檔案整理知識
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檔案整理知識范文第1篇
1 市政企業(yè)檔案信息化建設的途徑
首先，采取多種途徑，引起領導對檔案管理的重視。企業(yè)領導對檔案管理的認識程度和支持，決定了企業(yè)在單位檔案管理上的投入，也決定了企業(yè)檔案數(shù)字化的可能性。這就要求檔案管理人員發(fā)揮積極性、主動性，通過不同的渠道和方法，想方設法讓企業(yè)領導看到檔案數(shù)字化、信息化帶來的好處，必要時，可以借助專業(yè)管理機構進行推介，也可通過其他單位的成功經(jīng)驗交流學習的機會，讓單位領導認識、接受、進而支持企業(yè)的檔案管理數(shù)字化和信息化。
另外，要從電子計算機硬件的配備上入手，提高企業(yè)檔案室計算機和網(wǎng)絡技術的應用程度，逐步提高檔案信息化水平，這也是采集檔案信息，實現(xiàn)資源數(shù)字化的關鍵一步。在深化檔案管理制度改革的同時，要簡化傳統(tǒng)的檔案整理方法，對永久性保存的紙質檔案仍可采用傳統(tǒng)方式立卷，其余則一律通過計算機建立“虛擬卷”。這樣，可以將工作中心轉向檔案信息的開發(fā)上，同時，也使用了計算機管理的特點，有利于檔案工作管理的制度化、標準化。
2 檔案數(shù)字化采集與輸入
檔案數(shù)據(jù)的采集應先易后難，從一般性檔案入手，也可以利用計算機的搜索引擎，為檔案管理提供搜索服務。利用市政系統(tǒng)開發(fā)的檔案管理平臺軟件進行數(shù)據(jù)輸入，從而形成數(shù)字化檔案管理資源。然后，建立一個可以實現(xiàn)數(shù)據(jù)交換的機讀目錄檔案系統(tǒng)，把每次采集的數(shù)據(jù)進行主要信息提取，建立可以通過不同主題詞都能夠搜索的檔案信息。進行檔案目錄的輸入、保存，形成具有規(guī)范性、開發(fā)性、服務性、共享性檔案目錄數(shù)據(jù)庫。
舊有的市政企業(yè)關于文書檔案、科技檔案、產(chǎn)品檔案、基建檔案、會計檔案、人事檔案等傳統(tǒng)分類方案將被打破，取而代之以市政企業(yè)信息集成系統(tǒng)中各個管理模塊、流程的設置。一份完整的檔案信息分散在幾個管理系統(tǒng)中，計算機依照規(guī)定指令根據(jù)工作目標隨時設立和調整類目。
3 解決檔案數(shù)字化人才問題
引進和培養(yǎng)掌握檔案管理與數(shù)字化技術的人才是實現(xiàn)檔案管理數(shù)字化的關鍵。電子檔案的管理與紙質檔案的管理有著截然不同的方法，這就對檔案管理人員提出了更高的要求。許多企業(yè)往往把檔案室當成“閑差”，對其應有的專業(yè)能力不重視，也有一些年輕人，不愿意“悶”在大量的案卷、圖紙、資料的梳理中，在一定程度上，影響了檔案管理數(shù)字化的進程。從目前看，許多檔案部門缺乏現(xiàn)代高技術人才，檔案、信息處理復合型人才更是缺之又缺，大部分檔案人員現(xiàn)代技術水平偏低，甚至有“電腦盲”現(xiàn)象。有些企業(yè)檔案隊伍不穩(wěn)，人才流失嚴重?？梢?，計算機技術人員的培養(yǎng)、教育和管理是一個重要課題，要有針對性地對其進行培訓，掌握信息技術的新知識，解除其“后顧之憂”，以形成最佳的人才結構?！靶行谐鰻钤?，只要潛心研究，把問題吃透，就可發(fā)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理的基本規(guī)律，快速推動企業(yè)數(shù)字化檔案管理的進程，在檔案管理的工作環(huán)境中實現(xiàn)人生價值。
4 在數(shù)字應用中提高檔案室的地位
實踐證明，市政企業(yè)信息資源一旦進入數(shù)字狀態(tài)，其利用開發(fā)和作用的發(fā)揮就會起到事半功倍的效果。例如，編制同一項目部兩個不同項目，或不同項目部的同一類項目的材料消耗分析，編制市場勞動力成本走勢的分析狀況網(wǎng)絡圖，或編制不同區(qū)域項目效益圖、進度圖，可以從中發(fā)現(xiàn)市場鞏固和丟失的情況及走勢，找出原因，及時調整產(chǎn)品開發(fā)和營銷策略。市政企業(yè)檔案數(shù)字化工作不僅是技術問題，而且是信息技術與市政業(yè)務和管理的融合問題，是涉及企業(yè)文化管理模式、業(yè)務管理、生產(chǎn)流程以及與外部政府、機構、供應商、客戶等多環(huán)節(jié)的系統(tǒng)化工程。
市政企業(yè)要從適應兩個根本性轉變的高度，轉換思維，積極探索新路子、新手段，舍得增加投入，添置先進設備，以改善和強化檔案資源開發(fā)條件和手段；同時，市政企業(yè)檔案工作者更要鉆研業(yè)務、勤奮學習，更好地利用現(xiàn)有條件，積極地開發(fā)檔案信息資源，當好領導的參謀和助手，通過“以檔輔企”，提高自身地位，為市政企業(yè)發(fā)展做出貢獻。
