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一、民政檔案管理的特點(diǎn)

民政檔案資料數(shù)量大、種類多民政工作是面向社會(huì)廣大階層的具體工作，擔(dān)負(fù)維護(hù)社會(huì)穩(wěn)定、提升民生水平的艱巨任務(wù)。由于工作內(nèi)容涉及婚姻管理、擁軍、部隊(duì)轉(zhuǎn)業(yè)安置等具體內(nèi)容，因此對(duì)應(yīng)的民政檔案數(shù)量很大。在過(guò)去使用紙質(zhì)材料的年代，由于各種登記表格都由當(dāng)?shù)卣畽C(jī)關(guān)或者民政管理部門單獨(dú)設(shè)計(jì)并印制，因此，普遍存在原始資料數(shù)量眾多、格式不統(tǒng)一的問(wèn)題。上述情況都增加了民政檔案管理的難度，提高了不同部門、地區(qū)檔案調(diào)取、查閱的困難性。

二、民政檔案管理工作推進(jìn)信息化的必要性

1、檔案信息化建設(shè)是大勢(shì)所趨

民政檔案的信息化建設(shè)與檔案工作規(guī)范化管理是一種相輔相成的關(guān)系，檔案信息化是檔案工作規(guī)范化管理的必要條件。信息化的浪潮始于上個(gè)世紀(jì)的80年代，隨著cd唱片、音樂(lè)、影視作品等資料的數(shù)字化，人與人之間的文件傳輸和數(shù)據(jù)交換已經(jīng)離不開(kāi)電腦和網(wǎng)絡(luò)。在這種大背景下，只有大力加強(qiáng)國(guó)內(nèi)的民政檔案信息化進(jìn)程，才能跟上時(shí)代的步伐。在很多地區(qū)，民政檔案管理方式落后，是阻礙檔案工作效率提升的重要原因。如果缺乏信息化手段的支撐，檔案在不同部門、不同地區(qū)之間的交換和轉(zhuǎn)移都必須付出極大的物質(zhì)代價(jià)和時(shí)間成本。同樣，現(xiàn)代年輕人都習(xí)慣網(wǎng)絡(luò)化生存，讓民眾通過(guò)網(wǎng)絡(luò)的手段對(duì)相關(guān)檔案進(jìn)行查詢可以極大的提高民政部門政務(wù)公開(kāi)的水平，提升民眾的滿意度。因此，為了跟上時(shí)代前進(jìn)的步伐，我們必須在檔案信息化工作方面投入更多的資金和精力。

2、工作方式的改變促使檔案管理信息化

馬克思主義經(jīng)濟(jì)學(xué)告訴我們，生產(chǎn)關(guān)系要適應(yīng)生產(chǎn)力的需要，要隨著生產(chǎn)要素和生產(chǎn)工具的變化而變化。隨著個(gè)人計(jì)算機(jī)、移動(dòng)設(shè)備、智能手機(jī)的普及，民政檔案的載體與工作方式已經(jīng)發(fā)生了翻天覆地的變化，電子文件、電子簽名等最新技術(shù)也開(kāi)始大量應(yīng)用在檔案管理工作的方方面面。文件的起草、簽發(fā)、辦理、歸檔等運(yùn)作過(guò)程都可在計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)中進(jìn)行，這樣使得檔案的前身以機(jī)讀文件為主要形態(tài)，檔案也自然以機(jī)讀形式存在。因此，民眾生活形態(tài)和政府部門工作方式的轉(zhuǎn)變對(duì)新時(shí)代的檔案工作提出了更高的要求。要順應(yīng)這種改變，最直接的方式就是要借助信息化的手段對(duì)民政檔案進(jìn)行有效管理，通過(guò)加強(qiáng)計(jì)算機(jī)硬件建設(shè)、完善檔案文件數(shù)據(jù)庫(kù)、普及互聯(lián)網(wǎng)的應(yīng)用等手段，更新檔案管理的手段。

