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一、有關(guān)綜合檔案館業(yè)務(wù)問(wèn)題

（一）綜合檔案館館藏檔案分類問(wèn)題

1、文書(shū)檔案為一個(gè)大類，大類內(nèi)按全宗管理；

2、專門檔案為一個(gè)大類，原屬科技檔案的建設(shè)項(xiàng)目檔案、設(shè)備檔案、科研檔案等放入專門檔案內(nèi)，分別作為其中的一類，不再使用“科技檔案”類別名稱；

3、名人檔案作為一個(gè)大類，大類下按人頭管理。

（二）有關(guān)館藏

計(jì)算公式的問(wèn)題

檔案館工作標(biāo)準(zhǔn)中的二.（二）．1中的“館藏計(jì)算公式”是指該館文書(shū)檔案的收集總數(shù)。二．（三）．1中的“館藏檔案”是指文書(shū)檔案的總數(shù)。二.（七）.1的“鑒定”，包含開(kāi)放檔案的鑒定。

二、關(guān)于“單件歸檔”方法問(wèn)題

（一）單件歸檔方法的適用范圍問(wèn)題

學(xué)校中的教學(xué)文件材料，企業(yè)的黨群、行政管理、經(jīng)營(yíng)管理、生產(chǎn)技術(shù)文件材料等，能采用單件歸檔的方法歸檔的，建議都采用新的方法歸檔。

（二）對(duì)已實(shí)行文件材料歸檔方法改革的單位，其歸檔質(zhì)量原則上按《關(guān)于實(shí)施文件材料歸檔改革的主要做法》的要求進(jìn)行檢查。

（三）會(huì)議記錄必須編制頁(yè)碼。

（四）關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)件的歸檔

1、轉(zhuǎn)發(fā)件按“轉(zhuǎn)發(fā)件正本—轉(zhuǎn)發(fā)件定稿—被轉(zhuǎn)發(fā)件”的順序排列。

2、轉(zhuǎn)發(fā)件正本中所含的被轉(zhuǎn)發(fā)件的復(fù)制（眷?。┘蓺w檔或不予歸檔。

（五）單份文件裝訂方法，允許采用不銹鋼釘?shù)姆椒ㄑb訂，但須確保不銹鋼釘?shù)馁|(zhì)量；短期檔案可以保留原裝訂材料不變；除《關(guān)于實(shí)施文件材料歸檔改革的主要做法》提出的裝訂方法外，各區(qū)還可以探索采用其他方法裝訂文件。

（六）關(guān)于文件處理單的歸檔

收、發(fā)文的文件處理單均應(yīng)保存；其排列位置視處理文件時(shí)的實(shí)際情況而定，可排在文件的前面，也可排在文件的后面；處理單應(yīng)計(jì)入文件總頁(yè)數(shù)中；處理單的幅面小于16開(kāi)的，也可不要求托裱。

（七）關(guān)于歸檔文件目錄

如已采用規(guī)范的檔案管理軟件，以計(jì)算機(jī)為主要檢索手段的，文件盒內(nèi)不要求放置歸檔文件目錄。

（八）關(guān)于盒號(hào)的問(wèn)題

原則上不要求編制檔案盒的盒號(hào)。

三、機(jī)關(guān)單位檔案工作問(wèn)題

關(guān)于編制書(shū)本式專題目錄的問(wèn)題：

如機(jī)關(guān)檔案管理已使用經(jīng)過(guò)國(guó)家檔案局測(cè)評(píng)的優(yōu)秀軟件，將全部黨政工團(tuán)檔案或主要專門檔案以文件級(jí)條目錄入電腦，同時(shí)專職（或?qū)Ｘ?zé)）檔案人員會(huì)使用該軟件，可不做書(shū)本式的專題目錄。

四、科技檔案工作問(wèn)題

（一）科技檔案的分類問(wèn)題

1、與工程項(xiàng)目關(guān)系密切的管理性文件的類別歸屬

申請(qǐng)立項(xiàng)的報(bào)告與批復(fù)、列入基建年度計(jì)劃的請(qǐng)示與批復(fù)、征地拆遷材料等，原件原則上應(yīng)歸入科技檔案整理。

2、負(fù)責(zé)基建項(xiàng)目管理臨時(shí)機(jī)構(gòu)文件材料的類別歸屬

負(fù)責(zé)基建項(xiàng)目管理臨時(shí)機(jī)構(gòu)如指揮部、基建辦等，在行政管理（含黨、政、工、團(tuán)）工作中形成的文件材料，歸入本單位的文書(shū)檔案。從籌建、報(bào)建、征地、施工管理、到設(shè)計(jì)變更、竣工驗(yàn)收等文件，則歸入該項(xiàng)目的基建檔案。

（二）科技檔案的整理方法

1、采用文字材料裝訂，圖紙不裝訂的方法整理

（1）文字材料和圖紙盡量分開(kāi)立卷、裝盒，一卷材料少者，可用薄盒裝放。

（2）原為圖、文同盒（卷），并已整理編號(hào)完畢者，應(yīng)將文字材料單份裝訂，一盒視作一卷，統(tǒng)一編卷內(nèi)目錄，每份文件及圖紙的首頁(yè)右上角加蓋檔號(hào)章。

