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公司檔案如何管理范文第1篇

[關(guān)鍵詞] 檔案 流程 信息化

隨著油田開發(fā)建設(shè)，基建工程項(xiàng)目建設(shè)的作用越來越大，如何加強(qiáng)基建工程檔案資料管理是油田檔案管理系統(tǒng)的一項(xiàng)重要的工作。為此，在做好工程建設(shè)的同時(shí)，必須做好工程檔案的形成、積累、收集、整理與歸檔等工作。

一、工程建設(shè)檔案管理面臨的問題

石油開發(fā)中心成立時(shí)間晚，又經(jīng)歷了跨躍式發(fā)展，產(chǎn)量逐年攀升，隊(duì)伍不斷壯大，隨著管理逐漸從粗放型向精細(xì)化轉(zhuǎn)變，領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作重視也逐漸加大，于2008年根據(jù)實(shí)際需要投入大量資金成立了檔案室，可以說檔案管理工作是從零起步、從頭開始，成立之初面臨很多困難和問題：

1.重工程建設(shè)，輕檔案管理，檔案管理意識淡薄

石油開發(fā)中心成立以來一直保持著高速發(fā)展，為使工程項(xiàng)目盡快發(fā)揮效益，往往更注重工程的有形建設(shè)，忽視檔案資料的作用，檔案管理意識相對淡薄，沒有把工程檔案管理納入日常工程建設(shè)管理中，特別是在施工階段面臨工期緊、施工任務(wù)重等情況下，只重視建設(shè)項(xiàng)目的進(jìn)度、質(zhì)量和資金的控制，而忽視了工程檔案資料的收集、整編等工作。

2.檔案歸檔不及時(shí)，質(zhì)量存在缺陷

中心建設(shè)參建單位多，且工期長、人員變動大，因此各單位對建設(shè)過程中形成的資料也未及時(shí)收集和妥善保管，檔案管理與工程建設(shè)不能同步進(jìn)行，歷史欠賬很多，很多工程根本沒有檔案。這些現(xiàn)象導(dǎo)致工程檔案不能真實(shí)地反映現(xiàn)狀和不能發(fā)揮應(yīng)有的依據(jù)及憑證作用，給日后的維護(hù)和利用帶來困難等問題。

3.檔案管理制度不健全

由于檔案室屬于起立時(shí)間較晚的部門，各項(xiàng)檔案管理規(guī)章制度幾乎為零，歸檔標(biāo)準(zhǔn)、歸檔范圍不明確，缺乏完善的流程及實(shí)用的約束機(jī)制，造成執(zhí)行不到位，檔案資料不能按規(guī)定及時(shí)移交和定期整理歸檔。

4.重紙質(zhì)文件歸檔，輕電子歸檔

一直以來，有個誤區(qū)檔案就是收集工程建設(shè)過程的紙制資料進(jìn)行歸檔，沒有必要要求電子文檔歸檔，檔案管理的現(xiàn)代化水平不高，紙質(zhì)檔案與電子文件檔案未同步管理。

5.利用檔案意識差，檔案利用率低

往往歸檔的檔案只是放在那里，遇到問題也沒有單位或部門想到利用檔案。工程檔案信息未實(shí)現(xiàn)共享，未能發(fā)揮應(yīng)有作用。

二、工程建設(shè)檔案管理措施

1.加強(qiáng)制度建設(shè)，規(guī)范檔案管理

沒有規(guī)矩，不成方圓。石油開發(fā)中心檔案室成立伊始，就把制度建設(shè)放在重中之重。根據(jù)國家及行業(yè)的有關(guān)法律、法規(guī)同，結(jié)合中心工程建設(shè)情況實(shí)際，從頭開始，完善制度，建立科學(xué)、合理、適用、可操作性強(qiáng)的工程建設(shè)檔案管理制度，對組織體系、職責(zé)、考核，以及文件材料的形成、收集、歸檔范圍、分類、整理、移交等流程都進(jìn)行明確規(guī)定，實(shí)現(xiàn)檔案管理規(guī)范統(tǒng)一、有章可循。

2.實(shí)施同步跟蹤管理，做好過程控制

項(xiàng)目管理部門往往不懂檔案管理，不知道項(xiàng)目檔案的組織管理、歸檔范圍、整理規(guī)范、保管要求等，等到工程項(xiàng)目要竣工驗(yàn)收，才知道項(xiàng)目檔案還有整理要求，需要專業(yè)的項(xiàng)目檔案驗(yàn)收，這時(shí)往往積累了很多工作需要處理，要做很多無用功。因此，為實(shí)現(xiàn)工程檔案及時(shí)歸檔和案卷的真實(shí)性、完整性、準(zhǔn)確性，需做好工程檔案提前介入、過程控制、同步跟蹤、事后把關(guān)，使其滲透于工程建設(shè)各階段、各環(huán)節(jié)中。

