高職院校學(xué)生檔案管理論文
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高職院校學(xué)生檔案具有自身的獨特性，它同本科高校等普通高校的學(xué)生檔案有所不同，其特點主要體現(xiàn)在以下幾個方面。
（1）檔案基本信息材料多樣化
高職院校的最終目標(biāo)是“以就業(yè)為導(dǎo)向，培養(yǎng)滿足社會需要的應(yīng)用型人才”，因而它的錄取范圍很廣，包括普通高中生、中專生、技校生、初中畢業(yè)生（即五年制學(xué)生）等不同層次和地域的生源，通過檔案材料呈現(xiàn)出學(xué)生們各異的綜合水平、在校情況、技能鑒定等情況，除了基本的學(xué)生檔案信息還有特有的職業(yè)技能鑒定、頂崗實習(xí)、實訓(xùn)教育教學(xué)等高職院校所特有的教學(xué)材料。
（2）檔案利用頻繁化
高職院校的學(xué)生不同于普通本科院校畢業(yè)后選擇繼續(xù)深造、檔隨人走，很多沒有選擇就業(yè)的學(xué)生大多選擇了參軍、自學(xué)考試、專升本、出國打工等途徑，這就意味著學(xué)生檔案的利用也頻繁化，不同利用途徑所需要提供的檔案材料證明大不相同。比如參軍的需提供該生的錄取新生名冊，自學(xué)考試的需提供制定模板的某些學(xué)科專業(yè)的成績分?jǐn)?shù)證明，專升本的需提供該生畢業(yè)成績單和畢業(yè)證明，出國打工的學(xué)生根據(jù)申請的國別不同需提供不同語言和模式的成績證明和畢業(yè)證明材料。
（3）檔案周期性短、流動性大、過渡性強
高職院校學(xué)生學(xué)制比較短，只有2～3年學(xué)制，畢業(yè)后就業(yè)速度較快，從事工作遍布各個行業(yè)領(lǐng)域，由于其工作相對于本科院校而言缺乏穩(wěn)定性，加之高職畢業(yè)生本身忙于就業(yè)對檔案又缺乏足夠重視，很多用人單位沒有保管人事檔案的資質(zhì)而無法接受畢業(yè)生檔案，只有極為少數(shù)意識到檔案重要性的學(xué)生匆忙將檔案存放于市一級人才、區(qū)級人才或者二級部門，檔案管理部門滯留太多學(xué)生檔案，本著對畢業(yè)生負(fù)責(zé)的態(tài)度，越來越多的派遣不出去的學(xué)生檔案積壓存留在學(xué)校，沒有更好地發(fā)揮檔案的功效，處于沉睡狀態(tài)。
高職院校學(xué)生檔案管理工作失范勢必對就業(yè)工作產(chǎn)生最直接的不利影響，其現(xiàn)狀主要表現(xiàn)在以下幾方面。
（1）學(xué)生檔案管理模式陳舊
現(xiàn)階段大部分高校學(xué)生檔案還是沿用傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理手工操作模式，電子檔案幾乎沒有在學(xué)生檔案管理部門建立起來，個別高校應(yīng)用了計算機輔助管理軟件也僅僅局限于學(xué)生基本信息的查詢工作，沒有一套完整的學(xué)生檔案管理軟件；另外很多高職院校的學(xué)生檔案分散在各個二級學(xué)院、學(xué)籍管理部門或輔導(dǎo)員手上，等到學(xué)生畢業(yè)前夕需要進(jìn)行檔案轉(zhuǎn)移、派遣的時候再進(jìn)行集中歸檔，時間倉促加之分散管理難免造成日常整理不及時，不能很好地反映出學(xué)生在校期間的全貌，在用人單位與畢業(yè)生雙向選擇的時候，勢必影響到畢業(yè)生的就業(yè)。
（2）學(xué)生檔案內(nèi)容單一
