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一、社會保障檔案的特點

（一）社會保障檔案社會性強。社會保障關(guān)系到全體公民，隨著社會主義制度的不斷完善，社會保障項目的不斷拓展，社保參與人員的不斷增加，保障覆蓋范圍不斷擴大，社會保障檔案涉及到的人群越來越廣，其社會性也越來越明顯。

（二）社會保障檔案數(shù)量大。社會保障檔案主要包括：養(yǎng)老保障、醫(yī)療保障、就業(yè)保障、失業(yè)保障、生育保障、工傷保障等，社會保障的業(yè)務環(huán)節(jié)也比較復雜，主要包括：參保登記、繳費申報、待遇申請、稅費結(jié)算、計劃統(tǒng)籌、外部稽核、內(nèi)部監(jiān)督等。社會公民在參與社會保障的過程中需要提供大量的資料證明、相關(guān)部門需要進行復雜的憑證審核和歸檔保存，并且隨著社會保障常保人員的不斷增加，在社會保障發(fā)展和運行的過程中產(chǎn)生的檔案越來越多，可以用“海量”來形容社會保障檔案的數(shù)量之大。

二、社會保障檔案管理工作中存在的問題

（一）對加強社會保障檔案管理的重要性認識不足。部分社會保障檔案管理人員沒有充分認識到社會保障檔管理工作的重要性。首先，政府社保部門把大量的精力都用在如何提高社會公民的參保數(shù)量上，在完成大量業(yè)務工作的同時沒有把社會保障檔案的管理放在工作日程上，認為檔案管理是可有可無的。其次，有些社會保障檔案工作人員的工作態(tài)度不認真，在社會保障檔案管理崗位上疏忽大意，對社會保障檔案管理質(zhì)量不高。

（二）社會保障檔案管理缺乏相應的規(guī)章制度。社會保障涉及到的人群比較多，社保部門的檔案存檔較多，雖然建立了檔案管理制度，但是檔案管理借閱、收集、保管、保密等制度不夠健全，常出現(xiàn)文件整理不夠及時、資料收集不全，借后不歸還，缺失嚴重、重要原始數(shù)據(jù)或被涂改等問題，嚴重毀壞了社會保障檔案的完整性、真實性，失去了社會保障檔案原有的參考價值和利用價值。

（三）社會保障檔案資源利用不夠充分?，F(xiàn)階段，社會保障部門對社會保障檔案的利用方式比較單一，主要包括：原件的借閱、原件的復制、相關(guān)資料的查詢等，社會保障檔案服務的范圍比較小，供借閱的人也比較少，主要包括政府機構(gòu)中的工作人員和社會保障的當事人以及相關(guān)的職能機構(gòu)，從這些現(xiàn)象中可以看出，社會保障體系建立不夠完善，社會保障檔案資源利用效率比較低，社會保障檔案信息交流比較少，針對性差，互動效率低，服務手段落后，不利于社會保障信息的公正和公開，不利于提高社會保障信息資料的服務效率，不利于社會保障檔案的直接利用。

三、提高社會保障檔案管理水平的策略

（一）提高檔案管理意識。人力資源與社會保障機構(gòu)的決策者，要充分認識到社會保障檔案資料的重要性。同時，社會保障檔案管理人員也要明確自己的責任、使命，認真對待自己的工作，做好社會保障部門的檔案收集整理、分類匯總、保護保管、后期利用的工作，加大對社會保障部門檔案管理與保護資金的投入，加強社會保障檔案管理的基礎設施建設，建立現(xiàn)代化的社會保障檔案管理體系。

（二）建立健全管理制度。根據(jù)不同地區(qū)的實際情況和社會保障的發(fā)展前景，嚴格按照國家《檔案法》制定社會保障檔案管理制度，社會保障檔案管理制度必須符合當?shù)貙嶋H需求，同時使社會保障檔案資料的收集、整理、鑒定、分類、歸檔、保管、銷毀等工作符合相關(guān)的檔案管理制度。建立健全社會保障檔案管理體制的關(guān)鍵是運用現(xiàn)代化的管理手段，明確管理職能，建立良性的社會保障檔案管理運行機制，鼓勵社會保障檔案管理工作人員更新社會保障檔案管理知識，定期進行專業(yè)知識的培養(yǎng)和考核，使社會保障檔案管理人員有更新知識、適應工作的緊迫感。

（三）加強檔案信息化建設。采用高科技技術(shù)對社會保障檔案實行科學管理。社會保障部門的檔案資料較多、整理工作量較大、操作繁瑣、勞動量大，采用傳統(tǒng)的檔案管理方法，檔案管理容易歸錯類、放錯檔。因此，應用高科技手段對檔案進行科學的管理，既方便省時，又節(jié)省人力、物力、財力。例如：運用現(xiàn)代化的故障轉(zhuǎn)移技術(shù)系統(tǒng)，能夠從容地面對突發(fā)情況。建立電子檔案管理系統(tǒng)，通過相關(guān)的電子服務協(xié)議，對電子文件進行智能化的管理，確保原始文件的真實性和法律效力。因此，要不斷更新管理方法縮減手工操作帶來的弊端，減少社會保障檔案管理人員的工作量，提高工作效率，使社會保障檔案更好地服務于社會。

作者：李建東單位：河北省承德市平泉縣人力資源和社會保障局