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一、高職院校檔案工作存在的問題

多年來，盡管檔案主管部門積極推進(jìn)各級各類檔案機(jī)構(gòu)的規(guī)范化建設(shè)和達(dá)標(biāo)升級，但許多高職院校檔案工作落后的狀況長期未得到根本改善，許多高職院校檔案工作中存在以下普遍問題。

（一）高職院校檔案管理的服務(wù)意識(shí)

較差和部門之間缺乏配合高職院校進(jìn)行檔案管理工作的目的是更好地為教學(xué)服務(wù)、學(xué)生管理、高職院校的發(fā)展建設(shè)。但是，高職院校的檔案管理卻經(jīng)常忽視了這一目的，具體表現(xiàn)為：第一，經(jīng)常遺失一些材料和檔案，為老師和學(xué)生帶來很重要的麻煩；第二，學(xué)生檔案材料內(nèi)容不統(tǒng)一,規(guī)范性較差,檔案材料質(zhì)量不高,利用率較低。學(xué)生材料主要是各系各輔導(dǎo)員管理，沒有統(tǒng)一的要求，大多數(shù)材料基本上是一些由個(gè)人填寫的判斷式材料為主（如畢業(yè)生登記表），全面反映個(gè)人各方面素質(zhì)的客觀分析性材料較少；從而影響檔案材料的真實(shí)性、完整性，使檔案利用價(jià)值大大降低。在高職院校里，檔案管理部門往往會(huì)被邊緣化，高職院校各部門之間對檔案管理普遍缺乏配合意識(shí)。

（二）“硬件”投入不足和“軟件”建設(shè)嚴(yán)重滯后

隨著國家對教育的大力支持，很多高職院校的條件設(shè)施有了明顯改善，但很多高職院校對檔案室的建設(shè)的“硬件”相對投入較少，現(xiàn)有的一些保管設(shè)備陳舊老化，很多高職院校檔案房簡陋，“六防”（防盜、防火、防蛀、防潮、防光、防高溫）設(shè)施不到位，高職院校對檔案室的設(shè)施設(shè)備投入較少，影響了高職院校檔案工作的發(fā)展?！败浖苯ㄔO(shè)嚴(yán)重滯后。很多高職院校檔案管理制度不健全，檔案的服務(wù)能力低，效率低下，檔案的管理手段落后，高職院校檔案管理的軟件非常少等一系列問題。

（三）檔案室檔案的存放存在“散”，“亂”現(xiàn)象

檔案的隨便存放和一些檔案并沒有采取相應(yīng)的保密措施除學(xué)生學(xué)籍檔案和少數(shù)文件外，其他業(yè)務(wù)檔案的存放大多數(shù)分散在教務(wù)處、人事處、財(cái)務(wù)處、學(xué)工處、各系部及個(gè)人手中，沒有得到集中管理。

二、高職院校檔案工作存在的問題的原因分析

（一）缺乏協(xié)同合作與管理

很多高職院校的中心工作和檔案工作并沒有實(shí)現(xiàn)好協(xié)同，缺乏協(xié)同合作。因?yàn)楦呗氃盒５母黜?xiàng)資源有限，很多高職院校很難做到各項(xiàng)工作的同步協(xié)調(diào)，高職院校的很多部門也缺乏協(xié)同合作。由于高職院校以培養(yǎng)技能為核心就業(yè)為導(dǎo)向的辦學(xué)目標(biāo)，院領(lǐng)導(dǎo)往往會(huì)重視與現(xiàn)實(shí)利益相關(guān)的工作，如高職院校的教育和招生等的工作，一者院領(lǐng)導(dǎo)很難重視發(fā)展檔案工作，二者檔案工作在高職院校中很難協(xié)同合作。高職院校有很多檔案工作者經(jīng)常以自我們?yōu)橹行?，?jīng)常抱怨領(lǐng)導(dǎo)不重視和資源分配不均，缺乏與其它部門協(xié)同合作意識(shí)。