可用參考價值不高。伴隨著大學(xué)擴招的大好形勢，接踵而來的就是嚴(yán)峻的就業(yè)壓力，用人單位對錄取畢業(yè)生的要求也越來越高，作為主要衡量標(biāo)準(zhǔn)的學(xué)生檔案所反映出來的材料內(nèi)容呈現(xiàn)出諸多問題，比如鑒定材料模式化、政治術(shù)語過多、口號化，能提供參考的可用信息不多、有的材料呈現(xiàn)出千篇一律的空洞陳述，缺乏學(xué)生綜合素質(zhì)、信用度、實踐創(chuàng)新等綜合素質(zhì)的材料，比如學(xué)生參加科技創(chuàng)新、專利發(fā)明、心理健康教育、社團實踐、信用貸款等多方面的材料很難歸檔，如此千篇一律的學(xué)生檔案無法滿足用人單位的需求，只能使學(xué)生檔案停留在最原始的保管層面，沒有最大限度地發(fā)揮為就業(yè)提供服務(wù)的功效。
（3）學(xué)生檔案造假現(xiàn)象嚴(yán)重
一些人檔案意識淺薄，為了順利推動就業(yè)而對學(xué)業(yè)成績進(jìn)行涂改造假、對《畢業(yè)生推薦表》夸大其詞的填寫，用人單位在一定時期內(nèi)發(fā)現(xiàn)學(xué)生的真實情況與檔案材料不相符、相差甚遠(yuǎn)，勢必對公平推動就業(yè)工作產(chǎn)生消極影響，畢業(yè)生不能勝任崗位要求，勢必會被用人單位辭退，因此對高職院校就業(yè)的可持續(xù)發(fā)展帶來弊端。
（4）學(xué)生檔案遺失屢見不鮮
近些年在工作中不難發(fā)現(xiàn)，學(xué)生檔案遺失現(xiàn)象較為嚴(yán)重，一方面從入學(xué)開始，由于高職院校的生源多樣化，不同地域?qū)n案管理的意識和觀念有所不同，有少數(shù)的學(xué)生檔案是自帶的，這就增加了遺失和造假的風(fēng)險；另一方面從畢業(yè)離校后，個別高職學(xué)生草率地簽訂就業(yè)協(xié)議書、或臨時掛靠某中小企業(yè)根本沒有去就業(yè)，這就導(dǎo)致了就業(yè)部門按照程序規(guī)定派遣學(xué)生檔案到就業(yè)協(xié)議書簽訂的所述單位或單位所在區(qū)級人才，多年后急需用檔案辦理養(yǎng)老保險繳納、落戶等切身利益等事項的時候才想到尋找自己的檔案。試想一下剛?cè)雽W(xué)檔案就遺失了勢必給三年后學(xué)生就業(yè)帶來嚴(yán)重影響，與此同時不能抱著對自己負(fù)責(zé)的態(tài)度草率遺失個人檔案的學(xué)生又怎能讓用人單位對其青睞呢。
二、高職院校學(xué)生檔案管理促進(jìn)就業(yè)的有效途徑
1.進(jìn)一步加強檔案宣傳工作，在學(xué)生中普及檔案促進(jìn)就業(yè)的意識
現(xiàn)階段，人事檔案影響并制約著人們的整個生活，因此高職院校應(yīng)該積極廣泛地從團委、學(xué)生會、就業(yè)指導(dǎo)工作的角度從新生入學(xué)的宣傳教育開始就開展宣傳教育活動，切實提高高職學(xué)生對檔案促進(jìn)就業(yè)的意識；同時還可以利用宣傳展板、櫥窗、校園廣播、校報、開設(shè)公共選修課等多種宣傳方式，深入人心地讓高職學(xué)生提高檔案意識，重視檔案價值，引導(dǎo)學(xué)生們用客觀、發(fā)展的眼光正確對待自己的個人檔案。另外檔案管理人員和就業(yè)工作的老師也要與時俱進(jìn)、不斷充電，加強業(yè)務(wù)知識的更新，增強主動服務(wù)意識，舉辦個人簡歷設(shè)計、學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞和派遣說明這樣的相關(guān)專題講座，更好地為高職學(xué)生就業(yè)提供服務(wù)。
2.加強學(xué)生檔案監(jiān)管力度，明確歸檔范圍，理順檔案管理機制
