檔案管理分析
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【摘要】以數(shù)字政府為代表的信息化快速發(fā)展以及“放管服”改革的深入使得城建檔案管理機構的服務職能愈發(fā)凸顯，也對城建檔案信息資源開發(fā)提出了更高的要求。然而，作為城建檔案信息資源開發(fā)基礎的著錄工作存在諸多問題。本文結合筆者實踐總結出著錄項設置不合理、著錄準確度不高、著錄數(shù)據采集標準不統(tǒng)一等問題，建議城建檔案管理機構在信息化環(huán)境下應采取以下措施提高著錄質量：結合建設工程全生命周期完善著錄項設置；對接歸檔文件形成部門業(yè)務系統(tǒng)提高著錄的準確性，厘清信息資源開發(fā)中權責邊界的問題；通過推動工程文件電子化和元數(shù)據自動采集實現(xiàn)工程檔案著錄自動采集。
【關鍵詞】信息化；工程檔案；著錄
1.背景
1.12019年黨的十九屆四中全會提出“推進數(shù)字政府建設，加強數(shù)據有序共享”，將數(shù)字政府建設提升至國家頂層設計層面。近年隨著“一網通辦”“最多跑一次”等快速發(fā)展，以信息化推進治理現(xiàn)代化取得重大進展，城建檔案事業(yè)所依托的環(huán)境、條件均已發(fā)生了重大的變化。
1.2城建檔案管理機構服務職能愈發(fā)凸顯以往城建檔案管理機構很大一部分精力是參與工程檔案預驗收與接收竣工檔案，城建檔案管理機構的服務職能相對較弱。[1]隨著“放管服”改革的推進，2019年3月國務院辦公廳印發(fā)《關于全面開展工程建設項目審批制度改革的實施意見》，住房和城鄉(xiāng)建設部同時也對《城市建設檔案管理規(guī)定》和《城市地下管線工程檔案管理辦法》進行了修訂，改革后以工程竣工聯(lián)合驗收取代工程檔案預驗收。實行聯(lián)合驗收后多項驗收同時進行，城建檔案驗收只能容缺受理，城建檔案管理部門的行政色彩進一步淡化。與此同時，信息化環(huán)境下城建檔案服務的途徑和方式更為豐富，城建檔案管理機構的服務職能也愈發(fā)凸顯，這一轉變對城建檔案信息資源開發(fā)提出了更高的要求。而只有主動深入挖掘城建檔案，做好城建檔案信息資源建設，才能夯實城建檔案的服務基礎，提升服務能力。
2.工程檔案著錄的意義
國際檔案理事會發(fā)布的《國際標準-檔案著錄規(guī)則（總則）》對檔案著錄的定義是：通過捕獲、分析、組織和記錄用于識別、管理、定位和說明檔案內容、背景、來源系統(tǒng)的相關信息，建立對著錄對象及其組成部分準確描述的過程。工程檔案著錄項的設置能否反映建設的專業(yè)內容和規(guī)律、著錄的內容是否準確、著錄是否有統(tǒng)一規(guī)范的采集標準是能否做好城建檔案信息資源開發(fā)的關鍵。因此，著錄是城建檔案信息資源開發(fā)的基礎性工作，做好著錄工作才能發(fā)揮城建檔案在信息統(tǒng)計和資政方面的作用，為城市建設和管理提供支撐。
3.工程檔案著錄存在的問題工程檔案著錄對信息資源利用開發(fā)至關重要，但目前工程檔案著錄普遍質量不高，存在諸多問題，難以滿足城建檔案管理機構信息資源利用開發(fā)的需求。
3.1著錄項的設置不合理以深圳為例，此前著錄項的設置未結合建設工程全生命周期管理，尤其是未考慮工程竣工驗收后運維的需求。由此導致著錄項不能較為全面地反映建設工程的基本信息和專業(yè)內容，查詢利用難以檢索等。例如，房屋建筑工程中項目級的著錄缺少宗地號，工程級的著錄缺少建筑物編碼，導致無法與已有的地理空間實體要素進行掛接，未能實現(xiàn)工程項目落圖。由于商業(yè)項目在建設過程及竣工后更名頻繁，用戶查檔時提供變更后的名稱，著錄時可能是報建等過程中的名稱，未實現(xiàn)落圖的工程項目在查詢利用時就有很大可能檢索不到。此外，缺少反映工程項目多重屬性的標識項對統(tǒng)計和資政工作造成極大不便，如統(tǒng)計哪些工程用于興辦初中，缺少分類項的情況下，只能通過項目的名稱進行查找?！俺跫壷袑W”“初中”“中學”“學?！钡染鶠殛P鍵詞，篩選工作量大且容易遺漏。還有部分著錄項的名稱與《城市建設檔案著錄規(guī)范》（GB/T50323-2001）（以下簡稱規(guī)范）的規(guī)定有差異，如《規(guī)范》中項目級工程預算和工程結算這兩項，深圳對應的則是總投資額，概念模糊不清，常有著錄工作者對此感到疑惑。