（作者單位：鄭州第二市政建設集團有限公司 來稿日期：2012-04-12）
檔案數(shù)字化是在檔案管理活動中，全面應用現(xiàn)代信息技術，對企業(yè)檔案信息資源進行處置，形成可利用數(shù)據(jù)的管理手段。作為市政企業(yè)，無論在檔案保存的空間和安全管理上，還是在市政檔案社會化功能信息的再開發(fā)利用上，抑或在檔案數(shù)字化硬件條件及功能上，都對推動檔案管理數(shù)字化建設提出迫切要求。
1 市政企業(yè)檔案信息化建設的途徑
首先，采取多種途徑，引起領導對檔案管理的重視。企業(yè)領導對檔案管理的認識程度和支持，決定了企業(yè)在單位檔案管理上的投入，也決定了企業(yè)檔案數(shù)字化的可能性。這就要求檔案管理人員發(fā)揮積極性、主動性，通過不同的渠道和方法，想方設法讓企業(yè)領導看到檔案數(shù)字化、信息化帶來的好處，必要時，可以借助專業(yè)管理機構進行推介，也可通過其他單位的成功經(jīng)驗交流學習的機會，讓單位領導認識、接受、進而支持企業(yè)的檔案管理數(shù)字化和信息化。
另外，要從電子計算機硬件的配備上入手，提高企業(yè)檔案室計算機和網(wǎng)絡技術的應用程度，逐步提高檔案信息化水平，這也是采集檔案信息，實現(xiàn)資源數(shù)字化的關鍵一步。在深化檔案管理制度改革的同時，要簡化傳統(tǒng)的檔案整理方法，對永久性保存的紙質檔案仍可采用傳統(tǒng)方式立卷，其余則一律通過計算機建立“虛擬卷”。這樣，可以將工作中心轉向檔案信息的開發(fā)上，同時，也使用了計算機管理的特點，有利于檔案工作管理的制度化、標準化。
2 檔案數(shù)字化采集與輸入
檔案數(shù)據(jù)的采集應先易后難，從一般性檔案入手，也可以利用計算機的搜索引擎，為檔案管理提供搜索服務。利用市政系統(tǒng)開發(fā)的檔案管理平臺軟件進行數(shù)據(jù)輸入，從而形成數(shù)字化檔案管理資源。然后，建立一個可以實現(xiàn)數(shù)據(jù)交換的機讀目錄檔案系統(tǒng)，把每次采集的數(shù)據(jù)進行主要信息提取，建立可以通過不同主題詞都能夠搜索的檔案信息。進行檔案目錄的輸入、保存，形成具有規(guī)范性、開發(fā)性、服務性、共享性檔案目錄數(shù)據(jù)庫。
舊有的市政企業(yè)關于文書檔案、科技檔案、產(chǎn)品檔案、基建檔案、會計檔案、人事檔案等傳統(tǒng)分類方案將被打破，取而代之以市政企業(yè)信息集成系統(tǒng)中各個管理模塊、流程的設置。一份完整的檔案信息分散在幾個管理系統(tǒng)中，計算機依照規(guī)定指令根據(jù)工作目標隨時設立和調整類目。
3 解決檔案數(shù)字化人才問題
引進和培養(yǎng)掌握檔案管理與數(shù)字化技術的人才是實現(xiàn)檔案管理數(shù)字化的關鍵。電子檔案的管理與紙質檔案的管理有著截然不同的方法，這就對檔案管理人員提出了更高的要求。許多企業(yè)往往把檔案室當成“閑差”，對其應有的專業(yè)能力不重視，也有一些年輕人，不愿意“悶”在大量的案卷、圖紙、資料的梳理中，在一定程度上，影響了檔案管理數(shù)字化的進程。從目前看，許多檔案部門缺乏現(xiàn)代高技術人才，檔案、信息處理復合型人才更是缺之又缺，大部分檔案人員現(xiàn)代技術水平偏低，甚至有“電腦盲”現(xiàn)象。有些企業(yè)檔案隊伍不穩(wěn)，人才流失嚴重?？梢姡嬎銠C技術人員的培養(yǎng)、教育和管理是一個重要課題，要有針對性地對其進行培訓，掌握信息技術的新知識，解除其“后顧之憂”，以形成最佳的人才結構?！靶行谐鰻钤保灰獫撔难芯?，把問題吃透，就可發(fā)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理的基本規(guī)律，快速推動企業(yè)數(shù)字化檔案管理的進程，在檔案管理的工作環(huán)境中實現(xiàn)人生價值。
4 在數(shù)字應用中提高檔案室的地位
實踐證明，市政企業(yè)信息資源一旦進入數(shù)字狀態(tài)，其利用開發(fā)和作用的發(fā)揮就會起到事半功倍的效果。例如，編制同一項目部兩個不同項目，或不同項目部的同一類項目的材料消耗分析，編制市場勞動力成本走勢的分析狀況網(wǎng)絡圖，或編制不同區(qū)域項目效益圖、進度圖，可以從中發(fā)現(xiàn)市場鞏固和丟失的情況及走勢，找出原因，及時調整產(chǎn)品開發(fā)和營銷策略。市政企業(yè)檔案數(shù)字化工作不僅是技術問題，而且是信息技術與市政業(yè)務和管理的融合問題，是涉及企業(yè)文化管理模式、業(yè)務管理、生產(chǎn)流程以及與外部政府、機構、供應商、客戶等多環(huán)節(jié)的系統(tǒng)化工程。
