高本科教學(xué)質(zhì)量，同時(shí)教師申報(bào)科研項(xiàng)目的積極性也越來越高，二級學(xué)院（部）教學(xué)、科研部門要處理的教學(xué)和科研管理工作也越來越多。

2.工作要求較高二級學(xué)院（部）行政職能部門工作涉及面廣,不僅要處理學(xué)院（部）內(nèi)部的事務(wù)，還要與學(xué)校各機(jī)關(guān)職能部門、兄弟二級學(xué)院（部）、校外單位等溝通聯(lián)絡(luò)，而目前高校逐漸采用無紙化辦公，校級機(jī)關(guān)職能部門對二級學(xué)院（部）的工作要求、相關(guān)指令以及二級學(xué)院（部）間的工作聯(lián)系大多通過網(wǎng)絡(luò)，二級學(xué)院（部）完成的任務(wù)也通過網(wǎng)絡(luò)報(bào)送至學(xué)校。另外，諸如科研管理、教學(xué)管理、人事資源管理、資產(chǎn)管理等軟件已相繼開發(fā)成功，科研申報(bào)、學(xué)生選課、成績管理、資產(chǎn)卡片建立和資產(chǎn)報(bào)廢申請、教師職稱評審報(bào)名等工作都必須在電腦上完成。這就要求二級學(xué)院（部）行政職能部門人員既要熟悉業(yè)務(wù)，又要懂得熟練操作計(jì)算機(jī)，成為具備“通才”和“專才”統(tǒng)一體。

3.工作沒有得到充分重視從整個(gè)高校的發(fā)展來看，學(xué)校更多關(guān)注教學(xué)科研人員，教師、科研人員的地位與收入越來越高，行政人員隊(duì)伍建設(shè)沒有得到足夠的重視。二級學(xué)院（部）行政人員的工作量大，但是整體職務(wù)少，職稱偏低，甚至有些師生認(rèn)為行政工作沒什么難的，什么人都能做，未能充分尊重行政人員。二級學(xué)院（部）工作人員平時(shí)付出的勞動(dòng)多、工作時(shí)間長，但沒有明確的工作評價(jià)體系，任務(wù)量多者與少者收入基本一致，任務(wù)量多者未受到相應(yīng)的獎(jiǎng)勵(lì)積極性受挫，任務(wù)量少者收入未受影響產(chǎn)生嚴(yán)重的懈怠心理。以上種種都嚴(yán)重挫傷了二級學(xué)院（部）行政人員的工作積極性。

三、如何改進(jìn)和完善行政職能部門的服務(wù)水平

行政職能部門只有通過為全校師生提供優(yōu)質(zhì)、高效的服務(wù)，才能樹立起工作權(quán)威。我認(rèn)為要從內(nèi)部和外部兩方面來改進(jìn)和完善二級學(xué)院（部）行政職能部門的服務(wù)水平。

1.外部——充分利用校級行政職能部門的資源校級行政職能部門在技術(shù)、政策、信息等方面具有院（部）級行政部門不可比擬的優(yōu)勢。

（1）技術(shù)資源。校級行政職能部門由于職能相對比較集中單一，具有對業(yè)務(wù)進(jìn)行鉆研和推敲的優(yōu)勢。二級學(xué)院（部）要充分掌握校級行政職能部門所提供的技術(shù)性服務(wù)項(xiàng)目，為師生提供高效便捷的服務(wù)。如二級學(xué)院（部）可以利用學(xué)生處提供的學(xué)生管理系統(tǒng)軟件、學(xué)生就業(yè)信息網(wǎng)等方面的技術(shù)資源，更好地為學(xué)生服務(wù)；二級學(xué)院（部）可以利用教務(wù)處開發(fā)的教務(wù)管理系統(tǒng)軟件，為教務(wù)管理提供便利；二級學(xué)院（部）可以利用科研處提供的科研項(xiàng)目申報(bào)、管理平臺等方面的技術(shù)資源，更好地為科研工作服務(wù)。

（2）政策、信息資源。校級行政職能部門掌握了大量與自身職能有關(guān)的政策、規(guī)定、文件和其他信息。校級行政職能部門及時(shí)處理這些政策、信息，并將其中的有效信息適時(shí)傳遞給二級學(xué)院（部）。二級學(xué)院（部）要與校級行政職能部門積極溝通，并在其指導(dǎo)下充分消化、吸收、利用這些有效信息，為二級學(xué)院（部）的發(fā)展提供方針、政策支持。

