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摘要:各級行政事業(yè)單位和管理部門,對固定資產(chǎn)的管理和使用應(yīng)堅持統(tǒng)一政策?統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)?分級管理?責(zé)任到人?物盡其用的原則,并通過建立完善與財務(wù)管理系統(tǒng)和辦公自動化系統(tǒng)相連接的固定資產(chǎn)管理軟件系統(tǒng),規(guī)范固定資產(chǎn)分類及代碼?加強(qiáng)盤點和處置的監(jiān)控等措施,使固定資產(chǎn)管理制度剛性化,達(dá)到實時監(jiān)控?硬性約束的目的?

關(guān)鍵詞:行政事業(yè)單位;固定資產(chǎn);管理系統(tǒng)

Abstract:Thealllevelsadministrationbusinessunitandthemanagementsection,shouldinsisttounifythepolicyandunifytheleadership,theratingsmanagement,responsibilitytoperson,thingtothemanagementandusagesofthefixedassetstotheutmosttheprinciplethatituse,andpasstheestablishmentperfectmanagethesystemwithfinanceandtransactthefixedassetsthatautomationconnectwitheachothermanagementthesoftwaresystem,thenormfixedassetsclassificationandcode,strengthenthesupervisionofthestocktakingandhandleetc.measure,makethefixedassetsmanagementsystemrigidtoturn,attainsolidhoursuperviseandcontrol,thepurposethatrigiditycontrol.

KeyWords:administrationbusinessunit;fixedassetsmanagement;fixedassetsmanagementsystem

1引言

行政事業(yè)單位的固定資產(chǎn)數(shù)量和金額增長迅猛,到2000年底,廣東省行政事業(yè)單位固定資產(chǎn)約達(dá)1529億元,規(guī)模龐大,種類繁多?隨著經(jīng)濟(jì)改革的不斷發(fā)展,政府為加強(qiáng)行政事業(yè)單位固定資產(chǎn)管理,提高固定資產(chǎn)的使用效益,建立健全各項管理制度,保障固定資產(chǎn)的安全和完整,于近年在全國進(jìn)行了大規(guī)模的清產(chǎn)核資及固定資產(chǎn)清查工作?在新形勢的要求下,需要有相應(yīng)的會計體系積極配合政府職能部門,根據(jù)政府實際管理工作的需要,對原有的固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)進(jìn)行針對性的優(yōu)化完善,以滿足政府部門對固定資產(chǎn)管理的需要?

2預(yù)算單位固定資產(chǎn)管理存在的問題

2.1賬實不符問題

賬實相符是確保會計信息質(zhì)量真實?準(zhǔn)確的基本要求?造成賬實不符的原因,一是固定資產(chǎn)采購時項目被挪用,形成固定資產(chǎn)虛列;二是因歷史原因違規(guī)購建固定資產(chǎn),而不入固定資產(chǎn)賬或部分入賬;三是會計差錯,即已報廢?盤虧的固定資產(chǎn)未及時進(jìn)行賬務(wù)處理?

2.2責(zé)任人管理機(jī)制不到位問題

根據(jù)固定資產(chǎn)管理制度規(guī)定要求,政府相關(guān)部門應(yīng)該對造成上述違規(guī)現(xiàn)象的責(zé)任人進(jìn)行處罰?由于管理未得到徹底落實,保管固定資產(chǎn)的負(fù)責(zé)人責(zé)任意識薄弱,對固定資產(chǎn)的管理工作就會不重視,產(chǎn)生更多的違規(guī)事件?

2.3閑置固定資產(chǎn)的處置問題

閑置固定資產(chǎn)是指不需用固定資產(chǎn),主要表現(xiàn)為閑置房地產(chǎn)及閑置電子設(shè)備等?閑置固定資產(chǎn)的產(chǎn)生,主要源于以下三種因素:一是內(nèi)部整合產(chǎn)生的閑置,在進(jìn)行政府機(jī)構(gòu)改革的過程中,對部分政府部門進(jìn)行了撤并,造成了撤并后資產(chǎn)的閑置;二是科技進(jìn)步造成固定資產(chǎn)無形損耗而產(chǎn)生的閑置,這在電子設(shè)備的更新?lián)Q代上表現(xiàn)得尤為突出;三是因歷史違規(guī)行為產(chǎn)生的閑置?最明顯的例子,如無定編車輛?違規(guī)購建房產(chǎn),因產(chǎn)權(quán)問題無法解決而閑置存在于賬外?這些閑置固定資產(chǎn)占用了國家大量資金,有些資產(chǎn)已無法使用但只要不報廢就可每年得到財政的撥款,所以,需要積極加以盤活處置?