市政企業(yè)要從適應兩個根本性轉變的高度，轉換思維，積極探索新路子、新手段，舍得增加投入，添置先進設備，以改善和強化檔案資源開發(fā)條件和手段；同時，市政企業(yè)檔案工作者更要鉆研業(yè)務、勤奮學習，更好地利用現(xiàn)有條件，積極地開發(fā)檔案信息資源，當好領導的參謀和助手，通過“以檔輔企”，提高自身地位，為市政企業(yè)發(fā)展做出貢獻。
檔案整理知識范文第2篇
四川省社會組織登記檔案整理實施細則完整版第一條 為切實做好社會組織登記檔案管理工作，規(guī)范社會組織登記檔案整理，根據(jù)《 社會組織登記檔案管理辦法》及檔案管理相關規(guī)定,制定本實施細則。
第二條 本實施細則的社會組織登記檔案整理，是指將歸檔文件以件為單位進行裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒，使之有序化的過程。
第三條 社會組織登記檔案文件材料歸檔范圍按照《社會組織登記檔案管理辦法》附件規(guī)定執(zhí)行。
第四條 社會組織登記管理業(yè)務機構應當在行政許可、行政審批、行政處罰、監(jiān)督管理相關事項辦理完畢30個工作日內(nèi)完成歸檔文件材料的收集和移交，社會組織登記檔案管理機構應在自收到歸檔文件材料后60個工作日內(nèi)完成歸檔文件的整理工作。
第五條 社會組織登記檔案歸檔文件材料以件為單位進行整理，每件歸檔文件材料應印制標注有文件名、責任者、成文日期、社會組織名稱、社會組織登記證號、所屬盒號、本件件號等有效信息的文件封面。(封面式樣見附件)
社會組織一項申報事項辦結后所形成的文件材料為一件，一般以一份文件為一件，正文與附件為一件(一次辦理事項應將全部申報材料作為批準文件的附件)，傳真件復印后與原件作為一件處理。
社會組織登記檔案件內(nèi)文件材料的排列應與《社會組織登記檔案管理辦法》附件所列各項目的文件材料排列順序一致。
第六條 每件文件以棉線采用縫紉機軋邊或用三孔一線方式固定，并按順序依次裝入檔案盒保存。
第七條 社會組織登記檔案歸檔文件材料按照形成時間的先后順序以三位數(shù)編制件號，盒內(nèi)文件件號從001起順序編制并排列。通常一個社會組織的文件材料拉通編一個流水號。
第八條 一個社會組織登記檔案的所有文件材料按照形成時間順序排列裝盒。如社會組織存續(xù)時間長，材料較多，可分別裝入若干盒內(nèi)。
第九條 社會組織登記檔案按照一個社會組織一檔的原則，并按照社會組織登記證號的順序進行排列。社會組織登記證號按六位數(shù)排列，不足六位數(shù)的用0補足六位，如001234(民辦非企業(yè)單位從第三位開始用0補足六位)。
第十條 社會組織登記檔案按社會團體、民辦非企業(yè)單位、基金會三類分類編號排列。
第十一條 社會組織登記檔案盒號由正號和附號兩部分組成。正號為五位數(shù)，第一位為社會組織識別號，1為社團，2為民辦非企業(yè)單位，3為基金會，后四位為該社會組織登記檔案在該類中從0001起的盒號順序號。一個社團組織登記檔案有若干盒時，需編附號，附號為一位數(shù)，與正號用-隔開，附號從1開始順序編制排列。
第十二條 社會組織登記檔案盒內(nèi)需編制歸檔文件目錄。歸檔文件目錄應設置件號、責任者、文號、題名、日期、頁數(shù)、備注等內(nèi)容。
后續(xù)追加的歸檔文件材料須在追加的同時補入歸檔文件目錄中。社會組織登記檔案管理機構應視補入目錄情況，重新及時編制歸檔文件目錄。
第十三條 社會組織登記檔案應當在社會組織注銷或撤銷之日起滿20xx年后向同級國家綜合檔案館移交。社會組織登記檔案管理機構應在檔案移交后，對所空盒號作說明。
社會組織登記檔案管理辦法第一條 為加強社會組織登記檔案的規(guī)范管理，充分發(fā)揮社會組織登記檔案的作用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《社會團體登記管理條例》、《民辦非企業(yè)單位登記管理暫行條例》和《基金會管理條例》等有關規(guī)定，制定本辦法。
第二條 本辦法所稱社會組織登記檔案是指縣級以上人民政府民政部門在依法為社會團體及其分支(代表)機構，基金會及其分支(代表)機構，境外基金會代表機構以及民辦非企業(yè)單位辦理申請籌備成立、成(設)立登記、變更登記、注銷登記、備案、章程核準、年度檢查和行政處罰等工作中形成的具有查考、利用價值的各種文件材料。
第三條 社會組織登記檔案工作由縣級以上人民政府民政部門分級負責，在業(yè)務上接受同級檔案行政管理部門和上級民政部門的監(jiān)督和指導。
第四條 縣級以上人民政府民政部門檔案管理機構應當對社會組織登記檔案實行集中統(tǒng)一管理,指定專職(或兼職)人員負責社會組織登記檔案管理工作，建立并完善社會組織登記檔案的管理制度，確保社會組織登記檔案的完整、準確、系統(tǒng)、安全和有效利用，并逐步實現(xiàn)社會組織登記檔案的信息化管理和服務。