3.紙制與電子檔案同步管理，改變存儲和利用方式

開發(fā)一套既能迅速地完成目錄輸入、修改、打印，又能準(zhǔn)確、快速地進(jìn)行數(shù)據(jù)審核、轉(zhuǎn)儲、查詢、統(tǒng)計(jì)等操作的檔案管理軟件。要加強(qiáng)電子檔案的管理,實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案與電子檔案的同步管理，開發(fā)重要檔案全息數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)重要檔案的全息機(jī)檢，真正實(shí)現(xiàn)檔案資源共享,為工程建設(shè)管理服務(wù)。石油開發(fā)中心目前所有工程檔案已實(shí)現(xiàn)PDF與紙制文件同步歸檔，沒有對應(yīng)電子文件的工程檔案一律不予接收。而電子檔案在檔案利用過程也逐漸發(fā)揮了應(yīng)有作用，節(jié)約人力，方便快捷。今后檔案管理也會更加重視電子檔案的作用，加強(qiáng)數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)手段，實(shí)現(xiàn)檔案資源的存儲數(shù)字化，徹底改變存儲和利用方式，讓檔案信息傳輸?shù)木W(wǎng)絡(luò)化和檔案信息資源的共享化。

4.開發(fā)利用檔案信息，充分發(fā)揮檔案作用

做好檔案資料的收集、歸檔工作最終目的是為了更好地開發(fā)利用檔案信息，而通過利用檔案體現(xiàn)檔案的作用反過來也會促進(jìn)檔案管理工作。工程參建單位技術(shù)、施工人員對工程項(xiàng)目的管理、設(shè)計(jì)及施工組織的情況最了解，大量的檔案產(chǎn)生于他們手中，他們也是今后利用檔案的主體。通過文件材料收集歸檔將其轉(zhuǎn)化為檔案信息資源，而這些資源又通過檔案管理人員提供給工程技術(shù)人員利用。對于檔案管理人員來說，如果能將檔案信息及時(shí)準(zhǔn)確地提供給工程技術(shù)人員，使他們親身體驗(yàn)到檔案信息的價(jià)值，就會促使他們更積極主動地配合檔案部門做好建檔工作。每當(dāng)工程技術(shù)人員從利用檔案中獲得信息時(shí)，他們都會更積極主動地向檔案室歸檔文件材料，從而保證了工程檔案的完整性，真正讓檔案從工程建設(shè)中來，再服務(wù)于工程建設(shè)中去，促使檔案管理更上新臺階。

5.推行信息化集成系統(tǒng)，提升安全級別

檔案館的安全管理工作無外乎外部安全管理和內(nèi)部安全管理兩個方面。外部安全管理主要包括：門、窗、空氣質(zhì)量的安全管理工作，內(nèi)部安全管理包括：工作環(huán)境（人身健康），庫房空氣質(zhì)量（防塵、防蟲）、溫濕度變化（防潮、防高溫）、安全防護(hù)（防盜、防鼠）、消防安全（防火）、用電安全防護(hù)等。石油開發(fā)中心檔案館注重硬件建設(shè)，建成一個具有庫房溫濕度數(shù)據(jù)監(jiān)測、自動采集，新風(fēng)、回風(fēng)殺菌、過濾與控制系統(tǒng)，安全電視監(jiān)控系統(tǒng)，出入口控制即門禁控制系統(tǒng)、用電安全監(jiān)控系統(tǒng)，火災(zāi)報(bào)警與消防聯(lián)動控制系統(tǒng)等多功能的信息化集成管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)了安全、高效、可靠、經(jīng)濟(jì)、節(jié)能、環(huán)保，很好的解決了恒溫恒濕、安全防護(hù)、消防滅火、用電安全等管理過程中諸多無法解決的老大難問題，提高了管理效率，提升了庫藏檔案材料安全級別，降低了設(shè)備維修成本，為管理人員提供了安全、舒適、健康的工作環(huán)境。標(biāo)志著檔案館管理模式向現(xiàn)代化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、信息化、節(jié)能低碳集成管理模式發(fā)展。

6.加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)

要做到專職和專業(yè)。專職，是指檔案管理人員要單獨(dú)定崗定編定職能，上級部門要從資金、材料、硬件投入等方面給予保證，確保整個工作有較好的延續(xù)性；專業(yè)，就是要明確檔案管理員既要管、更要理，檔案管理是一種綜合性很強(qiáng)的學(xué)科，涉及到法律、物理、化學(xué)等多門學(xué)科，決不是某些人認(rèn)為的那種“只要是把接收到的東西全都看住了就行”，要體現(xiàn)出檔案管理的專業(yè)性。為此，要派具有較強(qiáng)專業(yè)知識的人員負(fù)責(zé)此項(xiàng)工作，做到高起點(diǎn)、嚴(yán)要求，以利于工程檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。