（3）公共資源。經(jīng)費(fèi)辦學(xué)、引進(jìn)人才住房、師生互派的交流活動(dòng)等相關(guān)工作由學(xué)校統(tǒng)一負(fù)責(zé)，二級學(xué)院（部）都想從學(xué)校得到最大限度的資源為自身的發(fā)展服務(wù)，但是學(xué)?？偟墓操Y源是有限的，二級學(xué)院（部）難免會與其他學(xué)院（部）發(fā)生沖突，這就需要校級行政職能部門進(jìn)行分配協(xié)調(diào)。充分利用好校級行政職能部門的各種資源，能使二級學(xué)院（部）的服務(wù)達(dá)到事半功倍之效。

2.內(nèi)部——根據(jù)自身建設(shè)發(fā)展需要積極采取有效措施人是最積極的因素，行政職能部門能否提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，很大程度上取決于行政人員是否擁有提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)的能力。因此，二級學(xué)院（部）要注重行政人員隊(duì)伍的建設(shè)，要用抓師資隊(duì)伍建設(shè)的力度，抓行政人員隊(duì)伍的建設(shè)，努力提高行政人員隊(duì)伍的水平。

（1）合理配備二級學(xué)院（部）行政人員隊(duì)伍。合理配備二級學(xué)院（部）行政人員隊(duì)伍，是提高二級學(xué)院（部）服務(wù)水平的首要條件。針對二級學(xué)院（部）行政人員隊(duì)伍問題不一的情況，應(yīng)采取不同的措施：對于行政人員精簡過于嚴(yán)重、長期處于超負(fù)荷運(yùn)行的學(xué)院（部），應(yīng)在嚴(yán)格控制人員編制的基礎(chǔ)上，適當(dāng)調(diào)整、分配行政人員；對于機(jī)構(gòu)臃腫、人員超支的二級學(xué)院（部），則應(yīng)堅(jiān)持科學(xué)、統(tǒng)一、高效的原則，精簡人員。總之，二級學(xué)院（部）在行政人員隊(duì)伍配備問題上，應(yīng)該堅(jiān)持科學(xué)設(shè)崗的原則，既要精簡人員，避免冗員，又要注意必要的崗位不能缺員。

（2）提高二級學(xué)院（部）行政人員的綜合素質(zhì)。行政人員的素質(zhì)直接決定其服務(wù)水平。因此要加強(qiáng)行政人員的繼續(xù)教育，不斷提高他們的思想素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)，使他們忠于職守，愛崗敬業(yè)，團(tuán)結(jié)協(xié)作，精通崗位業(yè)務(wù)，樹立一種不學(xué)習(xí)、不更新知識、不提高能力就要落伍掉隊(duì)的危機(jī)感，強(qiáng)化求知意識和進(jìn)取意識，樹立自信心。二級學(xué)院（部）要在責(zé)權(quán)范圍內(nèi)制定相關(guān)的政策，使管理人員繼續(xù)教育制度化，形式上不能僅限于學(xué)歷教育，要積極組織他們參加短期進(jìn)修或培訓(xùn)班（比如學(xué)校舉行的科研管理系統(tǒng)、人力資源管理系統(tǒng)、資產(chǎn)管理系統(tǒng)等軟件培訓(xùn)以及政策說明會），并創(chuàng)造條件讓其參加實(shí)踐，這樣才能形成一個(gè)高素質(zhì)、樂于奉獻(xiàn)、積極向上的群體，勝任各項(xiàng)工作任務(wù)。

（3）調(diào)動(dòng)二級學(xué)院（部）行政人員的工作積極性。通過完善人事分配和考核獎(jiǎng)勵(lì)制度，充分調(diào)動(dòng)二級學(xué)院（部）行政人員的工作積極性。二級學(xué)院（部）要充分重視行政人員的待遇與職稱問題，并且制定出一套科學(xué)的、便于操作執(zhí)行的績效考核指標(biāo)體系，使“德、能”的定性考核與“勤、績”的定量考核相結(jié)合，對行政人員開展科學(xué)的評價(jià)，對于工作責(zé)任心強(qiáng)、管理能力突出的行政人員給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)，提高二級學(xué)院（部）行政人員的工作積極性。