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一、紙質(zhì)檔案和電子檔案并存的高等院校檔案管理階段

隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，先進(jìn)的通信技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)在我國(guó)得到了迅速發(fā)展，在計(jì)算機(jī)技術(shù)和通信技術(shù)飛速發(fā)展的基礎(chǔ)上，電子檔案管理方法在我國(guó)開(kāi)始發(fā)展。在很長(zhǎng)的一段時(shí)間內(nèi)，受到經(jīng)濟(jì)條件或者技術(shù)條件的限制，我國(guó)的許多高等院校在實(shí)施電子檔案管理的過(guò)程中遇到了挫折，例如，有的高等院校由于受到通信技術(shù)發(fā)展水平的限制而影響了采用電子檔案管理方法進(jìn)行高效檔案管理的具體實(shí)施；也有的學(xué)校受到計(jì)算機(jī)資源的限制，由于沒(méi)有足夠的計(jì)算機(jī)去從事教學(xué)工作，購(gòu)買(mǎi)或者分配來(lái)的計(jì)算機(jī)被高效的其他教育項(xiàng)目占據(jù)，真正分到高校中專(zhuān)門(mén)從事檔案管理部門(mén)的計(jì)算機(jī)數(shù)量非常少，根本無(wú)法滿(mǎn)足龐大的檔案管理工作的要求等等各方面的原因，最終導(dǎo)致了我國(guó)紙質(zhì)檔案和電子檔案并存的高等院校檔案管理局面。

（一）紙質(zhì)檔案和電子檔案并存階段的檔案管理理念

在紙質(zhì)檔案和電子檔案并存的檔案管理階段中，整合管理是此檔案管理階段最為主要的管理理念。所謂整合管理理念是指在高等院校進(jìn)行檔案管理的過(guò)程中，將檔案的紙質(zhì)文件和電子文件進(jìn)行整合管理，使他們成為一一對(duì)應(yīng)的關(guān)系，由于以紙質(zhì)文件為材料的檔案管理和以電子形式保存的檔案管理方法各有優(yōu)劣點(diǎn)，以紙質(zhì)形式形成的檔案可以實(shí)現(xiàn)隨時(shí)隨地的查看，但是工作量比較大，只要檔案管理妥當(dāng)就不會(huì)存在文件丟失的情況；以電子檔案形式保存的檔案查閱起來(lái)非常方便，只需要在保存檔案的計(jì)算機(jī)中輸入關(guān)鍵詞進(jìn)行搜索即可，省時(shí)省力，但是電子檔案的查閱必須由電力保障和計(jì)算機(jī)運(yùn)行正常為前提。不同的檔案管理形式具有不同的優(yōu)缺點(diǎn)，在當(dāng)時(shí)我國(guó)在諸多原因的影響下，選擇了以紙質(zhì)檔案和電子檔案并存的高等院校檔案管理模式，將紙質(zhì)檔案和電子檔案一并進(jìn)行保存。在紙質(zhì)文件和電子文件并存的檔案管理階段，我國(guó)普遍的認(rèn)為紙質(zhì)檔案和電子檔案具有相同的價(jià)值和說(shuō)服力，二者都被承認(rèn)，都可以作為證明自己的有效憑據(jù)。

（二）紙質(zhì)檔案與電子檔案并存的檔案管理階段主要采用的管理方式

“雙套卷”是在紙質(zhì)檔案和電子檔案并存的檔案管理階段中經(jīng)常出現(xiàn)的詞匯，所謂“雙套卷”是指電子檔案和紙質(zhì)檔案構(gòu)成的兩份相同的檔案信息。在紙質(zhì)檔案和電子檔案并存的檔案管理階段中，在檔案管理方式上有兩種，一是將現(xiàn)有的人為書(shū)寫(xiě)的紙質(zhì)檔案通過(guò)掃描儀等先進(jìn)設(shè)備轉(zhuǎn)化為計(jì)算機(jī)可以進(jìn)行識(shí)別和編輯的電子檔案；二是將已經(jīng)存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)中的電子檔案通過(guò)打印機(jī)等設(shè)備傳輸轉(zhuǎn)化為紙質(zhì)文件，供人們使用和保存。眾所周知，在我們的戶(hù)口管理過(guò)程中，我們每個(gè)人都會(huì)對(duì)應(yīng)一個(gè)號(hào)碼，這個(gè)號(hào)碼是一一對(duì)應(yīng)的也是唯一的，如果在戶(hù)口管理的過(guò)程中出現(xiàn)兩個(gè)人擁有相同的號(hào)碼則說(shuō)明戶(hù)口在管理過(guò)程中出現(xiàn)了錯(cuò)誤。同樣高等院校的檔案管理也是如此，每個(gè)高等院校的學(xué)生都對(duì)應(yīng)著唯一的檔案號(hào)碼，每個(gè)學(xué)生的檔案號(hào)碼是不變的，也就是說(shuō)無(wú)論是采用電子形式保存的電子檔案還是以紙質(zhì)形式保存的檔案，其檔案號(hào)碼是一樣的，檔案的內(nèi)容信息也是完全吻合的，當(dāng)然由于紙質(zhì)檔案在制作過(guò)程中存在一定的滯后性，所以當(dāng)電子檔案和紙質(zhì)檔案存在微小的偏差時(shí)也是有可能的。

