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數(shù)字化檔案室建設(shè)方案范文第1篇

1.數(shù)字檔案室建設(shè)的必要性

一是數(shù)字檔案室是檔案信息化發(fā)展的必然趨勢(shì)。檔案信息化作為企業(yè)信息化的組成部分，對(duì)企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力和服務(wù)管理有著一定的影響。目前互聯(lián)網(wǎng)作為企業(yè)職能的重要表現(xiàn)形式和媒介，信息、網(wǎng)上辦公等活動(dòng)都依靠網(wǎng)絡(luò)來(lái)進(jìn)行，導(dǎo)致檔案數(shù)量劇增，檔案載體也呈現(xiàn)了多樣化特點(diǎn)，用戶對(duì)檔案信息的需求僅靠紙質(zhì)查詢是滿足不了的，因此，檔案工作必須改變傳統(tǒng)的管理模式，采用信息技術(shù)和手段，跟上企業(yè)信息化發(fā)展的步伐。在全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展“十一五、十二五”規(guī)劃中均提到了加快檔案信息化建設(shè)、數(shù)字檔案室建設(shè)等任務(wù)要求，實(shí)現(xiàn)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、信息化、規(guī)范化，已經(jīng)成為檔案工作長(zhǎng)時(shí)期的系統(tǒng)工程。

二是數(shù)字檔案室的建立，優(yōu)化了檔案管理手段，將原來(lái)以實(shí)體管理為主轉(zhuǎn)為多種形式的數(shù)字化管理，有利于保護(hù)檔案實(shí)體，避免多次利用的磨損情況，降低檔案管理成本，節(jié)省檔案存放空間;能夠縮短人工查閱時(shí)間，提高用戶工作效率;能夠?qū)崿F(xiàn)資源共享，拓寬檔案利用渠道、有利于檔案宣傳等等。

2.數(shù)字檔案室建設(shè)的內(nèi)容

數(shù)字檔案室建設(shè)的內(nèi)容包括軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施的配備、網(wǎng)絡(luò)建設(shè)、檔案管理系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)、檔案資源數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)、網(wǎng)上利用、標(biāo)準(zhǔn)的制定等方面的內(nèi)容。

2.1軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

數(shù)字檔案室建設(shè)必須配備齊全的基礎(chǔ)設(shè)施，包括硬件設(shè)備和軟件系統(tǒng)開(kāi)發(fā)，硬件設(shè)備包括存儲(chǔ)器、檔案服務(wù)器、掃描儀、打印機(jī)、計(jì)算機(jī)等必要的輸入/輸出設(shè)備，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的采集、加工及查詢利用。在檔案管理系統(tǒng)方面，要結(jié)合企業(yè)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境和辦公自動(dòng)化程度，選擇軟件的功能要包括電子文件的接收、歸檔、檔案管理、提供利用等。

2.2網(wǎng)絡(luò)建設(shè)

由于檔案信息的保密性，企業(yè)在數(shù)字檔案室建設(shè)過(guò)程中，要將檔案數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)單獨(dú)設(shè)置，或者與辦公網(wǎng)絡(luò)設(shè)置到一起，與外網(wǎng)、企業(yè)其他網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行區(qū)分，例如可將檔案網(wǎng)絡(luò)與外網(wǎng)隔離，將檔案網(wǎng)絡(luò)與辦公自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)連接，方便數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換、電子文件歸檔等等。

2.3檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)

目錄數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)。檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)是檔案利用、檢索的基礎(chǔ)，企業(yè)檔案室在進(jìn)行目錄數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)過(guò)程中，要結(jié)合檔案管理系統(tǒng)要求，設(shè)計(jì)統(tǒng)一、規(guī)范的錄入標(biāo)準(zhǔn)，完善各門(mén)類檔案的三級(jí)目錄。同時(shí)為方便檢索，可根據(jù)利用頻率將檔案進(jìn)行細(xì)分，分門(mén)別類的建立各種數(shù)據(jù)庫(kù)，例如合同檔案、編研庫(kù)等，提高檔案利用效率。

2.4全文數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)

近年來(lái)，電子政務(wù)、辦公自動(dòng)化技術(shù)的廣泛應(yīng)用，產(chǎn)生了大量的電子文件，因此，全文數(shù)據(jù)庫(kù)來(lái)源主要包括：OA辦公自動(dòng)化系統(tǒng)、庫(kù)存檔案數(shù)字化、日常收集的電子文檔。OA系統(tǒng)中電子文件的歸檔，可以通過(guò)檔案系統(tǒng)與OA的接口實(shí)現(xiàn)無(wú)縫對(duì)接，進(jìn)行定期轉(zhuǎn)換。因此，檔案數(shù)字化的關(guān)鍵還是在于紙質(zhì)檔案的掃描加工。

要合理確定紙質(zhì)檔案掃描的范圍。為取得檔案數(shù)字化建設(shè)的最佳效果，紙質(zhì)檔案的數(shù)字化應(yīng)堅(jiān)持按需掃描、利用為本、搶救優(yōu)先的原則。一是檔案的重要性不同，例如基建檔案中文字檔案的利用頻率遠(yuǎn)遠(yuǎn)不如竣工圖紙，文書(shū)檔案中的制度文件的利用率遠(yuǎn)高于一般通知性文件;二是考慮到檔案利用者的需求，將日常利用頻繁、關(guān)注度較多的檔案進(jìn)行掃描，能夠極大的滿足用戶的需求，利于數(shù)字檔案室的推廣;三是年代久遠(yuǎn)的檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，能夠有效保護(hù)原件不再繼續(xù)磨損。在開(kāi)展檔案數(shù)字化掃描工作前，開(kāi)展調(diào)研，了解利用者的需求，同時(shí)為保證檔案的準(zhǔn)確性和實(shí)用性，組織專業(yè)人員進(jìn)行圖紙掃描，合理確定檔案掃描的范圍。

要規(guī)范檔案掃描流程，加強(qiáng)過(guò)程控制。數(shù)字化工作具體過(guò)程分為：鑒定、整理、掃描、圖像處理、質(zhì)量檢驗(yàn)、目錄錄入、電子文件掛接等環(huán)節(jié);明確掃描各個(gè)環(huán)節(jié)的責(zé)任人，例如出入庫(kù)登記、掃描完后檢查完整性等等;規(guī)范掃描格式、質(zhì)量要求，按照《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》，制定鑒定、掃描、圖像處理、存儲(chǔ)等規(guī)范。結(jié)合檔案系統(tǒng)管理軟件的特點(diǎn)，制定目錄、原文掛接規(guī)則，建立檔案目錄、全文數(shù)據(jù)庫(kù)。

2.5檔案查詢網(wǎng)站建設(shè)

查詢網(wǎng)站是各類檔案展示的平臺(tái)，檔案部門(mén)與用戶溝通的橋梁，因此網(wǎng)頁(yè)利用界面要設(shè)計(jì)合理、智能化，檢索功能強(qiáng)大，滿足用戶的不同需求。

3.數(shù)字檔案室建設(shè)的保障措施

3.1企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)支持和重視是數(shù)字檔案室建設(shè)的重要保障。

數(shù)字檔案室建設(shè)是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，涉及到資金投入、設(shè)備配備、人員組織、部門(mén)協(xié)調(diào)等方方面面的工作，僅靠檔案部門(mén)是無(wú)法完成的。只有取得領(lǐng)導(dǎo)的理解和支持，才能將檔案信息化納入企業(yè)信息化建設(shè)中，才能推動(dòng)檔案工作的發(fā)展。

