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本文作者：吳志花作者單位：莆田港務集團有限公司

港口的存貨成本是港口企業(yè)營業(yè)成本的重要組成部分，在實現“控成本、爭效益”的企業(yè)目標過程中，嚴控港口存貨成本也是一個不可小覷的環(huán)節(jié)所在。面對競爭激烈的港航市場，為降低經營成本，提高企業(yè)的競爭力，盡快建立與完善適應新經濟形勢下港口存貨管理體制已是迫在眉睫。

一、港口存貨管理的現狀及存在問題

1.港口企業(yè)存貨的定義及特點

港口企業(yè)的行業(yè)特殊性決定了港口存貨內容的獨特性。港口的存貨是指港口企業(yè)在生產運行過程中所需的各類材料、燃料、備品備件等。與其它企業(yè)存貨不同的是港口企業(yè)持有存貨的目的在于滿足港口生產、裝卸設備維修、技術改造的需要，而不用于對外銷售。其具有批量密、價格高、流動性大等行業(yè)特點。

2.港口存貨管理的現狀

(1)存貨總量增長迅速，企業(yè)資金占用比重加大

隨著港口吞吐量迅速增長，港口機械的更新改造速度加快。大量專用裝卸機械的配置，提高了機械化作業(yè)程度，存貨總量也在水漲船高，使存貨成本占營業(yè)成本的比重逐年上升。據統計，某港口近3年存貨采購總量平均增幅在10%以上，存貨耗用資金量年平均數均為百萬元以上，存貨成本占營業(yè)成本的比例平均增幅在5%左右（見原材料存貨總量明細表）。

(2)采購計劃變更頻繁，成本控制難度大

一般情況下，集團公司下屬的各生產單位于每年年末編制下一年度的存貨采購預算，每月的25日左右編制下月的材料及備品備件的采購計劃（若因港口機械設備的臨時維修需調整采購計劃，可于當月編制臨時采購計劃加以補充）。由于港口生產經營過程中的不可預見的因素太多，月度的采購計劃變更頻繁，導致了采購計劃的無序性，造成生產成本無法準確控制。

(3)倉庫數量過多，存貨重復儲備現象嚴重，占用了大量的流動資金

在集團公司中，因各分公司或子公司有著各自獨立的生產經營場所，為方便港口生產及裝卸機械的維修均設置了各自的倉庫，儲備各自生產及維修所需的存貨。雖說各公司裝卸設備各異，但諸如五金配件、一般耗材等普通配件各倉庫也是重復購置，造成很大的浪費。這樣無形中造成集團的儲備資金總額上升，影響了資金的流動性。

(4)管理體制不完善，造成已購置的材料或配件過期報廢

港口對于存貨的管理屬于粗放的管理模式，沒有一套規(guī)范的存貨管理辦法，對存貨不進行定期的清倉利庫工作，各類材物料的庫存情況不能及時掌握，個別配件甚至會置放長達數年未用，最終因機械設備的更新而用不上導致報廢，既占用了企業(yè)資金又造成了浪費。

3.港口存貨管理存在問題

(1)雖有制度卻未認真執(zhí)行。(2)內部控制薄弱，存貨的內部控制是企業(yè)內控的重要環(huán)節(jié)，完善的內控制度可以及時發(fā)現記賬錯誤，有利于防止舞弊。再加上各崗位分工不明確，無法互相牽制。(3)存貨管理未能實現全面的電算化管理，未實行有效的監(jiān)督機制。在部分集團化港口企業(yè)中，基層公司存貨的出入庫仍以手工記錄為主，由于存貨的種類繁多，核算的工作量大，大大降低了工作效率。既影響存貨核算的及時性和準確性，又使財務報表不能真實反映企業(yè)的財務狀況，存貨成本占用的資金量不能有效的控制與監(jiān)督。(4)沒有規(guī)范的材料借用手續(xù)，往往是口頭借物或白條充庫，在碰上實物盤點時只見數字不見物品，容易造成賬面數據與實際庫存不符，產生大量潛在損失。(5)存貨積壓后形成的直接損失。企業(yè)在發(fā)出存貨時未能統一存貨出庫的核算口徑，隨意性大，造成先購入的材料庫存積壓過大，發(fā)生貶值、毀損、失竊，從而直接形成損失。