第五條 社會組織登記管理業(yè)務機構應當在行政許可、行政審批、行政處罰、監(jiān)督管理相關事項辦理完畢后30個工作日內(nèi)完成歸檔工作。檔案管理機構(人員)在接收歸檔的文件材料時，必須認真核對清點，檢查文件材料是否齊全、完整，符合規(guī)定要求的，予以接收，并辦理交接手續(xù)。(文件材料歸檔范圍參見本辦法附件)
第六條 社會組織登記檔案按照一個社會組織一檔的原則，歸檔文件材料以件為單位進行整理。一般以一份文件為一件，正文與附件為一件，傳真件應當復印并與原件為一件，請示與批復各為一件，一次上報的多份表格，每份表格可為一件。
一個社會組織的所有文件材料按照形成的時間順序排列，每份文件應當用無酸紙?zhí)谆驒n案袋等以有利于保管和利用的方式加以固定，并按排列順序依次裝入檔案盒保存。
第七條 社會組織登記檔案分為社會團體類、民辦非企業(yè)單位類、基金會類三類。
第八條 各類社會組織登記檔案按照社會組織登記證號的順序進行排列。
第九條 檔案管理機構應當建立社會組織名錄等檢索工具。
第十條 社會組織登記檔案要有專門的地點存放，要配備必要的保管裝具，并設有防火、防盜、防漬、防有害生物等安全設施,確保檔案的安全保管。檔案管理機構要定期檢查檔案的保管狀況，發(fā)現(xiàn)問題及時解決。
第十一條 社會組織登記檔案保管期限定為永久。
第十二條 社會組織登記檔案應當在社會組織注銷之日起滿20xx年后向同級國家綜合檔案館移交。
第十三條 社會組織登記檔案的利用應當按照下列規(guī)定執(zhí)行：
(一)社會組織登記檔案的形成單位因工作需要，履行有關手續(xù)后可以利用本單位形成的社會組織登記檔案;
(二)人民法院、人民檢察院、公安機關、國家安全機關等部門因工作需要，持單位介紹信可以利用相關的社會組織登記檔案;
(三)社會組織業(yè)務主管單位因工作需要，持單位介紹信可以利用其主管的社會組織的登記檔案;
(四)社會組織因工作需要，持單位介紹信可以利用本組織的登記檔案;
(五)律師根據(jù)案情的需要，自行調查取證的，憑律師執(zhí)業(yè)證書和律師事務所證明，可以利用與承辦法律事務有關的社會組織登記檔案;當事人和除律師以外的其他訴訟人根據(jù)案情的需要，持受理案件的法院出具的證明材料及本人有效證件，可以利用與訴訟事務有關的社會組織登記檔案;
(六)其他單位、組織憑單位介紹信，公民憑個人有效身份證明可以查詢公開的社會組織的登記事項;
(七)對涉密檔案的利用，應當遵守國家有關規(guī)定，并按保密程序審批;
(八)檔案管理機構應當根據(jù)檔案所記載的內(nèi)容，為利用者出具社會組織登記證明。
第十四條 檔案管理機構應當配備計算機管理社會組織登記檔案，實行社會組織登記紙質檔案和電子檔案的分別保管，提高檔案利用效率，維護檔案的完整與安全。
第十五條 使用電子計算機辦理社會組織登記、備案、年檢等工作所形成的電子文件的歸檔，參照《電子文件歸檔與管理規(guī)范》(GB/T18894-20xx)要求進行整理歸檔。
檔案整理知識范文第3篇
關鍵詞：積存檔案；零散文件；組織整理
中圖分類號： G271 文獻標識碼： A 文章編號：
檔案是歷史文件的積累物，現(xiàn)行文件的立卷整理歸檔，一般屬于文書部門和有關部門的任務，但是由于歷史檔案的收集及其他某些特殊原因，檔案室需要對積存檔案或零散文件進行整理，或協(xié)助指導有關部門整理積存檔案或零散文件，此項工作比較復雜，是一項較為艱巨的任務，怎樣才能系統(tǒng)的整理這些文件讓它們的價值得到充分發(fā)揮呢？本文主要針對云南省水文水資源局的積存檔案和零散文件的組織整理情況進行了闡述。
1 現(xiàn)階段云南省檔案管理工作的實際情況
到目前為止全省各個水文觀測站點當中保管的相關水文資料以及各類檔案材料一共有12萬多卷冊，在這當中1928-2007年期間的水文原始檔案大約有10萬余卷冊，1937-2005年期間的整編成果大約達到了2萬余卷冊，1887-2006年期間刊印成果將近3千多冊，除此之外還包括文書、實物、財務、地圖、聲像、基建、專題、設備、民國、照片、科技圖書等各種門類、載體檔案若干卷冊，這些檔案仍然以每年3800多卷的數(shù)量快速增加；整個水文資料檔案排架的長度達到了7400米，一共擁有1500多個檔案柜，3棟檔案庫房，庫房的總占地面積接近3000平方米。此外，全省水文數(shù)據(jù)庫存儲的水文數(shù)據(jù)達到了400多兆，并且以每年200多萬組數(shù)據(jù)的速度在增加。但是，在檔案整理的過程中積存檔案以及零散文件的整理工作還存在很多問題，沒有統(tǒng)一的標準，由于積存時間過長或者過于零散等原因很容易被人們忽視，導致水文檔案資料不夠全面，水文工作得不到可靠的保障。
2 做好積存檔案以及零散文件的整理準備工作
2.1制定高效可行的整理工作方案
為了使積存檔案和零散文件的整理工作能夠順利地進行，在整理以前，應先了解檔案的情況，訂出一個整理工作方案。此工作方案包括以下內(nèi)容：立檔單位的歷史沿革和檔案狀況，整理的要求和具體方法，工作程序勞動組織，以及各次工作完成時間。根據(jù)所要整理的檔案狀況、數(shù)量以及參加整理的人數(shù)的不同，整理工作方案可詳可簡。整理工作方案一般以全宗為單位編訂。整理互有聯(lián)系的或同類型的若干全宗時，也可以合編一個整理工作方案。