3.2建立集中統(tǒng)一的檔案管理模式

在企業(yè)中集中、統(tǒng)一、高效的檔案管理模式，是實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案室的重要基礎(chǔ)。檔案集中統(tǒng)一管理，不僅僅是將各門(mén)類檔案集中到一起，而是檔案收集、歸檔、利用等工作的集中統(tǒng)一，提升檔案綜合管理水平，還能夠集中各部門(mén)力量，有效的組織、實(shí)施檔案數(shù)字化各項(xiàng)工作。例如在數(shù)字檔案室建設(shè)過(guò)程中，可將各部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)、兼職檔案人員組織到一起，負(fù)責(zé)檔案數(shù)字化具體實(shí)施的各項(xiàng)工作，能夠加快推進(jìn)檔案數(shù)字化進(jìn)程。

3.3建立和完善檔案相關(guān)制度

數(shù)字檔案室建設(shè)不僅要求檔案基礎(chǔ)管理制度健全，例如各門(mén)類檔案收集、歸檔、利用、鑒定、銷毀、統(tǒng)計(jì)等制度，還要建立和健全數(shù)字檔案室建設(shè)所需的各種規(guī)范，例如，在啟動(dòng)數(shù)字化工作時(shí)，制定《檔案數(shù)字化建設(shè)方案》，對(duì)數(shù)字檔案室建設(shè)的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、信息安全等進(jìn)行規(guī)定;針對(duì)檔案掃描，編制《EXCEL表格導(dǎo)入檔案系統(tǒng)規(guī)則》、《科技檔案目錄錄入規(guī)則》;針對(duì)網(wǎng)上利用，制定《檔案查詢系統(tǒng)使用說(shuō)明》、《網(wǎng)上利用檔案權(quán)限設(shè)置流程》、《網(wǎng)上利用檔案流程》、《檔案安全保密制度》等。通過(guò)制定一系列的管理規(guī)范，實(shí)現(xiàn)電子檔案的全過(guò)程管理。

3.4提高檔案人員的綜合素質(zhì)

數(shù)字檔案室建設(shè)要求檔案人員必須轉(zhuǎn)變觀念，加強(qiáng)學(xué)習(xí)，不僅要牢固掌握檔案專業(yè)知識(shí)，還要掌握計(jì)算機(jī)、存儲(chǔ)、數(shù)字加工、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等信息化知識(shí)。檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和能力直接決定著檔案數(shù)字化建設(shè)的成敗。因此，必須對(duì)檔案人員加強(qiáng)業(yè)務(wù)和技能的培訓(xùn)，例如外出到檔案管理先進(jìn)企業(yè)參觀學(xué)習(xí)，吸取和借鑒檔案數(shù)字化管理經(jīng)驗(yàn)，或者聘請(qǐng)信息化人員給檔案人員培訓(xùn)，提高檔案人員駕馭檔案（下轉(zhuǎn)第14頁(yè)）（上接第43頁(yè)）數(shù)字化管理的能力。

3.4加強(qiáng)對(duì)檔案利用者的培訓(xùn)

檔案最根本的是提供利用，無(wú)論在何時(shí)，都要將利用者的需求放在第一位。數(shù)字檔案室建設(shè)過(guò)程中，檔案人員不僅要建設(shè)豐富的檔案信息資源庫(kù)，更要采取面授、現(xiàn)場(chǎng)咨詢等多種方式，教授利用者如何快速?gòu)木W(wǎng)上查借閱檔案，從而提高利用者的工作效率，讓他們享受到檔案利用的方便、快捷。

4.數(shù)字檔案室建設(shè)過(guò)程中應(yīng)注意的問(wèn)題

由于網(wǎng)絡(luò)具有開(kāi)放性特點(diǎn)，能夠使不同軟硬件環(huán)境的計(jì)算機(jī)互相連接，達(dá)到資源共享和數(shù)據(jù)傳輸，但是網(wǎng)絡(luò)中存在的不安全因素，例如病毒、木馬等，都對(duì)檔案信息安全有一定的影響，降低了檔案信息資源的安全保密等級(jí)，因此，必須采取措施確保電子檔案的安全。例如，明確檔案系統(tǒng)管理員，負(fù)責(zé)檔案的掛接、歸檔、檢測(cè)等各項(xiàng)工作;將檔案查詢用戶進(jìn)行分級(jí)授權(quán)，根據(jù)其利用檔案的類別，設(shè)置數(shù)據(jù)庫(kù)訪問(wèn)權(quán)限;檔案軟件系統(tǒng)選擇能夠精準(zhǔn)記錄訪問(wèn)電腦IP地址的，防止發(fā)生失泄密事件;利用移動(dòng)存儲(chǔ)設(shè)備接收檔案的時(shí)候，及時(shí)查殺病毒，避免多臺(tái)電腦交叉使用出現(xiàn)病毒感染等。通過(guò)這些措施，確保檔案信息的安全。

數(shù)字化檔案室建設(shè)方案范文第2篇

一、適應(yīng)信息時(shí)代召喚，催生數(shù)字檔案室建設(shè)

1.建設(shè)數(shù)字檔案室是檔案信息化建設(shè)的必然要求。隨著社會(huì)信息化進(jìn)程的加快尤其是智慧城市建設(shè)的啟動(dòng)，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)字技術(shù)、辦公自動(dòng)化技術(shù)以及多媒體技術(shù)等在檔案管理中的應(yīng)用越來(lái)越廣泛，檔案事業(yè)面臨新的發(fā)展機(jī)遇，檔案工作也面臨新的課題，檔案信息化建設(shè)被提上議事日程。早在“十五”期間，“加快檔案信息化建設(shè)”、“加快現(xiàn)有檔案的數(shù)字化進(jìn)程”等內(nèi)容就已寫(xiě)進(jìn)《全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展“十五”計(jì)劃》中，十年中，檔案信息化建設(shè)得到迅猛發(fā)展。去年，《數(shù)字檔案館建設(shè)指南》由國(guó)家檔案局頒布實(shí)施，這對(duì)于規(guī)范和推動(dòng)全國(guó)數(shù)字檔案館建設(shè)具有極其重要的意義。數(shù)字檔案室是數(shù)字檔案館信息資源建設(shè)的重要來(lái)源，是數(shù)字檔案館整體架構(gòu)的組成部分，建設(shè)數(shù)字檔案室是推進(jìn)數(shù)字檔案館建設(shè)，加快檔案信息化建設(shè)的助推器。

2.建設(shè)數(shù)字檔案室是檔案工作現(xiàn)代化的必然要求。工作中，我們?cè)絹?lái)越感覺(jué)到，傳統(tǒng)的檔案工作模式已越來(lái)越不能適應(yīng)現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展。傳統(tǒng)的檔案工作，包括文件材料的收集整理、檔案的歸檔入庫(kù)、借閱利用等都主要靠手工操作，工作任務(wù)非常繁重，在這個(gè)快節(jié)奏的經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展浪潮中已顯得力不從心，呼吁管理模式的改變。同時(shí)，隨著檔案和檔案工作漸漸由幕后轉(zhuǎn)向前臺(tái)，人們的檔案意識(shí)越來(lái)越強(qiáng)，社會(huì)廣大公眾對(duì)檔案信息需要量不斷增加，這都迫使檔案室這個(gè)信息保管和提供利用的部門(mén)必須盡快改變?cè)脊芾?、檢索和提供利用的手段，以現(xiàn)代化、多功能的服務(wù)措施，使檔案室室藏的信息能及時(shí)、方便地提供給各方面的需求者，擴(kuò)展共享程度，提升服務(wù)的水平和效益。

