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摘要：在分析智慧校園建設(shè)的基礎(chǔ)上，提出從高校檔案組織體系、高校檔案制度體系、高校檔案信息服務(wù)體系三個(gè)方面建立高校檔案管理機(jī)制。認(rèn)為高校應(yīng)根據(jù)《高校檔案管理辦法》要求建立高校檔案館，切實(shí)履行其行政職能，樹立“大檔案觀”，把高校檔案館建設(shè)成高校信息資源中心，為智慧校園建設(shè)提供智慧化的檔案信息服務(wù)，并在發(fā)展過程中實(shí)現(xiàn)高校檔案工作的質(zhì)的飛躍。

關(guān)鍵詞：智慧校園；高校檔案；管理機(jī)制；組織制度

1引言

教育部2012年印發(fā)的《教育信息化十年發(fā)展規(guī)劃》中提出“以數(shù)字化校園建設(shè)為基礎(chǔ)的智慧校園建設(shè)是高等教育信息化建設(shè)核心任務(wù)之一”。2016年“智慧校園”被寫進(jìn)全國教育信息化工作要點(diǎn)，智慧校園建設(shè)已經(jīng)成為一種時(shí)代潮流，眾多的高校都在積極投入智慧校園的建設(shè)之中。在智慧校園的建設(shè)過程中作為學(xué)校信息資源中心的高校檔案館不僅為智慧校園建設(shè)提供智力支持，更是智慧校園建設(shè)的重要組成部分，同時(shí)智慧校園的建設(shè)也豐富了檔案館的館藏，使館藏資源更加多樣化。我們知道管理機(jī)制是指管理系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)及其運(yùn)行機(jī)理，是決定管理功效的核心問題。在海量的信息面前，建立高校的檔案管理機(jī)制勢在必行。高校的檔案管理機(jī)制主要包括：高校檔案組織體系、高校檔案制度體系、高校檔案信息服務(wù)體系。