3.2著錄內容準確性不高著錄內容準確性不高最大的原因在于著錄層級多，著錄項多且專業(yè)性強導致著錄難度大，著錄過程人工干預也較多，而著錄人員的專業(yè)素養(yǎng)往往難以滿足著錄工作的高要求，如筆者在著錄核查過程中發(fā)現(xiàn)著錄人員填寫建設規(guī)模的時候數(shù)值中多一個或者少一個0的情況時有發(fā)生，還有把A棟的著錄信息填成了B棟等。此外，重復著錄現(xiàn)象普遍也是著錄內容準確性不高的重要原因，如建設規(guī)模較大的項目往往由多個單項工程組成，如果在形成資料時資料員沒有區(qū)分清楚每一單項工程的建筑面積，著錄人員采集數(shù)據時就會重復計算部分或全部面積。大量的著錄內容不準確將直接影響統(tǒng)計數(shù)據的準確性，城建檔案信息資源深度開發(fā)與資政作用也無從談起。
3.3著錄數(shù)據采集標準不統(tǒng)一著錄數(shù)據采集標準不統(tǒng)一指的是一個著錄項可能有多個數(shù)據來源，且不同來源的著錄數(shù)據常常出現(xiàn)不一致，相互矛盾的現(xiàn)象，如消防驗收、規(guī)劃驗收與竣工驗收記錄的建筑地上層數(shù)和建筑高度不一致。工程檔案著錄的主要依據是2001年發(fā)布的《規(guī)范》，但規(guī)范的對象主要是著錄層級和著錄項的設置，對于著錄項數(shù)據的來源并未作出規(guī)定。著錄數(shù)據缺乏統(tǒng)一的采集標準導致著錄信息的權威性遭到質疑，影響服務對象對城建檔案信息的信任度，不利于城建檔案信息資源的進一步開發(fā)。
4.信息化環(huán)境下提高工程檔案著錄質量的對策
4.1完善著錄項設置隨著信息化的發(fā)展，《規(guī)范》中的著錄項已不足以滿足工程后期運維和城建檔案信息統(tǒng)計等信息資源開發(fā)的需求。城建檔案管理機構應結合建設工程全生命周期管理和城建檔案信息資源開發(fā)的需求適當增加著錄項。增加反映地理空間特征的著錄項，如項目級著錄增加宗地號，單項工程級著錄增加建筑物編碼或地理坐標等，通過著錄項與城市基礎地理信息數(shù)據庫中的地理空間要素進行掛接，實現(xiàn)城建檔案可視化展示和查詢，解決因項目頻繁更名而無法檢索的問題。在項目級著錄增加體現(xiàn)工程項目功能、形態(tài)等屬性的分類標識項。城建檔案主要是依據《城市建設檔案分類大綱》（以下簡稱“大綱”）進行分類。《大綱》把城建檔案劃分為18大類和102個屬類，主要是用于工程項目檔案編號?！洞缶V》劃分的大類和屬類范圍較大，且檔案編號具有唯一性，難以解決一個項目對應多個類別的問題?，F(xiàn)今城市的管理愈發(fā)精細，為了便于信息統(tǒng)計和支持決策，除了通過檔案編號體現(xiàn)工程項目類別，結合《大綱》在項目級著錄中設置分類標識項，給予項目一對多的，能夠反映其多重屬性的分類標識愈發(fā)重要，如機場在深圳地方標準《建筑物基本指標、功能分類及編碼》中屬于城市交通設施建筑，但機場配套的倉庫和酒店分別屬于倉儲物流建筑和旅游業(yè)建筑。以深圳寶安機場為例，T3航站樓除候機功能，在分類時應給予酒店、汽車站和辦公用房等相應的分類標識，完善的分類標識是城建信息資源的相互關聯(lián)和深度開發(fā)的基礎。城建檔案管理機構根據自身定位和職責增加滿足城市精細化管理需求的著錄項，如深圳城建檔案館隸屬于住房建設部門，為更好地支持住房建設工作，未來可結合BIM模型等技術將單項工程的著錄細化到以“戶”為單位，增加反映戶數(shù)、面積等信息的著錄項。形成以“戶”為單位的結構化數(shù)據，實現(xiàn)以“戶”為單位的著錄意味著城建檔案管理機構統(tǒng)計時也能細化到“戶”，能夠為工程建設和住房保障等領域的決策提供數(shù)據支撐。如對不同面積戶數(shù)進行分別統(tǒng)計可以了解市場對不同面積住宅的需求，推動保障性住房建設更好地與人民群眾的需求相契合。[2]