3.建設(shè)數(shù)字檔案室是檔案事業(yè)改革發(fā)展的必然要求。以人為本的科學(xué)發(fā)展觀，全面建設(shè)“三個(gè)體系”的基本任務(wù)要求我們只有用現(xiàn)代信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的變革，才能使檔案工作職能從注重檔案實(shí)體的保管和利用向注重檔案信息的采集、管理的轉(zhuǎn)變，才能沖破檔案利用的種種局限，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的合理配置、科學(xué)管理，為社會(huì)提供高效、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

二、夯實(shí)業(yè)務(wù)工作基礎(chǔ)，推進(jìn)數(shù)字檔案室建設(shè)

目錄數(shù)據(jù)庫(kù)、全文數(shù)據(jù)庫(kù)的建立，電子文件的收集與歸檔，信息管理平臺(tái)的搭建是數(shù)字檔案室建設(shè)重要的基礎(chǔ)性工作，它們是構(gòu)成數(shù)字檔案室的支柱，我們應(yīng)當(dāng)認(rèn)真抓細(xì)抓實(shí)。

一是建立目錄數(shù)據(jù)庫(kù)。目錄數(shù)據(jù)庫(kù)應(yīng)包括室藏所有門(mén)類檔案的案卷級(jí)和文件級(jí)目錄，并可根據(jù)檔案的利用頻率、重要程度等建立各種類型的專題目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，如人事任免、職稱評(píng)定等。數(shù)據(jù)庫(kù)的結(jié)構(gòu)和格式應(yīng)規(guī)范、統(tǒng)一，符合省、市檔案行政主管部門(mén)的相關(guān)要求，如江蘇省檔案局制定的《文書(shū)檔案文件級(jí)目錄數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)與數(shù)據(jù)交換格式》、南通市檔案局出臺(tái)的《文書(shū)檔案電子目錄錄入要求》等。

二是建立全文數(shù)據(jù)庫(kù)。建立全文數(shù)據(jù)庫(kù)應(yīng)根據(jù)本單位的實(shí)際情況，有針對(duì)性地開(kāi)展檔案的全文數(shù)字化工作。全文數(shù)字化工作要堅(jiān)持利用優(yōu)先、搶救優(yōu)先的原則，對(duì)室藏檔案進(jìn)行鑒定，按照《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》要求進(jìn)行全文掃描，建立全文數(shù)據(jù)庫(kù)，并與檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行掛接。真正使檔案信息資源準(zhǔn)確、方便、快捷地提供利用，使可以公開(kāi)的檔案信息資源得到共享，以滿足本單位和社會(huì)對(duì)檔案利用的需求。

三是電子文件的收集與歸檔。隨著電子政務(wù)建設(shè)的日臻成熟，OA系統(tǒng)的廣泛運(yùn)用，生成了大量的電子政務(wù)信息，這些信息是機(jī)關(guān)職能活動(dòng)和各種重大活動(dòng)的真實(shí)記錄，是數(shù)字檔案室信息資源的重要來(lái)源。機(jī)關(guān)檔案部門(mén)應(yīng)主動(dòng)與電子文件形成部門(mén)配合，按照電子文件管理要求，對(duì)電子文件的形成、運(yùn)行到歸檔提出切實(shí)可行的管理辦法，確保電子文件原始性、真實(shí)性和完整性。

四是搭建信息管理平臺(tái)。信息管理平臺(tái)包括基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備的配置以及軟件系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)。基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備包括計(jì)算機(jī)、交換機(jī)、路由器、服務(wù)器、存儲(chǔ)器等，在設(shè)施設(shè)備的投入上應(yīng)本著夠用就行、實(shí)用即好的原則，按照本地區(qū)檔案行政管理部門(mén)對(duì)數(shù)字檔案室建設(shè)的統(tǒng)一部署，根據(jù)本單位的規(guī)劃要求，依照不同的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境和各自信息的容量，保證信息安全和系統(tǒng)的正常運(yùn)行。軟件系統(tǒng)的基本功能應(yīng)能滿足本單位電子文件的收集、管理和利用，實(shí)現(xiàn)檔案全過(guò)程、規(guī)范化的管理，包括目錄管理、全文管理、電子文件的接收、電子檔案的管理和提供利用等。

三、處理相關(guān)矛盾關(guān)系，保障數(shù)字檔案室建設(shè)

首先，要處理好領(lǐng)導(dǎo)重視和主體有為的關(guān)系。領(lǐng)導(dǎo)重視是數(shù)字檔案室建設(shè)的重要前提。要通過(guò)宣傳匯報(bào)，讓單位領(lǐng)導(dǎo)全面認(rèn)識(shí)數(shù)字檔案室建設(shè)的重要意義，自覺(jué)將數(shù)字檔案室建設(shè)納入機(jī)關(guān)信息化建設(shè)的整體框架中，統(tǒng)一規(guī)劃，統(tǒng)一協(xié)調(diào)、統(tǒng)一建設(shè)。有可能的情況下，要建立數(shù)字檔案室建設(shè)的組織機(jī)構(gòu)，在檔案行政管理部門(mén)的指導(dǎo)下，根據(jù)本單位的具體情況制定數(shù)字檔案室建設(shè)的工作方案，確定各階段的建設(shè)目標(biāo)，在設(shè)施的配備、經(jīng)費(fèi)的保障、人員的培訓(xùn)等方面給予支持和保障。每個(gè)單位的檔案工作同志，是本單位數(shù)字檔案室建設(shè)任務(wù)的具體承擔(dān)著，工作主體意識(shí)要強(qiáng)，應(yīng)主動(dòng)進(jìn)取，積極有為。應(yīng)充分看到，具有綜合素質(zhì)的檔案管理人員是數(shù)字檔案室建設(shè)的重要保障?，F(xiàn)階段，檔案管理人員不再是單純意義上的檔案保管者，而是信息資源的管理者、分析與組織者、提供與傳播者、信息利用的導(dǎo)航者，而數(shù)字檔案室建設(shè)更是一項(xiàng)艱巨而又有挑戰(zhàn)性的工作。一方面，我們的檔案管理人員要加強(qiáng)自身學(xué)習(xí)，不但要有檔案業(yè)務(wù)知識(shí)的積累，更要有計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等現(xiàn)代科技知識(shí)的更新與存儲(chǔ)，另一方面，各級(jí)檔案行政部門(mén)也應(yīng)采取各種途徑和方法加強(qiáng)對(duì)檔案人員的培訓(xùn)，幫助檔案人員掌握數(shù)字檔案室建設(shè)中的基本理論、管理環(huán)節(jié)、管理原則、方法和技術(shù)，不斷提高檔案工作者的綜合素質(zhì)。