2健全高校檔案管理組織體系是前提

2.1建立高校檔案工作領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)。《高等學(xué)校檔案管理辦法》（教育部27號(hào)令）第五條規(guī)定，高校檔案工作由高等學(xué)校校長領(lǐng)導(dǎo)，同時(shí)指出分管檔案工作的校領(lǐng)導(dǎo)協(xié)助校長負(fù)責(zé)檔案工作?！栋不帐「叩葘W(xué)校檔案管理實(shí)施辦法》明確指出了高等學(xué)校應(yīng)當(dāng)成立由校（院）長為主任委員、分管校（院）領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)校（院）領(lǐng)導(dǎo)為副主任委員、相關(guān)職能部門負(fù)責(zé)人為成員的學(xué)校檔案工作委員會(huì)，作為全校檔案工作的組織、協(xié)調(diào)和咨議機(jī)構(gòu)。這些規(guī)定為做好高校檔案工作提供了組織保障。智慧校園的建設(shè)過程中，檔案工作需要投入更大的物力和人力，檔案信息平臺(tái)的建設(shè)，檔案機(jī)構(gòu)的設(shè)置，檔案人員的配備，檔案工作的推動(dòng)，等等，檔案作為高校的一項(xiàng)橫聯(lián)百業(yè)的基礎(chǔ)性工作沒有領(lǐng)導(dǎo)的大力支持和各部門的通力合作是很難實(shí)現(xiàn)長足發(fā)展的。2.2設(shè)置合理的高校檔案管理機(jī)構(gòu)。檔案機(jī)構(gòu)設(shè)置的合理性直接影響到檔案工作的各項(xiàng)職責(zé)、職能、制度能否得到有效的落實(shí)?，F(xiàn)在有不少高校還是檔案室，一般隸屬于學(xué)校辦公室，被作為教輔和業(yè)務(wù)部門，在電子環(huán)境下難以做到文件連續(xù)體過程的前端控制和全過程管理，以確保電子文件的真實(shí)性、完整性、可用性。檔案機(jī)構(gòu)級(jí)別的低下也限定了檔案機(jī)構(gòu)的人員職數(shù)，一般檔案室配備兩到三個(gè)專職人員。這些專職檔案員既要做好檔案的收集整理編目、提供利用等一系列的基礎(chǔ)工作，又要開展檔案各項(xiàng)規(guī)章制度制定和各歸檔部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，每天忙于事務(wù)性工作，在探索檔案服務(wù)方式和開發(fā)挖掘檔案信息資源方面嚴(yán)重不足，極大地影響了檔案價(jià)值的發(fā)揮，也削弱了檔案機(jī)構(gòu)的影響力。根據(jù)《高等學(xué)校檔案管理辦法》暨教育部令第27號(hào)文件精神，具備條件的高等學(xué)校應(yīng)當(dāng)設(shè)立檔案館并獨(dú)立建制，實(shí)現(xiàn)檔案業(yè)務(wù)、經(jīng)費(fèi)、人員上的獨(dú)立自主。為了提高檔案館的行政執(zhí)行力，解決其管理職能弱化問題，建議學(xué)校加強(qiáng)檔案館的行政職能定位，增強(qiáng)對(duì)學(xué)校各部門的檔案工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查等管理工作力度。2.3建立專兼職檔案工作隊(duì)伍。部門立卷歸檔制度是高等學(xué)校檔案管理工作的基本制度?！巴ㄟ^推行部門立卷歸檔制度，充分調(diào)動(dòng)了各級(jí)各類檔案管理人員的工作積極性和主觀能動(dòng)性，極大地提高了工作效率，科學(xué)有效地實(shí)現(xiàn)了能級(jí)管理?！盵1]要實(shí)現(xiàn)這個(gè)目標(biāo)，必須建立全校范圍內(nèi)的兼職檔案員工作體系和兼職檔案員工作制度，確保每個(gè)職能部門、院系配備相對(duì)穩(wěn)定的有責(zé)任心的兼職檔案員，并加強(qiáng)對(duì)全校兼職檔案員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高兼職檔案員隊(duì)伍素質(zhì)，更好地協(xié)助學(xué)校專職檔案員做好本單位檔案的收集、預(yù)立卷等工作，從源頭控制歸檔質(zhì)量。通過構(gòu)建由檔案工作委員會(huì)、檔案館和各單位兼職檔案員組成的高校檔案工作三級(jí)網(wǎng)絡(luò)管理結(jié)構(gòu)，能將檔案管理制度、方法、要求深入到高校每一項(xiàng)工作當(dāng)中，細(xì)化到高校文件材料形成和利用的每一個(gè)環(huán)節(jié)，使檔案收集工作不留死角，實(shí)現(xiàn)全方位的管理格局，確保館藏資源的豐富多樣。