三、開辟港口存貨管理的新途徑

針對部分港口企業(yè)存貨管理的現狀，要想解決目前港口存貨管理存在的問題，就必須改變現有存貨管理的模式，利用先進的企業(yè)管理理論和方法，對港口存貨管理的全過程進行優(yōu)化組合和合理配置，建立一套有利于港口生產與減少資金占用，既統籌兼顧又行之有效的存貨管理制度。

1.建立適合自身發(fā)展需要的存貨管理電算化系統

企業(yè)要根據港口生產的實際情況，加強網絡技術建設，充分發(fā)揮信息技術在存貨管理中的運用，建立適合自身發(fā)展需要的存貨電算化系統，實時動態(tài)了解存貨計劃、存貨數量、存貨結構等信息。具體做法是：由（集團）公司財務部門牽頭，開發(fā)存貨管理專用系統，在各分公司倉庫設置分機，核算存貨物品的出入庫及庫存數量，指定專人負責材料出入庫數量的錄入工作，并將物料的收發(fā)憑證直接傳遞給財務部門，按統一的會計制度進行存貨金額的核算，做到財務、業(yè)務一體化，使存貨核算做到及時、準確和完整。

2.建立科學高效的存貨管理制度，確保存貨管理有章可循

(1)存貨的規(guī)劃

注重存貨的規(guī)劃管理是控制存貨水平，降低資金占用，使存貨效益和成本達到最優(yōu)化的存貨事前控制方法。落實存貨的歸口分級管理責任制，由各有關職能部門根據港口生產需要，于年末時，將下年度存貨物資配置預算上報（集團）公司財務部匯總，編制統一的資產配置計劃，做到合理訂貨，及時補貨，避免缺貨，確定合理的存貨資金占用額。將資產配置計劃與優(yōu)化存貨儲備結構結合起來后，可減少存貨儲備資金的占有量近二成，減少企業(yè)資金成本支出（利息支出），提高資金的利用率，降低企業(yè)的經營成本。

(2)完善內控制度，確保存貨管理有條不紊

首先，要做好存貨業(yè)務的崗位分工控制，明確相關部門和崗位的職責權限，確保不相容崗位相互分離、相互制約和監(jiān)督，如：采購、驗收與付款、保管與清查、存貨的處置與審批、審批與執(zhí)行等不相容崗位的設置。其次，制定存貨管理業(yè)務流程，嚴格存貨的驗收、倉儲與日常管理控制。對于存貨的取得、驗收與入庫、倉儲與保管、領用發(fā)出與處置等環(huán)節(jié)要明確控制要求，做好相應的記錄與憑證保管。建立存貨分類管理制度，按存貨的重要程度、價值高低、專用機械備品備件等類別進行分別管理。規(guī)范并統一存貨的領用發(fā)出的順序及簽字審批手續(xù)、存貨的借用及其審批手續(xù)、存貨的處置報批及審批手續(xù)。再次，監(jiān)督與檢查。定期檢查存貨業(yè)務的相關崗位和人員的設置情況，定期進行存貨的庫存數量的實地盤點，核對賬實是否相符，定期檢查存貨會計核算的及時性與準確性。

(3)整合內部資源，盤活現有資產，實現集團化企業(yè)內部資源共享

一是存貨信息整合。根據港口生產經營的特點，充分利用計算機網絡的優(yōu)勢，實現存貨庫存信息的共享，既可以盤活和利用現有資產，避免重復儲備帶來的存貨儲備資金的占用[以上述集團公司為例，存貨信息實現共享后每年可減少10%（10余萬元）的因存貨重復儲備的資金占用，節(jié)約資金成本近萬元]，又可以針對裝卸生產單位所需類別相同存貨制定合理的采購訂貨計劃，進行集中采購，體現買方地位，享受到價格優(yōu)惠，降低了存貨成本及運輸費用。二是倉儲場所整合。不必將倉庫按裝卸生產單位細分，可以將作業(yè)性質相同，機械類型趨同的裝卸單位劃分為同一個供應區(qū)域，設置倉庫，統一采購及配送存貨材料。這樣不僅可減少存貨倉儲設施的投資費用，還可減少配備存貨管理人員的費用，降低不必要的人工成本支出近50%。

總之，港口存貨管理要實現有軌運行，只有通過各職能部門協調配合、共同努力，增強“適時采購、適量供應、適地庫存”的現代存貨管理的意識，建立科學有效的存貨管理體系。才能提高企業(yè)的核心競爭力，確保港口企業(yè)生產運行、開拓市場等經營活動的持續(xù)、穩(wěn)定、健康地發(fā)展。