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一.當(dāng)前疾控檔案管理中存在的問題

疾控檔案作為原始材料記錄了在疾控過程中的歷史面貌,也是國家檔案管理重要財富的一部分,目前由于各級疾控機構(gòu)對檔案工作的認識不一,管理不科學(xué),存在著以下問題:

(一)檔案管理格局混亂、機構(gòu)不健全各級防疫機構(gòu)管理機制不健全,由于檔案特點平時不起眼,有些機構(gòu)沒有把檔案統(tǒng)一的習(xí)慣,各科室對工作中形成的檔案單獨進行管理,由于沒有統(tǒng)一的管理標(biāo)誰,檔案分散在各科室或者個人手中,各科室根據(jù)自已主觀的理解和實踐進行管理。由于檔案的經(jīng)濟效益往往不能直接在社會上反映出來,使得許多應(yīng)納入管理范圍的材料沒有存檔,造成平時我們防疫工作中形成的大量珍貴的資料丟失。另外,一旦單位內(nèi)人事變動或部門重組、解散,這些珍貴的信息材料就有可能丟失或毀壞,造成嚴重的信息資源浪費,對今后查看歷史檔案帶來諸多不便。

(二)檔案意識不強、檔案利用率低一套完整的檔案資料,不僅對歷史防疫經(jīng)驗的借鑒和未來防疫工作的研究有很大的參考作用,而且對整個疾控工作學(xué)術(shù)科研和涉及到疾控執(zhí)法標(biāo)誰都是重要的參考依據(jù)。而在當(dāng)前的疾控工作中,缺乏相關(guān)的法律法規(guī)和標(biāo)誰支持,檔案管理人員缺乏專業(yè)知識和經(jīng)驗,大多存在著重經(jīng)營、輕檔案的意識,也由于這種思想的影響,沒有認識到日常工作中檔案管理的必要性和重要性,對各類檔案分界不清,認為存檔只是例行公事,可有可無,對形成的檔案是否符合今后需求都不做考慮,檔案工作者普遍存在知識面窄、知識老化等,尤其是部分領(lǐng)導(dǎo)干部對檔案管理意識不強,導(dǎo)致檔案研究、利用率較低。

(三)檔案管理工作硬件建設(shè)不完善根本談不上專業(yè)的檔案庫房,也正是由于這種分開管理,對檔案的存檔和保護工作帶來了很大的困難。近年來,科學(xué)技術(shù)的進步,計算機及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在各行各業(yè)中得到廣泛應(yīng)用,而運用計算機及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)管理疾控檔案的卻較少,大部分的疾控檔案工作仍依靠人工收集、檢索,儲存信息量小,不利于檔案的利用和開發(fā)。

二.信息化環(huán)境下的疾控檔案管理工作研究

由于全球信息化高速發(fā)展,我們應(yīng)該清醒地認識到,檔案信息化將成為未來趨勢。疾控檔案作為重要的信息資源,檔案管理人員必須加強重視對檔案的收集、整理以及研究,為疾控工作提供快速、精誰的檔案信息,要充分發(fā)揮檔案這一重要歷史資料的參考、憑證與宣傳作用,以確定檔案在疾控日常工作中的重要地位。對于在信息環(huán)境下如何做好疾控檔案管理,筆者提以下幾點意見供其他疾控檔案管理人員參考:

(一)建立健全檔案管理工作網(wǎng)絡(luò)機制

疾控站檔案管理,也是一項科學(xué)管理,在疾控系統(tǒng)還是新的技術(shù)工程,亞需建立和完善管理長效機制。俗話說得好,“沒有規(guī)矩,不成方圓”。要提倡全員參與,先收集、整理各科室建議與意見,在檔案管理總要求的指引下,設(shè)計出檔案管理的規(guī)劃,具體制定檔案管理的各項制度,讓疾控檔案管理發(fā)生根本性的改變。由于疾控檔案的特殊性,針對業(yè)務(wù)過程中形成的檔案材料無須進行繁瑣的紙質(zhì)登記整理,甚至無須進入庫區(qū),可通過網(wǎng)絡(luò)可以實時上傳至網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器中。應(yīng)用各種方法進行科學(xué)管理,使檔案管理的各個環(huán)節(jié)緊密相聯(lián),形成一個系統(tǒng)化的整體。檔案格式即可以保存純文字性信息,還可以以多媒體的影音形式于一體存檔,即可供日常查閱管理,也可供其他地區(qū)或國家借鑒,不但檔案的完整性得到有效保證,而且因信息共享,可以查詢檔案室以外地區(qū)或國家的檔案信息,打破傳統(tǒng)檔案管理的地域限制,對一些病因的學(xué)術(shù)研究和突破都有很好的推進作用。檔案讓我們了解以往的情況,研究疾控工作的發(fā)展過程及其規(guī)律性,批判地繼承前人的研究成果,總結(jié)與吸取經(jīng)驗教訓(xùn),繼續(xù)新的研究創(chuàng)造所必須參考的寶貴材料。各項疾控檔案利用規(guī)章制度的條文即要應(yīng)非常嚴謹,同時更要便于執(zhí)行,要不斷在實踐中認真加以總結(jié),不斷充實和完善。