4.2對接歸檔文件形成部門業(yè)務系統(tǒng)，實現(xiàn)著錄信息自動采集在實現(xiàn)工程文件電子化和著錄信息自動采集之前，與發(fā)改、規(guī)劃和建設等參與工程建設審批驗收的部門或政務服務數(shù)據管理部門的業(yè)務系統(tǒng)對接，自動采集工程檔案著錄所需要的信息有助于減少著錄過程的人工干預和提高著錄的準確性。另一方面，直接從業(yè)務系統(tǒng)抓取著錄信息有助于厘清城建檔案信息資源開發(fā)利用中的權責問題。以前城建檔案管理機構在挖掘館藏信息資源，希望在資政方面發(fā)揮更大的作用時，往往會忌憚于要承擔著錄內容不準確的責任而束手束腳。通過業(yè)務系統(tǒng)對接實現(xiàn)著錄信息自動抓取后，各部門對各自提供的數(shù)據負責，城建檔案管理機構將能夠更好地發(fā)揮信息統(tǒng)計和資政等作用。目前能夠通過業(yè)務系統(tǒng)對接實現(xiàn)著錄信息抓取的主要是以下兩類：一是工程行政審批相關信息的抓取，如立項、規(guī)劃許可和施工許可需要分別從發(fā)改、規(guī)劃和建設部門抓取。二是工程驗收相關信息的抓取，實行聯(lián)合驗收后，規(guī)劃、消防、節(jié)能等驗收信息均可通過聯(lián)合驗收平臺抓取。工程預結算、開竣工時間、建設規(guī)模等諸多著錄信息都在其中。
4.3推進工程文件電子化工程文件的電子化將對著錄產生顛覆性的影響，是提高工程檔案著錄質量最重要的途徑。云計算、區(qū)塊鏈和物聯(lián)網等新一代信息技術的發(fā)展為工程項目建設管理數(shù)字化轉型提供了技術支撐?！吨腥A人民共和國檔案法》《電子檔案單套管理一般要求》和《建設電子文件與電子檔案管理規(guī)范》（CJJ/T117-2017）等標準的發(fā)布則為工程文件電子化提供了法規(guī)標準保障。目前，深圳正致力于推動建設工程管理數(shù)字化轉型，即建設工程管理全過程、全方位、全要素數(shù)字化，通過推動施工圖審查、施工管理、工程檢測等業(yè)務流程數(shù)字化實現(xiàn)工程文件電子化和工程檔案交付數(shù)字化。元數(shù)據是描述文件內容、背景、結構及其整個管理過程的數(shù)據，而要實現(xiàn)工程檔案數(shù)字化交付，制定建設電子文件元數(shù)據標準（簡稱“元數(shù)據標準”）是必不可少的。元數(shù)據標準的制定需結合工程檔案著錄的需求，明確每一類建設電子文件元數(shù)據采集的節(jié)點和需要采集的元數(shù)據項目。[3]此外，由于元數(shù)據依賴于系統(tǒng)的特性以及采集的巨大工作量，元數(shù)據標準需要嵌入系統(tǒng)，即將元數(shù)據的采集規(guī)則事先在業(yè)務系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)中設置好從而實現(xiàn)元數(shù)據自動采集，如單位工程名稱的來源是建設部門批復的施工許可證，采集元數(shù)據時需對應施工許可證工程名稱欄目進行采集。城建檔案管理機構推進工程文件電子化時，可結合自身信息資源利用開發(fā)的需求與2020年12月施行的《建設工程檔案信息數(shù)據采集標準》（T/CECS707-2020）來制定工程檔案元數(shù)據采集標準，工程文件電子化和元數(shù)據的應用將極大減少工程檔案著錄工作量（尤其是案卷級和文件級著錄），提高著錄質量。
5.結語
由于篇幅與經驗所限，本文著重于在“面”上對提高工程檔案著錄質量的對策進行闡述，對于對策中具體的“點”不再一一展開詳細論述。如何設置反映工程項目的功能等屬性的分類標識項；如何高效實現(xiàn)細化到“戶”的結構化著錄體系；工程檔案元數(shù)據應該采集哪些數(shù)據以及元數(shù)據自動采集與自動著錄的實現(xiàn)路徑等問題對信息環(huán)境下工程檔案著錄的變革十分關鍵，筆者將在今后的實踐中持續(xù)研究加以完善。
作者:謝志釗 單位:深圳市城市建設檔案館
檔案管理分析2
我國在智能化以及大數(shù)據技術領域等的發(fā)展中十分注重對成果的落實，隨著大數(shù)據技術的應用與發(fā)展，我國逐步進入大數(shù)據時代。在此種發(fā)展背景下，為城建檔案管理工作帶來了新的發(fā)展機遇，借助大數(shù)據技術能夠有效提升檔案管理成效，為城市建設和管理工作的開展奠定良好的基礎。因此，明確城建檔案在城市建設管理中的作用具有積極意義。
一、大數(shù)據時代城建檔案的基本特征
