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在項(xiàng)目壽命周期中，最重要的功能之一是項(xiàng)目計劃。但由于項(xiàng)目所具有的早期不確定性，在初始階段確定了項(xiàng)目的范圍和計劃之后，在實(shí)施過程中有效的項(xiàng)目控制就成為項(xiàng)目成功的基本要素。特別是在現(xiàn)代大型復(fù)雜項(xiàng)目中，項(xiàng)目管理要支配多種組織、復(fù)雜的工作和昂貴的資源，要達(dá)到在預(yù)定的期限內(nèi)、用有限的資源完成任務(wù)的目的，這一切都取決于有一個對項(xiàng)目信息和活動能進(jìn)行有效控制的系統(tǒng)以及方法。

傳統(tǒng)的項(xiàng)目控制是以各種文件、報表、圖表為主要工具，以定期或不定期地召開各類有關(guān)人員參加的會議為主要方法，再加上溝通各方面信息的通訊聯(lián)系制度。而在資源昂貴、復(fù)雜并有較大風(fēng)險的現(xiàn)代大型項(xiàng)目中，就需要開發(fā)一個有效的項(xiàng)目管理信息和控制系統(tǒng)。以下將首先介紹項(xiàng)目控制的一般方法，然后介紹一種適用于大型復(fù)雜項(xiàng)目的以計算機(jī)為基礎(chǔ)的項(xiàng)目管理信息和控制系統(tǒng)的開發(fā)與實(shí)施方法，最后論及WBS在項(xiàng)目控制中的應(yīng)用。

1．項(xiàng)目控制的主要文件

項(xiàng)目的任務(wù)要求、工作范圍、全部進(jìn)度和項(xiàng)目規(guī)模等一旦明確以后，就應(yīng)準(zhǔn)備項(xiàng)目控制所需的主要文件。這些文件應(yīng)包括：

①工作范圍細(xì)則－－確定項(xiàng)目實(shí)施中每一任務(wù)的具體業(yè)務(wù)內(nèi)容，制定工作變動的基準(zhǔn)。

②職責(zé)劃分細(xì)則－－說明項(xiàng)目實(shí)施過程中各個部門或個人所應(yīng)負(fù)責(zé)的工作，包括工藝、工程設(shè)計、采購供應(yīng)、施工、會計、保險、成本控制等各個方面。

③項(xiàng)目程序細(xì)則－－規(guī)定涉及項(xiàng)目組、用戶以及主要供貨廠商之間關(guān)于設(shè)計、采購、施工、作業(yè)前準(zhǔn)備、質(zhì)量保證與控制以及信息溝通等方面協(xié)調(diào)活動的程序。

④技術(shù)范圍文件－－列出項(xiàng)目的設(shè)備清單，制定項(xiàng)目設(shè)計依據(jù)以及所需的技術(shù)依據(jù)，以及將要使用的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、編碼及手續(xù)步驟等。

⑤成本控制文件－－包括項(xiàng)目總成本預(yù)算以及分解到各部門和各項(xiàng)工作的分預(yù)算，把不同的帳戶分類編號，列成表格。

③信息控制文件－－規(guī)定各種文件、報表、圖表的發(fā)放對象和方式、通訊聯(lián)系制度以及會議記錄和工作記錄的方法。

此外，根據(jù)不同項(xiàng)目的具體內(nèi)容，還可增減項(xiàng)目控制文件。項(xiàng)目負(fù)責(zé)人在對項(xiàng)目進(jìn)行管理和控制時首要的任務(wù)就是在這些文件中明確規(guī)定各種有關(guān)事項(xiàng)。還應(yīng)注意的是，項(xiàng)目中的某項(xiàng)工作一旦發(fā)生變動，相應(yīng)的各有關(guān)文件均必須修正，然后再執(zhí)行。在項(xiàng)目管理中缺少信息是很糟糕的，但得到錯誤的信息更糟糕。在工作中，如果一個部門執(zhí)行的是原始文件，而另一部門執(zhí)行的是修改后的文件，可以想象，這兩部分的工作協(xié)調(diào)和結(jié)果會變得如何。

2．項(xiàng)目控制的重要會議

項(xiàng)目開始進(jìn)行以后，要有效地控制項(xiàng)目，一般需要在各個關(guān)鍵時刻召開關(guān)鍵會議。這是項(xiàng)目管理與通常的直線職能管理的主要不同點(diǎn)之一。例如，以一個企業(yè)新建一條電冰箱生產(chǎn)線為例，這個項(xiàng)目進(jìn)行中的不同階段以及各個階段開始時的關(guān)鍵會議。

關(guān)鍵會議的主要內(nèi)容是總結(jié)上一階段的工作，分析問題，提出新的建議，并介紹下一階段的主要任務(wù)和目標(biāo)，使各有關(guān)人員都能做到心中有數(shù)，明確努力方向。關(guān)鍵會議也是協(xié)調(diào)各不同學(xué)科、不同職能部門之間的人員以及工作任務(wù)的重要手段。

除關(guān)鍵會議外，在項(xiàng)目進(jìn)行的全過程中，應(yīng)定期召開例會，如每月一次。會上主要介紹項(xiàng)目進(jìn)展情況，檢查有無拖期、是否存在問題等，以便及時發(fā)現(xiàn)和解決問題。

還有些非定期的特別會議，在有必要時隨時召開。比如要訂購大型設(shè)備、有重要的分承包要進(jìn)行、某一活動出現(xiàn)了意外重大變化等等，都需要召開會議。

由此可見，項(xiàng)目管理中的會議是很多的。項(xiàng)目負(fù)責(zé)人若不很好地控制會議，就有可能陷入會海之中。所以項(xiàng)目負(fù)責(zé)人的職責(zé)之一是控制會議的召開，為召開會議作準(zhǔn)備，使會議開得有效。

3．信息控制制度

加強(qiáng)通訊聯(lián)系、溝通各方面信息是搞好項(xiàng)目控制的關(guān)鍵性一環(huán)。為了控制好一個項(xiàng)目，需要進(jìn)行大量的通訊聯(lián)系。聯(lián)系的方式很多，如信件、電話、談話、電傳、圖紙等等。這里應(yīng)遵循以下幾條原則：

①所有重要問題均應(yīng)有書面材料。任何問題都不能靠記憶，因?yàn)槿魏稳硕疾豢赡茏龅接肋h(yuǎn)記憶并準(zhǔn)確無誤。記憶的錯誤會造成損失與扯皮，因此必須用書面材料。

②所有會議都應(yīng)有正式記錄。

③分發(fā)的文件、備忘錄、會議記錄等必須說明要由誰來處理文件中的事項(xiàng)。

④所有來往信件和電函都應(yīng)編號存檔。如果不編號，函件積累多了就會無從查找。還應(yīng)記錄信件或電函抄送哪些有關(guān)的人。

⑤應(yīng)保持完整的檔案，有的文件應(yīng)分別存人不同的檔案。如工程的變動，應(yīng)同時存人變動檔案和技術(shù)檔案。