3健全和完善固定資產(chǎn)管理體制的對策

預(yù)算單位曾在2001年進(jìn)行了清產(chǎn)核資,在2001年和2005年開展了清產(chǎn)核資檢查,相當(dāng)于在全國進(jìn)行了全面摸清預(yù)算單位“家底”的工作,規(guī)范了固定資產(chǎn)的入賬核算,在很大程度上改善了會計信息質(zhì)量?但由于賬實不符問題源于多年的歷史原因,并未得到全面的解決?近年來,隨著“責(zé)任政府”的建設(shè)及政府部門的內(nèi)部管理制度的完善,逐步將固定資產(chǎn)違規(guī)現(xiàn)象與有關(guān)負(fù)責(zé)人的任期業(yè)績評價掛鉤,這種情況已有所好轉(zhuǎn)?但固定資產(chǎn)管理工作之所以存在上述種種問題,很大程度上來源于歷史上長期粗放式管理形成的遺留問題積淀,還有一部分源于現(xiàn)有體制的不完善之處?針對固定資產(chǎn)管理中存在的種種問題,應(yīng)進(jìn)一步健全和完善固定資產(chǎn)管理體制?

3.1實施電算化管理,按照預(yù)算單位固定資產(chǎn)分類與代碼進(jìn)行固定資產(chǎn)管理分類

由于近年行政事業(yè)單位的固定資產(chǎn)數(shù)量及金額增長迅猛,規(guī)模龐大,種類繁多,各項管理工作僅靠傳統(tǒng)的手工管理?手工統(tǒng)計已遠(yuǎn)不能適應(yīng)工作的要求,必須實現(xiàn)電算化管理,將固定資產(chǎn)的購建?決算?核算?處置?報廢等各項業(yè)務(wù)予以反映,實現(xiàn)固定資產(chǎn)的電子化管理與實時監(jiān)控?完善的固定管理系統(tǒng)將有助于政府管理機(jī)構(gòu)實時掌握固定資產(chǎn)信息,提高管理工作的時效性和透明度?同時,在實現(xiàn)核算電算化的前提下,建議取消手工固定資產(chǎn)明細(xì)賬和總賬,提高工作效率?但目前固定資產(chǎn)電算化核算方面最大的問題就在于固定資產(chǎn)科目設(shè)定問題上?目前,通常的做法是根據(jù)行政單位財務(wù)規(guī)則規(guī)定將固定資產(chǎn)分為房屋及建筑物?一般設(shè)備?專用設(shè)備?文物和陳列品?圖書?其他固定資產(chǎn)六大類?在對房屋及建筑物?文物和陳列品?圖書的分類中一般不容易產(chǎn)生差異,但在一般設(shè)備?專用設(shè)備?其他固定資產(chǎn)的分類中則產(chǎn)生了不少的差異?兩個單位的固定資產(chǎn)分類,一個為行政機(jī)關(guān)單位,一個為事業(yè)單位(學(xué)校),從科目編碼上就有不同,各個單位對專用設(shè)備與一般設(shè)備的分類也不盡相同,對某些單位是專用設(shè)備,對另一些單位又屬一般設(shè)備,如幻

燈機(jī),在學(xué)校為專用教學(xué)設(shè)備,在大部分行政單位為一般辦公設(shè)備?另外,單位自己分類明細(xì),編碼也多有重復(fù),電腦與電腦微機(jī)就在專用設(shè)備與一般設(shè)備中重復(fù)出現(xiàn)?

作者認(rèn)為,在實務(wù)中要按照預(yù)算單位固定資產(chǎn)分類與代碼目錄(根據(jù)GB/T14885-94摘編整理)作為固定資產(chǎn)卡片管理的分類依據(jù)更為可行?因該目錄將固定資產(chǎn)分為四大類:(1)房屋及構(gòu)筑物類;(2)交通運輸工具類;(3)通用設(shè)備類;(4)專用設(shè)備類?每大類的分類非常細(xì)致清楚,比人為分類更科學(xué)?合理?由其對容易造成差異的分類項進(jìn)行了明細(xì)分類,對專用設(shè)備更是按行業(yè)類別分為醫(yī)療衛(wèi)生類?廣播電視類?科研類?文化體育類?新聞出版?公安政法及其他類?目前,市面上已有不少固定資產(chǎn)軟件的編碼就是以此為依據(jù)的?另外,按預(yù)算單位固定資產(chǎn)分類與代碼目錄的另一大好處即是可自動導(dǎo)出清產(chǎn)核資數(shù)據(jù),因日常就按此分類與代碼做賬,清查時就可事半功倍?如無固定資產(chǎn)管理軟件,則根據(jù)預(yù)算單位固定資產(chǎn)分類與代碼目錄建立會計科目與之對應(yīng),也會為固定資產(chǎn)核算?管理帶來極大的方便?