（一）整體性由于城建檔案的主要管理內容包括城市建設整個過程中的檔案信息。因此，城市建設的整體性會直接反饋到城建檔案層面，使城建檔案也存在整體性的特征。城市建設過程中會考慮到區(qū)域經濟發(fā)展特點，并結合城市未來發(fā)展的方向做城市規(guī)劃工作，尤其會對各區(qū)域的功能建筑和基礎設施進行科學布設與劃分，在保障城市經濟區(qū)高效發(fā)展的基礎上，完善城市交通體系。道路交通以及航空運輸既獨立存在，又能相互貫通，并使之與其他道路相連，保障城市交通運輸?shù)母咝?。而在此過程中，城市檔案則需對各類基礎資料進行收集，為城市規(guī)劃工作提供可靠的參考依據，使其能夠從整體層面進行規(guī)劃設計，保障城市建設的整體性。
（二）動態(tài)性城建檔案在城市規(guī)劃以及管理中具有良好的應 用價值，為了提高城建檔案的利用率，需保障城建檔案信息更新的及時性。因此，可以認為城建檔案還存在動態(tài)性的特征，即需要根據城市建設現(xiàn)狀對相關的檔案內容進行及時修改與補充，使其與城建實體工程的實際狀況相一致。尤其是對于一些發(fā)展中的城市來說，經常出現(xiàn)城市擴建和城市區(qū)域改造的狀況，要求城建檔案能夠做到對各類變動信息的及時收集，使之與城市建設工作的內容實現(xiàn)同步發(fā)展，始終保持動態(tài)性的特征。（三）精準性這里的精準性指的是檔案內容和數(shù)據的精準性，城建檔案精準性屬于城建檔案管理的基本要求。同時，也是衡量檔案管理質量的重要指標之一。在前期的城建檔案管理工作中存在錯誤的認知，錯誤地認為只需保障檔案內容大體正確即可。而實際上，城建檔案存在特殊性的特征，只有保障內容正確，數(shù)據精準，才能提升城市規(guī)劃管理的質量。尤其是一些數(shù)據上的誤差很可能引發(fā)施工事故，致使出現(xiàn)嚴重的經濟損失。某機場工程建設中，利用壓路機碾壓該路段時出現(xiàn)電纜損壞的問題，致使其區(qū)域范圍內的通信持續(xù)三天中斷。事后調查發(fā)現(xiàn)是由于在城建檔案中的管線標注數(shù)據出現(xiàn)誤差，其實際電纜深度還不足60cm，而在城建檔案中標注的深度則為65cm。此類事件的產生，進一步說明了進行城建檔案管理時保障檔案內容精準度的重要作用。
二、大數(shù)據時代城建檔案在城市建設中的作用
（一）在城市建設規(guī)劃管理中的作用
1.是城建規(guī)劃管理的基礎。城市規(guī)劃管理工作的開展是保證城市建設有效實現(xiàn)城市資源合理開發(fā)與利用的基礎性工作內容。而城市規(guī)劃管理工作的開展需要大量城市發(fā)展資料信息的支持，在此過程中便突出了城建檔案的重要性。在實際管理工作中，依托于城建檔案可以保障城市建設規(guī)劃方案的科學性與合理性，使其能夠滿足廣大人民對城市功能和基礎設施提出的要求。在城建規(guī)劃管理工作中，還需遵循尊重事實，保護文化遺產以及保障人們根本利益的管理原則。在對城建檔案內容進行查閱的基礎上，可使相關城市規(guī)劃管理人員快速了解城市建設現(xiàn)狀，并從城市建設需求和實際情況出發(fā)，制定出科學可行的規(guī)劃方案，使城市建設工作得到穩(wěn)步推進。
2.為城建規(guī)劃管理提供依據。城建規(guī)劃工作過程中，如沒有系統(tǒng)可靠的城建檔案作為支持，則很容易導致城建規(guī)劃管理工作存在盲目性的問題。在城市規(guī)劃中的工作內容主要涉及針對舊城區(qū)的改造與優(yōu)化以及對新區(qū)的開發(fā)與建設。同時，還包括城市管理和科研等工作內容。上述工作均無法離開城建檔案資料的支持?？梢哉J為，城建檔案能夠為城建規(guī)劃管理提供可靠的依據。在城市建設進程不斷推進的基礎上，有很多城市的城區(qū)被多次擴建與改造，致使其地上建筑物更為密集，地下管線分布也更為繁雜，這便為今后的城市建設工作帶來了極大的難度。城市管理過程中，針對地下設施的維護與管理需要有城市檔案的支持，才能保障管理和維護工作的有序性。而在后續(xù)的城市規(guī)劃工作中，更是需要通過查閱城建檔案來了解地下管線分布現(xiàn)狀，爭取保障城市建設方案設計的可行性，以免對地下工程和管線工程造成危害。從某一層面來講，有了城建檔案的支持能夠有效降低城市建設的風險，杜絕一些不必要的經濟損失。
（二）在城建過程中的作用