同時(shí)要加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，首先是檔案業(yè)務(wù)、工程專業(yè)基礎(chǔ)知識的培訓(xùn)，使檔案管理人員對工程文件的形成、收集、整理、歸檔有明確的認(rèn)識，又懂得工程施工流程，從而更有利于歸檔工作的開展。其次對工程技術(shù)、參建單位人員進(jìn)行檔案知識培訓(xùn)，提高其業(yè)務(wù)素質(zhì)和專業(yè)技能，使他們掌握檔案方面的有關(guān)規(guī)定和要求，督促相關(guān)人員嚴(yán)格按標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。

檔案管理工作一項(xiàng)龐大的系統(tǒng)工程，除以上措施外，最重要一點(diǎn)還是增強(qiáng)各參建單位檔案意識，要加大宣傳力度，加強(qiáng)對參建單位及人員進(jìn)行檔案法律法規(guī)的宣傳教育，爭取各方面的配合與支持，提高他們做好工程建設(shè)檔案管理的自覺性和責(zé)任感。只有檔案管理的所有參與部門都提高重視程度，才能真正做好檔案管理工作。

公司檔案如何管理范文第2篇

一、強(qiáng)化對文秘工作的認(rèn)識

文秘工作是以企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)工作有效運(yùn)轉(zhuǎn)和為領(lǐng)導(dǎo)者決策服務(wù)的，輔助于文件、會議、辦事，為其做好參謀，處理好事務(wù)性工作。文秘工作既區(qū)別于領(lǐng)導(dǎo)工作，又不同于業(yè)務(wù)部門的工作，同社會改造活動一樣，文秘工作具有特定的規(guī)范性，主要有本文由收集整理以下幾方面：

一是文秘工作的從屬性。文秘工作歷來都是從屬于一個領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)的。它的活動內(nèi)容主要是圍繞著領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)和決策者，為保證順利工作而提供方便條件的。在實(shí)際工作中，文秘及其他工作人員需要為領(lǐng)導(dǎo)思維、決策提供信息，提供方案，做好決策前準(zhǔn)備工作等；需要及時(shí)抓住市場信息，如客戶來電話咨詢項(xiàng)目的設(shè)計(jì)或客戶前來咨詢規(guī)劃設(shè)計(jì)等相關(guān)問題，及時(shí)與領(lǐng)導(dǎo)、工作人員聯(lián)系或直接給予解答；需要做出積極的反應(yīng)，抓住商機(jī)，為領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的工作運(yùn)轉(zhuǎn)和領(lǐng)導(dǎo)者的決策提供輔工作。

二是文秘工作的綜合性。文秘工作大多很被動，很少能按照自己的意圖安排工作，常常是來了電話處理電話事務(wù)或收發(fā)傳真，有了文件取送處理文件，來了客戶接待客戶。協(xié)調(diào)上下級事務(wù)，這也是文秘工作從屬性所決定的。但只要動腦筋，想辦法，凡事超前儲備經(jīng)驗(yàn)，進(jìn)行預(yù)測，有多種準(zhǔn)備和處理方案，就有望把被動變?yōu)橹鲃恿恕?/p>

三是文秘工作的服務(wù)性。文秘工作的服務(wù)性也是事務(wù)性，服務(wù)性是由從屬性決定的，這是文秘工作的重要特點(diǎn)。

二、強(qiáng)化檔案管理職能作用的發(fā)揮

文秘工作的性質(zhì)決定了文秘部門加強(qiáng)檔案管理勢在必行，極為關(guān)鍵。

首先，文檔工作離不開檔案管理。文秘工作的性質(zhì)在實(shí)踐中凸顯檔案信息的重要，文秘工作必然涉及許多上呈下傳的文件材料，這些文件要及時(shí)遞呈領(lǐng)導(dǎo)批閱，然后催辦、歸檔，會直接影響整個企業(yè)的工作效率；能夠使企業(yè)更好地貫徹落實(shí)好上級領(lǐng)導(dǎo)部門的精神；為設(shè)計(jì)人員提供學(xué)習(xí)進(jìn)修的信息，使設(shè)計(jì)人員的技術(shù)水平不斷提高，有效地促進(jìn)經(jīng)濟(jì)效益?？梢哉f，文秘工作的優(yōu)質(zhì)服務(wù)對企業(yè)安全生產(chǎn)、經(jīng)營管理都在起著不可估量的作用。因此，以基礎(chǔ)檔案管理為起點(diǎn)，規(guī)范運(yùn)作方法才能夠有效地推動文秘工作規(guī)范有序地健康發(fā)展。

