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一、檔案工作的發(fā)展變化

1檔案工作模式的變化

傳統(tǒng)的檔案管理工作主要是以本館的實體檔案館藏為基礎(chǔ)進行檔案接收、整理、鑒定、保管提供利用和編研等工作,檔案管理工作主要是人與實體文獻的結(jié)合。新時期數(shù)字化、信息化時代的檔案管理工作內(nèi)容得到了極大的豐富和擴展,檔案工作內(nèi)容增加了檔案信息資源的數(shù)字化工作、電子載體文檔的接收、整理、保管、開發(fā)利用工作,網(wǎng)絡(luò)信息資源的開發(fā)利用工作。新時期檔案工作其工作模式主要是人與計算機的結(jié)合,現(xiàn)代化信息技術(shù)滲透到檔案管理工作的大多數(shù)環(huán)節(jié),檔案管理人員借助于計算機和通訊網(wǎng)絡(luò)來獲取大部分檔案信息或提供檔案信息服務(wù)。

2檔案工作服務(wù)方式、服務(wù)理念的變化

傳統(tǒng)的檔案信息服務(wù)是以檔案館為中心,以進館查詢本館實體檔案文獻為主莊要是依靠手工檢索、手工調(diào)閱、手工傳遞文件同一時間段一般只能服務(wù)于某一特定地履行了相關(guān)手續(xù)的用戶。用戶需求的滿足單純依賴于檔案部門。新時期隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的迅速發(fā)展檔案管理部門依托數(shù)字技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)通訊技術(shù)可以為用戶提供多途徑快捷、有效的信息服務(wù)河以多方面滿足用戶的信息需求。傳統(tǒng)檔案管理工作的重點是檔案信息資源的保管維護、利用新時期,隨著學(xué)習(xí)型社會的到來檔案作為知識的結(jié)晶和信息資源在文化傳承和發(fā)展方面發(fā)揮著重要作用,越來越被人們和社會高度重視。如何在有效保管、維護所掌握大量檔案信息資源的基礎(chǔ)上合理優(yōu)化檔案信息資源結(jié)構(gòu)搞好檔案宣傳工作搞好檔案編研工作深層次開發(fā)檔案信息資源的價值適應(yīng)社會大眾全方位利用的需要轉(zhuǎn)變檔案信息服務(wù)的方式轉(zhuǎn)變服務(wù)理念更好地為經(jīng)濟建設(shè)、精神文明建設(shè)服務(wù)已成為檔案部門的重要任務(wù)。

二、檔案管理的隊伍建設(shè)

科技的迅猛發(fā)展網(wǎng)絡(luò)通訊技術(shù)的廣泛運用促進了知識的大交叉、大融合。新時期檔案工作的發(fā)展變化對檔案管理人才的素質(zhì)、知識結(jié)構(gòu)等提出了更高的要求。要適應(yīng)社會的發(fā)展需求新時期的檔案管理人才必須具備以下素質(zhì)。

1必須具備扎實的檔案專業(yè)知識以及與檔案專業(yè)相近、相關(guān)專業(yè)的知識

檔案工作屬于專業(yè)性管理工作啟有自身的特點、規(guī)律、社會職能。檔案管理人員只有掌握扎實的檔案專業(yè)知識在工作中遵循其特點、規(guī)律,才能做好文件的處理與控制,檔案的鑒定與整理檔案的保管與維護,充分發(fā)揮自身的能力把檔案管理工作做好。從學(xué)科上講檔案專業(yè)與文秘專業(yè)、圖書情報專業(yè)是相互獨立的,但現(xiàn)實工作中特別是新時期科技的發(fā)展促進了知識的交叉與融合。隨著社會的發(fā)展和信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用在檔案管理工作中文書處理與檔案管理這兩項原本相互獨立的工作已逐漸合為一體。新時期要實現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化適應(yīng)社會發(fā)展要求檔案管理人員除了具備扎實的檔案專業(yè)知識外還必須具備與檔案專業(yè)相近、相關(guān)專業(yè)的知識。另外檔案管理人員還必須具備一定的本單位所從事的主要業(yè)務(wù)活動的專業(yè)知識,對本單位所從事專業(yè)技術(shù)活動的形成、發(fā)展規(guī)律有一定的認識,及時把握文件、檔案活動情況適時進行介入和前端控制,以確保檔案的真實性、完整性、準(zhǔn)確性,以便更好地完成檔案的搜集、分類、整理、編目為以后檔案的管理與利用打好基礎(chǔ)。

