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一、自動(dòng)化聯(lián)網(wǎng)在辦公領(lǐng)域的應(yīng)用

1.合理性

在現(xiàn)今社會(huì)信息化的今天，很多地方對(duì)網(wǎng)絡(luò)及自動(dòng)化聯(lián)網(wǎng)的應(yīng)用十分普遍。為了更好地方便辦公，自動(dòng)化聯(lián)網(wǎng)也被引入到了辦公領(lǐng)域。首先我們先對(duì)辦公領(lǐng)域中的專業(yè)文檔處理、辦公事務(wù)等簡(jiǎn)單進(jìn)行了解。在一些機(jī)要部門，包括一些私營(yíng)企業(yè)，整個(gè)企業(yè)中最重要的部門之一就是檔案室，在檔案室中不但有一個(gè)部門或者企業(yè)的重要信息還存儲(chǔ)著企業(yè)部門人員的相關(guān)信息，檔案室屬于一個(gè)企業(yè)的內(nèi)部部門，所以管理好檔案室是一項(xiàng)重要的工作。而辦公室中的自動(dòng)化聯(lián)網(wǎng)是說(shuō)在一定程度上用現(xiàn)在的計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)來(lái)實(shí)現(xiàn)非人工的操作以及管理應(yīng)用，通過(guò)計(jì)算機(jī)的操作，在一定上減少人力的利用，為企業(yè)可以減少由于不必要的員工的錄用，減少公司的運(yùn)作成本，另一方面，由計(jì)算機(jī)進(jìn)行操作的過(guò)程，少了人工參與，增強(qiáng)了真實(shí)性也提高了信息傳達(dá)和積累的效率性。部門或企業(yè)的檔案室是容納一個(gè)企業(yè)整體的客觀物資及一些其他數(shù)據(jù)資料的重要資料庫(kù)，計(jì)算機(jī)由于它配備的功能齊全，例如從物力來(lái)看，文檔檔案管理體系、全自動(dòng)錄入和智能管理體系等，都可以將檔案室實(shí)現(xiàn)信息化管理和經(jīng)營(yíng)。檔案室管理的信息化在逐漸加快地發(fā)展，這一點(diǎn)從負(fù)責(zé)的人員年齡的變化就可以看出。從前，檔案的管理都是由企業(yè)的老人值得信任，有多年的工作經(jīng)驗(yàn)人才能勝任，現(xiàn)今卻由年輕、善于操作電腦的年輕人取代。

2.客觀性

辦公的自動(dòng)化聯(lián)網(wǎng)利于文件管理的齊全性和機(jī)密文件的安全性。如果檔案室實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化聯(lián)網(wǎng)并由專業(yè)人士進(jìn)行計(jì)算機(jī)方面的管理操作，可以有效地將待處理文件以及已處理好的文件進(jìn)行同步操作和管理，企業(yè)發(fā)展的每個(gè)階段的文件的收發(fā)及處理都有一臺(tái)或者幾臺(tái)計(jì)算機(jī)進(jìn)行管理，由專業(yè)部門將必要信息進(jìn)行存儲(chǔ)，按日期類別分類好各種文檔文件，這樣下去，在日后資料的整理及調(diào)用的過(guò)程中都能很方便并快速地將有用信息進(jìn)行快速的提取，為存儲(chǔ)及整理等環(huán)節(jié)提供了更多安全性的保障的同時(shí)又提高了工作的效率性并對(duì)文件有了很好的保密性。

二、實(shí)現(xiàn)辦公中的現(xiàn)代信息化管理與自動(dòng)化聯(lián)網(wǎng)的相關(guān)操作

1.管理人員理念要現(xiàn)代

當(dāng)今檔案管理若要實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理，首先本企業(yè)或者部門的首要管理者要有現(xiàn)代化管理的觀念及思想，只有這樣才能帶動(dòng)所管理的員工對(duì)企業(yè)實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理及自動(dòng)化聯(lián)網(wǎng)的應(yīng)用。管理者的思維模式和行為模式將是影響一個(gè)企業(yè)的關(guān)鍵點(diǎn)，是企業(yè)及其員工檔案室自動(dòng)化聯(lián)網(wǎng)實(shí)現(xiàn)的必須要走出的一步?，F(xiàn)代社會(huì)中，由于信息時(shí)代的高速發(fā)展，員工可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)及自動(dòng)化聯(lián)網(wǎng)不再受到時(shí)間、地域等太多的現(xiàn)實(shí)因素的限制。比如文件的簽署、審查、發(fā)送等都可以借助網(wǎng)絡(luò)自動(dòng)化聯(lián)網(wǎng)而非人力就可以快速完成。除此之外，對(duì)于信息檢查的人員來(lái)說(shuō)，對(duì)于他們最重要的是關(guān)注信息的價(jià)值性及高度濃縮性，利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)自動(dòng)化聯(lián)網(wǎng)可以將來(lái)自不同計(jì)算機(jī)的閱讀內(nèi)容及形式進(jìn)行綜合，然后快速地傳遞給閱讀者，有效地減少資料冗雜性的發(fā)生，并且對(duì)各種資料的應(yīng)用以及調(diào)動(dòng)都會(huì)大大提高效率。所以只有使這種計(jì)算機(jī)閱讀形式的檔案管理?yè)碛姓w性、直觀性、具有高價(jià)值性的性能，用戶才能通過(guò)信息自動(dòng)化聯(lián)網(wǎng)更快速地真實(shí)地體驗(yàn)到各種服務(wù)的有效性及真實(shí)性。此時(shí)如果企業(yè)管理者的思想仍不能隨著時(shí)代而改變，那么必然將會(huì)被用戶及這個(gè)信息時(shí)代落在后面，所以在企業(yè)實(shí)現(xiàn)改革之前，管理者的思想的改變及實(shí)施是最為重要的。

2.檔案室管理者的工作素質(zhì)的必要

在實(shí)現(xiàn)了網(wǎng)絡(luò)自動(dòng)化聯(lián)網(wǎng)的信息化管理之后，管理人員必然會(huì)向著更年輕熟知計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)操作的人員發(fā)展，此時(shí)就要求管理人員要有著對(duì)企業(yè)的高度負(fù)責(zé)化，不能利用計(jì)算機(jī)自動(dòng)化聯(lián)網(wǎng)技術(shù)進(jìn)行企業(yè)信息管理的竊取，為了個(gè)人利益出賣企業(yè)信息，不能對(duì)他們的要求僅僅限制在有著一般的電腦操作技巧，而是要對(duì)這個(gè)人的專業(yè)素質(zhì)及個(gè)人素質(zhì)都要有一個(gè)客觀地評(píng)估，才能把企業(yè)的機(jī)要檔案室交給他管理。檔案室的管理過(guò)程是要通過(guò)體系整理過(guò)去的資料文案對(duì)個(gè)人各項(xiàng)進(jìn)行專門的管理的。所以，檔案室及其資料的管理都是要受到管理模式及方式的影響的。

作者：汪琳單位：襄陽(yáng)市口岸服務(wù)中心