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【摘要】文章根據(jù)作者講授外貿(mào)函電的經(jīng)歷，探討了外貿(mào)函電的文體特點(diǎn)。外貿(mào)函電應(yīng)準(zhǔn)確，簡(jiǎn)明，扼要。禮貌和體諒也是商務(wù)信函書(shū)寫(xiě)的重要原則。同時(shí)應(yīng)用主動(dòng)句，少用被動(dòng)句，信要寫(xiě)的自然，避免使用陳舊的語(yǔ)言。

【關(guān)鍵詞】英語(yǔ)信函；文體特點(diǎn)；禮貌體諒；主動(dòng)語(yǔ)態(tài)

外貿(mào)英語(yǔ)信函作為外貿(mào)英語(yǔ)的一個(gè)重要組成部分,受其行業(yè)特點(diǎn)的影響,具有其特有的文體風(fēng)格。

在外貿(mào)業(yè)務(wù)中，每筆交易的達(dá)成，多與買(mǎi)賣(mài)雙方的共同努力，相互協(xié)作密不可分。同時(shí)，為了擱置各自利益，買(mǎi)賣(mài)雙方存在激烈的競(jìng)爭(zhēng)。這種競(jìng)爭(zhēng)中要有合作，合作中競(jìng)爭(zhēng)的行業(yè)特點(diǎn)必然給外貿(mào)英語(yǔ)信函賦予鮮明的行業(yè)特點(diǎn)。

外貿(mào)英語(yǔ)最顯著的文體風(fēng)格之一是用語(yǔ)禮貌。禮貌的用語(yǔ)會(huì)給買(mǎi)賣(mài)雙方的合作創(chuàng)造一個(gè)良好的氛圍。友好的氣氛是順利進(jìn)行業(yè)務(wù)交往的前提，即使交易不成，也會(huì)起到“買(mǎi)賣(mài)不成人情在”的效果，為以后再次交往打下良好的基礎(chǔ)。

一、措詞用語(yǔ)禮貌客氣

言語(yǔ)是表達(dá)情感的重要手段。禮貌客氣的措詞用語(yǔ)首先就在買(mǎi)賣(mài)雙方之間創(chuàng)造一個(gè)友好的氣氛。

1．對(duì)對(duì)方的一切友好表示，如詢盤(pán)、報(bào)盤(pán)、訂貨等不管接受與否多要表示感謝

WethankyouforyourletterofOct.27andshouldliketodiscussthepossibilityofexpandingthetradewithyou.

感謝你方10月27日來(lái)函，并希望同你方討論擴(kuò)大貿(mào)易合作的可能性。

WearepleasedtoreceiveyourinquiryofJanuary10thandencloseourillustratedcatalogandpricelistgivingthedetailsyouaskfor.

很高興受到你方1月10日的詢價(jià)。根據(jù)你方要求，現(xiàn)寄上帶插圖的目錄及明細(xì)價(jià)格單。

WethankforyourquotationofMarch3rdandthesamplesofsockssenttous.

謹(jǐn)對(duì)3月3日的報(bào)價(jià)及寄來(lái)的襪子樣品表示感謝。

2．提供令人滿意信息時(shí)，要用語(yǔ)客氣

WehavethepleasuretoinformyouthattheshipmentperS.S“NanFang”hasgoneforwardandhopethatitwillarriveatthedestinationinperfectcondition.

欣告你方“南方”輪已順利裝載，希望到達(dá)目的港時(shí)貨物良好。

Muchtoourdelight,ourmanufacturersarepreparedtorearrangetheirproductionforyou.

令我十分高興的是，廠家為您重新安排生產(chǎn)。

3．提供令人不滿意的信息或向?qū)Ψ奖硎静粷M時(shí)，更要注意措辭

Pleaseacceptourapologiesforbeingunabletoentertainyourcounter-offer.

不能考慮你方還盤(pán)，甚歉。

Muchtoourregret,theL/CforyourorderNo105hasnotreachedusuptonow.

令我非常遺憾的是，貴方105號(hào)訂單直至目前尚未到達(dá)我處。

Itisregrettabletoseeanorderdroppedowningtonoagreementonprice;however,wewishtorecommendyouanotherqualityatalowerpriceforyourconsideration.