其次，搞好檔案管理能夠保證文秘工作的科學(xué)性和全面性。重大活動重要的信息來源和物質(zhì)基礎(chǔ)直接關(guān)系到文秘工作的科學(xué)性、全面性。檔案資料科學(xué)性、準(zhǔn)確性增強(qiáng)，全面性、可選性擴(kuò)增，是文秘工作科學(xué)、準(zhǔn)確、全面開展的重要前提和保障。因此，建立健全檔案管理體制是新形勢下對文秘工作的必然要求，也是非常重要的管理手段和工作任務(wù)。

三、認(rèn)真履行文檔職責(zé)，優(yōu)質(zhì)服務(wù)企業(yè)文明建設(shè)

公司檔案如何管理范文第3篇

四川劍南春集團(tuán)公司的檔案工作，這幾年也聲名鵲起，在檔案界，特別是企業(yè)檔案界，知名度較高。作為一個名牌企業(yè)，企業(yè)如何對其檔案工作進(jìn)行位置安排、功能布局？念好“檔案經(jīng)”對企業(yè)帶來了什么？近日，本刊記者到劍南春集團(tuán)公司，對負(fù)責(zé)檔案工作的企業(yè)原黨委書記、現(xiàn)工會主席何天正進(jìn)行專門采訪。

挖掘檔案資源營造企業(yè)文化

四川綿竹產(chǎn)酒的歷史悠久，從現(xiàn)有的文獻(xiàn)記載和考古發(fā)掘來看，其釀酒史可以追溯到4000多年前，劍南春的歷史也有2000多年。

對于這樣一個有著悠久歷史和豐富文化內(nèi)涵的企業(yè)，其歷史和文化資源的積累、開發(fā)與利用具有得天獨(dú)厚的條件和優(yōu)勢。作為一個在國內(nèi)外都很知名的企業(yè)，當(dāng)然不會錯過這個機(jī)會。劍南春公司是如何挖掘檔案文獻(xiàn)資源，為企業(yè)文化建設(shè)服務(wù)的？何天正先生娓娓地向記者道來。

四川綿竹釀酒史最早見諸唐代文獻(xiàn)。唐代李肇著《國史補(bǔ)》，對唐代正史以外的歷史進(jìn)行補(bǔ)記。書中，特別提到當(dāng)時(shí)一些著名的好酒，“劍南之燒春”赫然名列其中。公元779年，唐德宗面諭群臣，要他們把劍南燒春是否上貢的問題，當(dāng)做一樁國家大事來討論。從盛唐至民國，在2000多年的時(shí)間里，綿竹的釀酒歷史綿延不絕，佳話不斷。

1958年，劍南春酒廠（當(dāng)時(shí)稱做四川綿竹縣地方國營酒廠）的師傅，在傳統(tǒng)釀酒工藝的基礎(chǔ)上進(jìn)行改進(jìn)、創(chuàng)新，釀造出一種“芳、冽、甘、醇”的酒品，色、香、味俱佳，經(jīng)四川大學(xué)龐教授考證，訂名為“劍南春”，“劍南春”正式呱呱墜地。由于劍南春出色的品質(zhì)，劍南春一步步地，從川西一隅，風(fēng)行于海內(nèi)外，為識者和飲者稱道。

近年來的考古發(fā)掘再次佐證了綿竹悠久的釀酒歷史。2003～2004年，有關(guān)專家對四川劍南春酒坊遺址“天益老號”進(jìn)行考古勘探、發(fā)掘，清理出一大批白酒釀造工藝遺跡，該老窖窖池群落規(guī)模大，設(shè)施完備，是我國古代釀酒工藝和城市考古的一次重要發(fā)現(xiàn)，因而被評為2004年“全國十大考古發(fā)現(xiàn)”之一。其中有一塊南北朝時(shí)期永明五年（公元488年）的紀(jì)念磚，證明天益老號酒坊可以上溯到唐朝以前。

從檔案的角度看，這些文物資料也是實(shí)物檔案。利用文物、文獻(xiàn)、檔案等資源，劍南春公司開辟了頗有規(guī)模的“酒史展覽廳”、“劍南春榮譽(yù)展覽室”、“劍南春及其系列產(chǎn)品展覽室”、“館藏照片檔案展覽室”等展覽，起到了教育職工、感染來者、宣傳企業(yè)的良好作用。

在電視、平面媒體、車站等地方，“唐時(shí)宮廷酒，盛世劍南春”的廣告為世人熟知，“這樣的廣告詞，讀起來朗朗上口，記得住，對市場推廣、消費(fèi)者的認(rèn)知起到了很大作用，是對企業(yè)文化進(jìn)行提煉和升華的結(jié)果，是產(chǎn)品宣傳和企業(yè)文化緊密結(jié)合的一個佳作。”何天正告訴記者。

