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摘要:本文通過對物資采辦環(huán)節(jié)內(nèi)控的重要性和必要性的分析,結合當前企業(yè)的普遍現(xiàn)狀,對建立物資采辦的內(nèi)控機制進行了探討,提出了企業(yè)建立物資采辦內(nèi)控機制的途徑。

關鍵詞:物資采辦內(nèi)控機制

一、加強企業(yè)物流管理,必須建立有效的企業(yè)內(nèi)控機制

1、物資采辦內(nèi)控的重要性

物資采辦環(huán)節(jié)是企業(yè)物流管理中的最薄弱的一環(huán),一是最容易滋生“暗箱操作”以權謀私、弄虛作假、舍賤求貴、以次充好、收受回扣;二是最容易“跑、冒、滴、漏”,在許多企業(yè)中,采購成本占企業(yè)總

成本的60%以上。

物資采辦作為企業(yè)物流的起點,直接影響其后續(xù)的物料管理、裝卸、搬運、保管、生產(chǎn)、包裝等各環(huán)節(jié),直接決定了企業(yè)的利潤空間,尤其在信息資訊日漸發(fā)展的今天,企業(yè)的利潤已更多的集中到降低采購

成本上,因此強化企業(yè)的采購管理,加強物資采辦內(nèi)控,在市場經(jīng)濟的新形勢下,有其特別重要的地位及意義。

2、物資采辦內(nèi)控監(jiān)督的必要性

(1)建立健全企業(yè)采辦內(nèi)控是適應買方市場,降低企業(yè)采購成本的需要,石油企業(yè)的物資采購成本占企業(yè)生產(chǎn)建設總投資的50—70%左右,目前我們的企業(yè)要進入低成本發(fā)展階段,降低桶油成本,增強國際市場

競爭力,如果采辦內(nèi)控機制不夠完善,企業(yè)就不能合理儲備及不能采購到質(zhì)優(yōu)價廉的物資,將大大增加企業(yè)內(nèi)物流成本及生產(chǎn)成本,影響企業(yè)產(chǎn)品質(zhì)量及安全生產(chǎn)質(zhì)量,銷弱企業(yè)市場競爭力。

(2)建立健全企業(yè)采辦內(nèi)控是規(guī)范物資采購行為的需要,近年來,隨著我國市場經(jīng)濟體制的建設和買方市場的形成,加強和規(guī)范企業(yè)內(nèi)部物流的首要環(huán)節(jié)采辦管理已成為一個日益突出的問題,在相當一部分企

業(yè)的采購環(huán)節(jié)中,由于內(nèi)控機制不完善,收受回扣和賄賂,舍賤求貴,以次充好,損公肥私的現(xiàn)象十分嚴重,造成企業(yè)資產(chǎn)的大量流失,腐蝕了一批批的干部,給社會風氣造成不良影響,如果不認真解決加以控制

,企業(yè)的經(jīng)濟效益就難以提高。

(3)建立健全企業(yè)采辦內(nèi)控機制,是推動企業(yè)管理、建立現(xiàn)代化物流管理的需要,現(xiàn)代企業(yè)的管理要求企業(yè)供應物流綜合考慮最大限度的滿足生產(chǎn)需要,生產(chǎn)最大限度的滿足銷售需要,銷售要最大限度的滿

足市場客戶的需要。

二、完善傳統(tǒng)型的采辦內(nèi)控機制

1、信息管理體系。決策是在信息基礎上做出的,沒有良好的信息環(huán)境就不可能有良好的決策,沒有信息就沒有決策,企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營也會停滯,內(nèi)控也就沒有了目標。作為企業(yè)的各級決策者,必須掌握信息,

因為如果只聽下級的匯報,那有時會得到失真的信息,而做出與實際情況不相符合的決策;物資采辦面對市場,當前市場形勢瞬息萬變,不掌握充分的信息,決策就會變成武斷。可充分利用計算機網(wǎng)絡及行業(yè)

協(xié)會等收集相關信息。

2、決策透明制度。這是公開公正的前提條件,建立公開透明的決策和管理制度,是建立現(xiàn)代企業(yè)制度的基本要求,亞星公司采辦的精彩之處,就是把隱蔽的權利公開化,集中的權力分散化。一是重大事項集