1.使工程檔案與建筑實體建立更好的聯(lián)系。在前期的城建檔案管理工作中，對于檔案內容的歸類管理較為盲目，并未將具體工程作為管理依據，致使出現(xiàn)管理內容繁雜的現(xiàn)象，為檔案資料的查閱帶來了一定的難度。而在大數(shù)據時代的背景下，信息管理實現(xiàn)了數(shù)據化，利用大數(shù)據思維將建筑實體作為主要單元完成信息檔案的收集與歸檔管理工作，可以使檔案內容更為清晰，同時能夠保障檔案查閱的高效性。此種管理模式還可使城建檔案與建筑實體之間建立有效的聯(lián)系，進行檔案檢索時，也可講將具體建筑實體作為檢索內容，獲得有關建筑實體的全部工程信息，這為城建檔案的高效利用提供了便利。
2.促進工程管理過程和工程檔案的有效對應。城市建設過程中，各類工程項目的管理過程相對復雜，且一些單位對于建筑工程的項目在定義方面存在不同的特征。此種形勢下，導致城建檔案中的信息很難詳細表述工程項目信息，且城建檔案信息中的內容也很難與具體項目的建設過程一一對應，這導致在城市建設過程中，城建檔案很難發(fā)揮應用的指導作用。針對此類狀況，可以基于大數(shù)據技術對于城市建設過程中各類工程項目的作業(yè)階段進行合理劃分，通過標準化城建工程項目過程，使其與城建檔案內容相對應，促使城建檔案信息能夠在城市建設過程中發(fā)揮更好的作用。
3.實現(xiàn)行業(yè)數(shù)據與名詞的標準化發(fā)展。城建過程中所涉及的建筑工程類型眾多，且建筑施工的過程十分繁雜，在針對建筑項目內容進行描述時，根據單位主體的不同，其對名詞的定義和數(shù)據類型以及標準的分析存在顯著的差異。通常情況下，相同的名詞會有不同的解釋，導致在針對各類工程檔案進行收集時工程信息較為繁雜。再針對工程檔案信息進行查閱時，很難真實了解工程實況。針對此類問題，需要針對工程施工過程中的各個環(huán)節(jié)和各類工程信息的名詞定義進行明確規(guī)范，并統(tǒng)一好數(shù)據類型和相關的標準口徑，尤其需要對重點工程環(huán)節(jié)形成獨立的數(shù)據指標，使數(shù)據指標存在唯一性的特征。此種狀況下，不僅可以規(guī)范城建檔案管理工作，還可使其更好地描述工程信息，對于提高城建檔案的利用率也具有積極作用。
三、大數(shù)據時代城建檔案服務方式發(fā)生的新變化
（一）服務于城市管理，實現(xiàn)城市精準化管理第一，在新建項目中可以為其提供更為精準的分析服務。城市建設和規(guī)劃的難點為一些已有的建筑物和地下管線布局很可能對新建項目產生制約影響。為了保障新建項目的有效落實，在項目建設前期需要先做好實地勘察工作，并且基于城建檔案內容，及時了解周邊建筑群分布特征以及地下管網的分布特點。在此基礎上，對新建項目進行科學設計，以免對已有建筑群體和已有地下管線的正常使用構成威脅?；诔墙n案內容，可使新建項目地施工設計更為可靠，保障新建項目方案的可行性。第二，為城市建筑群以及基礎設施的維護管理工作提供精準服務。城市管理過程中，為了使各類建筑群的使用安全得到保障，并延長其使用壽命，通常會針對各建筑群進行維護管理。在建筑維護和基礎設施維護工作中需要有城建檔案的支持，通過提取建筑信息以及基礎設施建設信息能夠對其維護期限進行合理設計。
（二）服務于公眾，提供公共服務在大數(shù)據時代中的城建檔案公共服務能力顯著提升。這主要是由于其公共服務方式發(fā)生了重大改變。其改變主要體現(xiàn)在檔案檢索效率更高、獲取方式更為便捷、信息深度廣度更大等方面。在信息技術以及大數(shù)據技術應用的前提下，城建檔案信息實現(xiàn)了標準化和結構化發(fā)展，這是導致其檢索手段更多、檢索效率更高的重要基礎。在前期的城建檔案中，僅支持唯一的檢索方式，即項目名稱檢索方式。除此之外，城建檔案的網絡化平臺建設使得檔案檢索和利用工作不再受到地理空間的限制，相關單位可以通過線上檢閱的方式來提取城建檔案信息，為檔案利用帶來了極大的便利。
四、大數(shù)據時代城建檔案的發(fā)展方向
（一）城建檔案趨于標準化結合前文所述，當前的城建檔案管理工作中，對信息技術和大數(shù)據技術產生了較大的依賴，城建檔案管理的標準化程度也越來越高。在前期所推出的《工程檔案信息數(shù)據采集標準》中，對于部分檔案信息的采集標準進行了統(tǒng)一，但還有部分檔案信息存在描述標準不統(tǒng)一的現(xiàn)象，致使城建檔案難以在城市建設工作中發(fā)揮良好的作用。因此，在今后的城建檔案工作中，其發(fā)展趨勢很可能趨向檔案信息的標準化發(fā)展。尤其是BIM技術在建筑工程中普遍應用的基礎上，其中的工程數(shù)據很可能會得到進一步統(tǒng)一，促使城建檔案中的數(shù)據信息實現(xiàn)格式標準、來源標準、認證機制標準的管理目標。為此，在今后檔案管理工作中可以將明確檔案信息標準作為重點的工作任務。
