電子檔案對檔案管理的必要性
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1.1提供拷貝
電子檔案在使用的過程中，第一路徑便是拷貝，也就是向使用檔案的人員提供檔案最為初始的一個狀態(tài)，保證其可以充分利用這個檔案。檔案部門向使用檔案的人員提供載體進行拷貝的過程中，可以直接將文件轉(zhuǎn)換成為通用格式的存儲內(nèi)容，再讓檔案的使用者自主通過軟件和硬件平臺對內(nèi)容進行顯示和處理。而當使用檔案的人員不擁有一定的軟件和硬件平臺的條件下，可以要求檔案管理部門直接提供相關檔案的打印件。
1.2通信傳輸
通信傳輸這一途徑能夠解決檔案使用者無法直接來到檔案地的問題，同時能夠省去很多的人力、物力和財力。通信傳輸?shù)暮x是不同檔案管理部門可以通過互聯(lián)網(wǎng)或者數(shù)字通信技術實現(xiàn)點對點的檔案傳輸，實現(xiàn)電子檔案的利用。電子檔案在利用的過程中，經(jīng)常會通過通信傳輸這一方式被相關人員進行使用。
1.3直接利用
直接利用便是通過檔案部門的計算機在部門的網(wǎng)絡中直接對電子檔案進行查詢?？梢员ＷC比較多的使用者在同一時間得到同一份電子檔案，能夠為使用電子檔案的人員提供一定的技術支持。
2電子檔案的重要性
對于現(xiàn)階段我國大部分的單位和工作部門來講，電子檔案依然是一個全新的事物，而電子檔案在檔案管理中又處于一個比較高的地位，擁有很大的重要性。下面便針對電子檔案的重要性開展深入的分析和研究。
2.1電子檔案可以節(jié)省人力、物力
通過大范圍的使用電子檔案，能夠省去了傳統(tǒng)檔案查詢過程中的繁瑣步驟，加快檔案立卷歸檔的速度，為檔案工作人員減輕了很大的工作負擔，提高了檔案歸檔整理的質(zhì)量，有利于節(jié)省大量的人力物力，極大地增加了檔案管理的工作效率和工作水平。
2.2電子檔案可以提高檔案服務水平
實施檔案管理工作的目標便是為使用人員提供相對快捷而便利的檔案服務，強化電子檔案管理工作，實現(xiàn)電子化的檔案管理，能夠進一步提高檔案的服務水平和質(zhì)量。實施電子檔案管理，能夠?qū)⒋蟛糠值脑紮n案直接儲存于計算機當中，利用互聯(lián)網(wǎng)或者是數(shù)字通信技術實現(xiàn)眾多用戶對于檔案的查詢和篩選。
3提高電子檔案管理水平的建議和措施
電子檔案的利用途徑有很多種，并且也對于技術手段存在很大的依賴性，所以在進行電子檔案管理過程中存在很大的問題和復雜流程。在強化電子檔案管理工作的過程中，應當通過多個方面的有機協(xié)調(diào)，全面地開展電子檔案管理工作，提高電子檔案管理水平。
3.1構建檔案管理制度，加強電子檔案安全性管理
想要充分發(fā)揮檔案管理工作的作用，首先就應當構建一個相對完善的檔案管理制度，規(guī)范計算機條件下檔案管理的相關步驟，進一步適應電子檔案管理的要求；其次，在電子檔案使用的過程中，存在著一定程度的安全性隱患，由于計算機技術的快速發(fā)展，網(wǎng)絡技術也隨著得到了巨大的發(fā)展，這樣一來黑客和計算機病毒便會隨時侵入檔案管理的計算機系統(tǒng)當中，所以在實際工作當中，一定要針對這些網(wǎng)絡安全漏洞進行及時修復，安排專業(yè)人員定期檢查檔案管理網(wǎng)絡，保證網(wǎng)絡的安全系數(shù)在一個合理的水平，進而保證電子檔案管理工作的有效開展。
3.2規(guī)范檔案利用方式，防止不可挽回損失的發(fā)生
在檔案使用的過程中，經(jīng)常會出現(xiàn)檔案丟失或者是信息泄露等問題，為了防止這些問題的再次發(fā)生，應當規(guī)范檔案利用方式，要求在對電子檔案進行利用之前，相關使用者需要得到檔案主管的同意，才能夠?qū)﹄娮訖n案進行查詢和使用。另外還應當構建一個相對完善的檔案利用管理制度，通過相關的網(wǎng)絡技術加強電子檔案的收集工作，對電子檔案進行實時更新，保證電子檔案信息的實效性。
3.3加強檔案工作人員的管理，提高檔案保護意識
電子檔案進一步提高了檔案管理工作的信息化水平，因此便需要專業(yè)的人員來對技術設備進行操作。而檔案管理工作者也應當具有全新的現(xiàn)代化知識，同時對時代背景具有一定的了解，在電子檔案的管理過程中，檔案工作者的素質(zhì)和技能極大地影響到檔案工作的質(zhì)量和水平，應當對相關工作者進行專業(yè)的培訓，建設一批具有高素質(zhì)、高技能水平的專業(yè)檔案管理人員，提高檔案管理工作者對于檔案的保護意識，防止檔案出現(xiàn)丟失或者破損等相關問題。另外，為了能夠滿足現(xiàn)代化的發(fā)展趨勢，檔案工作者還應當具有對檔案信息進行分析處理并提供比較高水平的檔案查詢服務的能力，進一步提高檔案管理工作的水平和質(zhì)量?，F(xiàn)階段社會處于信息化時代的前期，相關網(wǎng)絡技術的普遍應用讓組織當中出現(xiàn)了比較多的電子檔案。而電子檔案在檔案管理工作中又處于一個比較高的地位，擁有不可替代的重要性。為了進一步發(fā)揮電子檔案的重要性和作用，相關工作人員應當從發(fā)展的角度分析問題，依據(jù)組織內(nèi)部的實際情況，對電子檔案實施全面而有效的管理，并加強電子檔案管理人員的培訓和建設，提高電子檔案的管理水平，讓電子檔案更好地融入到檔案管理工作的整體中，提高檔案管理的工作質(zhì)量。
作者：苗李蒙梁娟娟惠存張力單位：青海油田公司花土溝社區(qū)管理中心青海油田公司井下作業(yè)公司青海油田公司鉆采工藝研究院