2具備較強的電子檔案管理技能

辦公自動化的普及,電子文件的大批量生產(chǎn)使得每位檔案工作者既要完成傳統(tǒng)的日常檔案管理工作,又要應(yīng)對電子檔案的維護與管理工作。由于電子檔案文件產(chǎn)生的環(huán)境、產(chǎn)生的流程、記錄形式與傳統(tǒng)檔案的不同,以及社會對檔案信息需求的不斷增長,電子文件的管理、利用已成為檔案管理工作中一個重要的新的領(lǐng)域。對此檔案管理人員要深刻理解電子文件給檔案管理工作帶來的挑戰(zhàn),充分認識到電子文件管理知識在檔案管理專業(yè)知識結(jié)構(gòu)中的重要地位。檔案管理人員必須具備一定的計算機管理能力和網(wǎng)絡(luò)知識,掌握檔案管理自動化知識,掌握檔案檢索語言以及信息存儲技術(shù)掌握辦公自動化有關(guān)設(shè)備的實際操作熟練使用業(yè)務(wù)軟件,掌握新時期全面系統(tǒng)的檔案管理策略和具體的管理方法、管理技能具備較高的人文素質(zhì)和知識評鑒水平做好電子文件的管理工作合理優(yōu)化檔案信息資源結(jié)構(gòu)適應(yīng)新時期檔案管理工作的發(fā)展變化。

3具有較好的溝通協(xié)調(diào)能力

檔案管理部門的工作能否順利進行開展,有賴于上級領(lǐng)導(dǎo)的重視和單位各部門的通力合作。上級領(lǐng)導(dǎo)CANGSANG對檔案工作的重視和支持是做好檔案工作的關(guān)鍵。一個單位的檔案是由單位各個部門的檔案組成。要想投放齊全的檔案離不開單位各個部門的支持與協(xié)作這就需要檔案管理人員與其他部門積極協(xié)作,使該歸檔的檔案得到及時的歸檔避免造成檔案的缺失避免給檔案后續(xù)工作造成不便。檔案工作人員良好的溝通協(xié)調(diào)能力,可以促使上級領(lǐng)導(dǎo)充分了解檔案工作的詳細情況,及時解決檔案工作中需要上級領(lǐng)導(dǎo)協(xié)助解決的問題。檔案工作人員具有良好的溝通協(xié)調(diào)能力河以在相關(guān)制度的保障下協(xié)調(diào)好方方面面的關(guān)系達到對單位各部門檔案管理的協(xié)調(diào)統(tǒng)一,促使檔案管理部門與檔案形成部門建立起雙向有效的溝通渠道,在協(xié)商和共識的基礎(chǔ)上落實文件全程管理,促使檔案管理部門在檔案工作流程中積極地適時地進行前端介入和控制將電子文件整個生命周期納入統(tǒng)一的管理,以確保檔案形成的真實性、準(zhǔn)確性、完整性,共同提高檔案工作的效率。

4具有較強的學(xué)習(xí)能力

新時期科技的迅猛發(fā)展,使檔案管理工作成為一項知識不斷更新且實踐性、操作性很強的工作。檔案管理人員只有具備較強的學(xué)習(xí)能力,學(xué)習(xí)掌握先進的檔案管理手段往意對日常工作進行總結(jié)與反思并從多角度分析檔案工作中存在的優(yōu)點與不足,運用所學(xué)知識對工作實踐進行指導(dǎo)并從中不斷地總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn),才能進一步完善自身的知識體系,進一步提高自己的管理技能。新時期是一個學(xué)習(xí)型社會和終身教育的時代具有較強的學(xué)習(xí)能力,才能不斷拓寬自己的視野,圍繞檔案工作的熱點、難點、專業(yè)領(lǐng)域的前沿動態(tài),及時捕捉新的知識信息深度挖掘集思廣益,通過思想的碰撞匯聚檔案工作發(fā)展的新思路提高創(chuàng)新工作的能力,才能敢于在工作中實驗新方法、新技術(shù),加強檔案管理與運用開辟檔案管理發(fā)展的新途徑。

作者：常磊單位：山東省泰安市高級技工學(xué)校人事處