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第一章總則

第一條為加強(qiáng)局檔案管理，進(jìn)一步提高檔案管理水平，根據(jù)《國家檔案法》及國家有關(guān)檔案管理的規(guī)定，制訂本制度。

第二條檔案是指局在各項管理活動中形成的全部檔案的總和，包括黨政工團(tuán)、勞動工資、教育培訓(xùn)、財務(wù)管理、技術(shù)管理、公路建設(shè)、公路養(yǎng)護(hù)、路政管理、計劃統(tǒng)計等各項業(yè)務(wù)活動中形成的檔案。

第三條檔案工作是局各項管理工作的基礎(chǔ)，是維護(hù)局經(jīng)濟(jì)利益、合法權(quán)益和歷史面貌的一項工作。

第四條局檔案實行集中統(tǒng)一管理。

第二章檔案管理體制

第五條局成立綜合檔案室，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌、協(xié)調(diào)、組織、管理本局檔案工作；配備專職檔案員，負(fù)責(zé)綜合檔案室的日常管理工作和各項具體的檔案工作。

第六條綜合檔案室歸局辦公室管理，由局主管行政工作的領(lǐng)導(dǎo)分管。

第七條各科室（部門）應(yīng)指定兼職檔案員，負(fù)責(zé)本科室（部門）形成的文件材料積累、整理和按時向綜合檔案室移交歸檔工作。

第三章文件材料形成與歸檔

第八條凡屬局在各項業(yè)務(wù)工作中形成的具有保存價值的文件材料都必須向綜合檔案室歸檔。歸檔的具體范圍、時間和技術(shù)按歸檔制度的規(guī)定執(zhí)行。

第四章檔案管理

第九條局檔案分為文書檔案、科技檔案（含基建檔案、專門檔案）、會計檔案、聲像檔案。其中文書檔案按年度-問題（或內(nèi)部機(jī)構(gòu)）進(jìn)行分類，科技檔案按工程項目進(jìn)行分類，會計檔案按憑證、帳簿、報表進(jìn)行分類，聲像檔案（含照片、錄音、錄像帶（盒）、VCD）分別在其上面標(biāo)明事由、時間、地點、人物、背景、攝影者六要素進(jìn)行分類。

第十條編制案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄、專題目錄等檔案檢索工具，按《檔案著錄規(guī)則》進(jìn)行。

第十一條檔案鑒定。根據(jù)上級有關(guān)部門規(guī)定，編制檔案保管期限表。檔案保管期限分為永久（50年以上）、長期（15年以上）和短期（15年以內(nèi)的）三種。

第十二條建立檔案管理統(tǒng)計工作。編制基本情況統(tǒng)計表,對檔案數(shù)量、檔案借閱人次、檔案的利用效果進(jìn)行統(tǒng)計。

第十三條檔案庫房管理。配備專門檔案庫房，做好防火、防盜、防光、防高溫、防潮、防有害氣體、防塵、防蟲等八防工作。

第十四條檔案管理現(xiàn)代化。逐步采用以電子計算機(jī)為主，包括縮微技術(shù)和辦公自動化等現(xiàn)代化管理手段。

第五章開發(fā)檔案信息

第十五條在局內(nèi)部實行檔案定點閱覽。

第十六條在保證不泄密的前提下，對內(nèi)對外交流檔案目錄。

第十七條在檔案信息開發(fā)與使用中，必須嚴(yán)格遵守保密制度。

第六章檔案借閱制度

第十八條局所有工作人員都有保護(hù)檔案的義務(wù)。

第十九條因工作需要在綜合檔案室內(nèi)查閱檔案，必須辦理登記手續(xù)。屬保密的檔案必須根據(jù)密級分別由局辦公室負(fù)責(zé)人或局領(lǐng)導(dǎo)審批，方能借閱。會計檔案和人事檔案還須分別經(jīng)財務(wù)部門和人事部門負(fù)責(zé)人審核，報局領(lǐng)導(dǎo)審批后方能借閱。

第二十條借出和歸還檔案時，必須辦理清點手續(xù)，由檔案員和借閱者當(dāng)面核對清楚。

第二十一條檔案如有丟失、損壞或泄密，要立即追究當(dāng)事者責(zé)任。

第二十二條借閱者在歸還檔案時必須填寫檔案利用效果記錄表。

第二十三條檔案管理人員調(diào)出或崗位調(diào)整時，必須清理移交檔案文件后方可辦理調(diào)出或崗位調(diào)整手續(xù)。

第二十四條外單位人員借閱檔案必須持有單位介紹信和本人工作證，并辦理有關(guān)手續(xù)。