2.2立檔單位的歷史沿革
積存檔案和零散文件的整理，一般是從研究立檔單位的歷史沿革和檔案狀況開始的。只有熟悉了立檔單位及其檔案的歷史和現(xiàn)狀，才能深刻地了解和掌握被整理檔案的各種特點，才能正確地解決整理工作中一系列的實際問題。對立檔單位歷史沿革和檔案狀況研究的結果，應寫成書面材料，通常稱為“立檔單位和全宗歷史考證”，作為整理工作方案的一部分，或作為單行材料。立檔單位和全宗歷史考證，對檔案的整理和日常管理有多方面的作用。它是制訂可行性整理工作方案和科學地組織檔案整理工作的依據(jù)，如對該全宗及其各個部分檔案的整理要求如何確定，采取何種方法等等，均應在研究全宗材料實際情況的基礎上確定。較為詳細的歷史考證，不僅是檔案整理的整個過程中一種必要的參考材料，它對判定文件所屬全宗，考證文件日期和所屬組織機構等等，都有輔助作用，而且對日后進行檔案價值的鑒定工作、編制檢索工具和利用檔案，也有一定的參考作用。質量較高的歷史考證，實際上是一種頗有實用價值的工具書。
2.3 立檔單位的檔案狀況
立檔單位和全宗歷史考證，一般由立檔單位沿革和全宗狀況兩部分構成。立檔單位的主要內(nèi)容如下：（1）立檔單位成立的時間和原因，機關名稱的變化，撤銷的時間和原因，機關的名稱；（2）立檔單位的性質、任務和職權范圍，它在社會中的地位，它與其他相關組織的關系；（3）立檔單位活動的情況，如活動地點、范圍等；（4）立檔單位內(nèi)部組織機構的設置及其職能，機構的變化，立檔單位及其各組織機構負責人姓名；（5）立檔單位文書工作制度及其變化情況，文件處理中使用的各種印章戳記及其作用。另外，全宗狀況，即檔案情況部分，一般包括以下內(nèi)容：（1）全宗檔案內(nèi)容與成分的概況；（2）全宗的歷史：檔案入館（室）前的保管處所和保管情況，檔案館（室）接收檔案的時間等，入館（室）后檔案管理的情況（如是否經(jīng)過整理，是否受過損失和經(jīng)過銷毀，及其它情況）；（3）檔案現(xiàn)狀，如整理、鑒定的質量等；（4）檔案被利用的情況?？傊n單位和全宗歷史考證，通常在開始整理全宗之前寫出初稿，在檔案整理過程中邊使用邊補充修改，全宗整理結束時最后修訂定稿，存入“全宗卷”內(nèi)。
3 積存檔案以及零散文件的整理程序
整理積存檔案特別是零散文件，在研究立檔單位及其檔案情況的基礎上制訂整理工作方案時，必須科學地安排整理工作程序，它對于提高工效和整理質量具有直接意義。整理積存檔案和零散文件的工作程序大致如下：（1）區(qū)分全宗；（2）全宗內(nèi)檔案的分類（分類中補充區(qū)分全宗）；（3）初步立卷（立卷中補充分類），擬寫標題草稿；（4）案卷的初步排列；（5）調整案卷，修改標題，系列排列案卷內(nèi)的文件，確定案卷的起止日期；（6）案卷的加工整理：案卷內(nèi)文件編號，填寫卷內(nèi)文件目錄和卷末備考表，卷內(nèi)文件技術修整，填寫案卷封面，案卷裝封等；（7）確定各類內(nèi)案卷的排列順序和案卷編號；（8）編制案卷目錄。以上這些序列步驟，只是全面系統(tǒng)地整理零散文件的一般程序。在實際工作中，應根據(jù)不同情況，因檔案的狀況和整理的具體要求而采取相應的程序安排。從上述步驟的全過程可以看出如下特點：零散文件整理程序，是在檔案整理工作基本程序的基礎上，有規(guī)律地交錯結合而組成的；零散文件的整理程序及其實際運用較為復雜，但如運籌得當，卻又可能擺脫材料由文書部門經(jīng)檔案室到檔案館這種常規(guī)流程所造成的限制，而把整理工作程序組織得更為科學。
4 積存檔案以及零散文件的整理措施
最近幾年以來，我省水文水資源局在檔案管理的過程中存在很多問題，尤其是積存文件和零散文件的管理，給檔案的管理和搜查造成了極大的困難。在檔案管理過程中，常常會由于檔案管理方法以及管理措施過于落后導致管理效率水平低下，造成管理不規(guī)范。這就要求我們必須不斷的更新改進檔案管理方法和措施，提高檔案管理的效率。所以，目前在水文水資源局的檔案整理過程中需要通過采用現(xiàn)代化信息技術來提高檔案整理的效率，確保檔案管理工作的順利進行。
4.1 通過制定統(tǒng)一的分類標準，采用現(xiàn)代化技術進行分類整理
在人工立卷的過程中，工作人員都是按照自己對文件的理解進行分類，雖然分類標準都能夠統(tǒng)一，但是每一個人對文件的理解和判斷都不盡相同，在分類的過程中也存在一定的不一致現(xiàn)象，難免會發(fā)生分類不準確的問題，這就直接影響到了檔案的整理質量，在日后對檔案進行搜索和利用時會產(chǎn)生很多不便。另外傳統(tǒng)的紙質檔案整理工作過于繁瑣，需要大量的勞動力，耗費過長的勞動時間。因此通過使用現(xiàn)代化計算機技術進行積存檔案和零散文件的整理，能夠獲得更佳的效果，不需要再對案卷的標題進行擬定，可以有效的降低勞動強度，縮短勞動時間，并且在利用計算機進行檢索時更加方便快捷，極大程度的減少了檔案整理過程中由于人為因素而造成的不良影響，充分發(fā)揮計算機檔案整理的優(yōu)勢，有效提高積存檔案和零散文件組織整理工作的效率。