賦予檔案部門掌控公司檔案事務(wù)的權(quán)威地位

劍南春集團(tuán)注重對企業(yè)檔案文獻(xiàn)資源的開發(fā)與利用，并取得豐碩的成果，來源于公司對企業(yè)檔案信息工作的清晰認(rèn)識和準(zhǔn)確定位：“檔案是企業(yè)寶貴的精神和物質(zhì)財(cái)富，企業(yè)檔案信息工作不僅是企業(yè)科學(xué)管理的重要基礎(chǔ)，而且是體現(xiàn)企業(yè)科學(xué)管理水平的重要標(biāo)志。”

在劍南春公司，檔案信息中心代表公司行使檔案方面的權(quán)力，擔(dān)負(fù)檔案信息儲存、利用和檔案行政管理、監(jiān)督的雙重職能。檔案管理部門一方面對公司檔案實(shí)體進(jìn)行管理，一方面對整個公司的檔案業(yè)務(wù)進(jìn)行控制，被真正地賦予權(quán)威的地位。何天正非常明確地說：“在劍南春公司，檔案信息中心是公司有權(quán)威的一個系統(tǒng)，不是一個冷僻的部門。”

除純粹的檔案業(yè)務(wù)外，劍南春公司還發(fā)揮檔案工作和檔案人員在信息收集、處理方面的比較優(yōu)勢，賦予檔案信息中心承擔(dān)公司的情報(bào)職能。檔案信息中心工作人員從網(wǎng)絡(luò)上、報(bào)刊上收集、整理與公司生產(chǎn)、經(jīng)營活動相關(guān)的信息，為公司領(lǐng)導(dǎo)提供重要的經(jīng)濟(jì)信息、經(jīng)濟(jì)情報(bào)，便于領(lǐng)導(dǎo)決策和各項(xiàng)管理工作利用參考。

2002年，按照國家一級檔案庫房建筑標(biāo)準(zhǔn)，公司對原總裁辦公大樓進(jìn)行改建，裝飾一新、功能齊全的劍南春檔案信息中心大樓被交付使用，劍南春公司的檔案工作邁上了一個新的臺階。

檔案部門權(quán)威地位的樹立，檔案業(yè)務(wù)和情報(bào)業(yè)務(wù)的積極開展，使劍南春公司獲益良多。近年來，檔案信息中心獲取有價(jià)值的信息近十萬條，3000多萬字，為公司的科學(xué)決策做出了巨大貢獻(xiàn)。2003年，按照中央和地方精神，劍南春公司依法規(guī)范，成功地從國有企業(yè)改制為股權(quán)多元化的民營企業(yè)，檔案信息工作發(fā)揮了絕對重要的作用。在近兩年的改制工作中，幾乎查閱了公司館藏的全部檔案，很多重要檔案還是多次查閱。公司董事長喬天明深有感觸地說：“如果沒有規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的企業(yè)檔案信息工作，我們的改制工作絕對不可能這么快、這么順利地完成。”

面對公司股權(quán)多元化和企業(yè)迅速擴(kuò)張的需要，何天正代表公司對企業(yè)檔案信息工作提出更高的要求：“進(jìn)一步抓住收集面，提高分析、整理、提煉信息的素質(zhì)。同時(shí)，強(qiáng)化對公司全部檔案工作的控制能力，提高管理水平。”

回饋社會，支持檔案事業(yè)

劍南春公司的檔案工作在為企業(yè)的生產(chǎn)和經(jīng)營活動提供服務(wù)的同時(shí)，也獲得了社會的關(guān)注和認(rèn)同。1996年被評為全國首家“企業(yè)檔案工作目標(biāo)管理國家一級”，1999年榮獲“全國檔案工作優(yōu)秀集體”，2003年再次獲得“全國檔案工作優(yōu)秀集體”。1999年，公司檔案信息中心主任趙志英與其他代表還受到同志的接見。

上個世紀(jì)90年代以來，一批又一批的檔案同行到劍南春公司學(xué)習(xí)、參觀，國家和地方的一些重要的檔案工作會議也選擇在此召開，海峽兩岸檔案縮微技術(shù)交流考察團(tuán)、日本企業(yè)史料協(xié)議會也到劍南春公司進(jìn)行交流。劍南春公司的檔案管理經(jīng)驗(yàn)被觀摩、學(xué)習(xí)、借鑒，被社會和世界認(rèn)識。

而劍南春公司支持檔案等社會公益事業(yè)，則表現(xiàn)和表達(dá)了一個民族企業(yè)回報(bào)社會的高度責(zé)任感和負(fù)責(zé)精神。

1999年，劍南春公司與中國檔案報(bào)社聯(lián)合舉辦“建國五十周年劍南春杯檔案工作知識競賽活動”，涉及全國三十多個省、市、區(qū)的檔案工作者；2001年，《中國檔案》雜志創(chuàng)刊50周年紀(jì)念活動，得到劍南春公司的協(xié)助與支持；2002年，為紀(jì)念《檔案法》頒布十五周年，劍南春公司與國家檔案局聯(lián)合舉辦了“劍南春杯”全國檔案法制知識競賽活動，全國有10萬多人參加；中國人民大學(xué)檔案學(xué)院“中國首屆檔案學(xué)博士論壇”也得到劍南春公司的大力協(xié)助……