(二)提高檔案標(biāo)誰化、規(guī)范化水平

目前雖然有些機構(gòu)也試圖通過信息化系統(tǒng)來管理疾控檔案,但由于缺乏統(tǒng)一的檔案管理標(biāo)誰和規(guī)范,各種資料存檔雜亂無序,沒有統(tǒng)一平臺,甚至很多只是基于辦公文檔工具處理,達不到真正意義上的信息化水平,這些都嚴重影響檔案保存的質(zhì)量。要明確獎罰條例,對“失誤”、“失職”責(zé)任人建立追究制度。由于疾控檔案管理范圍廣,首先要對其管理內(nèi)容進行分類,例如:環(huán)境衛(wèi)生包括公共場所、水、大氣等,免疫規(guī)劃包括生物制品、呼吸道病、消化道病等疾病,食品衛(wèi)生包括飲食、加工、副食等。而目前最主要的原因不是硬件設(shè)施的缺乏,而是沒有制定統(tǒng)一的檔案保存標(biāo)誰和規(guī)范,因此系統(tǒng)沒有發(fā)揮出應(yīng)有的水平,要做好疾控檔案管理工作,在硬件條件滿足的前提下,必須要真正建立健全統(tǒng)一的檔案管理標(biāo)誰,并真正實施才能達成。搞好疾控檔案的管理對保障疾控工作正常運行,對保障疾控事業(yè)持續(xù)健康發(fā)展極為重要。在建立統(tǒng)一的檔案管理標(biāo)誰后,可適當(dāng)組織疾控工作人員進行培訓(xùn),加強全員對檔案管理的重視程度,要讓每一位檔案管理人員都清楚他們肩上擔(dān)負著重任,防疫檔案隨時發(fā)揮著不可估量的社會效益,逐步使檔案管理走上制度化、規(guī)范化、科學(xué)化的道路。

(三)有重點地做好數(shù)據(jù)庫

建設(shè)數(shù)據(jù)庫的作用是依托信息技術(shù)對數(shù)據(jù)進行科學(xué)的管理,以實現(xiàn)用戶對龐大信息的快速的增加、刪除、修改、查詢的要求。例如我中國醫(yī)藥在治療傳染性疾病方面積累了較多的經(jīng)驗,但隨著人們生活方式以及生存環(huán)境的變化,新的傳染病病原微生物存在變異,而在與傳染病斗爭的漫長歲月里,生成的大量文獻資料,如果通過人工去檢索、整理,將花費許多時間,可能影響到病人治療時間。將這一類信息整編之后存于數(shù)據(jù)庫中,不僅可以實現(xiàn)快速查找,而且可以實現(xiàn)資源共享,各地區(qū)疾控工作人員都可以在終端實時檢索,尋找有價值信息。做好數(shù)據(jù)庫信息管理一定要充分認識到這是多個學(xué)科的應(yīng)用,從人員配置上不僅需要專業(yè)的檔案管理人員管理,還需要信息技術(shù)人員一起相互配合管理,通過有效資源配置,將“死”的文件材料變?yōu)榧部貙嶋H工作的動力,積極發(fā)揮檔案在衛(wèi)生防病工作中的作用和效益,建立“活庫”,可隨時拓展業(yè)務(wù)接入,使自動化效率大大提高。結(jié)束語:在信息環(huán)境下要做好疾控檔案管理工作,首先要正確認識檔案管理的重要性,樹立積極樂觀的心態(tài),同時也要加強培訓(xùn),作為21世紀(jì)新一代的檔案管理人員,不僅要熟悉檔案管理的專業(yè)知識,同時要能通過現(xiàn)有的信息技術(shù)、數(shù)據(jù)對檔案信息進行深層次研究和開發(fā),提高檔案管理人員的素質(zhì),進一步提高科學(xué)技術(shù)水平,完善專業(yè)知識結(jié)構(gòu),以適應(yīng)檔案工作發(fā)展的要求,真正實現(xiàn)高效的檔案信息化下的管理工作,

作者：曾孜單位：寧鄉(xiāng)縣疾病預(yù)防控制中心