體研究,不搞暗箱操作。二是決策程序公開化,決策程序職工看的清清楚楚。三是分級明確權限和責任,根據(jù)物資類別和金額大小,實行分級分權管理,做到?jīng)Q策透明。

3、有效的質(zhì)量監(jiān)督和制約體系。有效的質(zhì)量監(jiān)督和制約是現(xiàn)代企業(yè)管理制度的重要內(nèi)容,完善的管理制度和監(jiān)督程序是保證采辦質(zhì)量的根本途徑,規(guī)范的物資采辦行為,不能只靠個人的感覺與覺悟,根本途

徑是靠制度,使包括經(jīng)營者在內(nèi)的所有人都能做到有法可依、有章可循、有據(jù)可查、違者必究,使質(zhì)量保證走上規(guī)范化、制度化。

4、責任明晰、獎罰分明的內(nèi)部管理體系。這是采辦內(nèi)控機制的重要組成部分,建立現(xiàn)代企業(yè)制度,首先要解決的問題就是責權明晰、獎懲分明,只有這樣我們的內(nèi)控機制才能得到貫徹落實,才能發(fā)揮出其應

有的作用,充分激發(fā)員工的工作積極性和主動性,促進企業(yè)本著速度、效益、安全的原則用好、用活采購資金,按照必須、合理、節(jié)儉的原則嚴格控制采辦費用,盤活庫存資金,加速周轉,使企業(yè)在市場經(jīng)濟

競爭中充滿活力和保持良好的經(jīng)濟效益。

5、積極進取的團隊精神。這是采辦內(nèi)控監(jiān)督機制能否得到貫徹的組織保證和基礎。一個企業(yè),必須建立一個優(yōu)良的隊伍來保證各項經(jīng)營活動的順利實施。而隊伍的團隊意識是企業(yè)在市場中發(fā)展的關鍵,也

是企業(yè)的原動力。

6、建立優(yōu)良的企業(yè)文化體系,一個企業(yè)的興衰往往與他的企業(yè)文化息息相關,當一個企業(yè)樹立了良好的企業(yè)文化,那么創(chuàng)新的內(nèi)控機制也就已深深扎根到企業(yè)的每一項經(jīng)營活動之中。

三、促進企業(yè)從傳統(tǒng)到供應鏈采辦管理的轉變

1、從采購管理向外部資源管理轉變

準時化思想對企業(yè)的物流管理提出了嚴峻的挑戰(zhàn),需要改變傳統(tǒng)的單純?yōu)閹齑娑少彽墓芾砟Ｊ?提高采購的柔性和市場響應力,增加和供應商的信息聯(lián)系和相互之間的合作,建立新的供需合作模式。供應

鏈管理就是現(xiàn)代企業(yè)物流管理的新思想。即系統(tǒng)性、協(xié)調(diào)性、集成性、同步性,外部資源管理是實現(xiàn)上述思想的一個重要的步驟。在傳統(tǒng)的采購模式中,供應商對采辦部門的要求不能得到實時的響應。另

一方面,關于產(chǎn)品的質(zhì)量只能事后把關,不能進行實時控制,無法實現(xiàn)同步化運作,而外部資源管理就是將事后把關轉變?yōu)槭轮锌刂频挠行緩?使企業(yè)參與供應商的產(chǎn)品設計和質(zhì)量控制過程,共同制定有關

產(chǎn)品質(zhì)量標準等,使需求信息能很好地在供應商的業(yè)務活動中體現(xiàn)出來,實現(xiàn)同步化運營。同時,也是實施精細化生產(chǎn),零庫存生產(chǎn)的要求,是在生產(chǎn)控制中采用基于訂單流的準時化生產(chǎn)模式,即努力實現(xiàn)生

產(chǎn)過程中的零缺陷、零庫存、零交貨期、零故障、零(無)紙文書、零廢料、零事故、零人力資源浪費。

2、從為庫存而采購向為訂單而采購轉變

傳統(tǒng)的采辦模式是為了補充庫存,即為庫存而采購,因此制定的采購計劃艱難適應生產(chǎn)需求的變化,在供應鏈管理模式下,客戶需求訂單驅動生產(chǎn)訂單,生產(chǎn)訂單驅動采購訂單,采購訂單再驅動供應商,這種準

