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【摘要】學(xué)校文書檔案管理電子化已經(jīng)成為發(fā)展趨勢(shì)，只有形成完善的檔案管理工作體系，切實(shí)引進(jìn)先進(jìn)的電子檔案管理技術(shù)，不斷加強(qiáng)專業(yè)檔案管理人員的培訓(xùn)，才能克服傳統(tǒng)檔案管理的弊端，提高檔案管理工作的質(zhì)量。

【關(guān)鍵詞】電子檔案；管理工作，提升策略

本文從文書檔案管理電子化應(yīng)用的意義出發(fā)，在分析以往電子檔案操作實(shí)踐問(wèn)題的基礎(chǔ)上，探索有效的電子檔案管理工作思路，切實(shí)提高電子檔案管理的有效性。

一、學(xué)校文書檔案管理信息電子化的意義

（一）滿足學(xué)校未來(lái)發(fā)展需求。學(xué)校文書檔案管理的信息化對(duì)學(xué)?？焖儆行н\(yùn)轉(zhuǎn)，構(gòu)建完善的學(xué)生服務(wù)體系，滿足上級(jí)機(jī)關(guān)收集掌握基層學(xué)校運(yùn)行狀況與教育工作質(zhì)量水平有重要意義。檔案信息化管理也是促進(jìn)中學(xué)教育事業(yè)快速發(fā)展的重要手段。首先，通過(guò)文書檔案的信息化整理存儲(chǔ)工作，更好適應(yīng)了云計(jì)算時(shí)代的到來(lái)，滿足了中學(xué)教育創(chuàng)新化發(fā)展需求，它不僅實(shí)現(xiàn)對(duì)所有文書檔案、學(xué)籍檔案、科技檔案、基建檔案、榮譽(yù)檔案和人事檔案等類目的分類整理存儲(chǔ)，而且可以實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)信息資源的再開(kāi)發(fā)，有利于梳理校內(nèi)外信息流轉(zhuǎn)運(yùn)行中的問(wèn)題。其次，檔案信息化是優(yōu)化中學(xué)管理工作的重要手段，通過(guò)數(shù)據(jù)信息的檢索可以減少學(xué)校行政工作量，滿足學(xué)生和家長(zhǎng)日益增長(zhǎng)的對(duì)檔案利用的個(gè)性化需要，為學(xué)校行政決策提供依據(jù)。

（二）促進(jìn)各項(xiàng)業(yè)務(wù)深入開(kāi)展。檔案信息技術(shù)可以輔助學(xué)校做好安全防火、教學(xué)設(shè)備采購(gòu)、水電資源使用、校舍設(shè)備維修、固定資產(chǎn)報(bào)備、財(cái)務(wù)信息等檔案數(shù)據(jù)信息的管理工作。信息化管理不僅可以提高上述行政工作的數(shù)據(jù)信息檢索效率，可以解決傳統(tǒng)人工管理中數(shù)據(jù)收集不完善。首先，通過(guò)信息化的存儲(chǔ)方式更大程度上節(jié)約檔案資源占用空間，可以提高數(shù)據(jù)信息的安全性，特別是在云存儲(chǔ)模式下，有效避免檔案丟失現(xiàn)象。其次，在上級(jí)教育行政機(jī)關(guān)垂直監(jiān)管體制下，可以實(shí)現(xiàn)中學(xué)數(shù)據(jù)檔案資源共享，有效減少檔案?jìng)鬟f中間環(huán)節(jié)，方便上級(jí)行政機(jī)關(guān)檢查工作。第三，對(duì)于優(yōu)化檔案管理工作質(zhì)量，提高數(shù)據(jù)傳輸速度，簡(jiǎn)化相關(guān)業(yè)務(wù)工作流程有重要意義。

二、學(xué)校文書檔案管理信息電子化的問(wèn)題

（一）設(shè)施設(shè)備有待完善。文書檔案信息管理電子化已經(jīng)成學(xué)校行政管理的重要組成部分和發(fā)展趨勢(shì)。為了更好地滿足學(xué)校運(yùn)行發(fā)展需要，滿足學(xué)生及家長(zhǎng)對(duì)學(xué)校檔案資源的使用需要，符合上級(jí)行政機(jī)關(guān)信息化管理要求，還需要解決中學(xué)檔案管理設(shè)備不足的問(wèn)題。首先，受教育教學(xué)經(jīng)費(fèi)方面的限制原因，文書檔案管理需要的現(xiàn)代化信息設(shè)備更新較慢，難以滿足學(xué)校智能化檢索管理需要。其次，當(dāng)前學(xué)校文書檔案還缺乏完善的數(shù)據(jù)庫(kù)體系建設(shè)，現(xiàn)有的數(shù)據(jù)庫(kù)容量不足，安全性差，數(shù)據(jù)存儲(chǔ)類型有限。第三，軟件系統(tǒng)不足，現(xiàn)有管理軟件系統(tǒng)只能滿足數(shù)據(jù)存儲(chǔ)需要，但是在數(shù)據(jù)使用功能開(kāi)發(fā)方面還不能滿足時(shí)代需要。現(xiàn)有檔案數(shù)據(jù)庫(kù)沒(méi)能與各教研室，學(xué)生社團(tuán)，學(xué)校行政管理部門的電腦連接，各業(yè)務(wù)部門無(wú)法直接查詢、檢索檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。