4.2 提高積存檔案和零散文件管理人員的素質水平
檔案整理組織工作的質量會直接受到檔案管理人員業(yè)務水平高低的影響，為了提高檔案管理人員的業(yè)務水平，讓其能夠更好的適應檔案組織整理工作的需要，應該盡可能的調動工作人員的工作積極性，增強他們的工作責任心。由于積存檔案特別是零散文件不管是從種類上還是從載體上來說，都具有多樣化的特點，所以還需要及時更新管理方法，這就對檔案管理人員提出了更多的要求。而過去所采用的方法已經(jīng)無法再繼續(xù)適應現(xiàn)階段的發(fā)展形式，因此還需要盡快做好檔案管理人員的教育培訓工作，幫助其盡快掌握管理新技術。
5 結語
總而言之，積存檔案和零散文件的組織整理工作非常重要，隨著信息化的不斷發(fā)展，對檔案管理的要求也不斷增多，這就要求檔案管理人員能夠做好立檔單位和全宗歷史考證工作，嚴格按照積存檔案和零散文件的整理程度，不斷的引進現(xiàn)代化技術，采取新措施，從基礎抓起，制定統(tǒng)一的檔案分類標準，優(yōu)化檔案檢索，完善積存檔案和零散文件的組織整理制度，同時加強對檔案管理人員的教育培訓力度，確保其能夠為實際工作提供更多更全面的檔案資料。
檔案整理知識范文第4篇
目前我國高校思想政治教育中的核心與外圍的各個環(huán)節(jié)尚未形成有效的教育合力，從思想政治教育目標來看，還存在“高、大、空”的狀況，在內(nèi)容和形式上也還缺乏綜合創(chuàng)新。為此我們要注意在思想政治教育上借鑒國外的成功經(jīng)驗和全新嘗試，在方式方法上都必須有所創(chuàng)新，要調動一切因素、一切手段，加強與其他相關的方式途徑的配合，尤其是與現(xiàn)代高校的手段載體相配合，以便為今后進一步搞好高校大學生思想政治教育提供更為開闊的空間視野和更為切實可行的措施途徑。
在新的歷史時期，我國高校思想政治教育所應具的創(chuàng)新對策和途徑主要有：一是要選準思想政治教育的切入點；二是要抓住熱點、難點問題；三是要區(qū)分不同層次，切合實際進行教育引導；四是要充分運用有效載體檔案，營造思想教育的社會氛圍。此外，還必須改進方式方法，既要強化整體部署，推進思想政治教育的系統(tǒng)化，也要擴大社會覆蓋面、推進思想政治教育的網(wǎng)絡化，還要推進思想政治教育手段和方式的現(xiàn)代化，更要增強思想政治教育的折服力。其中，為大學生建立個人信用檔案和心理健康狀況檔案，即是時下非?，F(xiàn)實及有效的與大學生思想政治教育相匹配的新興的高效力載體檔案。
信用檔案
信用檔案在我國是一種新事物，是社會主義市場經(jīng)濟發(fā)展的客觀需要，也是社會發(fā)展到一定階段，社會主義市場經(jīng)濟的必然產(chǎn)物。在我國長期以來沒有受到應有的重視，個人信用信息征集和管理嚴重滯后，與社會和經(jīng)濟的發(fā)展不相適應。隨著個人的發(fā)展及其消費的增長，個人信用問題也成為一個急需解決的問題。在發(fā)達國家，講究信用蔚然成風，信用就是財富，信用就是生命，信用作為商品滲透到了社會經(jīng)濟等生活的方方面面。現(xiàn)階段我國處于向市場經(jīng)濟的轉軌時期，適用市場經(jīng)濟的信用檔案及信用檔案網(wǎng)絡體系，正在我國開始形成，這一網(wǎng)絡的形成將對信用風氣的培育起到關鍵性作用，而且對于構建與大學生思想政治教育相匹配、和諧的個人信用檔案（電子檔案）起到重要的支撐作用。
所謂個人信用檔案是指由公共部門保存的，反映某一特定公民的基本情況、財產(chǎn)情況和信用程度情況的原始記錄，是個人信息中最重要的信息之一，是對個人身份加以判斷的重要依據(jù)。它由三方面構成:個人的身份證明及社會檔案（主要在品行方面即反映本人基本情況的材料）、個人的收入及財產(chǎn)情況、個人的信用記載情況（即自身信用行為管理的原始記錄）。其中，個人的信用記載是個人信用檔案的核心部分，表明了其信用度狀況。
據(jù)有關資料顯示，美國自20世紀40年代就開始建立個人信用系統(tǒng)。依托高度發(fā)達的電子網(wǎng)絡，美國的個人信用系統(tǒng)十分完備，大學生畢業(yè)后，銀行均可通過遍布全國的信息網(wǎng)絡系統(tǒng)及時掌握他的行蹤和收入，從而有效控制風險。所以，盡管美國大學生貸款率達70%，不良還貸率卻很低。我國首個助學貸款商業(yè)運作模式在重慶工商大學正式展開，在這個模式中有一個關鍵詞，就是大學生個人信用檔案，取得了良好的效果。大學生個人信用檔案的建立，表面是由助學貸款引發(fā)，但實際上是意圖在更大的范圍內(nèi)對更多的同學都在信用這個問題上引起足夠重視。