很遺憾，因?yàn)闊o(wú)法就價(jià)格達(dá)成協(xié)議，失去了一個(gè)訂單。但我們?nèi)越ㄗh你們考慮較低價(jià)格的另一品級(jí)。

4．向?qū)Ψ教岢鲆?，也要講究禮貌客氣

Yourearlyreplytoourrequestwillbehighlyappreciated.

如蒙早日答復(fù)我方要求，我將不勝感激。

Welookforwardwithkeeninteresttoyourpunctualshipment.

我殷切希望貴方準(zhǔn)時(shí)交貨。

二、避免消極否定的語(yǔ)氣

1．盡量避免使用具有否定含義的詞語(yǔ)

TheshipmentwillnotarriveinBostonuntiltheendofAugust.

這句話強(qiáng)調(diào)了裝載的貨不能早來(lái)這樣一個(gè)不祥的事實(shí)，如反過(guò)來(lái)用積極肯定的語(yǔ)氣表達(dá)，效果就不同了，看了令人鼓舞。

TheshipmentwillarriveinBostonattheendofAugust.

再看下面這個(gè)句子：

Yourordercannotbefilledunlessyourequestaminimumquantityof1,200pieces.

這句話不僅強(qiáng)調(diào)了什么不能做，而且還有指責(zé)對(duì)方的口氣，不易為人所接受。最好改為：

Yourordercanbefilledifyourequestaminimumquantityof1,200pieces.

再如：Weareholdingbackyourshipmentuntilwereceiveyourpayment.應(yīng)改為：

Wewillforwardyourordertoyouassoonaspaymentisreceived.

2．防止“冷漠”和“不必要條件”

YourcarwillbepickeduponTuesdayatnoon.

本句并無(wú)語(yǔ)意毛病，但如采用較積極說(shuō)法，效果則更好。

YourcarwillbewaitingforyouonTuesdayatnoon.

下面再看“不必要條件”措詞的不足之處。

a.Ifyousendusacheckfor$1,200rightaway,youwillbeableto---

b.Bysendusacheckfor$1,200rightaway,youwillbeableto---

a句中含有對(duì)方可能不會(huì)寄交支票來(lái)的言外之意。把“if”至于句首，則更強(qiáng)調(diào)了條件限制。而b句雖表達(dá)同樣意思，卻無(wú)上述否定可能性的言外之意。

3．要采取對(duì)方立場(chǎng)

作為一個(gè)交際者，面臨的最大挑戰(zhàn)是如何使對(duì)方感到自己的重要性受到尊重。對(duì)方會(huì)原諒你的無(wú)意疏忽或模棱兩可的態(tài)度，卻受不了你的輕視鄙薄。

高明的交際者采取對(duì)方的立場(chǎng)，使對(duì)方感到自己的重要性受到尊重。他們?cè)跁?shū)面交際中，推敲詞句，尤為注意采取對(duì)方的立場(chǎng)。請(qǐng)看下例：

WehaveaverygoodselectionofwinterclothesinthespringattheHuaLiangClothingStore.

上面這句話本身沒(méi)有什么問(wèn)題，但寫(xiě)的角度側(cè)重了發(fā)信人而不是收信人。如將上述句子改寫(xiě)如下，則效果更佳：

YoucanchoosefromaverygoodselectionofwinterclothesinthespringattheHuaLiangClothingStore.

這個(gè)句子強(qiáng)調(diào)了有各種各樣的冬季服裝可供收信人挑選，強(qiáng)調(diào)了收信人的利益。同時(shí)，用“Youcanchoose”更顯得親切、直接。

在撰寫(xiě)說(shuō)服性信件時(shí)，采取對(duì)方立場(chǎng)尤為重要。因?yàn)槿缫f(shuō)服對(duì)方購(gòu)買(mǎi)一件商品或采取一項(xiàng)行動(dòng)，對(duì)方必然先考慮是否對(duì)自己有利。請(qǐng)看下面兩例：

Weadviseyoutoorderatonceasourstockwillsoonbesoldout.

