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摘要：信息時代的到來使得電子技術(shù)運用到大眾生活的方方面面，并且使得人們的生產(chǎn)生活模式發(fā)生了翻天覆地的變化。與此同時，電子檔案管理模式也給事業(yè)單位的檔案管理帶來了巨大的變化。但由于網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、計算機(jī)技術(shù)的特性所致，電子檔案管理中還存在很多漏洞，也導(dǎo)致檔案管理工作產(chǎn)生了諸多問題。本文從傳統(tǒng)檔案管理模式存在的問題入手，提出對事業(yè)單檔案管理進(jìn)行電子化改革的措施，以供參考。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；現(xiàn)代化；電子化

在新的時代背景下，計算機(jī)技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展使得各行各業(yè)的工作模式發(fā)生了巨大的變化，檔案管理工作引入信息技術(shù)能夠解決傳統(tǒng)檔案管理效率低、準(zhǔn)確率低以及信息傳遞不及時等問題，使得檔案管理工作更加現(xiàn)代化，并向自動化與智能化模式邁進(jìn)。

一、事業(yè)單位檔案管理存在的問題

（一）檔案管理制度不完善。當(dāng)前的事業(yè)單位檔案管理工作中存在諸多問題，一些基本的業(yè)務(wù)問題例如案卷標(biāo)題、檔案序號不完善，組卷不統(tǒng)一等，這些基礎(chǔ)問題的出現(xiàn)體現(xiàn)了檔案管理制度還不完善。另外，在進(jìn)行檔案的收集、保護(hù)、保密以及借閱時也存在制度上的缺陷，雖然事業(yè)單位制定了一系列制度，但是并未具備規(guī)范現(xiàn)階段檔案管理工作的能力。一些工作人員雖然知曉制度的存在，但執(zhí)行起來僅僅停留于表面，因此并未真正提升檔案管理工作的效率，并且消解了檔案工作本身的價值。

（二）檔案檢索效率低下。計算機(jī)檢索與手工檢索是目前進(jìn)行檔案管理工作的主要檢索方式，檢索的速度與檔案管理的硬件設(shè)施有直接的關(guān)系。雖然步入了信息化時代，計算機(jī)成為當(dāng)下最便捷且快速的檢索工具，但是還有很多基層事業(yè)單位堅持采用手工檢索。究其原因，主要是上級領(lǐng)導(dǎo)不舍得投入資金購入計算機(jī)及相關(guān)設(shè)備，而是盲目相信只要人多檢索速度就快，僅僅投入大量人力，但是實際檢索的效率在于檢索設(shè)備的精密程度，而不是人員的多少。

（三）檔案管理人員意識薄弱。雖然基層檔案管理部門對事業(yè)單位的發(fā)展具有較為重要的作用，但是由于單位沒有對檔案管理人員進(jìn)行嚴(yán)格的管理，久而久之導(dǎo)致工作人員管理意識薄弱，不能按照工作要求圓滿完成任務(wù)，對工作熱情不高。甚至有的檔案管理人員安全意識不強(qiáng)，不注意檔案信息的安全，隨意向外人泄露檔案信息，不利于檔案管理工作的安全性。

（四）缺乏相關(guān)方面的人才。在社會主義市場經(jīng)濟(jì)背景下，生活節(jié)奏大大加快，一些人員對工作缺乏耐心與激情，在一個崗位上堅持不了多久就離職了，尤其是一些工資不高、工作體驗較為平淡的崗位，對人才的吸引力不足，檔案管理工作就缺少實踐經(jīng)驗豐富且能長時間堅持崗位的工作人員。此外，由于工作人員的不斷更換，直接導(dǎo)致在檔案管理工作交接時不能按照規(guī)定對下一任工作者進(jìn)行比較明確的說明，從而造成重要文件丟失、工作混亂等后果。

二、事業(yè)單位進(jìn)行電子檔案管理的優(yōu)勢

（一）提高檔案管理工作的效率。事業(yè)單位進(jìn)行檔案管理工作的電子化可將計算機(jī)快捷、高效的優(yōu)勢融合到檔案工作當(dāng)中，充分利用計算機(jī)對音頻、圖像、視頻等資源的儲存功能，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案通過信息化的形式向社會提供服務(wù)，極大地降低了檔案管理人員的工作量，讓檔案信息更加集中且易操作。在進(jìn)行信息查詢時也不必依賴人工費時費力地查詢，只需通過計算機(jī)檢索便能夠快速獲得所需信息。檔案電子化有效地提高了管理工作的效率，有助于為公眾提供更好的服務(wù)體驗。