（二）城建檔案趨于集群化在大數(shù)據時代中的信息傳播方式發(fā)生了一定的變化，且信息的高效流通和高效共享成為新時期的信息發(fā)展特性，同時信息集合也將成為不可逆的總體發(fā)展趨勢。在大數(shù)據應用實踐中可以發(fā)現(xiàn)，獨立信息很難發(fā)揮其價值，而對于信息的整合與高效共享往往能夠發(fā)揮比信息總量更大的價值。在城建檔案管理中，有部分特殊工程的檔案信息對保密性提出了一定的要求。所有檔案信息管理的目的都是為后期的城建工程提供參考，只有保障對檔案信息的高效利用才能發(fā)揮城建檔案的價值，如何達到保密標準的基礎上利用檔案信息是當前城建檔案管理中需要解決的重點難題。而通過檔案集群化既可匯總檔案信息，使其發(fā)揮更大的利用價值，又能滿足檔案的保密需求。在今后的城建檔案管理中，可以基于信息技術以及大數(shù)據技術建立起對應的集群化檔案信息，如地理空間信息、人口信息等。集群化信息內容的逐步完善與補充，必定會創(chuàng)造更大的檔案利用價值。因此，可以認為城建檔案存在趨向集群化發(fā)展的趨勢。
作者:吳玉臻 張譯 單位:日照市城市管理局；山東日照港口集團
檔案管理分析3
城建檔案作為城市發(fā)展的記錄系統(tǒng)，能為城市優(yōu)化發(fā)展、綠色發(fā)展、智慧發(fā)展奠定良好的信息基礎[1]。而結合大數(shù)據技術打造城建檔案數(shù)據管理體系，不僅能提升城建檔案管理效能，還能進一步挖掘城建檔案的價值。但梳理當前城建檔案數(shù)字化發(fā)展現(xiàn)狀可以看出，其還存在意識、安全、人才等方面的不足，因此有必要探究大數(shù)據視野下城建檔案管理的優(yōu)化措施。
一、城建檔案數(shù)據化概念和價值分析
大數(shù)據視野下的城建檔案數(shù)據化主要是指結合信息、通信、物聯(lián)等技術，打造更加安全、系統(tǒng)的檔案管理模式。簡而言之，將原有城建紙質檔案、視頻檔案、圖片檔案進行數(shù)據化、可視化、聯(lián)動化，從而實現(xiàn)城建檔案信息橫向與縱向的高質量流通[2]。由此可以看出，基于數(shù)字技術的城建檔案，具有較高的價值：第一，可提升城建檔案的效能輸出。城建檔案作為城市發(fā)展的記錄者，其能夠為城市的自身發(fā)展奠定良好的基礎，如為城市的改造提供歷史數(shù)據，或為其他城市的優(yōu)化提供一定經驗借鑒等。第二，能強化城建檔案的管理效果。在海量的城建檔案管理需求背景下，通過融入數(shù)字技術，一方面能夠提升城建檔案管理的安全性，如能夠避免檔案數(shù)據丟失、檔案數(shù)據被篡改等；另一方面能夠有效提升城建檔案的管理效率，如通過模糊查詢快速定位所需文件，或通過信息數(shù)字技術，集中處理檔案信息，或通過通信技術提升城建檔案流通的速度等。
二、大數(shù)據視野下城建檔案管理優(yōu)化思路
為提升城建檔案管理與數(shù)據技術的契合度，城建檔案管理單位應圍繞自身物質資源、人力資源、制度資源等要素，從國家需求、城市發(fā)展、群眾期望等角度出發(fā)，做好優(yōu)化思路的把控[3]。第一，要有因地制宜的思路。其主要是指檔案管理單位要在國家政策需求基礎上，以地方性政策為導向，以自身優(yōu)勢為中心，設計符合城建檔案發(fā)展的構架體系，并以此為依據，結合數(shù)據技術，優(yōu)化、完善、重構自身檔案管理各項要素，以提升城建檔案管理的時間與空間的適應性。第二，要有效率和質量的思路。檔案管理引入數(shù)字技術，主要目的是提升前者工作質量和效率。因此，要結合現(xiàn)代綠色、高效等發(fā)展理念，結合檔案管理技術，精簡部門、人員、程序等，從而提升檔案管理的質量和效率。第三，要有創(chuàng)新發(fā)展的思路。在構建城建檔案數(shù)字化發(fā)展路徑時，相關單位要設計短期和長期發(fā)展計劃，并結合計劃目標和環(huán)境實況，動態(tài)創(chuàng)新發(fā)展方向，優(yōu)化數(shù)字檔案技術的應用技巧。
三、數(shù)字技術視野下城建檔案管理現(xiàn)狀分析
