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一、項(xiàng)目竣工文件

1.竣工文件收集工作的重點(diǎn)

在整個(gè)項(xiàng)目文件中竣工文件數(shù)量最多，涉及面最廣，收集難度也最大。針對項(xiàng)目竣工文件收集工作的“三要素”，相對容易的是“歸檔責(zé)任”，施工文件和竣工圖基本上由施工單位歸檔，監(jiān)理文件由監(jiān)理單位歸檔；而“歸檔范圍”在國家有關(guān)建設(shè)項(xiàng)目的管理規(guī)定中也較為詳細(xì)。因此，竣工文件收集工作的重點(diǎn)在于“歸檔要求”上。

2.竣工文件收集工作的舉措

由于竣工文件由施工單位和監(jiān)理單位編制后向建設(shè)單位歸檔，因此，必須在項(xiàng)目建設(shè)初期提出相關(guān)要求，建設(shè)過程中應(yīng)對施工單位進(jìn)行竣工文件編制的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和檢查，建設(shè)后期對其歸檔的竣工文件進(jìn)行最終檢查和驗(yàn)收，以此實(shí)施全過程管控，方能確?？⒐の募馁|(zhì)量，同時(shí)確保建設(shè)進(jìn)度按計(jì)劃進(jìn)行。

(1)組織培訓(xùn)

根據(jù)國家、地方及行業(yè)要求，結(jié)合本企業(yè)實(shí)際，制訂較為詳細(xì)的竣工文件編制規(guī)則，印成小冊子，向各參建的施工單位發(fā)放；在建設(shè)初期組織培訓(xùn)進(jìn)行宣貫，確保各參建單位能充分理解建設(shè)單位的各項(xiàng)要求，包括編制要求、審核流程以及歸檔時(shí)間節(jié)點(diǎn)等。

(2)深入現(xiàn)場

為了確?？⒐の募木幹瀑|(zhì)量，本企業(yè)指定一個(gè)技術(shù)聯(lián)絡(luò)員和檔案人員一起深入現(xiàn)場檢查指導(dǎo)，要求每一個(gè)節(jié)點(diǎn)完工即進(jìn)行竣工文件的編制，堅(jiān)持誰施工誰負(fù)責(zé)編制以及按時(shí)間節(jié)點(diǎn)及時(shí)編制、隨時(shí)檢查、實(shí)時(shí)整改的原則，確?？⒐の募粊G、不漏、不錯(cuò)、不亂，符合歸檔要求。同時(shí)，檔案人員通過深入現(xiàn)場，還可以了解工程進(jìn)度，并不斷擴(kuò)大自己的知識面，這樣，才能對項(xiàng)目建設(shè)過程中所產(chǎn)生的或可能產(chǎn)生的文件了如指掌，才能對編制的竣工文件把好關(guān)。

(3)評優(yōu)示范

由于參建的施工單位較多，檔案人員在檢查指導(dǎo)中對各參建單位編制的竣工文件進(jìn)行評價(jià)，通過比較選出樣板在各施工單位加以推廣，并聯(lián)合工程管理部門召開竣工文件編制樣板推廣交流專題會議，所有參建施工單位派員參加。會上樣板單位介紹編制竣工文件的方法和心得，如：講解編制要領(lǐng)，現(xiàn)場展示折圖技巧，將編制好的竣工圖樣板供大家學(xué)習(xí)和交流。通過推廣示范，促進(jìn)竣工文件編制質(zhì)量的全面提高。

(4)多重把關(guān)

本企業(yè)在項(xiàng)目檔案管理中除上述過程檢查外，在項(xiàng)目竣工時(shí)還設(shè)置了多重關(guān)卡，多方合力把關(guān)，確保項(xiàng)目檔案的質(zhì)量。如在竣工文件審核流程中嵌入了項(xiàng)目單位的復(fù)核關(guān)卡，施工單位將編制好并經(jīng)監(jiān)理審核完畢的竣工文件提交到項(xiàng)目單位進(jìn)行復(fù)核，項(xiàng)目單位是將來利用竣工文件的主要用戶，這些專業(yè)技術(shù)人員施工期間深入現(xiàn)場、了解相關(guān)專業(yè)的施工情況，且多年參與竣工文件的復(fù)核工作，對復(fù)核要求具有一定的認(rèn)知度，在竣工文件的復(fù)核工作中能較好地發(fā)揮作用，為此，由其組織各專業(yè)對口技術(shù)人員負(fù)責(zé)對竣工文件的完整性、準(zhǔn)確性進(jìn)行復(fù)核將會有效把握竣工文件的質(zhì)量。在項(xiàng)目檔案竣工驗(yàn)收前，增設(shè)了由建設(shè)單位組織，由設(shè)計(jì)單位、施工單位、監(jiān)理單位等參加的自檢，對每個(gè)單位工程竣工文件與實(shí)體是否相符再次進(jìn)行嚴(yán)格審核，一旦哪個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)差錯(cuò)，考核責(zé)任，及時(shí)整改，確保項(xiàng)目竣工檔案驗(yàn)收能順利通過。實(shí)踐證明，上述舉措是確保建設(shè)項(xiàng)目檔案質(zhì)量，尤其是竣工文件質(zhì)量的必行措施，收效顯著。如：在復(fù)核時(shí)，發(fā)現(xiàn)某施工單位編制的35kv基礎(chǔ)工程竣工文件，將質(zhì)量檢驗(yàn)評定表、材料設(shè)備合格證遺漏，及時(shí)退回整改，直至將遺漏的材料補(bǔ)全、補(bǔ)齊，方能流轉(zhuǎn)到下一個(gè)流程；在自查時(shí)，發(fā)現(xiàn)施工文件中的打樁數(shù)量與竣工圖中的樁數(shù)有誤，及時(shí)責(zé)令核實(shí)后修改，確保施工文件和竣工圖完全匹配；在驗(yàn)收時(shí)，發(fā)現(xiàn)竣工章上的簽字筆跡有代簽時(shí)，除及時(shí)落實(shí)整改外，還對相關(guān)責(zé)任單位嚴(yán)格考核，以杜絕此類現(xiàn)象的再度發(fā)生。在實(shí)施上述舉措的同時(shí)，檔案人員的業(yè)務(wù)能力也得到了相應(yīng)的延伸，有人笑稱檔案人員成了監(jiān)理的監(jiān)理，似乎也從一個(gè)側(cè)面反映了這些舉措所取得的成效。

