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一、專項(xiàng)檔案的形成

面對各項(xiàng)細(xì)化的測評內(nèi)容與標(biāo)準(zhǔn)，能夠展示說明本校執(zhí)行情況的有力手段除了陪同評審組進(jìn)行實(shí)地考察、訪談?wù){(diào)查外，就是提供能供評審專家們參考、審核的支撐材料，包括工作計(jì)劃、總結(jié)、請示、方案、會議記錄、制度匯編、自查報(bào)告、合同協(xié)議、證書獎牌、報(bào)紙期刊、照片、錄像、筆記、手稿、宣傳冊等等。四是階段性明顯。專項(xiàng)工作階段性很強(qiáng)，一般都是集中在一定時期完成，短的兩、三個月，長的則會持續(xù)一、二年。在專項(xiàng)工作持續(xù)的這段時間文件材料集中形成，數(shù)量龐大。專項(xiàng)工作的特殊性決定了專項(xiàng)檔案材料形成的特殊性。

二、專項(xiàng)檔案的收集

專項(xiàng)檔案材料由于形成的時間、方式都不同于一般檔案材料，因此對它的收集必須因時、因地制宜。

（一）確定歸檔范圍根據(jù)前邊提到的專項(xiàng)檔案形成的四個條件，我們將需重點(diǎn)歸檔的專項(xiàng)檔案大致確定為：學(xué)校為完成某項(xiàng)重要工作成立專門的工作小組，有多部門成員參與活動，在此過程中形成的各種檔案材料。這一界定把那些與某個部門職責(zé)相近，習(xí)慣將其歸口該部門辦理的專門性工作形成的檔案材料排除在外。

（二）歸檔責(zé)任專項(xiàng)工作小組成員是從各單位抽調(diào)而來的臨時人員，他們在工作結(jié)束后，各回各家，檔案材料如不及時整理歸檔很容易散失，且追溯不易。為此，工作組須指定專門的資料員負(fù)責(zé)材料的收集和移交工作，并與檔案館專管員形成互動聯(lián)絡(luò)機(jī)制。檔案館專管員指導(dǎo)專項(xiàng)檔案材料的歸檔、整理、編目；工作組資料員按時登記、核對、催交、收存材料。

（三）歸檔時間如果是短期專項(xiàng)工作（如半年內(nèi)），在工作結(jié)束后一個月之內(nèi)移交歸檔；如果是長期專項(xiàng)工作（超過半年的），資料員每半年做一次已有材料登記，并報(bào)檔案館備案；全部材料在工作結(jié)束后一個月內(nèi)移送檔案館，重要材料原件可提前進(jìn)館，平時使用復(fù)制件。

（四）歸檔材料質(zhì)量要求工作中直接形成的檔案材料必須歸檔原件，供參考審核的支撐材料可以是復(fù)印件。

（五）條件保障檔案館主管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)入學(xué)校專項(xiàng)工作領(lǐng)導(dǎo)小組，建立重要專項(xiàng)工作檔案跟蹤督查制度。

