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【摘要】為了適應檔案信息化管理的發(fā)展，特種設備檢驗所必須肩負起特種設備檢驗質(zhì)量與安全，保障企業(yè)、人身和財產(chǎn)安全，為人民服務等時代重任，實現(xiàn)檔案管理工作的創(chuàng)新，優(yōu)化服務模式。本文結合云浮市特種設備檢驗所的實際工作，探究了特種設備檔案信息化管理和行業(yè)服務模式的新思路。

【關鍵詞】特種設備；檔案管理；服務創(chuàng)新

云浮市特種設備檢驗所承擔本行政區(qū)域內(nèi)在用鍋爐、壓力容器、壓力管道的定期檢驗；承擔鍋爐、壓力容器、壓力管道制造駐廠監(jiān)檢和安裝監(jiān)檢；協(xié)助有關部門進行事故調(diào)查，開展檢驗技術研究；對本行政區(qū)域內(nèi)的電梯、起重機械、廠內(nèi)機動車輛等特種設備的質(zhì)量、安裝、使用進行安全檢驗；統(tǒng)計、上報有關檢驗檢測數(shù)據(jù)；參與特種設備質(zhì)量、安全事故調(diào)查、分析，提出技術報告；對企業(yè)的檢測檢驗工作進行技術指導；對特種設備用戶、安裝、保養(yǎng)單位提出的關于特種設備質(zhì)量、安全方面投訴，進行技術分析或技術檢驗；開展檢驗、檢測技術研究；承擔特種設備安全監(jiān)察部門交辦工作。

一、云浮市特種設備檢驗所的現(xiàn)有配置

（一）人員配置。

成立了檔案目標管理工作領導小組和鑒定小組，所長任組長，辦公室主任負責落實具體工作，本所綜合檔案室歸口辦公室管理，設有專責檔案員、兼職檔案管理員和資料管理員6人，負責收集各部門檔案并向綜合檔案室提供文件和資料，網(wǎng)絡覆蓋全所各個部門。

（二）設備配置。

綜合檔案室總使用面積78m2,其中辦公閱覽室24m2,庫房面積54m2。檔案室現(xiàn)有設備：密集架9列，電腦、打印機、空調(diào)機、復印機、碎紙機、照相機、電風扇、各1臺，鐵柜13套、圖書柜5個、目錄柜1個、溫濕度計1套、干粉滅火器2個。

（三）室藏。

綜合檔案室現(xiàn)有文書、基建、設備儀器、會計、聲像、專門、實物等8類檔案共計2843卷（冊）、50007件，圖書資料697冊。設備儀器檔案114卷，包括辦公和檢測設備儀器檔案。2000-2015年會計檔案731卷，主要收錄云浮市特種設備檢驗所、云浮市隆盛特種設備技術服務部、云浮市粵科特種設備服務部、云浮市特種設備協(xié)會從2000年到2015年報表、帳簿、憑證。照片檔案5冊106張。主要有組織沿革類、會議業(yè)務類、宣教文體類、榮譽實物類四個小類。實物檔案32件，光盤1冊9張，包括本單位獲得的獎狀、獎旗、獎牌、獎杯、獎章、證書、牌匾、字畫、紀念品、錦旗、花瓶及工藝品等的榮譽實物。

二、特檢所實現(xiàn)檔案管理創(chuàng)新的必要性

（一）創(chuàng)新是檔案管理工作的客觀需求。

自我所于2010年獲“省特級檔案綜合管理目標單位”以來，我所一直重視檔案的管理與創(chuàng)新工作。近年，隨著技術機構的改革發(fā)展，特種設備管理體系也不斷更新?lián)Q代，只有實現(xiàn)特種設備檔案管理的創(chuàng)新，促進管理工作水平的進一步提高，才能實現(xiàn)技術機構業(yè)務工作的高效運轉。在特種設備檢驗所檔案管理方式不斷改革的同時，管理模式和服務方式逐漸向多樣化發(fā)展，特種設備檔案的作用越來越突出，同時對服務模式的要求也逐漸提高。面臨這些重要的變革，傳統(tǒng)的檔案管理方式顯然不能滿足要求，因此創(chuàng)新工作勢在必行。

（二）創(chuàng)新促進檔案服務方式變革。

有一部分特種設備檔案管理仍然應用傳統(tǒng)手工檢索的方法，工作效率難以提高，為了改變這一現(xiàn)狀，必須重點優(yōu)化檔案管理的服務方式，適應特種設備檔案管理的價值需求。傳統(tǒng)的檔案管理方法表現(xiàn)出較強的被動型，不能實現(xiàn)信息化社會的需求，因此必須創(chuàng)新服務模式和管理模式。

