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【摘要】在當今社會中，檔案資源在人們的生產(chǎn)生活中占有愈發(fā)重要的地位。隨著社會的不斷發(fā)展，產(chǎn)生的檔案資源也越來越多，為了實現(xiàn)這些資源的有效管理，電子檔案應運而生，其安全性、可靠性及其流程管理也逐漸受到人們的關注。本文就流程管理在電子檔案管理系統(tǒng)中的運用進行了研究分析。

【關鍵詞】流程管理；電子檔案；管理系統(tǒng)；運用

檔案資源是目前各領域中的重要資源，隨著時代變遷，檔案資源的載體、保存方式、管理工作都發(fā)生了一定的變化，電子檔案得到了大量的運用。很多檔案館開始將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換成電子檔案形式，再加上以電子檔案形式產(chǎn)生的新檔案不斷出現(xiàn)，使電子檔案的管理工作難度隨之增大，電子檔案管理系統(tǒng)中的流程管理也愈發(fā)受到管理人員的重視。

一、電子檔案管理系統(tǒng)中流程管理簡述

電子檔案管理系統(tǒng)中的流程管理是一種較為科學的管理模式。這一管理模式主要是基于提升管理績效的目的，將電子檔案的輸入轉(zhuǎn)變成有價值的輸出活動。通過流程管理，能夠促進電子檔案輸入、輸出流程的優(yōu)化和規(guī)范化，以便實現(xiàn)對電子檔案的有效管理。一般來講，流程主要包含用戶、價值、輸入資源、結(jié)構(gòu)、輸出結(jié)果、活動等要素。為了進一步推動山東省省直單位電子檔案流程管理的有效運行，山東省檔案局下發(fā)了關于印發(fā)《山東省省直單位電子檔案進館辦法》的通知（以下簡稱《辦法》）。并規(guī)定此《辦法》與2016年6月1日正式實施，有效期至2021年5月31日，要求各單位嚴格落實。

二、流程管理在電子檔案管理系統(tǒng)中的運用

電子檔案流程管理運用對于電子檔案管理系統(tǒng)的建設意義重大，因而，其運用需要工作人員尤為重視。在系統(tǒng)的建設中，工作人員需要將更新傳統(tǒng)業(yè)務流程作為首要任務。電子檔案管理系統(tǒng)建設的主要內(nèi)容包括檔案資源收集、對紙質(zhì)檔案的數(shù)字化處理、開發(fā)運用電子檔案等。在這幾方面的流程管理中，工作人員應嚴格遵循《辦法》規(guī)定，在檔案資源收集方面，省直單位移交包括永久保管期限照片、錄像、文書、錄音等檔案資源。保證電子檔案收集內(nèi)容的準確性、完整性。在紙質(zhì)檔案的數(shù)字化處理方面，應保證電子文件格式符合《版式電子文件長期保存格式需求》。在電子檔案資源的開發(fā)利用方面，為保證其能夠充分滿足使用者需求，在電子檔案管理系統(tǒng)的建設過程中，需要嚴格遵照人性化要求，根據(jù)使用者需求實現(xiàn)系統(tǒng)的有序建設，并隨著使用者需求的變化，不斷調(diào)整業(yè)務流程，實現(xiàn)對業(yè)務流程的進一步優(yōu)化，規(guī)范電子檔案資源建設。流程管理能夠有效降低電子檔案管理系統(tǒng)的建設成本和風險。在建設過程中，需要將電子檔案按照《辦法》要求進行安全儲存，以保證電子檔案的有效性以及高效的流程管理控制。例如將檔號作為儲存后電子檔案的唯一標識符。檔號按照全宗號、門類代碼、保管期限、機構(gòu)（問題）代碼、件號的順序依次排列組成。例如A014-WS•2016-Y-BGS-0026。同時，不同類型的電子檔案應按照不同的格式進行保存，例如照片類電子檔案在保存時，需要采用JPEG、TIFF格式，像素數(shù)應為300萬及以上。錄音類電子檔案在保存時，需要采用MP3、WAV格式，且其采樣率應在44.1kHz及以上。同時，應利用流程管理對電子檔案管理系統(tǒng)進行前端控制。將流程管理融入電子檔案管理的各個環(huán)節(jié)中，以增強管理有效性，盡可能地減少建設成本。最后，工作人員還應結(jié)合流程管理理論，建立電子檔案管理系統(tǒng)模型。根據(jù)模型，遵循《辦法》要求，按照電子檔案的種類、歸檔時間等，對檔案進行收集，并將歸檔期限錄入電子檔案管理系統(tǒng)，由系統(tǒng)根據(jù)輸入信息，對檔案自行歸類。隨后，由檔案館組建專家小組，對檔案進行鑒定，將不可公布檔案、限制公布檔案的界限進行明確，并由專門人員對所收集檔案進行數(shù)字化處理，并對處理后的電子檔案進行整理，例如按照《辦法》對電子檔案進行著錄標引、加密等。隨后，檔案館進行電子檔案的開發(fā)運用，對庫存信息資源解密，對擬公開的內(nèi)容等進行嚴格的檢查、篩選，避免出現(xiàn)不可公開電子檔案被公開的情況。最后，檔案館需要設置電子檔案的訪問權(quán)限，做好更新維護工作以及電子檔案的備份工作。同時，為了更加符合流程管理精細、高效的特點，可以將整個系統(tǒng)細分成電子檔案形成、電子檔案收集、檔案鑒定、紙質(zhì)檔案數(shù)字化處理、編研出版、公布前篩選、數(shù)據(jù)庫備份維護等七個流程。

三、結(jié)論

電子檔案管理系統(tǒng)是檔案管理的核心部分，而流程管理學能夠優(yōu)化檔案館業(yè)務流程，降低系統(tǒng)建設成本及風險，促進系統(tǒng)的可持續(xù)開發(fā)。因而，在當前信息技術普遍運用的形勢下，為促進檔案館信息化建設，提升檔案的完整性與真實性，增加檔案管理的有效性，檔案館還需要積極運用流程管理，規(guī)范檔案管理流程，嚴格控制從檔案收集到檔案開發(fā)運用的全過程，遵循《辦法》要求，實現(xiàn)對電子檔案的安全管理和運用，以促進檔案館的持續(xù)、健康發(fā)展。

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作者：韓文利 單位：山東省醫(yī)學科學院