時化的訂單驅動模式得以準時響應用戶的需求,從而降低了庫存成本,提高了物流的速度和庫存周轉率。

為了企業(yè)能夠更好的推廣應用現(xiàn)代化(ERP)管理,做好企業(yè)內(nèi)部物流的供應鏈管理,實現(xiàn)為訂單而采購的轉變,當前必須注意協(xié)調(diào)做好以下方面工作:

首先,企業(yè)必須站在戰(zhàn)略的高度考慮其供應商,并與其建立戰(zhàn)略同盟,使各供應商成為企業(yè)供應鏈上的節(jié)點,實現(xiàn)企業(yè)在供應鏈競爭上的領先地位。其次,對企業(yè)物流進行流程再造。采辦與供應的重點放在

協(xié)調(diào)各種計劃的執(zhí)行,實現(xiàn)供應鏈精細化運作。再次,建立完善合理的計算機網(wǎng)絡信息系統(tǒng),使企業(yè)信息及時準確、全面,在供應鏈上信息資源共享,以利于供應鏈上的各方實現(xiàn)同步化運營,徹底改變企業(yè)信

息流程。最后,做好各方面的協(xié)調(diào)工作,在企業(yè)內(nèi)部,采辦部門的作用主要是做好與生產(chǎn)環(huán)節(jié)的溝通,協(xié)調(diào)供應與生產(chǎn)的關系,在企業(yè)外部,采辦部門應主動參與供應商的協(xié)調(diào)計劃,在資源共享的前提下,保證

供應商不至于因為資源分配不平的矛盾,保證供應鏈的正常運行。

3、逐步實現(xiàn)準時制采購

準時制采購是為了消除庫存和不必要的浪費而進行持續(xù)性改進,要進行準時化生產(chǎn)必須有準時的供應,供應鏈管理需要準時化采購來保證供應鏈的整體同步化運作。因此,準時化采購是必然的要求,它和傳

統(tǒng)的采購管理有許多不同,其中關于供應商的選擇(數(shù)量與關系)質(zhì)量控制是其核心內(nèi)容,要實施準時化采購,必須首先考慮做到一些工作,包括:

建立準時化采購團隊。其主要職責是認定和評估供應商的信譽、能力、或與供應商談判簽訂協(xié)議,及發(fā)放免檢證書,負責供應商的培訓與教育;在這個準時化采購團隊中采辦人員職責:尋找貨源、商定價格,

發(fā)展與供應商的協(xié)作關系并不斷改進。

從產(chǎn)品質(zhì)量、供貨情況、應變能力、地理位置、企業(yè)規(guī)模、財務狀況、技術能力、價格與其他供應商的可替代性等,選擇最佳的供應商,并對供應商進行有效的管理。

有步驟地實施準時化采購,制定采購策略,改進當前的采購方式,減少供應商數(shù)量,正確評價供應商,向供應商發(fā)免檢證。準時化采購和傳統(tǒng)的采購方式的一個不同之處是買方不需要對采購產(chǎn)品進行比較多的

檢驗手續(xù),需要供應商做到提供百分之百的合格產(chǎn)品,需要實現(xiàn)從預測的交貨方式向準時化適時交貨方式轉變。

有效的開展試點工作。在試點過程中取得企業(yè)內(nèi)部各部門及領導的支持是很重要的,通過試點總結經(jīng)驗,為正式推廣實施準時化采購打好基礎。

做好供應商的培訓工作。確定雙方共同目標,只有供應商也對準時化采購的策略和運作方法有了認識和理解,才能獲得供應商的支持和配合,通過培訓取得一致的目標,相互之間就能夠很好地協(xié)調(diào)。

結束語:

現(xiàn)代化企業(yè)必須高度重視和完善采辦內(nèi)控機制,這樣才能做好企業(yè)供應物流管理,直至做好企業(yè)的供應鏈管理,轉變企業(yè)之間的競爭為企業(yè)的供應鏈之間的競爭,實現(xiàn)以合理的費用,優(yōu)質(zhì)的服務,最大限度地

滿足客戶的需要,在激烈的市場競爭中求自下而上謀發(fā)展。