二是紙質(zhì)文件與電子文件長(zhǎng)期并存的關(guān)系。室藏檔案的數(shù)字化，紙質(zhì)等傳統(tǒng)意義上的載體被磁盤(pán)、磁帶、光盤(pán)等特殊介質(zhì)載體所取代；電子政務(wù)、OA系統(tǒng)的廣泛使用，辦公條件進(jìn)入無(wú)紙化時(shí)代。但這些都不能忽視紙質(zhì)等載體所固有的功能。一方面，由于電子文件容易被修改、被刪除以及對(duì)讀取環(huán)境的依賴等特殊性質(zhì)，電子文件有必要進(jìn)行異質(zhì)保存；另一方面，檔案管理水平的限制，以及電子檔案法律依據(jù)的認(rèn)定存在著質(zhì)疑，紙質(zhì)文件和電子文件同時(shí)進(jìn)行整理歸檔也是必需的。因此，在較長(zhǎng)的一段時(shí)期內(nèi)，紙質(zhì)文件和電子文件并存將是不容置疑的，但兩者并不是孤立的，而是要在兩者之間建立相互準(zhǔn)確可靠的標(biāo)識(shí)關(guān)系。

數(shù)字化檔案室建設(shè)方案范文第3篇

一、__年度階段性檔案工作小結(jié)半年工作回顧。

在縣委、縣政府的正確領(lǐng)導(dǎo)下，在省、市檔案局的關(guān)心指導(dǎo)下，縣檔案局按照“依法治檔、科技興檔、強(qiáng)化服務(wù)、發(fā)揮效益”的工作思路，緊緊圍繞縣委、縣政府的工作大局和工作重心，深入踐行科學(xué)發(fā)展觀，以資源建設(shè)為根本，以服務(wù)民生為主線，以安全管理為保障，以隊(duì)伍建設(shè)為動(dòng)力，以?shī)^力跨越為關(guān)鍵，加力提速全縣檔案事業(yè)發(fā)展步伐，積極為建設(shè)開(kāi)放富裕文明幸福的美麗遂昌服務(wù)，全縣檔案工作取得了新的成績(jī)。

（一）檔案館新館建設(shè)項(xiàng)目。檔案局配合古院開(kāi)發(fā)建設(shè)指揮部做好了檔案館新館建設(shè)項(xiàng)目前期工作，特別是在如何優(yōu)化內(nèi)部布局等方面提出了許多修改意見(jiàn)，力爭(zhēng)館藏面積占比最大化。目前，新館設(shè)計(jì)的建筑面積達(dá)6070平方米，其中檔案庫(kù)房2500平方米。11月12日，檔案館新館與“遂昌縣城市文化綜合體”項(xiàng)目之一進(jìn)行招投標(biāo)，預(yù)計(jì)年內(nèi)可以開(kāi)工建設(shè)。

（二）實(shí)施檔案信息化建設(shè)。一是抓好了數(shù)字檔案室建設(shè)工作。該工作是市檔案局今年主抓的一項(xiàng)重要工作，并且作為考核任務(wù)要求各縣做好20家單位5萬(wàn)條目錄的數(shù)字化歸檔工作。目前，遂昌縣已完成46家單位9萬(wàn)條目錄數(shù)字化歸檔。二是啟動(dòng)了館藏檔案的數(shù)字化加工工作。檔案局今年將利用率較高的婚姻登記檔案作為今年掃描的重點(diǎn)，預(yù)計(jì)可以完成15萬(wàn)頁(yè)左右的檔案掃描成果。此項(xiàng)工作可以極大的提高檔案利用效率。三是做好了數(shù)字檔案的備份工作。針對(duì)檔案數(shù)字化過(guò)程中可能帶來(lái)的檔案信息泄露、刪除、篡改和檔案原件丟失、污染、破損等安全問(wèn)題，為保證電子業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的安全性，檔案局對(duì)50家單位的電子公文和民生業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行了數(shù)據(jù)備份。

（三）檔案事業(yè)“十二五”規(guī)劃中期評(píng)估工作。檔案局對(duì)照評(píng)估的內(nèi)容和標(biāo)準(zhǔn)，進(jìn)行了認(rèn)真的梳理，并對(duì)其中可能的扣分之處進(jìn)行了查漏補(bǔ)缺，為保證順利通過(guò)省、市檔案部門(mén)的評(píng)估打下基礎(chǔ)。

（四）做好了“平安浙江”（檔案部分）考核工作。檔案工作作為“平安浙江”考核內(nèi)容之一再次列入其中，為此，檔案局通過(guò)平時(shí)與省局積極溝通，目前，“平安浙江”（檔案部分）考核無(wú)大礙。

（五）切實(shí)加強(qiáng)檔案業(yè)務(wù)監(jiān)督指導(dǎo)。繼續(xù)推行一線工作法，深入鄉(xiāng)鎮(zhèn)、街道、部門(mén)、企事業(yè)單位開(kāi)展檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)。一是創(chuàng)新方式，將業(yè)務(wù)指導(dǎo)與被指導(dǎo)單位各類會(huì)議相結(jié)合，如在組織部的夜學(xué)上由檔案局業(yè)務(wù)科長(zhǎng)李紅送上檔案知識(shí)講解，既讓組織部的干部了解了檔案知識(shí)，又能在日常工作中將檔案工作融入其中。 又如在供銷總社的全體干部職工會(huì)議上送上針對(duì)基層供銷社檔案整理方案，為供銷總社整理基層供銷社的檔案奠定基礎(chǔ)。二是拓展檔案工作新領(lǐng)域。重點(diǎn)加強(qiáng)涉及民生問(wèn)題領(lǐng)域的各行各業(yè)的檔案業(yè)務(wù)監(jiān)督指導(dǎo)工作，今年共深入縣人力社保局、縣財(cái)政地稅局、人民銀行等30余家單位開(kāi)展檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)，指導(dǎo)整理文書(shū)檔案8510件、業(yè)務(wù)檔案650盒8000余卷，科技檔案80盒340件。三是對(duì)縣重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目、重大活動(dòng)檔案工作進(jìn)行了研究安排，提出了相關(guān)檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)的初步意見(jiàn)。四是完成了住房公積金檔案目標(biāo)管理省二級(jí)認(rèn)定前期工作，五是開(kāi)展了銀泰房產(chǎn)、五聯(lián)通信等破產(chǎn)企業(yè)的檔案整理工作。

（六）積極做好各類目標(biāo)管理創(chuàng)建工作。一是積極做好省行政村示范（規(guī)范）檔案室創(chuàng)建工作，年初定好創(chuàng)建計(jì)劃和目標(biāo)，年中由分管領(lǐng)導(dǎo)帶領(lǐng)業(yè)務(wù)人員積極下鄉(xiāng)鎮(zhèn)和行政村進(jìn)行實(shí)地檢查指導(dǎo)，做到指導(dǎo)一個(gè)行政村就規(guī)范一個(gè)行政村，以點(diǎn)帶面有序提高鄉(xiāng)鎮(zhèn)村檔案管理規(guī)范性和科學(xué)性，也為社會(huì)主義新農(nóng)村村級(jí)行政事務(wù)管理提供了有效服務(wù)。今年共創(chuàng)建上報(bào)兩個(gè)省級(jí)行政村示范檔案室和兩個(gè)省級(jí)行政村規(guī)范檔案室。二是積極做好示范（規(guī)范）化數(shù)字檔案創(chuàng)建工作，在結(jié)合市1+9+N數(shù)字檔案室的基礎(chǔ)上，將機(jī)關(guān)鄉(xiāng)鎮(zhèn)信息化工作做得好的檔案室上報(bào)示范（規(guī)范）化數(shù)字檔案室，共上報(bào)2家示范數(shù)字檔案室和21家規(guī)范數(shù)字檔案室。

