人事檔案管理發(fā)展探究
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1管理機(jī)制
目前，人事檔案的保存和管理主要集中在政府人事部門、畢業(yè)生指導(dǎo)就業(yè)中心、國(guó)有企事業(yè)單位，管理相對(duì)分散，有的檔案甚至在個(gè)人手中。而“檔隨人走”的管理模式，極大地制約了人才的流動(dòng)。人事檔案管理源于計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)代，如今計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)代已經(jīng)終結(jié)，而人事檔案的管理模式卻仍在繼續(xù)。內(nèi)向、封閉是計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)代人事檔案管理的最大特點(diǎn)，這已然不能適應(yīng)如今信息化時(shí)代的發(fā)展。
2檔案內(nèi)容
我國(guó)人事檔案的內(nèi)容缺乏實(shí)用性和真實(shí)性。大多人事檔案的內(nèi)容為上學(xué)、招工和轉(zhuǎn)正定級(jí)、職稱評(píng)、年度考核以及入團(tuán)、入黨等，千篇一律，無(wú)法反映用人單位最需要了解的一個(gè)人真正的綜合素質(zhì)。紙質(zhì)檔案容易涂改偽造，更是極大地影響了檔案的真實(shí)性，也大大降低了利用率，檔案信息化已經(jīng)成為必然趨勢(shì)。而很多用人單位在資料的收集上也不夠全面，不能及時(shí)補(bǔ)充新材料，無(wú)法對(duì)一個(gè)人進(jìn)行全面的了解。
3管理方式
目前傳統(tǒng)的人事檔案管理模式，如果因?yàn)槿耸驴疾旌驼{(diào)動(dòng)需要查閱調(diào)檔的必須要開介紹信或調(diào)檔函，程序比較繁瑣。而個(gè)人檔案中的所有信息，只能本單位的檔案管理人員查看。如果要轉(zhuǎn)移檔案，必須要由專人通過機(jī)要形式轉(zhuǎn)移，這種方式使辦事效率低下。
4認(rèn)識(shí)偏差
越來(lái)越多的人已經(jīng)開始重視人事檔案，但依舊有很多人認(rèn)為檔案可有可無(wú)，只要自身能力強(qiáng)，有“關(guān)系”就可以了。這種誤區(qū)導(dǎo)致很多人的檔案流失，對(duì)自身將來(lái)的發(fā)展和社會(huì)的進(jìn)步造成了極大的制約。在人事檔案管理人員的認(rèn)識(shí)上也存在著偏差，現(xiàn)如今大多數(shù)中小型企業(yè)仍然是秘書等行政人員兼職管理人事檔案，并沒有專業(yè)管理人事檔案的人員，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)并沒有認(rèn)識(shí)到人事檔案潛在的人才信息價(jià)值。這種認(rèn)識(shí)上的偏差嚴(yán)重阻礙了人事檔案管理的發(fā)展。
二現(xiàn)代人事檔案管理發(fā)展方向
1以人為本的管理理念
“人”是人事檔案管理的核心，為檔案的“主人”提供更好地服務(wù)是衡量檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)。要走群眾路線，從群眾中來(lái)到群眾中去，也要有針對(duì)性的為需要服務(wù)的人搭建良好的平臺(tái)，將以人為本的管理理念滲透在整個(gè)人事檔案管理的工作中。因此，只有將人事檔案管理的理念進(jìn)行改變，提升人事檔案管理群眾基礎(chǔ)，才能深化人事檔案管理改革。
2培養(yǎng)專業(yè)的檔案