匯總分析城建檔案管理流程、技術、制度、設備等要素可以看出，雖然部分單位不斷優(yōu)化城建檔案管理的方式，并嘗試融入信息技術、數(shù)字技術，取得了較好的效果，但仍有部分單位存在以下幾個問題。
（一）重視程度不夠目前，部分單位領導層并未意識到數(shù)據技術對城建檔案管理的重要性，對檔案與數(shù)字技術的融合發(fā)展存在錯誤的理解和認知：一是認為檔案管理對單位工作效益的提升幫助不大，沒有必要花大錢去采購數(shù)字設備或招聘專業(yè)管理人員，導致單位城建檔案管理效能較低；二是部分單位領導雖然具有一定的先進意識，但其認為檔案數(shù)據化就是采購設備或招聘數(shù)字技術素養(yǎng)較高的人才，并未深入了解城建檔案優(yōu)化實際需求，也沒有去完善、優(yōu)化城建檔案管理體系，導致人才、設備、系統(tǒng)平臺閑置情況明顯。
（二）安全隱患大基于數(shù)字技術的城建檔案管理體系，雖然相較于傳統(tǒng)紙質檔案管理具有較高的安全性，但其會受到操作、軟件、網絡等因素的影響[4]，存在一定的安全隱患。而部分單位在管理城建檔案信息時，沒有采取有效的措施應對這些隱患，導致檔案安全風險較大。一是未建設科學的殺毒、存儲體系，導致系統(tǒng)容易受到電腦病毒、不法分子的破壞。二是部分管理人員安全意識較低，未按照規(guī)范進行操作或做好相應的保密工作，導致信息易泄露、丟失。三是未建立安全管理應急機制，如密令登入、門禁卡、應急儲存等。
（三）工作人員缺乏必要的技能人才作為城建檔案發(fā)展的關鍵，可以推動城建檔案數(shù)字化更好、更快、更優(yōu)地發(fā)展。但部分單位未依據城建檔案數(shù)字化管理的發(fā)展需求，優(yōu)化、完善人才隊伍。第一，缺乏有效的檔案管理數(shù)字技術培訓計劃，現(xiàn)有檔案工作人員技能得不到有效提升，從而難以合規(guī)、有效地進行檔案數(shù)字化操作和管理；第二，缺乏必要的人才引進計劃，未依據單位發(fā)展實際需求，編制人才招錄計劃，導致檔案管理隊伍整體素質較低。
四、大數(shù)據背景下城建檔案管理優(yōu)化措施
基于當前復雜的檔案管理環(huán)境，相關單位要立足現(xiàn)實，認識到自身不足，采取針對性強、執(zhí)行效果好的應對措施，在推動城建檔案深化發(fā)展的同時，實現(xiàn)其管理的提質增效。
（一）提高管理層對數(shù)字技術的理解和認識對于當前標準及需求更高的城建檔案應用、管理環(huán)境，管理層對數(shù)字技術的正向理解和認知，可有效推動檔案數(shù)字化發(fā)展[5]。據此，要結合現(xiàn)代發(fā)展環(huán)境，提高管理層的認知和理解。首先，要讓管理層學習中央、國家及上級單位關于現(xiàn)代檔案建設的文件、指導意見，認識到城建檔案優(yōu)化的意義和價值，主動轉變自身思想觀念。其次，要以管理層黨員為基點，成立專業(yè)指導隊，一方面整頓單位不恰當?shù)挠^念、思想；另一方面指導單位主管部門如何理解、認知城建檔案的現(xiàn)代化發(fā)展，如技術的應用方式、價值體現(xiàn)等。最后，營造良好的工作環(huán)境，一方面要優(yōu)化軟環(huán)境，如強化宣傳力度，編制針對性強的管理制度，明確各個環(huán)節(jié)的具體責任人等；另一方面要重視對一線人員觀念的指導，以培訓、會議、案例分析等方式，讓他們在獲得操作知識、技術素養(yǎng)的同時，意識到自身崗位的重要性，從而為城建檔案優(yōu)化發(fā)展奠定堅實基礎。
（二）強化城建檔案的安全管理基于數(shù)字技術的城建檔案可能會受到網絡病毒、人為等因素的影響，降低城建檔案管理的有效性、可靠性，如故意刪除檔案信息，導致信息不全，或故意篡改信息，導致信息失真。為避免這些因素影響檔案管理的安全性，要基于原有安全管理機制，打造適應性強的安全管理體系。第一，要結合現(xiàn)代“云技術”，利用第三方技術機構，打造云儲存、云操作系統(tǒng)，在提升存儲空間量的同時，提升城建檔案安全管理質量，如避免因存儲失誤而導致的數(shù)據丟失等。第二，要借助現(xiàn)代技術，打造虛擬技術應用場景。究其原因，虛擬技術能模擬物理設備運行情境，能夠在避免外界不良因素侵入的同時，進行檔案信息交互工作。第三，要結合檔案操作行為、操作人員，打造系統(tǒng)識別性能強的操作系統(tǒng)。城建檔案管理單位，要根據各個崗位職務、職責，設計不同的登入、操作、管理權限。第四，要引進適應性強的殺毒、查毒軟件。要結合聯(lián)網運行，或局域網運作需求，采取效率高、識別度（病毒識別）高的殺毒軟件。同時，由于部分殺毒軟件需要操作人員手動操作，因此要編制可靠的殺毒、查毒計劃，并要求相關人員嚴格執(zhí)行。第五，要應用加密、門禁等安全技術。針對重要的設備，應安裝相應門禁系統(tǒng)。在此基礎上，要針對不同密級的城建檔案，設定不同的加密方式，以避免重要城建檔案丟失或者泄密等。