個人信用檔案涉及面寬泛，只要與信用主體的道德品行、經(jīng)濟活動有關的記錄都包括在內(nèi)。個人信用檔案的建立與推廣，除了關涉誠信教育，還有另外的警戒作用。大學生個人信用檔案的建立是無形的眼睛，能夠于更長時間在更大的時空范圍內(nèi)善意地盯視著同學們的誠信軌跡。有一天我們每個大學生都建立起自己的信用檔案而不是憑借拍胸脯說自己信用好、說話算數(shù)，屆時關乎大學生的信用證明就不再艱難繁復了，而是直截了當?shù)厝斡蓚€人信用檔案說話。進一步講，在我國，應該在厲行誠信教育的同時，通過全社會的努力，加大失信的成本和違約的成本。也就是說，個人信用檔案必須和失信行為的制裁機制相聯(lián)系，如果對失信者不能有效的懲罰，就不能有效地改善社會信用狀況，那么個人信用檔案就會形同虛設，毫無意義。因為信用問題不僅是道德感召能解決的，還必須有具體管理制度來約束。當然，由于我國市場經(jīng)濟體制還很不完善，因此，個人信用檔案的建設與完善必然要經(jīng)歷一個漸進的過程。
心理檔案
隨著我國社會生活的現(xiàn)代化進程及建立社會主義市場經(jīng)濟體制帶來的深刻社會變革，人們的經(jīng)濟生活、價值觀念、思維方式、人際關系等都發(fā)生了很大變化。特別是關涉大學生切身利益的各項改革的逐步深入，大學生面臨的社會環(huán)境、家庭環(huán)境和學校環(huán)境日益復雜多樣，來自學習、經(jīng)濟、就業(yè)、情感等方面心理壓力普遍增大。人才競爭的日趨激烈，使得影響學生心理健康的因素不斷增加，由此引發(fā)的心理問題也有逐年上升的趨勢，給高校思想政治教育帶來了挑戰(zhàn)。
正確認識和分析大學生的心理狀況，加強大學生心理健康教育，指導他們保持身心健康，預防各種心理疾病和精神疾病是時展的必然要求。大學生心理困惑原因既有社會因素、家庭因素、學校因素，也有自身因素。其中，實行心理健康檔案制管理是有效地實施大學生心理健康教育的途徑之一。
2004年，云南省教育廳即決定對全省高校學生的心理健康狀況進行普查，了解全省高校學生心理健康基本狀況及特點，并力圖在此基礎上在全省高校為新生建立心理健康檔案。據(jù)山東省大學生心理健康教育專業(yè)委員會披露，山東省2005年對全省62所高校的調查數(shù)據(jù)顯示，這些高校為大學生建立心理檔案占所在學校學生總數(shù)的71.25%。在安徽大學，每一位大學新生都必須參加學校統(tǒng)一組織的心理測試，學校根據(jù)各自的成績給學生們建立“心理檔案”。據(jù)新華社石家莊2006年3月16日電，從2006年起，河北省高校將逐步為大學生建立個人信用檔案。與此同時，從新生入學開始，還將為大學生建立心理健康狀況檔案。由此可見，個人信用檔案與心理健康檔案，可謂是與當前大學生思想政治教育工作相匹配、相輝映的新“雙子星座”——即高效力載體檔案。
檔案整理知識范文第5篇
論文摘要：多年來，我國地方財政普遍面臨的一個老大難問題是：地方財政收入遠遠不能滿足地方財政支出的需求。為緩解這種矛盾，各級立法部門、行政部門及理論部門就如何增加地方財力的問題進行過許多有益的探討與實踐，筆者以濟南市歷下區(qū)政府在當前地方政府財政資金收支管理問題的案例，認為合理分配上下級財政之間的財力，是緩解乃至解決地方政府財政收支矛盾的重要措施。
1994年分稅制改革以來，我國地方財政支出作為地方政府履行其職能的經(jīng)濟基礎，為我國地方經(jīng)濟的持續(xù)健康快速發(fā)展作出了極其突出地貢獻。但是，伴隨著經(jīng)濟的發(fā)展和各項改革進程的深化，地方財政特別是基層財政普遍面臨一個非常困難的問題，那就是地方財政收入的增長遠遠不能滿足地方財政支出的需求。為此筆者以濟南市歷下區(qū)為例，探討合理分配上下級財政之間的財力舉措，從而提高財政管理水平。
一、建立科學的支出體系
近年來，各級地方政府的財政收入都有了較快增長，相應的財政投入也不斷增加。但是財政支出結構卻存在不合理甚至異化的現(xiàn)象。如何加強和規(guī)范地方財政支出，建立科學的支出體系，成為擺在各級地方政府財政部門面前的一個新任務。
筆者認為濟南市歷下區(qū)在這方面的探索值得思考和借鑒。歷下區(qū)實行區(qū)街財政體制改革以前，由于街道辦事處原來沒有實行綜合預算，存在自定政策、自我管理、自己監(jiān)督的“三自”現(xiàn)象，預算支出剛性不足，預算執(zhí)行監(jiān)督乏力，人為因素影響大，急需建立綜合預算管理制度，用制度來制約、管理。為此，2008年年初，歷下區(qū)提出要在辦事處中推行綜合預算，4月初區(qū)政府下發(fā)《關于下發(fā)歷下區(qū)街道辦事處財政性資金管理規(guī)定的通知》文件，文件規(guī)定：將街道辦事處及其所屬事業(yè)單位的各項財政性資金，全部納入財政監(jiān)管范圍，實行收支兩條線，由財政統(tǒng)一管理，開設的帳號必須經(jīng)財政批準，嚴禁私設“小金庫”。并參照《預算法》的規(guī)定，實行部門綜合預算，嚴格按照編制的年度預算執(zhí)行。