三、專項(xiàng)檔案的整理

為了便于專項(xiàng)檔案的管理與利用，在整理專項(xiàng)檔案時宜采用不同于普通文書檔案的整理方法。第一，類目歸屬。在《高等學(xué)校檔案管理辦法》規(guī)定的檔案類別外，單獨(dú)設(shè)置專項(xiàng)類，建議采用與科技檔案類似的編目方式，以項(xiàng)目為主線，檔號由分類號——卷（件）號組成。分類號的編制可借鑒ZX0001、ZX0002以此類推的模式，每一專項(xiàng)工作分配一個獨(dú)立的分類號。對帶測評指標(biāo)的專項(xiàng)工作形成的檔案材料可參照評分類別設(shè)置項(xiàng)目代號級，即分類號——項(xiàng)目代號——卷（件）號，項(xiàng)目代號用現(xiàn)成的指標(biāo)代號即可。第二，類目下文件的組合與排列。根據(jù)專項(xiàng)工作文件材料形成的規(guī)律和成套性原則，按問題特征分類組織案卷或按件整理均可，或者兩者同時采用也行。比如“五個校園”建設(shè)工作中形成的檔案材料，依據(jù)文件材料的產(chǎn)生性質(zhì)：一類是本次工作形成的原始材料（如請示方案、會議紀(jì)要、自查報(bào)告、總結(jié)、申報(bào)表），一類是支撐材料（為證明某項(xiàng)指標(biāo)執(zhí)行情況的，起證據(jù)作用的以前形成的文件材料），前者可按件形成歸檔文件目錄，后者按測評指標(biāo)分卷組合形成案卷目錄與卷內(nèi)目錄。值得注意的是，支撐材料不一定是嚴(yán)格意義上的檔案，因?yàn)樗赡懿皇窃?，只是?fù)制件，表現(xiàn)為沒有發(fā)文底稿，不加蓋鮮章，是復(fù)印件，有些甚至不是一份完整的文件，只有部分段落等，這些材料原件通常另外有存檔。但是鑒于它們與專項(xiàng)工作聯(lián)系密切，把它作為一個組成部分系統(tǒng)保存起來，能夠全面反映專項(xiàng)工作的總體，查找利用也比較方便。四、專項(xiàng)檔案的管理專項(xiàng)工作不僅是學(xué)校工作中的大事，還是新事。隨著社會時代的發(fā)展，各個層面、各個領(lǐng)域都在涌現(xiàn)新生事物，圍繞新生事物開展的專項(xiàng)工作關(guān)乎學(xué)校發(fā)展命脈，保存蘊(yùn)含新知識、新理念、新信息的專項(xiàng)檔案材料意義重大。對專項(xiàng)檔案的管理主要是對專項(xiàng)檔案信息的管理。首先，建立優(yōu)化的專項(xiàng)檔案信息資源結(jié)構(gòu)。堅(jiān)持“兩個并重”——正式文件的收集與外部信息的收集并重；數(shù)量與質(zhì)量并重。在利用需求不斷增長與館藏?cái)?shù)量有限、結(jié)構(gòu)單一之間的矛盾日益突出的現(xiàn)實(shí)面前，豐富館藏、優(yōu)化結(jié)構(gòu)是不可逆轉(zhuǎn)的趨勢。但是在實(shí)際操作中又不等同于盲目擴(kuò)大收集歸檔范圍，造成進(jìn)館數(shù)量急劇膨脹、檔案信息組織無從下手的尷尬局面。確定合理的歸檔范圍是優(yōu)化專項(xiàng)檔案信息資源結(jié)構(gòu)的關(guān)鍵所在，這樣建立的專項(xiàng)檔案信息資源體系才有利于檔案信息的連續(xù)性管理。其次，注重專項(xiàng)檔案隱性信息的挖掘。主要是對各類材料背景信息的獲取，即材料是由誰，在什么條件下，為了何種目的，運(yùn)用了哪些數(shù)據(jù)，采用了怎樣的結(jié)構(gòu)形式生成的。單個專項(xiàng)檔案來源于多時、多地、多部門的特性，也決定了掌握材料背景信息的必要性。對背景信息的分析研究，能幫助我們更好地理解和挖掘紙上的顯性信息。再次，促進(jìn)專項(xiàng)檔案信息的開發(fā)與互動。檔案館通過對材料內(nèi)容的提煉，找到相似的信息標(biāo)志，如學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)體制、工作機(jī)制、隊(duì)伍師資建設(shè)、專業(yè)課程的設(shè)置標(biāo)準(zhǔn)、人才培養(yǎng)目標(biāo)等，使相似信息直接服務(wù)于學(xué)校活動，實(shí)現(xiàn)專項(xiàng)檔案信息資源的開發(fā)互動。最后，高校檔案工作者要為專項(xiàng)檔案信息的管理創(chuàng)造條件，積極主動地融入專項(xiàng)工作廣闊的活動領(lǐng)域，使專項(xiàng)檔案管理成為檔案館日常工作必不可少的組成部分，拓展服務(wù)功能，提升業(yè)務(wù)水平，真正展現(xiàn)檔案館信息知識情報(bào)庫價(jià)值。

作者：楊嬋單位：西南政法大學(xué)