三、推動(dòng)民政檔案信息化工作的主要措施

1、推進(jìn)民政領(lǐng)域原始資料電子化

民政領(lǐng)域的原始資料電子化是一項(xiàng)艱巨的任務(wù)，因?yàn)槊裾块T的工作是面向社會(huì)廣大階層展開(kāi)的，同時(shí)還擔(dān)負(fù)維護(hù)社會(huì)穩(wěn)定、提升民生水平的重大責(zé)任。由于工作內(nèi)容涉及婚姻管理、擁軍、部隊(duì)轉(zhuǎn)業(yè)安置等具體內(nèi)容，在過(guò)去普遍存在原始資料數(shù)量眾多、格式不統(tǒng)一的問(wèn)題。數(shù)字化技術(shù)的發(fā)展對(duì)解決這一情況帶來(lái)了希望和契機(jī)，大力推行民政采集資料的無(wú)紙化工作，可以顯著降低基層工作人員的強(qiáng)度。同時(shí)，在電子資料收集的過(guò)程中，要特別注意相關(guān)存儲(chǔ)介質(zhì)的保存，避免因?yàn)橛布G失和損壞而造成資料的破壞和泄密。同時(shí)，應(yīng)制定緊急情況應(yīng)對(duì)預(yù)案，定期對(duì)資料進(jìn)行備份和更新，防止各種不可抗力而造成數(shù)據(jù)工作推倒重來(lái)。加大投入力度，盡快建立民生檔案全文數(shù)據(jù)庫(kù)，完成所有婚姻(含離婚、領(lǐng)寄養(yǎng))檔案的電子錄入工作，從而實(shí)現(xiàn)查詢檔案不進(jìn)庫(kù)房，不翻閱紙質(zhì)材料，及時(shí)為群眾提供查閱服務(wù)。

2、加快民政檔案管理工作的意識(shí)轉(zhuǎn)變

民政檔案工作者一般年齡較大，對(duì)新興事物的看法較為落后，對(duì)新技術(shù)的應(yīng)用有一種與生俱來(lái)的恐懼感，害怕自己的工作能力被計(jì)算機(jī)等技術(shù)手段所取代。同時(shí)，檔案工作者的環(huán)境較為封閉，相比較其他行政工作人員，與社會(huì)接觸較少。因此，在實(shí)際工作中，一方面我們要努力開(kāi)拓自己的視野，堅(jiān)持在工作中學(xué)習(xí)，活到老學(xué)到老，努力讓自己跟上時(shí)代的發(fā)展和社會(huì)的進(jìn)步。另一方面，各民政部門要加強(qiáng)組織，加大對(duì)檔案工作者的培訓(xùn)力度，將最新的技術(shù)知識(shí)和行業(yè)趨勢(shì)及時(shí)傳達(dá)到基層，努力學(xué)習(xí)中國(guó)特色的社會(huì)主義理論，踐行科學(xué)發(fā)展觀，關(guān)注改革開(kāi)放的新形勢(shì)、新問(wèn)題，把人事檔案工作與社會(huì)活動(dòng)結(jié)合起來(lái)，使檔案工作由封閉型向開(kāi)放型轉(zhuǎn)變。