首先高校領(lǐng)導(dǎo)要了解并重視檔案工作，定期開展檔案檢查指導(dǎo)工作，真正做到“三納入四同步”，把學(xué)生檔案管理工作納入年度考核、建立崗位責(zé)任制和獎懲機制，制定合理科學(xué)的高職學(xué)生檔案管理機制；促使各部門對學(xué)生檔案充分重視和配合，積極開展工作以促進(jìn)就業(yè)。其次分工明確，有的放矢地開展學(xué)生檔案的歸檔工作，例如：學(xué)生錄取材料、招生名冊需要由招生辦提供歸檔；學(xué)生成績單、計算機等級考試、大學(xué)英語過級考試等信息需要由教務(wù)部門提供歸檔；學(xué)生獎懲情況、學(xué)籍異動、入學(xué)信用登記需要有學(xué)生處提供歸檔；學(xué)生入黨情況、日常表現(xiàn)等情況需要由二級學(xué)院和班級輔導(dǎo)員提供歸檔，上述職能部門協(xié)調(diào)配合，在專職檔案人員的帶領(lǐng)下，確保每名學(xué)生檔案的完整性和有效性，為用人單位提供最全面、可靠的學(xué)生檔案材料。
3.進(jìn)一步完善學(xué)生檔案材料的收集，確保學(xué)生檔案信息的完整
高職院校學(xué)生檔案一般來說要經(jīng)歷以下幾個流程，以我校為例：學(xué)生入校后檔案由學(xué)生前身單位經(jīng)機要部門派遣至我校學(xué)生處學(xué)籍管理部門，學(xué)生在校的三年內(nèi)學(xué)生檔案由學(xué)籍管理部門和學(xué)生所在專業(yè)的二級學(xué)院負(fù)責(zé)學(xué)生工作的書記、輔導(dǎo)員老師共同管理，其中學(xué)籍部門是統(tǒng)一保管部門，二級學(xué)院書記和輔導(dǎo)員老師是檔案材料的主要收集者和歸檔人員，如何在忙碌的學(xué)生工作之余做好學(xué)生檔案材料的收集無疑給學(xué)生工作者們帶來了更多的任務(wù)。其中檔案材料中最被用人單位關(guān)注的綜合能力、創(chuàng)新水平、心理健康等方面的綜合素質(zhì)需要在日常學(xué)生工作中開展并及時歸檔；《畢業(yè)生就業(yè)推薦表》在填寫的時候也要重點強調(diào)填寫說明和細(xì)節(jié)，實事求是而不缺乏技巧地填寫并確保最后完成加蓋公章、填寫最后日期、相關(guān)人員簽名蓋印等諸多環(huán)節(jié)。
4.切合實際開發(fā)學(xué)生檔案信息資源，實現(xiàn)數(shù)字信息資源共享
開發(fā)學(xué)生檔案管理系統(tǒng)資源的最終目的是實現(xiàn)學(xué)生檔案信息資源共享。由于學(xué)生檔案材料由多個部門提供匯總而成，將計算機技術(shù)、校園網(wǎng)絡(luò)資源、OA辦公一體化等應(yīng)用于學(xué)生檔案管理和就業(yè)服務(wù)中，相關(guān)部門及時匯總上報學(xué)生檔案信息內(nèi)容，學(xué)生也可以及時了解用人單位的就業(yè)招聘信息，學(xué)生的基本信息在設(shè)置權(quán)限的條件下可以被用人單位掌握，在提高各部門工作效率的同時也減少了學(xué)生盲目就業(yè)的風(fēng)險，提高了“雙向選擇”推動就業(yè)的成功率。隨著我國教育事業(yè)的發(fā)展前行，高職院校人才培養(yǎng)工作也在不斷發(fā)展，在檔案管理方面，高職院校務(wù)必利用合理科學(xué)的手段加強學(xué)生檔案的管理，使之更加科學(xué)化、規(guī)范化、完整化，更好地為學(xué)生就業(yè)工作提供切實有效的保障。
作者：張晶單位：大連職業(yè)技術(shù)學(xué)院