二、項(xiàng)目竣工驗(yàn)收文件

項(xiàng)目竣工驗(yàn)收文件是指項(xiàng)目竣工后試運(yùn)行中以及項(xiàng)目竣工驗(yàn)收時(shí)形成的文件。

1.竣工驗(yàn)收文件收集工作的重點(diǎn)

就項(xiàng)目竣工驗(yàn)收文件收集工作的“三要素”而言，“歸檔責(zé)任”相對明確，基本上由建設(shè)單位內(nèi)部的職能管理部門和項(xiàng)目單位承擔(dān)。如設(shè)備調(diào)試等試運(yùn)行文件的歸檔責(zé)任在項(xiàng)目單位；規(guī)劃、環(huán)保、安全等專項(xiàng)驗(yàn)收文件的歸檔責(zé)任在相應(yīng)的職能管理部門等。而對竣工驗(yàn)收時(shí)形成的文件，其“歸檔范圍”和“歸檔要求”也相對簡單明了，且由檔案管理部門組卷。因此，竣工驗(yàn)收文件收集工作的重點(diǎn)在于生產(chǎn)技術(shù)準(zhǔn)備與試運(yùn)行文件的“歸檔范圍”和“歸檔要求”上。

2.竣工驗(yàn)收文件收集工作的舉措

由于生產(chǎn)技術(shù)準(zhǔn)備與試運(yùn)行階段產(chǎn)生的有些文件具有不確定性，尤其是一些外方在調(diào)試過程中形成或提交的文件材料容易被忽視。因此，必須落實(shí)責(zé)任，全程參與，細(xì)化范圍，嚴(yán)格要求，確?？⒐を?yàn)收文件的完整性和準(zhǔn)確性。

(1)落實(shí)責(zé)任

要求參加生產(chǎn)技術(shù)準(zhǔn)備與試運(yùn)行的項(xiàng)目單位全程參與，并及時(shí)積累該階段所形成的所有文件材料，調(diào)試結(jié)束后一并整理歸檔。

(2)細(xì)化范圍

應(yīng)根據(jù)企業(yè)試運(yùn)行實(shí)際和慣例，細(xì)化該階段文件的歸檔范圍，如技術(shù)準(zhǔn)備計(jì)劃、試生產(chǎn)管理、技術(shù)責(zé)任制，開、停車方案，技術(shù)培訓(xùn)材料、安全操作規(guī)程、事故分析報(bào)告，試生產(chǎn)產(chǎn)品質(zhì)量鑒定報(bào)告，各專業(yè)設(shè)備試車、驗(yàn)收、運(yùn)轉(zhuǎn)、維護(hù)記錄、功能考核記錄等等。實(shí)踐證明，上述舉措是確?？⒐を?yàn)收文件完整、齊全的必備措施。相對竣工文件而言，竣工驗(yàn)收文件數(shù)量不多，但對今后生產(chǎn)順行起著至關(guān)重要的作用，因此不能小覷，更不能抱著“你歸什么，我收什么”的工作態(tài)度，而應(yīng)提前摸底，做到心中有數(shù)，才能有效審核與把關(guān)，繼而全面提高項(xiàng)目檔案的質(zhì)量。此外，堅(jiān)持“三同步”是建設(shè)項(xiàng)目檔案管理必須遵守且頗為有效的基本原則。由于項(xiàng)目建設(shè)周期長，只有“堅(jiān)持工程開工建設(shè)與提出歸檔要求同步，堅(jiān)持工程建設(shè)過程與檔案跟蹤管理同步，堅(jiān)持工程驗(yàn)收與檔案檢查和交付驗(yàn)收同步”，才能有條不紊地按時(shí)間節(jié)點(diǎn)順利完成檔案驗(yàn)收工作。

三、總結(jié)

綜上所述，做好建設(shè)項(xiàng)目檔案收集工作的關(guān)鍵在于必須在全面了解和熟悉國家和地方相關(guān)規(guī)定的前提下，結(jié)合企業(yè)實(shí)際制訂相應(yīng)的檔案管理制度，而且必須將收集歸檔工作的“三要素”在制度中細(xì)化，使其具有較強(qiáng)的可操作性。同時(shí)，樹立超前指導(dǎo)、過程管控的管理理念，才能收效顯著，全面提高建設(shè)項(xiàng)目檔案的質(zhì)量。本企業(yè)一期工程形成的項(xiàng)目檔案案卷數(shù)量數(shù)以千計(jì)，順利通過上海市浦東新區(qū)檔案行政管理部門組織的檔案驗(yàn)收，項(xiàng)目檔案質(zhì)量以及相關(guān)管理舉措也得到了驗(yàn)收單位的肯定。

作者：陸珠英單位：上海克虜伯不銹鋼有限公司