3、加大培訓(xùn)力度，提高民政工作者信息化能力

俗話說(shuō)的好，科學(xué)知識(shí)才是第一生產(chǎn)力，只有熟練掌握檔案信息化的最新知識(shí)與核心技能，才能切實(shí)推進(jìn)檔案信息化建設(shè)。隨著時(shí)代的進(jìn)步，民政工作的服務(wù)對(duì)象不斷擴(kuò)大，大部分居民的衣食住行、生活保障都與民政工作息息相關(guān)。同時(shí)，民政檔案的信息化進(jìn)程也加大了檔案管理工作的專業(yè)性和難度，民政檔案工作人員的能力和水誰(shuí)也必須隨之提升。要為檔案管理工作配置專業(yè)專職的工作人員，必須從單位員工當(dāng)中選取責(zé)任心強(qiáng)，熟悉業(yè)務(wù)的干部擔(dān)任。同時(shí)，積極組織相關(guān)工作人員參加各種檔案管理工作的培訓(xùn)，加強(qiáng)職業(yè)道德的相關(guān)教育，增強(qiáng)他們的保密意識(shí)和觀念，同時(shí)提升專業(yè)技術(shù)水平。通過(guò)密切與當(dāng)?shù)貦n案局的聯(lián)系，讓檔案局為民政部門組織專場(chǎng)工作培訓(xùn)。注重對(duì)民政檔案管理過(guò)程中碰到的檔案入檔、檔案保管、檔案轉(zhuǎn)移等具體內(nèi)容進(jìn)行理論培訓(xùn)、現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)和經(jīng)驗(yàn)傳授。培訓(xùn)內(nèi)容要貼近當(dāng)?shù)孛裾ぷ鞯膶?shí)際與民生環(huán)境的具體情況，強(qiáng)調(diào)專業(yè)性與針對(duì)性，避免泛泛而談，空洞無(wú)物。在培訓(xùn)后，要組織開(kāi)展相應(yīng)的考試和測(cè)試，及時(shí)鞏固所學(xué)的知識(shí)，對(duì)于不合格的學(xué)員，單位要單獨(dú)組織輔導(dǎo)。

4、提升硬件配備，充實(shí)檔案館藏資源

各級(jí)政府和民政部門必須加大資金投入，推進(jìn)檔案基礎(chǔ)設(shè)施全面改善。在硬件設(shè)施方面，可以為工作人員配置數(shù)碼相機(jī)，用于改善檔案的裝備;購(gòu)置打印機(jī)，用于檔案掃描工作;配置專用電腦和智能手機(jī)終端，用于加快檔案目錄文件級(jí)錄入與“國(guó)八條”專項(xiàng)任務(wù)存檔工作。通過(guò)財(cái)政核算下?lián)茏銐虻馁Y金，用于購(gòu)買檔案柜、檔案箱、除濕機(jī)、打碼機(jī)等檔案管理方面的專業(yè)設(shè)備。有條件的單位還要為設(shè)立專門的檔案室，為檔案配置特別的空調(diào)。同時(shí)，通過(guò)將歷史資料掃描入庫(kù)，整理歸檔的方式，加快豐富檔案館藏資源，充實(shí)庫(kù)房存量。新時(shí)期對(duì)民政檔案管理工作提出了全新的要求，具體而言，一方面我們要認(rèn)真做好館藏檔案資源建設(shè)工作，全面推進(jìn)檔案資源的立體化、具體化、層次化。通過(guò)加大財(cái)政投入，重建、改建檔案基礎(chǔ)設(shè)備，并調(diào)派人員、增加人手，全面充實(shí)檔案工作管理隊(duì)伍。成立相關(guān)工作領(lǐng)導(dǎo)小組，以責(zé)任制形式加快檔案整理力度。加快民政單位歷史資料清理工作進(jìn)程，推進(jìn)“歷史欠賬”檔案的整理進(jìn)度。集中資源，Nlanagement}企業(yè)管，里有的放矢，針對(duì)性的加大對(duì)民政領(lǐng)域重大活動(dòng)、重要事件照片檔案的收集力度。

四、結(jié)語(yǔ)

信息化技術(shù)的發(fā)展和應(yīng)用，讓民政檔案管理工作的方式發(fā)生了翻天覆地的轉(zhuǎn)變，給民政檔案管理工作提出了前所未有的挑戰(zhàn)。作為一名合格的民政檔案管理工作人員，在困難面前我們必須堅(jiān)持不害怕、不逃避的優(yōu)良作風(fēng)，努力增強(qiáng)為民服務(wù)的觀念，努力提升檔案管理的技術(shù)水平。同時(shí)，要時(shí)刻牢記民政檔案管理工作的要點(diǎn)，并結(jié)合自己的工作經(jīng)驗(yàn)，在管理過(guò)程中發(fā)揮主觀能動(dòng)性，積極開(kāi)創(chuàng)、實(shí)踐新型的檔案管理方法，為我國(guó)的民政工作和民生事業(yè)做出自己應(yīng)有的一點(diǎn)貢獻(xiàn)。

作者：雷立梅單位：福建福安市民政局