（二）降低成本。傳統(tǒng)的檔案管理工作進(jìn)行檔案信息的采集、編制會產(chǎn)生較高的成本費用，而將檔案電子化之后能夠?qū)崿F(xiàn)一次性成本投入，并獲得多次產(chǎn)出的成果。另外，電子檔案無需像紙質(zhì)檔案那樣固定地儲存在某個空間當(dāng)中，而是能夠儲存在計算機(jī)本地也可以儲存到云端，其復(fù)制、傳輸與調(diào)閱都很便捷。

（三）利于對遺漏文件進(jìn)行增補(bǔ)。傳統(tǒng)的檔案管理工作中，如果工作中出現(xiàn)檔案信息不齊全或者漏交歸檔等情況時，只能通過抄卷重做才能夠完成補(bǔ)漏增缺。而在檔案管理電子化之后，便不用如此繁瑣的方法解決此類問題，當(dāng)檔案信息缺失時只需通過電子網(wǎng)絡(luò)處理系統(tǒng)，就可以按“件”對缺失檔案進(jìn)行歸檔。檔案管理人員只需要掌握利用計算機(jī)進(jìn)行歸檔的操作方法就能夠節(jié)省大量時間、人力、物力，提高辦公效率。

（四）利于檔案信息的保密。傳統(tǒng)的檔案管理模式下進(jìn)行檔案查閱時，必須對提供的整卷資料進(jìn)行查閱，不但難度較高，還向查閱者泄露了其他人的檔案信息，保密工作不夠嚴(yán)謹(jǐn)。在將檔案管理電子化之后，向查閱者提供的信息是具有針對性的檔案信息，檔案管理人員通過計算機(jī)調(diào)用檔案更加方便，查閱者也不需要從整卷檔案中尋找自己所需的信息，在降低查閱難度的同時還保證了檔案信息數(shù)據(jù)的安全性。

三、事業(yè)單位檔案管理電子化的有效措施

（一）對檔案進(jìn)行無紙化保存。無紙化是進(jìn)行檔案管理電子化與現(xiàn)代化的前提。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案模式在進(jìn)行檔案資料的保存時會占用很多空間，并且成本也很高，需要專門的密閉的保存空間，而現(xiàn)代化的檔案管理模式采用全新的電子載體，將過去紙質(zhì)化的檔案信息以及新的檔案信息都轉(zhuǎn)化為電子檔案，通過數(shù)字化的形式解析保存。

（二）加強(qiáng)信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。進(jìn)行檔案管理的電子化改革需要基礎(chǔ)設(shè)備的支持，首先應(yīng)提供足夠的資金支持用于配備計算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)，并控制好儲存環(huán)境，做好對溫度、濕度以及通風(fēng)等條件的控制。事業(yè)單位可以聘用具備專業(yè)知識的人才借助大數(shù)據(jù)技術(shù)建立信息化的檔案管理平臺，保證檔案管理的獨立性，并做好對檔案信息的備份工作。此外，事業(yè)單位要做好數(shù)據(jù)庫的建設(shè)工作，借助信息技術(shù)加強(qiáng)對檔案資料的開發(fā)工作，合理地分析不同資料的價值，挖掘潛在價值，進(jìn)行充分利用。

（三）完善管理制度建設(shè)。根據(jù)檔案管理工作的實際情況，事業(yè)單位要做好管理部門的建設(shè)工作，并負(fù)責(zé)對業(yè)務(wù)信息進(jìn)行監(jiān)督、歸檔和管理。為提高檔案管理人員的工作積極性，事業(yè)單位要把檔案資料的記錄與歸檔也列為績效考核的一部分，對工作情況進(jìn)行嚴(yán)格地檢查與考核。此外，還需要加強(qiáng)各個部門的合作，使檔案信息的儲存規(guī)范且全面。綜上所述，利用電子化的管理方法與手段，將信息技術(shù)作為媒介對事業(yè)單位檔案管理工作的改革創(chuàng)新具有推動作用，對實現(xiàn)檔案管理工作現(xiàn)代化具有不可替代的促進(jìn)作用。因此，利用好計算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)等現(xiàn)代科技對傳統(tǒng)的檔案管理模式進(jìn)行優(yōu)化，改變傳統(tǒng)的檔案管理體制，建立更加完善的事業(yè)單位檔案管理制度，才能使檔案管理跟上信息時代的進(jìn)程，跟上社會發(fā)展的步伐。

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作者:繆永綏 單位:葫蘆島市綏中縣就業(yè)和社會保障服務(wù)中心