三、創(chuàng)新檔案管理和服務模式的重要策略

（一）健全檔案管理制度。

健全的檔案管理制度是實現(xiàn)管理工作規(guī)范化的根本，需要以行業(yè)規(guī)定為基礎，加強設備檢驗、檔案收集、保密和利用等方面的工作，制定科學詳細的管理制度。在這一工作中，我所制定了《廣東省云浮市特種設備檢驗所檔案管理辦法》《云浮市特種設備檢驗所關于檔案保管期限的暫行規(guī)定》等一系列的檔案管理制度，形成了《廣東省云浮市特種設備檢驗所檔案管理制度匯編》，規(guī)定了檔案的立卷歸檔要求、分類方案、保管期限、保密、借閱、移交、鑒定、銷毀制度，明確了檔案室的職能和檔案管理人員的職責。通過會議傳達、印成小冊子發(fā)放到各部門等辦法，要求廣大員工在工作中認真貫徹落實，自覺遵守檔案管理制度，有效利用檔案，讓檔案更好地為特種設備檢驗工作服務，提高工作效率。

（二）克服經(jīng)費困難，提高軟硬件配置。

在資金緊張的情況下，我所加大投入管理設備、設施的力度，按照檔案目標管理的要求，完善閱覽室與檔案室的辦公環(huán)境，配置了專門電腦、更新檔案密集架目錄條，并為庫房安裝了防盜鐵門、鐵窗，加強了檔案資料的安全性，保證了“三鐵”“八防”措施的落實，為“省特級檔案綜合管理目標單位”的管理再上高檔次、再上新水平提供了可靠的物質(zhì)保障。另外，借助先進的信息技術開展管理，從傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理過渡到信息資源管理中，將檔案資料進行合理的數(shù)字化轉換，將數(shù)據(jù)信息存儲在磁盤中便于及時查詢，重要資料做好備份。值得注意的是，在信息化管理方面，必須不斷提高管理人員的技能，降低錯誤率。

（三）加強業(yè)務學習，進一步提高管理水平。

為了進一步提高檔案管理水平，我所選配責任心強、懂業(yè)務、熟悉電腦操作的同志管理檔案。定期開展業(yè)務培訓工作，管理人員及時參與到市檔案局和省檔案局組織的培訓工作中。在內(nèi)部管理方面，本所組織學習《檔案法》《保密法》等相關內(nèi)容，定期到市檔案館、上級主管部門和市質(zhì)量計量監(jiān)督檢測所參觀學習。在組卷、歸檔工作中，及時將不明確的問題記錄下來，及時向市檔案局請教。通過業(yè)務學習的方法提高了檔案管理人員的綜合素質(zhì)，很大程度上促進了檔案管理水平的提高。

（四）科學領導，合理部署。

為了實現(xiàn)特種設備檔案管理的統(tǒng)一領導和高質(zhì)量管理，我所成立了所長任組長、辦公室主任為副組長，不同的科室負責人為成員的檔案工作領導小組。辦公室主任負責具體工作，檔案室歸口辦公室統(tǒng)一管理，為檔案辦公室配備專責檔案管理人員1名，各部門指定一名資料管理員及兼職檔案管理員，分工負責，團結協(xié)作，形成上下結合、左右協(xié)調(diào)的綜合管理體系。為了進一步抓好檔案管理質(zhì)量，積極組織工作人員，在市檔案局多年的悉心指導下，不斷完善特種設備的檔案管理分類編號、保管范圍和保管期限表等，全面搜集已有的檢驗檢測檔案和相關的存檔資料，實現(xiàn)統(tǒng)一歸檔、統(tǒng)一編號、統(tǒng)一管理。

（五）提高檔案利用率、提高服務質(zhì)量。

結合實際工作的需求，充分應用檔案管理軟件編制專題目錄和編研材料，例如《大事記》《組織沿革》《檔案管理制度匯編》《全宗指南》《檔案利用實例》《基礎數(shù)字匯編》《歷年文書檔案歸檔說明》等。同時對不同檔案檢索工具、密集架標簽、檔案存放位置示意圖等進行優(yōu)化，將所有文書檔案存入電腦，提高查詢效率，為質(zhì)量技術監(jiān)督工作提供更優(yōu)質(zhì)的服務。另外，檔案管理人員樹立為人民服務的進步觀念，在完善檔案管理工作的同時，對已有的服務環(huán)境進行優(yōu)化。下一步，我所將高度貫徹落實檔案管理及評估工作的相關政策與要求，結合行業(yè)的實際情況，探索建立檔案服務網(wǎng)站，使得網(wǎng)上業(yè)務得到擴展，同時加強數(shù)據(jù)庫建設，實現(xiàn)電子文件的高效管理和應用，加快檔案管理的數(shù)字化建設進度。特種設備檔案為社會服務，將為特種設備的應用和維護提供嚴格的標準，為特種設備的管理和應用提供指導，從而實現(xiàn)生產(chǎn)過程的安全管理，為城市建設貢獻更大的力量。

四、結束語

在完善特種設備檔案管理的過程中，需要不斷研讀與貫徹執(zhí)行上級有關檔案管理的相關政策與指示精神，不斷結合特種設備檔案管理的專業(yè)特點，健全檔案管理制度，提高管理人員的綜合素質(zhì)，加快信息化建設進度，創(chuàng)新檔案服務方式。只有不斷提高管理水平，才能保證特種設備檔案發(fā)揮真正的功能，為社會生產(chǎn)提供指導。

【參考文獻】

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作者：姚翠艷 單位：云浮市特種設備檢驗所