（七）一如既往地開(kāi)展編研工作。一是利用“中國(guó)遂昌”政府門(mén)戶網(wǎng)站編輯印發(fā)《今日要事集萃》（第6輯）,該資料共47萬(wàn)余字，收集重要新聞844篇，圖片1255張。將__年“中國(guó)遂昌”政府門(mén)戶網(wǎng)站的重大新聞、事件、民俗、文化等要事的電子檔案轉(zhuǎn)化為紙質(zhì)檔案，便于 查閱利用和保存。二是配合遂昌縣史志辦公室做好《遂昌年鑒（20__、__）》——檔案工作部分內(nèi)容的編纂工作，共3859字。三是繼續(xù)貫徹市《麗水第一》檔案系列叢書(shū)編研發(fā)行會(huì)精神，動(dòng)員各個(gè)單位積極上報(bào)“麗水第一”材料，爭(zhēng)進(jìn)《麗水第一》。截止10月底我局（館）已將征集到6個(gè)“麗水第一”材料上報(bào)至市檔案局。今年《麗水第一》第五輯已發(fā)放給副縣以上領(lǐng)導(dǎo)、各部門(mén)、鄉(xiāng)鎮(zhèn)、企業(yè)和社區(qū)。

（八）是穩(wěn)步推進(jìn)了國(guó)家重點(diǎn)檔案的搶救和保護(hù)工作。在省局的重視下，今年檔案局要完成國(guó)家重點(diǎn)檔案---民國(guó)遂昌縣司法的搶救和保護(hù)工作，為此我局在先期制定的搶救方案下，穩(wěn)步推進(jìn)了該檔案所涉的1648卷檔案的搶救和保護(hù)工作。預(yù)計(jì)年內(nèi)可以完成。

（九）加強(qiáng)館內(nèi)基礎(chǔ)業(yè)務(wù)。一是館藏檔案安全保管工作更加規(guī)范。嚴(yán)格按照《遂昌縣檔案局（館）消防安全管理制度》做好館藏檔案的日常安全保管工作，館藏檔案處于安全完好狀態(tài)。二是積極做好提供利用。負(fù)責(zé)提供利用的人員在具體工作中態(tài)度更加熱情周到，服務(wù)更加規(guī)范。目前，共接待查閱利用人員1168人次，提供利用檔案3512卷次，復(fù)印2770頁(yè)；檔案提供利用工作為領(lǐng)導(dǎo)決策、補(bǔ)辦養(yǎng)老保險(xiǎn)、解決土地糾紛、補(bǔ)辦土地證、土地調(diào)查、縣志續(xù)編、補(bǔ)辦結(jié)婚證、校對(duì)工齡等提供了翔實(shí)可靠的依據(jù)。

（十）努力增強(qiáng)社會(huì)檔案意識(shí)。一是借助各種途徑，強(qiáng)化檔案宣傳。充分利用報(bào)道、廣播、電視等新聞媒介，積極傳遞檔案信息，普及檔案知識(shí)，宣傳檔案法律法規(guī)，擴(kuò)大檔案宣傳輻射面，提高檔案宣傳社會(huì)效果，努力提高社會(huì)公眾對(duì)檔案工作內(nèi)容和檔案社會(huì)作用的認(rèn)識(shí)，增強(qiáng)社會(huì)公眾遵守檔案法律法規(guī)的自覺(jué)性與主動(dòng)性，積極營(yíng)造全民知檔、用檔、建檔、護(hù)檔的社會(huì)氛圍。上半年向市政協(xié)提交《將村級(jí)檔案管理經(jīng)費(fèi)納入新農(nóng)村資金預(yù)算的建議》與《建立食品安全誠(chéng)信檔案盒監(jiān)管檔案的建議》兩個(gè)提案。二是借助黨校課堂，宣講檔案知識(shí)。4月份在縣第十四期縣管后備干部培訓(xùn)班安排了檔案知識(shí)專題講座，檔案工作納入縣委黨校教學(xué)課程。三是借助重大節(jié)日，宣傳檔案知識(shí)。6月9日是“國(guó)際檔案日”，為增強(qiáng)社會(huì)檔案意識(shí)，架設(shè)檔案部門(mén)與公眾交流的橋梁，促進(jìn)檔案資源的開(kāi)發(fā)利用以及拓展檔案工作服務(wù)的空間和領(lǐng)域，遂昌縣檔案局高度重視，按照國(guó)家、省、市檔案部門(mén)的有關(guān)要求，科學(xué)制定方案，認(rèn)真組織策劃，圍繞“檔案在你身邊”這一主題，積極開(kāi)展內(nèi)容豐富、形式多樣的“國(guó)際檔案日”宣傳活動(dòng)。利用手機(jī)短信平臺(tái)向各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、市民發(fā)送宣傳短信。在抓好檔案業(yè)務(wù)工作的同時(shí)，注重檔案宣傳工作，積極報(bào)送檔案工作信息。半年來(lái)，按要求分別向縣委辦、縣政府辦及有關(guān)單位報(bào)送工作信息，及時(shí)反映當(dāng)前檔案工作最新動(dòng)態(tài)。上年共報(bào)送檔案工作信息17條。四是借助珍貴館藏檔案，做好現(xiàn)有館藏發(fā)掘、利用工作。遂昌縣檔案局根據(jù)現(xiàn)有館藏資料中發(fā)掘的民國(guó)菜譜，精心發(fā)掘了《500道民國(guó)菜譜》一書(shū)，為我縣農(nóng)家樂(lè)發(fā)展，提供了新的賣點(diǎn)?？h主要領(lǐng)導(dǎo)都對(duì)這一菜譜的發(fā)掘作出了重要批示?？h委書(shū)記杜興林在縣政協(xié)八屆二次會(huì)議大會(huì)發(fā)言辦理表上批示：“此議題很好，深挖餐飲文化，有利于提升旅游檔次?？h檔案局有民國(guó)時(shí)期遂昌500道菜的菜譜，請(qǐng)文聯(lián)與之聯(lián)系挖掘；請(qǐng)宣傳部組織開(kāi)展傳統(tǒng)菜譜燒制比賽，故為今用?！笨h長(zhǎng)何衛(wèi)寧在縣政協(xié)八屆二次會(huì)議大會(huì)發(fā)言辦理表上批示：“__年《舌尖上的中國(guó)》是對(duì)遂昌優(yōu)質(zhì)農(nóng)產(chǎn)品和食材一次絕好的宣傳。請(qǐng)宣傳部牽頭，旅游、文化、農(nóng)業(yè)等部門(mén)配合，根據(jù)該發(fā)言的建議對(duì)策結(jié)合我縣豐富的節(jié)慶活動(dòng)，抓緊挖掘研究餐飲和餐飲文化，改變我縣有好食材沒(méi)有好餐飲，有好文化沒(méi)有好故事的現(xiàn)狀，打造吃在遂昌的品牌?！蔽迨墙柚畔⑵脚_(tái)，抓好政府信息公開(kāi)工作。堅(jiān)持和完善政務(wù)公開(kāi)、黨務(wù)公開(kāi)和公用事業(yè)單位辦事公開(kāi)制度，通過(guò)宣傳欄、簡(jiǎn)報(bào)、網(wǎng)站等形式多渠道做好公開(kāi)工作，努力提高公開(kāi)的效果。3月1日，在全縣綜治工作會(huì)議上，檔案局榮獲縣平安創(chuàng)建工作先進(jìn)單位。