（二）管理機(jī)構(gòu)不健全。目前中學(xué)在文書檔案管理信息電子化的過(guò)程中還缺乏必要統(tǒng)一的管理機(jī)構(gòu)，僅憑中學(xué)檔案室是不足以完成這一系統(tǒng)性工作的。學(xué)校黨政、人事、科研、教學(xué)部門還沒(méi)能深入?yún)⑴c到學(xué)校檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)中來(lái)。首先，學(xué)校還要需要進(jìn)一步完善檔案管理信息電子化的運(yùn)行體系，加強(qiáng)各部門之間的配合。其次，檔案管理人員需要花大量的時(shí)間對(duì)庫(kù)房?jī)?nèi)的檔案進(jìn)行整理、熟悉，才能及時(shí)響應(yīng)業(yè)務(wù)部門對(duì)檔案的利用需求，但在實(shí)際工作中，大部分基層專職檔案管理人員需要承擔(dān)一部分兼職工作，沒(méi)能形成必要的電子檔案報(bào)送機(jī)制，檔案報(bào)送不及時(shí)不系統(tǒng)不全面，業(yè)務(wù)部門缺乏對(duì)文件初步分類整理的意識(shí)，不利于檔案組卷的完整性。第三，目前學(xué)校現(xiàn)有的文書檔案管理電子化制度不足，缺乏系統(tǒng)有效的管理標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致電子文件整理不規(guī)范，沒(méi)能形成層層負(fù)責(zé)機(jī)制，存在著數(shù)據(jù)遺漏問(wèn)題，嚴(yán)重影響檔案管理電子化質(zhì)量。

（三）檔案資源開(kāi)發(fā)不足。中學(xué)檔案信息電子化管理沒(méi)能植入大數(shù)據(jù)概念，學(xué)校文書檔案管理還集中在檔案數(shù)據(jù)的儲(chǔ)存方面，沒(méi)能實(shí)現(xiàn)對(duì)現(xiàn)有檔案數(shù)據(jù)信息的充分挖掘，檔案數(shù)據(jù)資源的使用率不高，現(xiàn)有檔案資源不能依據(jù)權(quán)限級(jí)別實(shí)現(xiàn)對(duì)基層教師的全開(kāi)放。原始紙制檔案的電子化制度水平有限，大量的視頻與圖片資源未實(shí)現(xiàn)電子化的存儲(chǔ)與使用，電子檔案的數(shù)據(jù)類型較為單一。不能依據(jù)檔案數(shù)據(jù)資源的橫縱向?qū)Ρ瓤偨Y(jié)檔案資源蘊(yùn)含的新信息。檔案數(shù)據(jù)資源的共享效率相對(duì)較低，不僅數(shù)字檔案資源的借閱歸還程序繁瑣，而且檔案資源難以實(shí)現(xiàn)對(duì)學(xué)校運(yùn)轉(zhuǎn)數(shù)據(jù)的全面收集，無(wú)法調(diào)動(dòng)教師積極參與的積極性，不能實(shí)現(xiàn)檔案資源價(jià)值的提升。

（四）檔案管理人才不足。在檔案數(shù)據(jù)信息電子化的大趨勢(shì)下，突顯出中學(xué)檔案電子化管理人才緊缺的問(wèn)題。目前基層很少具備高層次的專業(yè)檔案管理信息技術(shù)人才，不僅缺乏檔案管理工作人員編制，而且還有些檔案管理人員層次水平不高，知識(shí)結(jié)構(gòu)老化，難以滿足檔案電子化管理工作需求，阻礙了中學(xué)檔案管理工作的發(fā)展。首先，基層中學(xué)專職檔案管理人員配制數(shù)量有限，僅滿足紙制檔案存儲(chǔ)工作，還不能實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)資源的全面開(kāi)發(fā)。其次，檔案管理專業(yè)人才引進(jìn)難度較大，基層中學(xué)往往不能吸引高端檔案管理人才，實(shí)現(xiàn)檔案電子化發(fā)展還需要充分的借助外部力量。檔案管理培訓(xùn)機(jī)制不健全，市、區(qū)級(jí)檔案管理人才培訓(xùn)層次較低，高端檔案管理人才培訓(xùn)缺乏針對(duì)性，還沒(méi)能建立起完善的課程培訓(xùn)機(jī)制。