3.2建立與辦公自動化系統(tǒng)相連接的固定資產(chǎn)管理模塊

會計信息系統(tǒng)在信息技術(shù)的推動下必將從封閉走向開放,從桌面走向網(wǎng)絡(luò)?辦公自動化系統(tǒng)的構(gòu)建和應(yīng)用,能及時?迅速地獲取單位管理運行及實時變動的情況,使各部門之間協(xié)調(diào)配合,進(jìn)行辦公業(yè)務(wù)操作處理,做到有效地處理和利用信息?本文僅以會計固定資產(chǎn)管理模塊在辦公自動化系統(tǒng)中的應(yīng)用進(jìn)行探討?

固定資產(chǎn)管理軟件模塊通常僅在財務(wù)部門進(jìn)行核算,為核算型軟件,但隨著社會發(fā)展與科技進(jìn)步導(dǎo)致會計信息系統(tǒng)向財務(wù)業(yè)務(wù)集成階段發(fā)展?在財務(wù)工作中固定資產(chǎn)管理軟件主要功能為核算資產(chǎn)數(shù)據(jù),包括財產(chǎn)登記?登記財產(chǎn)卡片?財產(chǎn)單據(jù)?生成資產(chǎn)憑證?資產(chǎn)賬簿(財產(chǎn)明細(xì)表?財產(chǎn)匯總表)等?而財產(chǎn)采購?財產(chǎn)處置?安全控制及財產(chǎn)登記中的驗收登記?領(lǐng)用登記等數(shù)據(jù)在財務(wù)軟件中很難連貫地反映出來,而在整個固定資產(chǎn)管理中會涉及單位所有人員,為完成固定資產(chǎn)管理功能,不同部門人員和同一部門人員,經(jīng)常會發(fā)生個人與個人之間?個人與部門之間的交互關(guān)系,并需要對某項事務(wù)進(jìn)行合作處理?所以,必須借助辦公自動化系統(tǒng)與財務(wù)固定資產(chǎn)管理軟件相結(jié)合,才能使各類數(shù)據(jù)資源實現(xiàn)共享,從而大幅度地提高財政部門的數(shù)據(jù)管理能力和運用效率?而整個固定資產(chǎn)管理軟件模塊主要功能應(yīng)包括:財產(chǎn)采購?財產(chǎn)登記?財產(chǎn)處置?安全控制等功能?但如何實現(xiàn)兩個系統(tǒng)的結(jié)合及數(shù)據(jù)的交換,各類數(shù)據(jù)資源實現(xiàn)共享,我認(rèn)為可通過以下實際應(yīng)用的方案來予以解決?

將所有資產(chǎn)的驗收?登記?領(lǐng)用?查詢數(shù)據(jù)工作均在辦公自動化系統(tǒng)中的資產(chǎn)管理模塊完成?在資產(chǎn)驗收保存時直接生成領(lǐng)用單并登記財產(chǎn)附件?圖片等資料,并進(jìn)行驗收單據(jù)?標(biāo)簽?卡片打印?在辦公自動系統(tǒng)中可以按資產(chǎn)的名稱?類別?登記時間?資產(chǎn)狀況進(jìn)行組合查詢?資產(chǎn)分配給各使用部門?使用人員,以便相關(guān)的資產(chǎn)負(fù)責(zé)人可以隨時查閱當(dāng)前資產(chǎn)使用的狀況?包括資產(chǎn)的借用?部門間資產(chǎn)的調(diào)撥?資產(chǎn)贈送等詳細(xì)記錄?同時,財產(chǎn)管理軟件增加導(dǎo)入模塊:由辦公自動化系統(tǒng)在導(dǎo)入財產(chǎn)管理軟件前根據(jù)行政單位財務(wù)規(guī)則第二十六條關(guān)于固定資產(chǎn)單位價值及其他的規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)條件,自動將資產(chǎn)數(shù)據(jù)分成固定資產(chǎn)數(shù)據(jù)及材料?低值易耗品數(shù)據(jù)兩部分,并提供數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)導(dǎo)入至財產(chǎn)管理軟件中?財產(chǎn)管理軟件中進(jìn)行變動數(shù)據(jù)的審核?登記或更新財產(chǎn)卡片?自動編制分錄?結(jié)賬?財產(chǎn)明細(xì)表?財產(chǎn)匯總表?打印財產(chǎn)數(shù)據(jù)?查詢財產(chǎn)數(shù)據(jù)?資產(chǎn)盤點等工作?行政事業(yè)單位固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)工作流程圖如下圖所示?