（十一）做好聯(lián)系鎮(zhèn)、村、學(xué)校各項(xiàng)相關(guān)階段性工作

根據(jù)縣委、縣政府工作安排，幫助、指導(dǎo)聯(lián)系鎮(zhèn)、村、學(xué)校做好基層基礎(chǔ)工作，為推進(jìn)遂昌縣“潔凈鄉(xiāng)村”、“紅提節(jié)”等各項(xiàng)階段性工作增加助推力。

數(shù)字化檔案室建設(shè)方案范文第4篇

（一）從載體形式上看，以傳統(tǒng)手工紙質(zhì)材料檔案為主

檔案載體大體經(jīng)歷了從甲骨、金石、竹簡(jiǎn)到紙張等多次變革，從東漢時(shí)期改進(jìn)造紙術(shù)到今天，紙張作為信息的主要載體已有兩千多年的歷史。高校檔案，尤其是二級(jí)學(xué)院的檔案室的檔案基本上都是以紙質(zhì)、實(shí)物為主要載體。紙質(zhì)和實(shí)物載體檔案，直接決定了檔案保存的時(shí)間受到很大限制，不能長(zhǎng)期保存。另外，也降低了檔案信息的利用率。二級(jí)學(xué)院作為高校教學(xué)單位，決定了從屬于二級(jí)學(xué)院的檔案室主要為教學(xué)服務(wù)，同時(shí)兼顧科研、管理服務(wù)。具體而言，在檔案材料方面，主要以學(xué)生的學(xué)業(yè)考試材料的存檔管理為主，同時(shí)包括教師科研及管理材料。而學(xué)生的學(xué)業(yè)考試材料又占所存檔案材料的絕大多數(shù)，包括學(xué)生每個(gè)學(xué)期末的考試材料和學(xué)生在第四學(xué)年的學(xué)位論文和實(shí)習(xí)材料。學(xué)生在學(xué)期末的考試材料存檔主要以教學(xué)班為單位，一個(gè)教學(xué)班一個(gè)檔案盒，如果材料太多一個(gè)檔案盒放不下，要兩個(gè)檔案盒存放。而一個(gè)教學(xué)班的單門(mén)科目的考試存檔材料主要包括存檔標(biāo)示、存檔脊背、考試考核方案、試題（試卷）材料、審查表、原始成績(jī)報(bào)告單、原始成績(jī)分析報(bào)告、學(xué)業(yè)成績(jī)報(bào)告單、平時(shí)成績(jī)材料（支撐材料一般保存5-10份）。學(xué)生的學(xué)位論文存檔材料一般包括論文、過(guò)程指導(dǎo)表格等。過(guò)程指導(dǎo)表格又包括本科畢業(yè)論文（設(shè)計(jì)）備選題目審批表（教師用表）、本科畢業(yè)論文（設(shè)計(jì)）工作記錄封面、本科畢業(yè)論文（設(shè)計(jì)）選題申請(qǐng)表（學(xué)生用表）、本科畢業(yè)論文（設(shè)計(jì)）任務(wù)下達(dá)書(shū)、本科畢業(yè)論文（設(shè)計(jì)）文獻(xiàn)綜述（學(xué)生用表）、本科畢業(yè)論文（設(shè)計(jì)）開(kāi)題報(bào)告書(shū)（學(xué)生用表）、本科畢業(yè)論文（設(shè)計(jì)）選題變更審批表（教師用表）、畢業(yè)論文（設(shè)計(jì)）選題落實(shí)情況統(tǒng)計(jì)表、本科畢業(yè)論文（設(shè)計(jì)）中期檢查及指導(dǎo)記錄表（教師用表）、畢業(yè)論文（設(shè)計(jì)）書(shū)面成績(jī)?cè)u(píng)分參考標(biāo)準(zhǔn)（教師用表）、本科畢業(yè)論文（設(shè)計(jì)）指導(dǎo)教師評(píng)分表、本科畢業(yè)論文（設(shè)計(jì)）評(píng)閱人評(píng)分表、本科畢業(yè)論文（設(shè)計(jì)）答辯記錄表、本科畢業(yè)論文（設(shè)計(jì)）答辯成績(jī)標(biāo)準(zhǔn)、本科畢業(yè)論文（設(shè)計(jì)）答辯成績(jī)?cè)u(píng)分表、本科畢業(yè)論文（設(shè)計(jì)）成績(jī)?cè)u(píng)定書(shū)、本科畢業(yè)論文（設(shè)計(jì)）成績(jī)匯總表、本科畢業(yè)論文（設(shè)計(jì)）公開(kāi)發(fā)表情況統(tǒng)計(jì)表、本科畢業(yè)論文（設(shè)計(jì)）質(zhì)量評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)、本科畢業(yè)論文（設(shè)計(jì)）管理工作評(píng)價(jià)表等：（個(gè)表格，每個(gè)學(xué)生平均：,頁(yè)左右。在以上這些材料中，絕大多數(shù)二級(jí)學(xué)院觀念陳舊，以紙質(zhì)材料存檔為主，以電子信息存檔的占極少數(shù)。紙質(zhì)材料存檔有諸多弊端。首先，紙質(zhì)材料不易長(zhǎng)時(shí)保存，保存時(shí)間一般8至10年，超過(guò)10年的都要銷毀。其次紙質(zhì)材料查閱困難，利用效率低；再次，紙質(zhì)材料檔案占用空間極大，存放困難。高校二級(jí)學(xué)院一般都是臨時(shí)把一些空房間利用起來(lái)作為檔案室，空間有限。再加上紙質(zhì)材料檔案占有一定空間，且每個(gè)學(xué)期都要新存入大量的學(xué)生學(xué)業(yè)考試材料，所以一般檔案室只存放近兩至三年的檔案材料，其余的都堆放在其他地方。這些都決定了傳統(tǒng)以紙質(zhì)材料管理檔案的方式落后了，必須用更先進(jìn)的方式來(lái)代替它。

（二）資金相對(duì)短缺，硬件建設(shè)不夠，信息化程度低

高校二級(jí)學(xué)院的檔案室建設(shè)，大都面臨著資金相對(duì)短缺的困難。場(chǎng)所大都是由學(xué)院提供，一兩臺(tái)計(jì)算機(jī)，計(jì)算機(jī)的作用主要是用來(lái)打印，其他硬件建設(shè)根本談不上，更不要談什么信息化了。這也是二級(jí)檔案室主要以紙質(zhì)檔案材料為主的主要原因所在。不難看出，要加快檔案信息化發(fā)展，困難是資金。只有資金充裕，才能加強(qiáng)檔案的信息化建設(shè)，才能購(gòu)置計(jì)算機(jī)、路由器、掃描儀、縮微設(shè)備等，開(kāi)通內(nèi)部局域網(wǎng)，連接外部網(wǎng)絡(luò)，進(jìn)行信息安全防護(hù)等。有了這些設(shè)備，才能把紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子信息檔案，進(jìn)一步促進(jìn)二級(jí)學(xué)院檔案管理的信息化發(fā)展。