辦事處綜合預算編制按照“收入有計劃、支出有標準、重點有保障、鼓勵有結余”的原則安排，支出保工資，保社會穩(wěn)定、民政、計生、城建城管、社會公共事業(yè)等項目，有財力的辦事處逐步加強自身建設，公用經(jīng)費控制在限額以內(nèi)。通過對辦事處的綜合預算管理，使其收支更加科學、規(guī)范、透明，并逐步引導辦事處對社會公共事業(yè)的投入。編制范圍包括：辦事處所有機關、全額、自收自支事業(yè)單位全部編制綜合預算。
二、建立了社會公共事業(yè)支出審批制度
按照歷下區(qū)提出的關于構建“繁榮、和諧、現(xiàn)代化新歷下”的工作目標，為進一步加大基層社會公共事業(yè)投入力度，切實保障全區(qū)各項社會公共事業(yè)和國民經(jīng)濟協(xié)調發(fā)展，規(guī)范社會公共事業(yè)支出范圍和審批標準，區(qū)財政制定了《歷下區(qū)社會公共事業(yè)項目審批程序》，規(guī)定辦事處使用年初預算預留的自有資金，在各自行政區(qū)域內(nèi)開展城市公益建設、就業(yè)再就業(yè)服務、社區(qū)教育、社區(qū)服務設施、公共安全和公共交通等領域的公益活動產(chǎn)生的支出，應納入社會公共事業(yè)支出范圍。具體是：辦事處進行社會公共事業(yè)支出于項目計劃開始前一個月填報項目，財政初步審核后轉至區(qū)政府有關職能部門審核，通過后報區(qū)分管領導簽字同意，區(qū)財政再綜合考慮項目計劃的輕重緩急和資金情況，會同有關部門提出建議，上報區(qū)政府審批。經(jīng)區(qū)政府研究同意后，由財政于3日內(nèi)批復到申報辦事處，并按時足額將項目資金撥付到有關單位。 若此項經(jīng)費當年未使用，可結轉下年并于下一年度專項經(jīng)費合并使用。同時制定了綜合預算監(jiān)督審核辦法，監(jiān)督檢查各辦事處管好用好預算資金。辦法要求各辦事處必須按照有關法律、法規(guī)，積極組織各項收入。為保證辦事處的用款計劃及時撥付，各辦事處必須計劃安排好下一步工作，提前做好資金使用計劃，及時于財政相關職能科室溝通，確保辦事處資金的正常運轉。各辦事處應嚴格按照年初編制的年度預算執(zhí)行，未經(jīng)批準、違背預算安排的資金支出，依法依紀追究有關人員責任，并由財政扣減其撥款額度，直至整改后，再恢復正常資金撥付。通過將綜合預算編制下達到街道一級，歷下區(qū)實現(xiàn)了財政資金從撥付源頭到使用終點的全過程預算管理，推動了基層在科學合理編制預算的基礎上，將財政資金更多地用于轄區(qū)內(nèi)公共服務和管理上，用在改善居民生產(chǎn)生活條件上，取得了顯著成效，從基層財政財務管理的角度，為各級地方政府建立科學的財政支出體系提供了經(jīng)驗。
三、建立轉移支付和激勵政策，進一步理順地方財政體制
地方財政體制的不合理，特別是上級財政對下級財政抽血式的向上集中財力的財政體制，必須逐步改變?yōu)楦骷壺斦鞔_收入來源，由上級財政建立對下級財政的轉移支付和激勵政策，促進基層財政的穩(wěn)步增收和良性循環(huán)。以歷下區(qū)為例，歷下區(qū)目前有13個街道辦事處，由于體制上各種原因的存在，多年來，各辦事處財政收支矛盾不斷加劇，基本保障能力脆弱，大部分街道辦事處財政支出對財政轉移支付的依存度越來越高，有些辦事處甚至保工資都存在困難。
為緩解街道辦事處財政困難，歷下區(qū)委、區(qū)政府高度重視，積極探索建立新型財政管理模式，消除導致各街道辦事處財政困難的體制障礙，促進和保障了區(qū)域經(jīng)濟社會的協(xié)調發(fā)展。具體地說，為切實合理調整區(qū)與辦事處的分配關系，促進歷下區(qū)財政收入快速增長，保障街道經(jīng)濟社會各項事業(yè)的協(xié)調發(fā)展，歷下區(qū)財政局牽頭，于2007年下半年開始，抽調精干力量，由分管領導帶隊，分組到各街道辦事處進行調研。通過幾個月的調研分析，在掌握了第一手詳實資料的同時寫出了有實質性的調研報告，制定了《歷下區(qū)區(qū)街財政體制改革實施意見》。經(jīng)區(qū)委、區(qū)政府研究通過了區(qū)街財政體制改革方案。2008年4月，歷下區(qū)率先在山東省實行區(qū)街財政管理體制改革。對街道辦事處財政體制采取“界定人員范圍，核定補助基數(shù)，收入同支出掛鉤”的管理辦法，把財政收入情況同辦事處的利益緊密結合起來，充分調動起辦事處抓稅源經(jīng)濟的積極性。同時，新體制進一步加大了對辦事處的財政支持力度。
從歷下區(qū)的改革經(jīng)驗可以看出，突出制度創(chuàng)新，健全和完善財政體制機制，合理分配上下級財政之間的財力，是緩解乃至解決地方政府財政收支矛盾的重要措施，如能在省、市和區(qū)縣政府之間建立類似的財政體制機制，很可能對推動深化當前的財政體制改革起到較大的作用。
參考文獻
［1］《中國財政年鑒》，中國財政雜志社，2007.