三、提高學(xué)校檔案電子應(yīng)用水平的策略

（一）完善檔案電子化管理機(jī)制。為了提高學(xué)校檔案管理信息電子化應(yīng)用的有效性，解決電子化檔案管理工作中的實(shí)際問(wèn)題，應(yīng)當(dāng)完善學(xué)校檔案電子化管理機(jī)制。加強(qiáng)學(xué)校檔案電子化管理宣傳普及工作，全面加強(qiáng)學(xué)校上下對(duì)檔案電子化的重視程度，著力在軟硬件配置上支持相關(guān)工作，制定完善的學(xué)校檔案電子化建設(shè)工作計(jì)劃，提高檔案管理電子化的靈活性，著力加強(qiáng)各部門之間的聯(lián)系，形成各科室間相互配合的運(yùn)作機(jī)制，促進(jìn)各部門之間檔案資源有效整合，按照分工合作的原則，由部門匯總電子數(shù)據(jù)，由檔案室負(fù)責(zé)分類存儲(chǔ)，做到由專職人員實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)開(kāi)發(fā)，全面提高檔案管理的有效性。

（二）開(kāi)發(fā)檔案管理新技術(shù)。當(dāng)前中學(xué)機(jī)構(gòu)檔案管理電子化質(zhì)量不高的主要原因在于沒(méi)能引進(jìn)先進(jìn)的技術(shù)，還需要進(jìn)一步加強(qiáng)相關(guān)技術(shù)的引進(jìn)工作，著力形成完善的電子檔案管理機(jī)制。注重建立現(xiàn)代化的信息網(wǎng)絡(luò)，全面加強(qiáng)數(shù)據(jù)信息的存儲(chǔ)與設(shè)備更新工作，注重運(yùn)用數(shù)字化技術(shù)、WEB技術(shù)和微縮掃描技術(shù)提高檔案管理質(zhì)量。還要加強(qiáng)信息推送技術(shù)的研發(fā)，著力根據(jù)教研工作的實(shí)際需求，實(shí)現(xiàn)個(gè)性化檔案數(shù)據(jù)信息的推送，切實(shí)把高價(jià)值信息推送給用戶個(gè)人。還要借助互聯(lián)網(wǎng)實(shí)現(xiàn)機(jī)構(gòu)間有效的數(shù)據(jù)交互使用，著力建立起完善的上下級(jí)單位之間的溝通機(jī)制，著力完善數(shù)據(jù)提煉加工的精準(zhǔn)性，滿足上級(jí)單位的使用需求。

（三）完善人員培養(yǎng)機(jī)制。在注重引進(jìn)高素質(zhì)檔案管理人才的前提下，還要提高現(xiàn)有檔案管理人員的工作能力和水平，著力形成完善的檔案管理人員在電子化方面的培訓(xùn)機(jī)制。注重依靠上級(jí)單位組建完善的培訓(xùn)體系，有針對(duì)性地使本校教師參加各種層次的電子檔案管理培訓(xùn)。加強(qiáng)考核評(píng)價(jià)機(jī)制建設(shè)，對(duì)現(xiàn)有檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)績(jī)效考核，找出檔案管理人員的技術(shù)短板，著力督促檔案管理人員接受再培訓(xùn)。

（四）提高檔案管理安全水平。在信息化的背景下，電子檔案面臨著新威脅，只有提高電子環(huán)境下檔案管理人員的安全操作意識(shí)，按照安全操作標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行要求，才能提高檔案管理工作的有效性，全面提高檔案管理工作質(zhì)量。引進(jìn)完善的檔案管理系統(tǒng)安全系統(tǒng)，著力加強(qiáng)安全防護(hù)軟件的安裝與更新工作。加強(qiáng)檔案使用人員的教育宣傳工作，著力提高檔案管理人員操作的安全性，全面提高檔案管理人員的操作技術(shù)水平和防護(hù)能力，有效防止使用U盤、下載、程序安裝等帶來(lái)安全隱患問(wèn)題。

四、結(jié)論

做好學(xué)校文書檔案管理工作，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)教職工相關(guān)知識(shí)的普及工作，建立健全檔案電子化管理工作體系，發(fā)揮檔案專兼職管理人員工作的積極性，依靠有效的設(shè)施設(shè)備，全面提升學(xué)校檔案管理電子化質(zhì)量。

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作者:郭慶 單位:上海市南洋模范中學(xué)