二、以電子檔案為主的檔案管理方式

隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展和信息化程度的不斷提高，我國(guó)的許多高等院校為了節(jié)省時(shí)間、提高辦公效率都建立了屬于自己的OA網(wǎng)和各式各樣的管理系統(tǒng)，例如財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)、教務(wù)管理系統(tǒng)、科研管理系統(tǒng)等等。近幾年，隨著電子簽名技術(shù)的發(fā)展，以電子檔案為主的檔案管理方式正在迅速發(fā)展。在計(jì)算機(jī)技術(shù)和通信技術(shù)的大力支持下，我國(guó)的數(shù)據(jù)處理技術(shù)也取得了飛速發(fā)展。采用電子檔案為主的檔案管理形式可以將各個(gè)部門(mén)形成的檔案進(jìn)行匯總，具體來(lái)講就是每所高等院校都建有自己的檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)，當(dāng)分管部門(mén)對(duì)學(xué)生的檔案形成可靠的電子文件以后，可以通過(guò)本校的專(zhuān)用網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，將個(gè)人檔案發(fā)送到學(xué)校的檔案數(shù)據(jù)管理庫(kù)中，實(shí)現(xiàn)檔案的匯總與融合。同時(shí)采用這種檔案管理形式，可以使學(xué)生的檔案在管理形式上統(tǒng)一化、正規(guī)化，在學(xué)校的檔案管理過(guò)程中，專(zhuān)門(mén)從事檔案管理工作的學(xué)校教務(wù)人員會(huì)對(duì)學(xué)生的檔案進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控，統(tǒng)一管理，有效防止不法分子對(duì)既定的檔案進(jìn)行修改，使之失去建設(shè)意義。采用電子檔案為主的檔案管理方式在管理形式上主要是通過(guò)網(wǎng)絡(luò)交流，制作學(xué)生檔案的分管部門(mén)在檔案制作完成后將檔案文件通過(guò)某一接口將檔案?jìng)魉椭凉潭ǖ姆?wù)器，由檔案管理部門(mén)進(jìn)行統(tǒng)一管理，上傳到服務(wù)器上的學(xué)生檔案被事先編制好的歸檔程序按照一定的規(guī)律進(jìn)行邏輯歸檔和物力歸檔，以確保電子檔案存放的完整性和規(guī)律性，便于需要提檔的學(xué)生進(jìn)行實(shí)時(shí)提檔。采用電子檔案的形式進(jìn)行檔案管理可以實(shí)現(xiàn)電子檔案在網(wǎng)絡(luò)上的及時(shí)提供和利用，檔案管理部門(mén)可以將制作好的檔案按照需要分發(fā)給學(xué)生，例如，當(dāng)我們快要大學(xué)畢業(yè)時(shí)，我們都需要擁有自己的成績(jī)單檔案，學(xué)校就會(huì)將我們的成績(jī)單逐個(gè)的發(fā)到我們的郵箱中供我們打印和使用。電子檔案具有快速、準(zhǔn)確的優(yōu)點(diǎn)，大大提高了我國(guó)高等院校檔案管理的效率。

三、結(jié)語(yǔ)

隨著我國(guó)高等院校的擴(kuò)招，我國(guó)的高校檔案管理負(fù)荷正在變得越來(lái)越大，檔案管理方式經(jīng)歷了從紙質(zhì)檔案管理為主到電子檔案和紙質(zhì)檔案并存的管理模式的發(fā)展，現(xiàn)在又向以電子檔案為主的管理模式轉(zhuǎn)化，電子檔案管理模式相對(duì)于紙質(zhì)檔案管理具有非常多的優(yōu)點(diǎn)，但也不能完全代替紙質(zhì)檔案的作用，本文認(rèn)為隨著科技的發(fā)展，高等院校檔案管理的發(fā)展必將向著以電子檔案管理為主，紙質(zhì)檔案管理為輔的方向發(fā)展，有效提高高校檔案的管理效率。

作者：高二麗單位：河北地質(zhì)職工大學(xué)