（3）一個(gè)類別內(nèi)的文字材料和圖紙皆很少時(shí)，可采用圖、文同卷的方法，具體方法為：同一卷內(nèi)，反映同一問(wèn)題的文字材料在前，圖紙?jiān)诤?，以單份文件裝訂，卷內(nèi)編“件號(hào)”。

（4）以一盒為一卷且不裝訂的科技檔案，盒內(nèi)可放或不放軟卷皮（案卷封面），但檔案盒正面、脊背項(xiàng)目?jī)?nèi)容和卷內(nèi)目錄、備考表等必須填寫(xiě)完備。

（5）檔案形成時(shí)已經(jīng)成本冊(cè)且有封面和目錄的（盡管封面格式不同于檔案卷皮），不需要再加檔案軟卷皮，只需在原封面上加蓋檔號(hào)章即可歸檔。

2、工程聯(lián)系單、修改通知單的組卷方法

（1）按文種或?qū)I(yè)立卷，卷內(nèi)按原編號(hào)排列，并按每張“聯(lián)系單”的“事由”錄入卷內(nèi)目錄條文。

（2）修改通知單數(shù)量少者，可放入被修改圖紙同一卷內(nèi)立卷。

3、施工原始記錄、竣工圖的歸檔份（套）數(shù)

施工原始記錄、竣工圖，一般各歸檔兩套。

4、基建檔案竣工圖的責(zé)任者

基建檔案竣工圖的責(zé)任者一般為施工單位。

5、圖紙目錄頁(yè)碼的編制

利用原來(lái)圖紙目錄作為卷內(nèi)目錄者，卷內(nèi)目錄不必編頁(yè)碼。另有卷內(nèi)目錄，原圖紙目錄作為一份文件裝訂，并在首頁(yè)加蓋檔號(hào)章。

6、圖紙折疊要求

（1）按A4幅面規(guī)格大小折疊；

（2）圖標(biāo)外露；

（3）圖面向內(nèi)，手風(fēng)琴式;

（4）折疊方法一致。

7、城建檔案“移交單”的處理

城建檔案“移交單”放本單位的全宗卷內(nèi)歸檔，保管期限為永久。

（三）跨區(qū)域項(xiàng)目基建檔案的驗(yàn)收與接收

跨市、區(qū)的基建項(xiàng)目應(yīng)根據(jù)需要收集、形成多套檔案；如屬重大建設(shè)項(xiàng)目，由市檔案行政管理部門組織檔案專項(xiàng)驗(yàn)收，并由市檔案館接收一套完整的竣工檔案；所有跨市、區(qū)的基建項(xiàng)目除移交建設(shè)單位、使用（含管理）單位外，項(xiàng)目主管部門可根據(jù)管理需要，接收有關(guān)部分；牽涉城市規(guī)劃、建設(shè)、管理方面者，由市城建檔案館接收。

五、企業(yè)檔案工作問(wèn)題

（一）企業(yè)檔案原已進(jìn)行規(guī)范化管理，新形成的企業(yè)管理性文件，即黨群、行政、經(jīng)營(yíng)、生產(chǎn)技術(shù)四大類檔案可合并為一類，稱為“企業(yè)管理”類，其類別號(hào)沿用原黨群檔案的類別號(hào)，其他類別號(hào)不變。

（二）企業(yè)檔案剛開(kāi)始進(jìn)行規(guī)范化管理，企業(yè)管理性文件（即黨群、行政、經(jīng)營(yíng)、生產(chǎn)技術(shù)檔案）稱為“企業(yè)管理”類，其類別號(hào)用“1”或“A”，其他類別號(hào)按順序接排。

六、科技事業(yè)單位檔案工作問(wèn)題

（一）科技事業(yè)單位的考績(jī)檔案問(wèn)題

科技事業(yè)單位原未建立干部考績(jī)檔案者應(yīng)建立干部考績(jī)檔案，這類檔案可獨(dú)立成類，若在人事部門管理得好者，也可放在人事部門管理。

（二）醫(yī)院的病歷檔案問(wèn)題

醫(yī)院的病歷檔案，作為一個(gè)大類，獨(dú)立進(jìn)行整理和管理，醫(yī)院統(tǒng)計(jì)檔案數(shù)量時(shí)，不包括病歷檔案數(shù)量，但在醫(yī)院檔案管理辦法中應(yīng)將其作為醫(yī)院全部檔案的一個(gè)組成部分。

七、會(huì)計(jì)檔案的管理問(wèn)題

（一）會(huì)計(jì)憑證的整理要求

要折疊整齊，裝訂牢固，憑證封面各項(xiàng)目填寫(xiě)齊全，在空白處蓋上檔號(hào)章，并按要求將檔號(hào)章各欄目填寫(xiě)清楚，憑證起止張數(shù)是指記賬憑證數(shù)。