人才檔案學(xué)專業(yè)是一個(gè)新興的專業(yè)，截至目前為止全國(guó)共有15所院校開設(shè)了檔案學(xué)專業(yè)，在一定程度上體現(xiàn)出檔案的重要性以及國(guó)家企事業(yè)單位對(duì)檔案的重視。要想徹底改革人事檔案的管理，人才是關(guān)鍵。專業(yè)的檔案人才具有全新的檔案理念，利用專業(yè)的人才和最高端科技手段以及最先進(jìn)的管理模式，對(duì)傳統(tǒng)的人事檔案管理方式進(jìn)行徹底革新，更好的為群眾服務(wù)，提高人事檔案的利用率和價(jià)值。用專業(yè)的檔案人才對(duì)人事檔案進(jìn)行改革，會(huì)起到事半功倍的作用。因此，一定要加大檔案專業(yè)人才的培養(yǎng)力度。
3人事檔案的電子化
當(dāng)今社會(huì)是互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，如果不能跟上時(shí)代的步伐必然會(huì)被淘汰，優(yōu)勝劣汰的自然法則誰(shuí)也無(wú)法逃脫。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案容易篡改、偽造且查閱不便，嚴(yán)重影響了人事檔案的真實(shí)性和利用率，如果再不改革緊跟時(shí)代的步伐，終會(huì)走上末路，人事檔案的電子化是大勢(shì)所趨。如果實(shí)現(xiàn)了人事檔案的電子化會(huì)大大減輕人事檔案管理者的勞動(dòng)，提高工作效率，也為查閱檔案的群眾提供了方便，更加便利準(zhǔn)確的為有關(guān)部門提供了人員的基本情況，提高了人事檔案的利用率。對(duì)企事業(yè)單位而言，建設(shè)人事檔案電子化，會(huì)促進(jìn)我國(guó)人事檔案的信息化。
4人事檔案的信息化
人才信息資源社會(huì)化是人事檔案管理改革的目標(biāo)之一，想要讓全國(guó)各地的用人單位通過系統(tǒng)便可查詢?nèi)珖?guó)人才的基本信息，就要做到將本地人才的基本信息建設(shè)成全國(guó)范圍內(nèi)的人才信息，依托系統(tǒng)軟件支持進(jìn)行信息整合，實(shí)現(xiàn)資源共享。還要設(shè)置全國(guó)人才信息的標(biāo)準(zhǔn)，以便更大范圍的統(tǒng)一調(diào)用。實(shí)現(xiàn)人事檔案信息化更加有利于檔案管理社會(huì)化的進(jìn)行。
5封閉、開放管理模式相結(jié)
合傳統(tǒng)的人事檔案管理模式是封閉的，而當(dāng)今社會(huì)人事檔案的改革又是開放的，兩種模式都各有利弊。封閉的管理模式具有保密、保護(hù)的優(yōu)勢(shì)，但過于封閉導(dǎo)致查閱不便，利用率低下，程序繁瑣；開放式管理模式利用率高、服務(wù)面廣、紙質(zhì)與網(wǎng)絡(luò)雙重模式進(jìn)行管理，但易泄密。我們要取其精華去其糟粕，充分發(fā)揮兩者優(yōu)勢(shì)，使人事檔案管理模式更加完善。在實(shí)際工作中，為了避免封閉的人事檔案出現(xiàn)丟檔、漏檔的情況，可以對(duì)流動(dòng)人員的檔案進(jìn)行開放式管理，而對(duì)明晰分類的人事檔案進(jìn)行封閉式管理。將封閉與開放的管理模式相結(jié)合，為人事檔案管理提供一種新的模式。
三結(jié)語(yǔ)
改革人事檔案管理制度，任重而道遠(yuǎn)。既需要國(guó)家政府在宏觀上調(diào)控指導(dǎo)，也需要用人單位以及個(gè)人在微觀上的具體實(shí)踐。通過一系列的改革措施，以人事檔案的改革創(chuàng)新為核心，不斷的提高人事檔案工作質(zhì)量和服務(wù)水平。改革的道路是艱難的，人事檔案管理制度的改革不會(huì)一蹴而就，這需要大家在實(shí)踐中不斷的結(jié)語(yǔ)和分析，進(jìn)而探索出屬于人事檔案管理的改革之路。
作者：魏軍 單位：河南省駐馬店市人才交流中心