（三）管理人員復(fù)雜，檔案管理規(guī)范化程度不夠

高校檔案管理的信息化對(duì)檔案管理人員要求比較高，不僅需要有專門(mén)而系統(tǒng)的檔案專業(yè)知識(shí)，而且還要有信息化方面的技能。而現(xiàn)下高校普遍缺乏高素質(zhì)的檔案管理專業(yè)人員，就更不要說(shuō)什么二級(jí)學(xué)院了。這些二級(jí)學(xué)院的檔案室管理員大都是半路出家，或者直接從專任教師轉(zhuǎn)來(lái)，或者是由一些教學(xué)水平排后的教師轉(zhuǎn)來(lái)，亦或者是由課時(shí)較少的教師臨時(shí)借調(diào)兼任，情況比較復(fù)雜。二級(jí)學(xué)院檔案室管理人員專業(yè)素養(yǎng)低，直接導(dǎo)致了檔案管理規(guī)范化程度不夠。就紙質(zhì)檔案材料而言，首先是體式不一，有的是手寫(xiě)體，有的是打印體。其次，紙張大小不一。這具體體現(xiàn)在學(xué)生的平時(shí)成績(jī)支撐材料上，紙張大小不一，非常不美觀，不整齊。就電子檔案來(lái)說(shuō)，沒(méi)有進(jìn)行分類保管，到處亂存，更談不上什么保密措施了。

二、信息化背景下高校二級(jí)學(xué)院檔案管理的新舉措

（一）從手工到現(xiàn)代，從紙質(zhì)到數(shù)字化

首先，實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)檔案業(yè)務(wù)工作的改變，真正做到從手工到現(xiàn)代的轉(zhuǎn)變。二級(jí)學(xué)院傳統(tǒng)的材料立卷歸檔，大多是手工和打印紙質(zhì)稿相結(jié)合，一些材料必須要打印紙質(zhì)稿，然后再手工簽字蓋章。在完成這些后，再立卷、歸檔，勞動(dòng)強(qiáng)度比較大，且周期長(zhǎng)。必須改變這種手工與打印紙質(zhì)稿相結(jié)合的現(xiàn)狀，真正實(shí)現(xiàn)檔案業(yè)務(wù)的現(xiàn)代化處理。具體而言，就是利用網(wǎng)絡(luò)，將相關(guān)電子信息檔案輸入到計(jì)算機(jī)中，針對(duì)檔案信息的保密程度的不同，為不同人群設(shè)置一定的權(quán)限（絕對(duì)保密性的檔案信息設(shè)置為禁止查閱，一般保密性的檔案信息設(shè)置為驗(yàn)證查閱，可以公開(kāi)的檔案信息不設(shè)置查閱權(quán)限，對(duì)大眾公開(kāi)查閱），這樣，可以方便不同的部門(mén)及人員查閱相關(guān)檔案文件信息。其次，實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)檔案管理模式的改變，真正做到從紙質(zhì)到數(shù)字化的轉(zhuǎn)變。檔案信息的數(shù)字化就是指利用當(dāng)前先進(jìn)的數(shù)字化技術(shù)將紙質(zhì)形式等載體方式存儲(chǔ)的信息轉(zhuǎn)化為可直接被計(jì)算機(jī)利用識(shí)別的形式，從而實(shí)現(xiàn)對(duì)數(shù)字化信息的合理有效的管理和利用。傳統(tǒng)的檔案工作是對(duì)實(shí)體檔案進(jìn)行管理，而在數(shù)字化檔案管理中，檔案的管理完全虛擬化。信息的存取，按照設(shè)立的軟件程序進(jìn)行整理、排序，然后輸出。具體而言，對(duì)于二級(jí)學(xué)院的學(xué)生考試材料，學(xué)生考試試卷直接通過(guò)掃描的形式轉(zhuǎn)化為數(shù)字化形式，而其他的相關(guān)材料只需要收集電子稿就可以了，然后再分門(mén)別類以學(xué)年、學(xué)期、科目等逐漸縮小的目錄文件保存并上傳就可以了。而對(duì)于學(xué)生的畢業(yè)論文和實(shí)習(xí)材料，把打印紙質(zhì)稿的過(guò)程直接省略，只保存電子稿就可以了。也可以把紙質(zhì)版的材料保存份，如果上級(jí)檢查，可以把這,)份給他們。當(dāng)然，檢查人員也可以直接到網(wǎng)上查閱。這樣，既節(jié)約了紙張等打印的辦公經(jīng)費(fèi)，也節(jié)約了存放紙質(zhì)材料檔案的空間，可謂一舉兩得。

（二）大力加強(qiáng)二級(jí)學(xué)院的軟硬件和數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)

首先，加大資金投入，加快軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。軟件基礎(chǔ)設(shè)施是指必須開(kāi)通網(wǎng)絡(luò)，即開(kāi)通內(nèi)部局域網(wǎng)，連接外部互聯(lián)網(wǎng)。硬件基礎(chǔ)設(shè)施是指必須購(gòu)置先進(jìn)的數(shù)字化的技術(shù)設(shè)備，像圖文影像掃描儀，數(shù)字化的音像制作系統(tǒng)、服務(wù)器、存儲(chǔ)設(shè)備等，這是提高檔案信息化的必要工具。其次，加強(qiáng)二級(jí)學(xué)院的數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)建設(shè)。對(duì)于作為高校檔案館的組成部分、為教學(xué)單位服務(wù)的定位而言，二級(jí)學(xué)院檔案室可以直接利用高校檔案館的數(shù)據(jù)庫(kù)，成為學(xué)校數(shù)據(jù)庫(kù)的一個(gè)分支和組成部分，這就對(duì)高校檔案館的數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)建設(shè)提出了更高的要求。

（三）提高檔案管理人員素質(zhì)，加強(qiáng)檔案管理規(guī)范化建設(shè)

二級(jí)學(xué)院檔案室加強(qiáng)檔案管理規(guī)范化建設(shè)，加速培養(yǎng)高素質(zhì)的檔案專業(yè)管理人才是核心所在。二級(jí)學(xué)院檔案室的電子文件歸檔、電子檔案保存及開(kāi)發(fā)利用等，都需要專業(yè)管理人員。二級(jí)學(xué)院檔案室的信息化建設(shè)是建立在檔案學(xué)與計(jì)算機(jī)科學(xué)專業(yè)基礎(chǔ)之上的。他們既應(yīng)該具有專業(yè)的檔案學(xué)知識(shí)，也應(yīng)該掌握現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)。為了提高高校二級(jí)學(xué)院檔案室管理人員的素質(zhì)，應(yīng)加強(qiáng)對(duì)管理人員的再教育和再培訓(xùn)，使其掌握專業(yè)而系統(tǒng)的檔案學(xué)和電子信息學(xué)知識(shí)，從而為二級(jí)學(xué)院檔案室的檔案信息化程度的提高提供人員方面的支持。同時(shí)，也只有管理人員的素質(zhì)上去了，檔案管理的規(guī)范化建設(shè)才能成為可能。