通過辦公自動化系統(tǒng)及財產(chǎn)管理軟件的分功能管理,資產(chǎn)數(shù)據(jù)根據(jù)既定的軟件程序和規(guī)則自動生成資產(chǎn)卡片?會計憑證?報表等,會計人員只需要維護(hù)相應(yīng)的分類和匯總機(jī)制,就可實現(xiàn)從數(shù)據(jù)采集到數(shù)據(jù)輸出的全部工作,大大減少了會計人員基礎(chǔ)工作量?資產(chǎn)數(shù)據(jù)通過導(dǎo)入時的劃分,進(jìn)行了資產(chǎn)的分類,在進(jìn)行資產(chǎn)管理時就可分重點?分層次的管理?

資產(chǎn)數(shù)據(jù)通過一次錄入的數(shù)據(jù)同時被辦公自動化系統(tǒng)和財產(chǎn)管理軟件所共享,完成了幾個系統(tǒng)的數(shù)據(jù)收集和規(guī)范,在這種模式下,所有數(shù)據(jù)來源一致,劃分口徑統(tǒng)一,從不同的層面進(jìn)行數(shù)據(jù)分析產(chǎn)生的結(jié)果也是一致的?數(shù)據(jù)采集能夠?qū)崿F(xiàn)與交易事件發(fā)生?發(fā)展同步,真正達(dá)到實時反映資產(chǎn)的實際狀態(tài)?

3.3完善資產(chǎn)管理機(jī)制

完成固定資產(chǎn)管理的各項工作必須建立起有效的管理機(jī)制,以促進(jìn)管理目標(biāo)的實現(xiàn)?完善固定資產(chǎn)管理方面的機(jī)制必須受到政府相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的重視與認(rèn)可,具體措施如下:各預(yù)算單位設(shè)定固定資產(chǎn)管理工作崗位人員責(zé)任制,財政部門也應(yīng)設(shè)立監(jiān)督預(yù)算單位固定資產(chǎn)管理工作崗位人員責(zé)任制,提高管理人員的素質(zhì)要求,定期由政府的財政部門進(jìn)行檢查?考核,考核結(jié)果作為固定資產(chǎn)管理工作崗位人員提拔?任用等的依據(jù);將固定資產(chǎn)管理水平作為管理責(zé)任人審計的重要一項等?

3.4加強(qiáng)固定資產(chǎn)的盤點及處置工作

根據(jù)行政單位會計制度第三章資產(chǎn)的規(guī)定,固定資產(chǎn)應(yīng)每年盤點一次?但實際工作中,固定資產(chǎn)的盤點往往由于年終人手少?工作繁雜而未進(jìn)行?所以,固定資產(chǎn)的盤點工作必須認(rèn)真落實,從制度?時間?人手?領(lǐng)導(dǎo)抓起,對發(fā)現(xiàn)的賬實不符?盤盈?盤虧的固定資產(chǎn)及時進(jìn)行處理?應(yīng)建立切實可行的預(yù)算單位盤點?處置機(jī)制,并嚴(yán)格執(zhí)行,落實到人?積極處理好閑置固定資產(chǎn),引入資產(chǎn)評估程序,進(jìn)行競價出售?拍賣等公開?透明方式回收資金,或依法按政策捐贈邊遠(yuǎn)地區(qū)等方式使國有資產(chǎn)保值?增值,提高固定資產(chǎn)的質(zhì)量,保證會計信息真實?可靠?政府的財政部門也應(yīng)建立固定資產(chǎn)的盤點?處置制度的監(jiān)督機(jī)制,對要處置的資產(chǎn)進(jìn)行金額?數(shù)量上把關(guān)和審批,并定期對預(yù)算單位的固定資產(chǎn)進(jìn)行清查?

4結(jié)論

本文在指出行政事業(yè)單位固定資產(chǎn)管理中存在問題的基礎(chǔ)上,提出了應(yīng)進(jìn)一步健全和完善固定資產(chǎn)管理體制?各部門固定資產(chǎn)的管理和使用應(yīng)堅持統(tǒng)一政策?統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)?分級管理?責(zé)任到人?物盡其用的原則,并通過建立完善與財務(wù)管理系統(tǒng)和辦公自動化系統(tǒng)相連接的固定資產(chǎn)管理軟件系統(tǒng),規(guī)范固定資產(chǎn)分類及代碼?加強(qiáng)盤點和處置的監(jiān)控等措施,使固定資產(chǎn)管理制度剛性化,達(dá)到實時監(jiān)控?硬性約束的目的?從而實現(xiàn)對行政事業(yè)單位固定資產(chǎn)的有效管理,提高固定資產(chǎn)的使用效益,保障固定資產(chǎn)的安全和完整?

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