Tohaveagoodsupplyofshoes,pleaseorderatonceasourstockwillsoonbesoldout.

第一句只表明“你的需要”，而第二句則把讀者的需要和利益考慮進(jìn)去了。

以下兩例因考慮了對(duì)方的立場(chǎng)，句子得到明顯改進(jìn)：

（1）WewilldelivertheorderbyFebruary10.

YouwillreceiveyourorderbyFebruary10.

（2）Wecanallowyouhalfoftheinvoicedamountforpackingifyoureturntheemptycrates.

Youcanpayonlyhalfoftheinvoicedamountforpackingifyoureturntheemptycrates.

以禮貌客氣求合作只是問(wèn)題的一個(gè)方面，問(wèn)題的另一個(gè)方面則是激烈的競(jìng)爭(zhēng)。常言道：Nobargaining,nobusiness.在激烈的競(jìng)爭(zhēng)和討價(jià)還價(jià)中，還必須講求策略。講究謀略的手段之一就是巧用委婉模糊表達(dá)。因此，委婉模糊的表述也是外貿(mào)英語(yǔ)的重要文體之一。所謂委婉模糊表述，就是把有些詞匯的有限外延巧妙結(jié)合起來(lái)，使其內(nèi)涵的可塑性和外延的模糊性有機(jī)地融為一體，隱其真情于字里行間，寓其實(shí)于“弦外之音”,把自己真正的意圖用委婉模糊的方法表達(dá)出來(lái)。常見(jiàn)的方法有以下幾種：

1．迂回表達(dá)，聲東擊西

Wehaveconcludedsubstantialbusinesswithmanyotherclientsatalowerpricethanyours.

我方已與其他許多客戶以低于貴方的價(jià)格大量成交。

這里并未直接指出對(duì)方價(jià)格偏高，只是委婉地用“其他許多”這種言彼指此的迂回方法把自己的態(tài)度明確地暗示出來(lái)?！捌渌敝刚l(shuí)？“許多”是多少？單從語(yǔ)義上看很不明確，但是，言者的明朗態(tài)度正是寓于這種模糊之中。

2．講究分寸，留有余地

Weshallseeourwaycleartomakeshipmentasearlyaspossible.我方將設(shè)法盡早交運(yùn)。

“設(shè)法”并非承諾，盡早亦無(wú)時(shí)限，只是一種意向，既不卑也不亢，這就給自己恰當(dāng)處理問(wèn)題留有余地而爭(zhēng)取主動(dòng)。

3．措詞模糊，亦此亦彼

Whatyousaidyesterdayinconnectionwiththequestionofagencyhashadourattention.

你昨天所說(shuō)與有關(guān)的問(wèn)題我已予注意。

“已予注意”并沒(méi)有明確的概念，進(jìn)可攻—同意，退可守—拒絕。內(nèi)涵可塑，需對(duì)方揣摩，外延無(wú)限，便于回旋。

4．籠統(tǒng)委婉，推諉搪塞

Wehadbetterputthematterasideforfurtherdiscussionsometimelater.

最好把此事留待以后進(jìn)一步討論。

用“留待以后”這種回避目前，著眼未來(lái)，表面肯定，實(shí)際否定的委婉方式，來(lái)推托一時(shí)難以回答的問(wèn)題，不僅能照顧對(duì)方的感情，還能維護(hù)雙方的業(yè)務(wù)關(guān)系。

總之，在實(shí)際對(duì)外貿(mào)易業(yè)務(wù)活動(dòng)中，只要根據(jù)其行業(yè)特性充分考慮外貿(mào)英語(yǔ)信函的文體風(fēng)格，是會(huì)達(dá)到預(yù)期效果的。

【參考文獻(xiàn)】

[1]戚云方.外貿(mào)英語(yǔ)函電與談判[M].杭州:浙江大學(xué)出版社,1998.

[2]Holt,R.InternationalBusinessCorrespondenceHandbook[M].ForeignLanguageTeachingAndResearchPress,1999.

[3]ShirleyTaylor.ModelBusinessLetters-mails[M].PearsonEducationPublications,2004.