劍南春人把“生產(chǎn)一流產(chǎn)品，為國家做貢獻(xiàn)，為企業(yè)創(chuàng)效益，為自己創(chuàng)造美好的生活”作為自己的價(jià)值觀。他們始終認(rèn)為，劍南春公司作為國內(nèi)外很有影響的中國民族企業(yè)，其發(fā)展壯大，得益于整個國家的發(fā)展和社會的進(jìn)步，因此，回報(bào)國家、回報(bào)社會，是一個有良知的企業(yè)應(yīng)盡的責(zé)任。

公司檔案如何管理范文第4篇

延長油礦是中國四個具有獨(dú)立勘探開采石油天然氣資質(zhì)的單位之一，具有悠久的歷史。中國陸上第一口油井于1905年在延長縣七里村完鉆，距今已有106年。檔案部門主要負(fù)責(zé)油田各類檔案資料的接收、征集、整理、立卷、歸檔工作。由于油田歷史悠久，所以各類檔案資料較為繁多，檔案工作量較大。

檔案部門從1985年成立至今，共形成和保管文書類、科技類、會計(jì)類、基建類、設(shè)備類、專門類等檔案3萬余卷。自2000年起用西安創(chuàng)怡科技有限責(zé)任公司與檔案事業(yè)部聯(lián)合研發(fā)的《世紀(jì)科怡》檔案管理軟件。

自2001年以來局域網(wǎng)的建成和OA系統(tǒng)的開發(fā)使用，逐步形成積累了一批電子文件。對于電子文件如何收集歸檔？歸檔后如何管理？如何保證電子檔案的原始性、真實(shí)性、完整性？如何開發(fā)利用？如何在紙質(zhì)實(shí)體文件和電子文件并列運(yùn)行的過渡時(shí)期內(nèi)進(jìn)行綜合管理？等等都迫切需要我們提出科學(xué)、合理的意見和辦法。

二、檔案管理軟件實(shí)施情況

目前檔案管理軟件能實(shí)現(xiàn)電子文檔一體化管理，由7個功能模塊構(gòu)成，即文件接收、歸檔管理、檔案管理、檔案利用、檢索終端、利用終端、系統(tǒng)維護(hù)等。

1、文件接收

（1）電子文件接收――提供對本單位辦公自動化系統(tǒng)中產(chǎn)生的歸檔電子文件的接收；

（2）非電子文件接收――提供其他單位來文的紙質(zhì)文件及本單位產(chǎn)生的紙質(zhì)文件的接收；

（3）老檔案的接收――提供檔案室以前年度產(chǎn)生的未進(jìn)入計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)的老檔案的錄入及接收功能。

2、文件歸檔組卷（件）

歸檔方案設(shè)置：

（1）歸檔方案表――根據(jù)本檔案館藏檔案的結(jié)構(gòu)建立無卷歸檔的方案；

（2）合并同類――提供系統(tǒng)自動組合卷（件）功能；

（3）自動歸檔――根據(jù)分類方案自動提供對歸檔文件歸檔時(shí)，賦文件檔號、轉(zhuǎn)庫功能；

（4）臨時(shí)歸檔――提供對歸檔文件的隨時(shí)接收、隨時(shí)歸檔、賦文件檔號、轉(zhuǎn)庫功能。

3、檔案管理

（1）檔案檢索

綜合檢索――提供檔案庫全部著錄項(xiàng)目的邏輯組合檢索；分類檢索――提供實(shí)體分類中各分類字段的分類查錄、自動排序檢索功能；清晰檢索――提供檔案庫著錄項(xiàng)目中各字段則清晰檢索。簡易檢索――按檢索者日常習(xí)慣簡單點(diǎn)擊就能進(jìn)行查找檢索。

（2）檔案鑒定

保管期限表――根據(jù)國家規(guī)定的檔案保管期限表設(shè)定每卷（件）檔案的保管期限。

（3）檔案退庫：在已歸檔庫內(nèi)對不符合要求的檔案，作退庫處理，或轉(zhuǎn)檔案處理庫重新處理，符合要求后再入庫。

（4）檔案接收進(jìn)庫

歸檔檔案接收―接收每年度的新檔案并轉(zhuǎn)入進(jìn)庫；各檔案的接收一接收以前年度老檔案并轉(zhuǎn)入總進(jìn)庫；備份檔案的接收―接收從備份庫轉(zhuǎn)入進(jìn)庫的檔案。

（5）檔案的統(tǒng)計(jì)