3健全高校檔案工作制度體系是保障

《中華人民共和國檔案法》第十三條規(guī)定，各級(jí)各類檔案館，機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織的檔案機(jī)構(gòu)，應(yīng)當(dāng)建立科學(xué)的管理制度，便于對(duì)檔案的利用；配置必要的設(shè)施，確保檔案的安全；采用先進(jìn)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。實(shí)現(xiàn)檔案的科學(xué)化、規(guī)范化管理，必須以完善的檔案管理制度為基礎(chǔ)，使檔案工作有章可循、有法可依。3.1健全檔案工作管理制度。高校應(yīng)依據(jù)《中華人民共和國檔案法》《高等學(xué)校檔案管理辦法》以及各省市制定地方規(guī)章，結(jié)合本校的檔案工作實(shí)際制定綱領(lǐng)性和綜合性的規(guī)章制度體系。管理制度的制定應(yīng)具有一定的指導(dǎo)性和約束性，起到鞭策和激勵(lì)的作用，制定程序正當(dāng)合法、形式規(guī)范科學(xué)，簡潔明了，便于貫徹執(zhí)行和檔案工作的開展。3.2健全檔案工作業(yè)務(wù)規(guī)范。筆者建議根據(jù)《高校檔案管理辦法》的11大類，結(jié)合本校實(shí)際制定每一大類的檔案工作規(guī)范，便于檔案館對(duì)學(xué)校整體檔案工作的把控。同時(shí)結(jié)合各職能部門和院系實(shí)際制定各部門的文件材料歸檔范圍和保管期限表，從源頭控制歸檔文件數(shù)量和質(zhì)量，便于各單位兼職檔案員的歸檔操作。3.3健全檔案工作隊(duì)伍管理制度。高校建立的檔案工作委員會(huì)、檔案館和各單位兼職檔案員組成的高校檔案工作三級(jí)網(wǎng)絡(luò)管理結(jié)構(gòu)要充分發(fā)揮作用和影響力，每一層級(jí)必須具有明確的崗位職責(zé)。[2]通過建立和三級(jí)網(wǎng)絡(luò)崗位職責(zé)，把檔案工作滲透到學(xué)校的各個(gè)方面。同時(shí)，檔案館作為學(xué)校檔案工作的行政管理部門和業(yè)務(wù)部門應(yīng)嚴(yán)格按照《高等學(xué)校檔案管理辦法》要求，把其職責(zé)細(xì)化到檔案館的各個(gè)科室及其具體工作人員。建立兼職檔案員考核制度，采取激勵(lì)措施從精神和物質(zhì)上提高兼職檔案員工作的積極性。

4建設(shè)高校檔案信息服務(wù)體系是目標(biāo)

奈斯比特在《大趨勢》中說：“我們被信息淹沒，但是卻渴求知識(shí)?！笔Э睾蜔o組織的信息不再是一種資源，卻逐漸成為負(fù)擔(dān)。[3]智慧校園從基礎(chǔ)設(shè)施到信息系統(tǒng)建設(shè)以及到后來的綜合應(yīng)用，產(chǎn)生了各種載體各種類型的信息，如何收集、管理、利用這些信息使其成為有價(jià)值的檔案信息，服務(wù)于智慧校園建設(shè)，成為擺在高校檔案管理部門面前的難題。4.1把高校檔案館建設(shè)成學(xué)校信息資源中心。檔案館要積極參與智慧校園建設(shè)，樹立大檔案觀，做好頂層設(shè)計(jì)，建設(shè)智慧化的檔案信息資源平臺(tái)，使高校檔案管理系統(tǒng)能與其他各系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)無縫對(duì)接，實(shí)時(shí)掌控各系統(tǒng)的原始數(shù)據(jù)。將與實(shí)體檔案對(duì)應(yīng)的電子檔案、辦公系統(tǒng)中的公文流轉(zhuǎn)流程的業(yè)務(wù)過程數(shù)據(jù)和教務(wù)系統(tǒng)中學(xué)生基本信息表、成績表等數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)納入檔案采集范圍。同時(shí)，將智慧校園中學(xué)校和各單位門戶網(wǎng)站的全站系統(tǒng)和后臺(tái)數(shù)據(jù)庫納入采集范圍，全方位把控檔案信息資源。[4]建立檔案安全保障系統(tǒng)確保信息資源全生命周期的完整性和真實(shí)性，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的云端存儲(chǔ)與管理，把檔案館建成全校的信息資源中心。4.2拓展高校檔案信息服務(wù)方式。高校檔案部門在實(shí)現(xiàn)“存量檔案數(shù)字化，增量檔案電子化”的基礎(chǔ)上，推進(jìn)智慧檔案館建設(shè)，利用大數(shù)據(jù)、物聯(lián)網(wǎng)等技術(shù)進(jìn)行檔案知識(shí)挖掘并服務(wù)于學(xué)校整體工作。在智慧校園環(huán)境下改變傳統(tǒng)的被動(dòng)服務(wù)模式，以需求為導(dǎo)向提供有針對(duì)性的個(gè)性化信息服務(wù)。

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作者:李淑華