數(shù)字化檔案室建設(shè)方案范文第5篇

[關(guān)鍵詞]社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)；公共衛(wèi)生檔案管理

社區(qū)公共衛(wèi)生檔案是指社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心在公共衛(wèi)生服務(wù)活動(dòng)中形成的，對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。公共衛(wèi)生檔案是醫(yī)療衛(wèi)生檔案的重要組成部分，在開(kāi)展社區(qū)醫(yī)療、預(yù)防、保健、康復(fù)、健康教育、計(jì)劃生育技術(shù)指導(dǎo)等“六位一體”的服務(wù)中具有十分重要的作用。本文作者結(jié)合工作實(shí)踐，對(duì)社區(qū)公衛(wèi)檔案管理進(jìn)行探索，得到以下幾點(diǎn)認(rèn)識(shí)。

一、準(zhǔn)確區(qū)分社區(qū)公衛(wèi)檔案的內(nèi)容分類

社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心一般與基層醫(yī)院、衛(wèi)生院實(shí)行“院站一體化管理”，社區(qū)公衛(wèi)檔案納入社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心的總體分類方案和歸檔范圍。社區(qū)公衛(wèi)檔案主要由疾病預(yù)防控制類、衛(wèi)生監(jiān)督類、婦幼保健類等組成，分別列入分類方案的一級(jí)類目設(shè)置。（一）疾病預(yù)防控制類包括：疫情、急性傳染病、免疫預(yù)防、艾滋病傳染性皮膚病、消毒與病媒、慢性傳染病、慢性非傳染性疾病、死因監(jiān)督、人口監(jiān)測(cè)、慢病監(jiān)測(cè)、地方病、寄生蟲(chóng)病、學(xué)生常見(jiàn)病、健康教育等。（二）衛(wèi)生監(jiān)督類包括：建立鄉(xiāng)鎮(zhèn)街道公共衛(wèi)生站所的機(jī)構(gòu)設(shè)置、職能、人員、經(jīng)費(fèi)等文件，衛(wèi)生監(jiān)測(cè)檢查員的聘任、培訓(xùn)、考核材料，衛(wèi)生監(jiān)督所沒(méi)有歸檔保管的本地相對(duì)管理人名冊(cè)、經(jīng)常性衛(wèi)生監(jiān)督檢查指導(dǎo)材料，群眾投訴舉報(bào)登記本和協(xié)查材料。（三）婦幼保健類包括：婦女保健、兒童保健工作材料。

二、嚴(yán)格社區(qū)公共檔案的整理質(zhì)量

社區(qū)公共檔案的整理具體由各社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心的公衛(wèi)科負(fù)責(zé)，公衛(wèi)科長(zhǎng)為第一責(zé)任人，具體整理工作由科室兼職檔案員負(fù)責(zé)，科室其他人員完成各自分管業(yè)務(wù)材料形成后的初步整理。按照《歸檔文件整理規(guī)則》的要求，社區(qū)公衛(wèi)檔案首先區(qū)分年度，年度下按疾病預(yù)防控制類、衛(wèi)生監(jiān)督類、婦幼保健類分類，再區(qū)分內(nèi)容按問(wèn)題排列，按“件”整理裝訂。需要注意的問(wèn)題：由于公衛(wèi)檔案形成的特殊性，有些“件”頁(yè)數(shù)較多，如登記本（冊(cè)），為保持文件的內(nèi)在歷史聯(lián)系，均應(yīng)以一本（冊(cè)）為單位裝訂為一件，維持登記本（冊(cè)）的封面等原始面貌，每件內(nèi)頁(yè)均打印頁(yè)碼，件內(nèi)設(shè)置目錄以方便查找利用（特種載體另按要求整理歸檔）。

根據(jù)科室兼職檔案員較為熟悉業(yè)務(wù)工作的特點(diǎn)，歸檔文件的分類、整理、裝訂、排列、編號(hào)、編目、目錄的著錄一般由公衛(wèi)科兼職檔案員負(fù)責(zé)，根據(jù)中心檔案室提供的EXCEL表格樣式進(jìn)行著錄，著錄的標(biāo)準(zhǔn)同中心檔案室的要求一致。著錄完畢后由中心檔案員審核，并導(dǎo)入檔案室的專門(mén)檔案管理系統(tǒng)（龍宇數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)單機(jī)版，如是網(wǎng)絡(luò)版就直接著錄到檔案管理系統(tǒng)中）。中心檔案室在檔案裝訂前負(fù)責(zé)對(duì)永久、30年保管期限的社區(qū)公衛(wèi)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理。

三、強(qiáng)調(diào)社區(qū)公衛(wèi)檔案的保管要求

鑒于社區(qū)公衛(wèi)檔案內(nèi)容的特殊性，上一年形成的檔案與下一年的工作密切相關(guān)，時(shí)常要查閱或參考，形成材料的科室利用檔案很頻繁。借鑒會(huì)計(jì)檔案形成后隔年移交的方法，社區(qū)公衛(wèi)檔案采取在公衛(wèi)科先暫存一年后，于次年一季度向中心檔案室移交統(tǒng)一保管。中心為公衛(wèi)科配備標(biāo)準(zhǔn)檔案柜用于一年暫存期檔案的保管，明確檔案保管責(zé)任以及平時(shí)借閱利用登記制度，特別注意社區(qū)公衛(wèi)檔案涉及到疫情、傳染病、艾滋病、死因、人口監(jiān)測(cè)等管理，具有一定的保密性，一般只有本公衛(wèi)科工作人員因工作需要可以借閱利用社區(qū)公衛(wèi)檔案，其他人員利用須經(jīng)得中心領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，按制度辦理借閱手續(xù)方可利用；強(qiáng)調(diào)社區(qū)公衛(wèi)檔案一律不出借原件，以確保檔案的安全。

四、注重社區(qū)公衛(wèi)檔案的業(yè)務(wù)指導(dǎo)及考核

市衛(wèi)生局每年負(fù)責(zé)邀請(qǐng)市檔案局業(yè)務(wù)監(jiān)督和指導(dǎo)人員對(duì)各社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心檔案員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)和指導(dǎo)；每年要求中心檔案員完成省級(jí)檔案繼續(xù)教育培訓(xùn)，不斷提高檔案業(yè)務(wù)水平。如有檔案員更換，則當(dāng)年度必須參加省檔案管理崗位培訓(xùn)取得上崗證。社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心的檔案員負(fù)責(zé)對(duì)公衛(wèi)科檔案整理的監(jiān)督和業(yè)務(wù)指導(dǎo)，對(duì)兼職檔案員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，以及年終對(duì)公衛(wèi)科檔案工作的檢查評(píng)分。

市檔案局將社區(qū)公衛(wèi)檔案工作列入社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心爭(zhēng)創(chuàng)市級(jí)“合格檔案室”的要求；市衛(wèi)生局將檔案工作的考核列入對(duì)各社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心年度目標(biāo)責(zé)任制的考核，尤以對(duì)公衛(wèi)檔案的考核為重，與獎(jiǎng)懲密切掛勾，年終評(píng)選系統(tǒng)檔案工作先進(jìn)單位和先進(jìn)個(gè)人；各社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心也將社區(qū)公衛(wèi)檔案管理列入中心目標(biāo)責(zé)任制考核的內(nèi)容，形成環(huán)環(huán)相扣、層層負(fù)責(zé)的良好局面，促使社區(qū)公衛(wèi)檔案得到較好的管理。

五、社區(qū)公衛(wèi)檔案管理的成效以及存在的問(wèn)題