保管期限統(tǒng)計(jì)――統(tǒng)計(jì)不同保管期限檔案的數(shù)量；文件類型的統(tǒng)計(jì)――分別統(tǒng)計(jì)不同分類檔案的數(shù)量；組織機(jī)構(gòu)檔案統(tǒng)計(jì)――分別統(tǒng)計(jì)各處室每年形成檔案的數(shù)量；歸檔年份統(tǒng)計(jì)――分別統(tǒng)計(jì)不同年度的檔案數(shù)量。

（6）檔案編目

按保管期限編目；按信息類型編目；按各種專題編目。

4、檔案利用

（1）檔案登記

（2）檔案借閱管理

（3）借閱檔案管理

（4）檔案利用統(tǒng)計(jì)

5、系統(tǒng)維護(hù)

（1）系統(tǒng)設(shè)置表管理――系統(tǒng)全部數(shù)據(jù)庫的用戶管理模式；

（2）系統(tǒng)用戶管理――系統(tǒng)用戶的建立、修改、刪除及用戶權(quán)限的設(shè)定；

（3）系統(tǒng)數(shù)據(jù)備份――提供系統(tǒng)全部數(shù)據(jù)庫的數(shù)據(jù)備份及恢復(fù)。

三、探索與思考

1、首先一定要真正做到無紙化辦公、網(wǎng)絡(luò)上辦公，讓自動化各流轉(zhuǎn)系統(tǒng)真正運(yùn)轉(zhuǎn)，這樣才能實(shí)現(xiàn)電子文件的真實(shí)性。我們要以建立數(shù)字化油田為契機(jī)，從設(shè)備、人員培訓(xùn)到工作制度、思想意識等各個方面向這個目標(biāo)不斷努力和靠攏，這樣就一定能實(shí)現(xiàn)檔案工作一體化管理。

公司檔案如何管理范文第5篇

【關(guān)鍵詞】數(shù)字化；檔案；規(guī)范管理措施

一、前言

提到數(shù)字化檔案管理，大家應(yīng)該不難猜到，這一工作一定離不開計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，而數(shù)字化檔案管理出現(xiàn)的問題又大都表現(xiàn)為計(jì)算機(jī)方面的問題。就目前來看，我國數(shù)字化檔案管理中存在的問題大致有以下幾種：計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的故障、防火墻設(shè)計(jì)不嚴(yán)密、系統(tǒng)更換導(dǎo)致重要檔案丟失等等，在此，本文針對這些問題提出以下幾點(diǎn)對應(yīng)的解決措施：加強(qiáng)對計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的維修與保護(hù)、提高防火墻的安全水平、更換系統(tǒng)時(shí)對檔案進(jìn)行備份。

二、目前我國數(shù)字化檔案管理中存在的問題

（一）計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的故障。計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的故障是檔案管理中出現(xiàn)最多的問題，而計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的故障一般可以分為兩種，一種是硬件系統(tǒng)出現(xiàn)故障，另一種是軟件系統(tǒng)出現(xiàn)故障。硬件系統(tǒng)出現(xiàn)故障的原因又分為以下幾種：系統(tǒng)硬盤不夠大不能容納大量的檔案數(shù)據(jù)、系統(tǒng)的處理器不能滿足超大數(shù)據(jù)量的運(yùn)算、系統(tǒng)頻繁運(yùn)轉(zhuǎn)時(shí)容易崩潰造成死機(jī)。軟件系統(tǒng)出現(xiàn)故障的原因一般是計(jì)算機(jī)系統(tǒng)安裝的檔案處理相關(guān)軟件存在設(shè)計(jì)的缺陷造成的，這種檔案處理軟件的算法可能存在不合理性，或是運(yùn)算繁瑣會導(dǎo)致系統(tǒng)過熱而死機(jī)；另一種情況是相關(guān)軟件與系統(tǒng)的匹配不協(xié)調(diào)，這也會導(dǎo)致計(jì)算機(jī)系統(tǒng)出現(xiàn)故障，從而導(dǎo)致檔案的丟失。

（二）防火墻設(shè)計(jì)不嚴(yán)密。我們都知道，每臺電腦都應(yīng)該有防火墻這種裝置，它是用來防止有黑客暗中入侵電腦或者防止電腦中病毒的，對于我們平常人來說，基本上不怎么可能會被黑客襲擊，而且中病毒造成的損失一般也不是很大，但是對企業(yè)和國家來說就不一樣了，一旦企業(yè)或者國家的網(wǎng)絡(luò)被黑客襲擊，導(dǎo)致計(jì)算機(jī)系統(tǒng)癱瘓或者造成重要信息泄露，那么這一損失是不可估量的，輕則導(dǎo)致企業(yè)蒙受巨大損失，重則導(dǎo)致企業(yè)破產(chǎn)，對國家來說就更家嚴(yán)重了，重要信息的泄露會對國家安全及未來的發(fā)展構(gòu)成巨大威脅。

