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一、傳統(tǒng)的研究生檔案管理存在的問題

1．檔案管理理念陳舊。傳統(tǒng)的研究生檔案管理由于歷史的局限存在很多問題，比如需要大量專業(yè)人才、耗費(fèi)大量時間、檔案保存所需空間大、查閱需到現(xiàn)場進(jìn)行、安全性沒有可靠保障等等。研究生檔案管理中的“保存”、“查閱”、“安全”問題依舊存在，而且管理理念也沒有沖破傳統(tǒng)思維的束縛，早已與時代脫節(jié)，特別是研究生檔案現(xiàn)存的檔案管理制度與就業(yè)機(jī)制的差異并沒有得到良好的處理。

2．檔案管理設(shè)備現(xiàn)代化建設(shè)不足。檔案工作正在發(fā)生著巨大的變化，但是現(xiàn)如今很多高校的研究生檔案管理基本還是采用手工操作的實(shí)體管理模式，信息化和電子化發(fā)展能力滯后。即便運(yùn)用數(shù)據(jù)庫建立學(xué)校檔案信息庫的高校，也沒有跟蹤研究數(shù)字檔案館信息資源特點(diǎn)，構(gòu)建合理高效特色的管理模式。系統(tǒng)不兼容帶來的數(shù)據(jù)無法分享，數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)查詢麻煩都極大地限制了研究生檔案資源的開發(fā)利用。

二、研究生檔案管理創(chuàng)新的意義

1．研究生檔案管理創(chuàng)新是高校發(fā)展的要求。研究生檔案是高校建設(shè)的組成部分，能夠全面反映我國高層次教育的發(fā)展現(xiàn)狀，衡量高校研究生教育的水平和質(zhì)量，評價教學(xué)規(guī)模和質(zhì)量。但是目前的研究生檔案管理已經(jīng)不能適應(yīng)當(dāng)代高校的發(fā)展，實(shí)現(xiàn)研究生檔案管理的創(chuàng)新勢在必行。

2．研究生檔案管理創(chuàng)新是加強(qiáng)檔案資源建設(shè)的要求。隨著目前教育事業(yè)的飛速發(fā)展，研究生的連年擴(kuò)招，目前單調(diào)、貧乏的檔案室已經(jīng)不能滿足日益增長的需求，因而當(dāng)務(wù)之急是通過檔案管理的創(chuàng)新，構(gòu)建多元化、多層次的資源結(jié)構(gòu)，加強(qiáng)研究生檔案管理建設(shè)，為高層次教育事業(yè)更好的利用和服務(wù)。

3．研究生檔案管理創(chuàng)新是為滿足社會發(fā)展的需要。隨著社會主義市場經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，信息技術(shù)不斷提高和普及，研究生檔案作為考察、了解和選拔人才，反饋教學(xué)管理工作的重要工具，只有與時俱進(jìn)，不斷創(chuàng)新，才能更好地適應(yīng)當(dāng)前信息時代的發(fā)展。

三、研究生檔案管理的創(chuàng)新

1．思想觀念的創(chuàng)新。要進(jìn)行研究生檔案管理的創(chuàng)新，首先要在思想觀念上沖破慣常定勢，不局限于舊有的條條。如果檔案管理人員沒有創(chuàng)新的意識，即使一流的硬件設(shè)施也無法提高信息資源服務(wù)的水準(zhǔn)。檔案人員本著“以人為本，服務(wù)至上”的服務(wù)理念，徹底改變過去檔案管理重管理輕利用的思想觀念，把滿足用戶需求作為檔案管理工作的中心，變被動服務(wù)為主動服務(wù)，變封閉服務(wù)為開房服務(wù)，以創(chuàng)新的理念和行為來加強(qiáng)研究生檔案管理工作。