（三）要強化人才隊伍建設為有力推動城建檔案數(shù)字化發(fā)展、優(yōu)化發(fā)展，應立足操作和管理人員技能素養(yǎng)現(xiàn)狀，做好現(xiàn)有人員培訓，制定人才引進計劃。首先，要立足檔案優(yōu)化方案、目標、方式等，結合數(shù)字技術、檔案管理技術等要素，設計有序、系統(tǒng)、可靠、有效的培訓內容和方式，如結合檔案數(shù)字化操作技能、檔案管理規(guī)范等，設計理念與技術結合，發(fā)展與競升的培訓體系。再如，圍繞自身成本資源，相關人員技能需求，改進傳統(tǒng)專家講座、實踐培訓方式，結合相關高校、互聯(lián)網平臺，打造能突破空間和時間限制的遠程培訓系統(tǒng)，這樣不僅能降低培訓成本，還能滿足相關人員的學習需求。其次，要結合檔案安全、有效、服務等性質，不斷提升檔案管理、操作人員的職業(yè)素養(yǎng)。如以會議方式進行職業(yè)道德分析、專題案例分析，這樣不僅能加深相關人員對檔案管理的認知和理解，還能促使其主動探究如何進行安全操作等。最后，要結合檔案數(shù)字化發(fā)展趨勢，編制合規(guī)、有效的人才招錄計劃。要在現(xiàn)有人才技能素養(yǎng)基礎上，從崗位實際需求、檔案優(yōu)化發(fā)展、檔案新規(guī)定的角度出發(fā)，制定人才招錄計劃。若條件允許，可引進復合型人才，如既懂信息技術又懂檔案管理的人才。需要注意的是，為增加崗位黏性，單位應提升檔案管理專業(yè)人才的待遇。
（四）優(yōu)化制度規(guī)范實踐證明，可靠、有效的制度規(guī)范能推動檔案數(shù)據管理政策的全面落實、執(zhí)行，能為其良性發(fā)展奠定良好基礎?；诖耍紫?，要圍繞國家政策、檔案信息化建設需求等要素，完善、重構自身制度內容。單位要深入了解檔案建設現(xiàn)狀，吸取行業(yè)有效檔案制度設計經驗，不斷梳理、查找自身檔案管理發(fā)展的不足。需注意，在找出不足后，要依據國家相關政策，完善檔案管理制度。其次，要立足制度的執(zhí)行、落實，建立能夠及時反饋檔案管理制度執(zhí)行情況的機制，如在指導單位檔案部門認真落實制度、規(guī)范的同時，整理、收集本單位制度在檔案數(shù)據管理過程中的表現(xiàn)，以及操作人員的合理建議，并以此為依據，完善制度，提升制度適應性。最后，一方面要強化檔案監(jiān)督機制，以監(jiān)督相關人員是否嚴格遵守制度進行檔案管理、操作等，另一方面要在明確檔案數(shù)據化視野下，實現(xiàn)檔案監(jiān)督的多元目的，如強化檔案管理效率，完善檔案管理模式，促使檔案工作人員認真履職等。此外，要依據監(jiān)督結果，及時告知相關人員不足之處，以及需要整改的方向，以實現(xiàn)監(jiān)督的預設效果。同時，為保障監(jiān)督效果，要擴展監(jiān)督渠道，如社會監(jiān)督、上級監(jiān)督等，形成兼容、互通性強的監(jiān)督體系。綜上，在現(xiàn)行城建單位發(fā)展背景下，提升城建檔案數(shù)字化管理水平，不僅能助力單位深化發(fā)展、現(xiàn)代化發(fā)展等，還能為城市建設決策提供良好的支撐。因此，相關單位應立足自身實際情況，制定能夠提升檔案管理效果的措施，以達到優(yōu)化檔案管理的目的。其中，數(shù)字化管理措施作為一種重要的措施，能促使城建檔案管理標準化、規(guī)范化、信息化，相關單位應立足自身實際，找準兩者契合點，采取適應性措施，為城建檔案管理注入鮮活發(fā)展動力，推動其現(xiàn)代化發(fā)展、深化發(fā)展。
參考文獻：
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作者:魏秀田 單位:濟南市城鄉(xiāng)建設發(fā)展服務中心