（三）系統(tǒng)更換導(dǎo)致重要檔案丟失。近年來，隨著科技的不斷發(fā)展進(jìn)步，計(jì)算機(jī)系統(tǒng)也在不斷地提高中，因此，各個單位為了跟上時(shí)代的步伐，同時(shí)也為了加快辦公的效率，都對計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行了更新?lián)Q代，在更新過程中，有一些檔案管理員可能會因?yàn)橐粫r(shí)的疏漏而忘記將一些檔案做好備份，從而導(dǎo)致一些重要的檔案在升級系統(tǒng)的過程中不幸丟失。另一種情況是管理人員在升級系統(tǒng)時(shí)僅僅在電腦上做出了備份，而沒有將其復(fù)制到硬盤中進(jìn)行保存，在新系統(tǒng)重裝時(shí)，電腦出現(xiàn)格式化的情況，這才導(dǎo)致檔案的丟失。除此之外，在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)升級時(shí)，有可能會存在升級失敗的情況，即新的系統(tǒng)無法安裝完成，而舊的系統(tǒng)已經(jīng)卸載，這使計(jì)算機(jī)有可能會死機(jī)，從而有可能導(dǎo)致檔案的丟失。

三、數(shù)字化檔案規(guī)范管理措施

（一）加強(qiáng)對計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的維護(hù)。要想解決計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的故障，就必須加強(qiáng)對計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的維護(hù)，針對計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的兩種原因，本文分別進(jìn)行解決。對于硬件系統(tǒng)的故障，我們不難看出這一問題是比較容易解決的，因?yàn)橹灰鼡Q了足夠良好的硬件就可以了，比如更換更大的系統(tǒng)硬盤，更換更加快速的處理器，這樣就可以使得計(jì)算機(jī)的硬件系統(tǒng)能夠滿足檔案管理的需求。而軟件系統(tǒng)的問題也是不太難解決的，需要提高成本，購置更加合理適用的檔案管理軟件，另一方面，需要軟件設(shè)計(jì)公司不斷創(chuàng)新，不斷提高軟件的運(yùn)行效率及運(yùn)行的流暢度，同時(shí)還要提高軟件與計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的匹配程度，這樣才能使軟件系統(tǒng)運(yùn)行更流暢，更方便地處理檔案。

（二）提高防火墻的安全水平。防火墻關(guān)系到計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的安全，進(jìn)而關(guān)系到公司機(jī)密的安全，出現(xiàn)問題的幾率雖然小，但是問題的嚴(yán)重性卻是十分的大，其危害上文已經(jīng)提到過，這里也不再多說，下面就解釋一下應(yīng)該如何面對這樣的問題。要想提高防火墻的安全水平，系統(tǒng)公司和一些電腦管理軟件公司必須擔(dān)起責(zé)任，因?yàn)橛脩舻碾娔X上的防火墻或者是其他殺毒軟件都來源于這里，用戶信任他們的產(chǎn)品，購買并使用，而因?yàn)檫@一防火墻的不安全而造成了損失，這一責(zé)任無論如何無法逃脫，而且不僅僅要負(fù)責(zé)，在負(fù)責(zé)的同時(shí)還要全力改進(jìn)軟件的功能，修復(fù)漏洞，這樣才能使公司信譽(yù)不到。

（三）更換系統(tǒng)時(shí)對檔案進(jìn)行備份。在更換系統(tǒng)時(shí)進(jìn)行備份，這應(yīng)該是一個人們都知道的常識，因?yàn)檎l希望自己的文件資料都丟失呢？這是一個比較容易解決的問題，但是卻是一個無法肯定其不會發(fā)生的問題，因?yàn)檫@與管理人員息息相關(guān)，誰能保證管理人員一定不會出現(xiàn)差錯呢？所以要想避免這一問題，可以在電腦中設(shè)置程序：當(dāng)要進(jìn)行系統(tǒng)更新時(shí)，讓電腦自動將所有文件檔案備份下來；備份原來的電腦程序，在系統(tǒng)更新失敗時(shí)，自動恢復(fù)原系統(tǒng)。這樣就可以避免因系統(tǒng)的更新問題而導(dǎo)致重要檔案的丟失。

四、結(jié)語

雖然解決了以上這些問題，但是這不代表就沒有其他問題了，還需要加強(qiáng)的是檔案管理員的安全意識，使得檔案管理員能夠在問題發(fā)生前做出規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)的措施，從而降低檔案遺失或被盜所帶來的損失；另一方面，要加強(qiáng)國民的守法意識，并且要設(shè)立法律法規(guī)對盜竊檔案的人員給予嚴(yán)懲，決不能不聞不問，縱容這些不法分子的惡行，否則，很有可能對國家安全構(gòu)成威脅。

參考文獻(xiàn)