2．人才資源的創(chuàng)新。人才的培養(yǎng)是研究生檔案管理創(chuàng)新的重要基礎(chǔ)。隨著高新技術(shù)的發(fā)展，計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)的應(yīng)用對研究生檔案管理提供了物質(zhì)基礎(chǔ)，帶來了極大便利。在目前的研究生檔案管理工作中，為了不斷的實(shí)踐，推動該項(xiàng)工作向更高層次邁進(jìn)，首先就要加強(qiáng)對人才的培養(yǎng)。第一，我們應(yīng)該針對檔案管理人員的工作特點(diǎn)，營造一種鼓勵創(chuàng)新的良好氛圍，培養(yǎng)其創(chuàng)新思維，使管理人員敢于開拓創(chuàng)新。第二，我們要不斷加強(qiáng)檔案管理人員的培訓(xùn)力度和深度，豐富其專業(yè)知識、優(yōu)化知識結(jié)構(gòu)，提高綜合文化素質(zhì)，正確運(yùn)用科學(xué)現(xiàn)代的管理技能做好當(dāng)前研究生檔案管理工作。第三，還要培養(yǎng)研究生檔案管理人員的服務(wù)意識，使其正確認(rèn)識檔案管理的重要性和必要性，提高其服務(wù)的積極性、效率和質(zhì)量。

3．管理方式的創(chuàng)新。由于研究生檔案管理的方式落后，面對豐富的信息資源，我們?nèi)匀粫X得資源的不足。我們必須在充實(shí)檔案內(nèi)容和提高檔案質(zhì)量的前提下，有針對性的、有重點(diǎn)的采集需要的檔案資源，并對研究生檔案進(jìn)行不斷地組織、分類、合成，使之系統(tǒng)化、規(guī)范化。有序化。信息時代，高科技的設(shè)備和技術(shù)被廣泛運(yùn)用，這要求我們的研究生檔案管理方式必須與時俱進(jìn)，實(shí)現(xiàn)檔案實(shí)體和信息的分離。現(xiàn)代的信息化檔案要順應(yīng)計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)迅猛發(fā)展的趨勢，緊跟時代的步伐，才能實(shí)現(xiàn)研究生檔案管理的優(yōu)化創(chuàng)新，利用率更高。

4．加大硬件設(shè)施建設(shè)。研究生檔案工作正在發(fā)生著巨大的變化。高校研究生檔案管理部門運(yùn)用計(jì)算機(jī)、掃描儀、光盤刻錄機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)設(shè)備等現(xiàn)代化辦公設(shè)備，可以迅速高效地將檔案數(shù)字化，科學(xué)化的處理及保存。此外，為了形成統(tǒng)一、方便和有效信息服務(wù)系統(tǒng)，建立開放性平臺，完成規(guī)范、統(tǒng)一的信息交互的內(nèi)部管理系統(tǒng)，強(qiáng)大的服務(wù)器和優(yōu)良的客戶端也是必需的。為此，高校應(yīng)加大現(xiàn)代信息化產(chǎn)業(yè)數(shù)字的投入，加大硬件設(shè)施建設(shè)，為檔案部門要利用現(xiàn)代化的檔案管理模式，挖掘各方面的潛力，發(fā)揮自己的專業(yè)水平來儲存大量的檔案資源。通過新技術(shù)的廣泛運(yùn)用，為研究生檔案工作注入活力，為研究生檔案工作現(xiàn)代化、信息化的強(qiáng)有力發(fā)展保駕護(hù)航?？傊芯可鷻n案管理工作是高?；A(chǔ)工作的主要組成部分，我們要在做好檔案收集、整理、歸檔工作的同時，主動提供服務(wù)，使研究生檔案的價值得以充分展現(xiàn)。高校研究生檔案管理工作要想體現(xiàn)出自身的價值，適應(yīng)社會主義市場經(jīng)濟(jì)體制的需要，跟隨當(dāng)今知識經(jīng)濟(jì)時代的發(fā)展步伐，就必須打破舊有的思維定勢，勇于開拓創(chuàng)新，結(jié)合知識管理的理念從思維模式、人才資源、理論知識等各個方面提升，提高研究生檔案管理的品味，發(fā)揮研究生檔案應(yīng)有的價值。

作者：李洪梅單位：內(nèi)蒙古財經(jīng)大學(xué)研究生教育與學(xué)科規(guī)劃建設(shè)處