（二）會(huì)計(jì)賬簿的整理要求

以自然形成的一本作為一個(gè)案卷。固定賬薄不要拆去原封面；活頁(yè)賬薄可拆去原封面和空白頁(yè)，用“三孔一線”的方法裝訂；會(huì)計(jì)賬簿應(yīng)在啟用頁(yè)上方空白處蓋上檔號(hào)章。

（三）財(cái)務(wù)報(bào)告的整理要求

財(cái)務(wù)報(bào)告保持原樣，除去會(huì)生銹的金屬物，按年度、季（月）分別組卷，整本折疊。

八、照片檔案的管理問(wèn)題

（一）照片檔案的整理

照片檔案可沿襲區(qū)分保管期限、按“類別—年度”分類編號(hào)的方法整理，也可按以下方法進(jìn)行整理：

1、不要求區(qū)分保管期限，僅分為歸檔與不歸檔兩部分，歸檔的照片保管年限為長(zhǎng)期以上。

2、照片按“年度—問(wèn)題”進(jìn)行分類，在同一年度內(nèi)按照片的問(wèn)題結(jié)合形成時(shí)間排列。

3、按“類別號(hào)—冊(cè)號(hào)—張?zhí)枴钡哪Ｊ綄?duì)照片進(jìn)行編號(hào)。

（二）重要的數(shù)碼照片應(yīng)同時(shí)沖洗紙質(zhì)照片歸檔，歸檔時(shí)應(yīng)標(biāo)明互見(jiàn)號(hào)。

（三）歸檔的數(shù)碼照片應(yīng)刻錄成光盤，一式三套，一套封存保管，一套供查閱使用，一套異地保存。

（四）照片檔案的編目

1、以照片的自然張或若干張（一組）為單位著錄成為照片檔案目錄的條目張?zhí)枺ǖ?張）

冊(cè)號(hào)（第5冊(cè)）

二級(jí)類目代號(hào)（照片）

一級(jí)類目代號(hào)（特殊載體檔案）

。

2、以一組照片為單位著錄時(shí)，題名應(yīng)根據(jù)題名擬寫(xiě)要素，簡(jiǎn)明概括、準(zhǔn)確反映一組照片的基本內(nèi)容。

3、以一組照片為單位著錄時(shí)，照片號(hào)、底片號(hào)、頁(yè)號(hào)均應(yīng)著錄起止號(hào)；時(shí)間應(yīng)著錄起止時(shí)間；參見(jiàn)號(hào)、攝影者可以著錄多個(gè)。

（五）大幅照片的管理

1、對(duì)于照片冊(cè)放置不下的大幅照片，可將其放入專用的檔案袋或檔案盒中，按照片號(hào)順序排列。如豎直放置，應(yīng)首先將照片固定在專用的紙板上，再放入袋、盒中；如水平放置，照片的堆放高度不宜超過(guò)5cm。以豎直放置為宜。

2、對(duì)大幅照片的說(shuō)明可另紙書(shū)寫(xiě)，與照片一同保存。一組聯(lián)系密切的照片中的大幅照片，應(yīng)隨該組照片一同在冊(cè)內(nèi)編號(hào)，填寫(xiě)單張照片說(shuō)明，并注明其存放地址。

3、對(duì)于大幅照片、底片，應(yīng)在備注欄內(nèi)注明“大幅”和存放地址。

（六）底片號(hào)的編制方法

底片號(hào)編在底片袋上，除“F1”與“F2”的區(qū)分外，其余與照片同號(hào)，無(wú)底片者，在備注欄說(shuō)明。

九、關(guān)于機(jī)關(guān)檔案綜合管理考評(píng)

（一）如市檔案局委托各區(qū)檔案局（館）進(jìn)行檔案綜合管理升級(jí)預(yù)評(píng)，需按有關(guān)要求評(píng)出預(yù)評(píng)分。

（二）需加入以下有關(guān)檔案計(jì)算機(jī)管理及電子文件管理的考核內(nèi)容：

l、檔案管理軟件的配備情況；

2、錄入檔案條目的數(shù)量、比例（近五年的主要業(yè)務(wù)檔案）；

3、電子文件的收集和管理情況（*年以來(lái)的電子文件）；

4、檔案人員對(duì)計(jì)算機(jī)的熟悉情況。

十、其他業(yè)務(wù)問(wèn)題

（一）關(guān)于建立全宗卷問(wèn)題

1、各類型單位，包括企業(yè)、事業(yè)、機(jī)關(guān)等，特別是撤銷單位，應(yīng)按行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《全宗卷規(guī)范》的要求，建立全宗卷。

2、全宗卷應(yīng)視為一個(gè)大類，“全宗卷”內(nèi)的材料以“卷”稱呼，在大類內(nèi)大流水排列。

（二）從電子郵件中接收到的上級(jí)來(lái)文，如屬針對(duì)本單位的批復(fù)、答復(fù)，對(duì)本單位在相當(dāng)時(shí)期內(nèi)有指導(dǎo)意義的規(guī)定、辦法、行政規(guī)章等文件，應(yīng)以紙質(zhì)文件的形式歸檔，其余可以電子文件的形式歸檔。