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電子檔案管理在現(xiàn)在的發(fā)展階段還存在許多問題，如檔案信息泄漏、完整性被破壞、非授權(quán)訪問以及病毒、黑客的攻擊等。所以，對電子檔案進行風(fēng)險管理研究，具有重要意義。

一、電子檔案管理中的風(fēng)險

CooperD．F和ChapmanC．B對風(fēng)險給出了較權(quán)威的定義：“風(fēng)險是由于從事某項特定活動過程中存在的不確定性而產(chǎn)生的經(jīng)濟或財務(wù)的損失，自然破壞或損傷的可能性”。電子檔案管理中的風(fēng)險主要是指電子檔案文件在通過網(wǎng)絡(luò)進行傳輸?shù)倪^程中很容易被網(wǎng)絡(luò)服務(wù)影響，出現(xiàn)偽造、泄密、竊聽以及篡改等問題。此外，電子檔案的信息接收與歸檔過程中還可能面臨計算機病毒與網(wǎng)絡(luò)黑客等多方面的威脅，所以電子檔案管理中風(fēng)險重重，電子檔案的安全難以得到有效保障。

二、風(fēng)險管理

通過對風(fēng)險控制等相關(guān)內(nèi)容的學(xué)習(xí)，筆者認為，電子檔案風(fēng)險管理的程序設(shè)計主要包括風(fēng)險識別、風(fēng)險評估和風(fēng)險應(yīng)對三個部分。

（一）風(fēng)險識別。

風(fēng)險識別是進行風(fēng)險評估的基礎(chǔ)和前提，主要指“尋找”和“分類”風(fēng)險因素這兩項內(nèi)容。我們希望通過風(fēng)險識別對電子檔案風(fēng)險源、分布、原因、關(guān)聯(lián)、后果有一個理性認知，如果把可能出現(xiàn)的各種風(fēng)險列出在清單上，就能達到較好的識別效果。電子檔案風(fēng)險從性質(zhì)上劃分，主要有：

1.電子檔案真實性風(fēng)險。電子檔案的真實性是指檔案所包含的信息在傳輸、被訪問等處理后保持不變，狀態(tài)與最初形成時的一致。電子檔案的真實性是其行政有效性以及法律證據(jù)性的基礎(chǔ)，是電子檔案反映歷史情況，構(gòu)成社會價值，能夠作為社會記憶長期保存的前提。然而由于電子檔案的信息在形成和使用中很容易不留痕跡地被更改，而且在軟硬件平臺升級時遷移電子檔案也可能導(dǎo)致檔案中的某些信息發(fā)生變化或丟失，因此電子檔案面臨真實性風(fēng)險。

2.電子檔案完整性風(fēng)險。電子檔案的完整性風(fēng)險主要是指應(yīng)該歸檔保存的電子檔案數(shù)量不全以及單份電子檔案的構(gòu)成要素不全，這就使利用電子檔案出現(xiàn)了障礙，也影響了電子檔案本應(yīng)該有的價值。

3.電子檔案可讀性風(fēng)險。電子檔案可讀性風(fēng)險簡單地說就是指電子檔案不可讀，即文件經(jīng)過存儲、傳輸、壓縮、轉(zhuǎn)存載體轉(zhuǎn)換、遷移等處理后打不開，或者打開之后是亂碼或部分信息顯示不出來等。

（二）風(fēng)險評估。

風(fēng)險評估是風(fēng)險應(yīng)對的前提，主要包括區(qū)分電子檔案管理過程中各種風(fēng)險的發(fā)生概率、發(fā)生后的危害程度，從而找到合理的控制防范方法。Kaplan和Garrick提出了三元組完備集風(fēng)險理論，即。其中，表示風(fēng)險，表示第個不利事件，表示發(fā)生的概率，表示的結(jié)果，是一種損失指標；角標是指是一個完備集。集合中的元素只是風(fēng)險的一個答案，而整個集合才是全部風(fēng)險。根據(jù)這一理論，電子檔案管理的風(fēng)險評估可以按照這些步驟進行：首先，構(gòu)建電子檔案風(fēng)險要素表，即把風(fēng)險識別出來的風(fēng)險因素列出表格清單。然后，確定所列出的各種風(fēng)險發(fā)生的概率值。第三，評價風(fēng)險程度，定量分析電子檔案管理過程中可能遇到的各種風(fēng)險，確定對應(yīng)風(fēng)險后果值集。最后，進行綜合風(fēng)險評價，劃分出幾個風(fēng)險等級。

（三）風(fēng)險應(yīng)對。

風(fēng)險應(yīng)對包括“防范”與“控制”兩方面內(nèi)容，它直接體現(xiàn)風(fēng)險管理的目標。風(fēng)險規(guī)避通常有三種方法：通過應(yīng)用制度來規(guī)避（允許電子檔案管理人員制定某些特定的制度），通過培訓(xùn)和教育來規(guī)避（使電子檔案管理人員了解管理制度），以及通過應(yīng)用技術(shù)來規(guī)避（如設(shè)置密碼）。風(fēng)險轉(zhuǎn)移可以通過重新考慮如何提供服務(wù)，修改配置模式，外包給其他機構(gòu)、購買保險，或者與提供商簽署服務(wù)合同來實現(xiàn)。這使檔案管理部門可以將那些與復(fù)雜系統(tǒng)管理相關(guān)的風(fēng)險轉(zhuǎn)移到處理這些風(fēng)險比較有經(jīng)驗的另一個機構(gòu)中。風(fēng)險緩解的措施總體上可以分成兩類：一類是事前措施，即在風(fēng)險發(fā)生前為降低損失程度所采取的措施，它有時同時也會降低風(fēng)險發(fā)生的可能性；一類是事后措施，即在風(fēng)險發(fā)生后為減少損失所采取的措施，主要是指處理緊急情況，從而阻止損失程度加重。事實上，進行風(fēng)險轉(zhuǎn)移并不能從根本上規(guī)避電子檔案風(fēng)險。在電子檔案管理過程中，應(yīng)該從風(fēng)險產(chǎn)生的源頭上就避免風(fēng)險的發(fā)生，或者在風(fēng)險來臨時，采取相應(yīng)的措施緩解風(fēng)險造成的損失，具體可做到如下幾點：

1.以人為本，培養(yǎng)檔案管理人員的風(fēng)險意識，提升業(yè)務(wù)能力，更新管理知識，升華管理思想，使電子檔案管理人員在工作中增強風(fēng)險意識，減少失誤，提高遵守制度的意識，避免在管理過程中發(fā)生風(fēng)險。

2.建立一套合理而健全的管理制度。俗話說，“三分技術(shù)，七分管理”，組織內(nèi)電子檔案管理制度的建立，往往比購買設(shè)備、提高技術(shù)還能起作用、還重要。國內(nèi)外電子檔案管理的實踐經(jīng)驗表明，大多數(shù)的威脅來自組織內(nèi)部，對內(nèi)部威脅的防范比對外部威脅的防范更困難。而防范內(nèi)部的威脅，建立行政和法律方面的管理制度就很有必要。

作者：曾慶凱 單位：山東濰坊峽山生態(tài)經(jīng)濟開發(fā)區(qū)經(jīng)濟社會綜合服務(wù)中心