（二）檔案工作沒有更好的融入高職院校工作

高職院校領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作的沒有引起高度重視，是檔案工作沒有融入高職院校工作的重要原因，檔案工作由于對于高職院校的教學(xué)質(zhì)量和教育水平的提升并沒有太大的聯(lián)系，很多高職院校很難把檔案工作和高職院校的其它方面的工作融合在一起，檔案工作沒有更好的融入到高職院校工作，會(huì)容易遭到高職院校一些部門的忽視。

三、創(chuàng)新高職院校檔案工作的策略及措施

創(chuàng)新既是民族進(jìn)步和國家興旺的動(dòng)力，也是高職院校發(fā)展的支柱。高職院校檔案管理只有不斷創(chuàng)新，才能使檔案事業(yè)適應(yīng)和服務(wù)于社會(huì)，跟上當(dāng)今和未來高等職業(yè)教育發(fā)展的步伐，才能適應(yīng)社會(huì)主義市場體制的需要。所以要以創(chuàng)新管理思想為指導(dǎo)，加強(qiáng)協(xié)同為主線，把檔案工作深度融合到高職院校的各項(xiàng)工作當(dāng)中，才能促進(jìn)高職院校檔案管理規(guī)范化和科學(xué)化水平，才能服務(wù)學(xué)院建設(shè)。

（一）加強(qiáng)高職院校各部門之間協(xié)同合作

加強(qiáng)高職院校各部門之間協(xié)同合作就是指檔案工作在高職院校各部門共同協(xié)作下，由檔案管理協(xié)調(diào)處理完成。一是加強(qiáng)檔案管理與學(xué)校各部門的文件管理工作相協(xié)同，讓檔案管理規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)融入文件管理有關(guān)環(huán)節(jié)過程之中（實(shí)現(xiàn)所謂的“前端控制”），同時(shí)進(jìn)行有關(guān)工作流程的整合和優(yōu)化。二是讓檔案工作深度融入高職院校管理體制之中，與學(xué)院同步協(xié)調(diào)發(fā)展。三是做好主動(dòng)服務(wù)，在揮檔案資料的參考價(jià)值和憑證價(jià)值的同時(shí)，通過做好檔案資料與其它部門對接，以確保檔案工作的正確無誤。為了加強(qiáng)高職院校各部門之間協(xié)同合作，可以采取以下措施：第一，根據(jù)本校有關(guān)實(shí)際情況擬定合適的一套方案以確保高職院校各部門之間協(xié)同合作，以實(shí)現(xiàn)高職院校的檔案管理工作良好的發(fā)展。第二，選擇一定的“平臺(tái)”或“載體”推進(jìn)，比如文檔一體化管理和利用校園網(wǎng)開展服務(wù)等。第三，加強(qiáng)高職院校各部門之間工作的協(xié)同，可以借助一定的時(shí)機(jī)推進(jìn)，以便相對省力的打開局面。比如，借助高職院校迎接重大評估、達(dá)標(biāo)升級或進(jìn)行管理效能改革的時(shí)機(jī)，或者利用檔案主管部門檔案管理達(dá)標(biāo)定級活動(dòng)，以實(shí)現(xiàn)部門之間的協(xié)同，最后以規(guī)章制度形式保證部門之間的協(xié)同。

（二）把檔案工作融合到高職院校工作各環(huán)節(jié)

為了使檔案工作更好的融入高職院校工作的各個(gè)環(huán)節(jié)，可以采取以下措施：第一，要加強(qiáng)宣傳、舉辦展覽、座談會(huì)等形式捕捉本高職院校檔案工作的新亮點(diǎn)、新特點(diǎn)，使廣大師生認(rèn)識(shí)到檔案的重要性；第二，可以運(yùn)用各種先進(jìn)的技術(shù)手段和網(wǎng)絡(luò)軟件利用，提高檔案工作的管理效率和服務(wù)水平，也更好地方便教師和學(xué)生進(jìn)行方便的查閱和提取檔案，也是為了更好的面對繁多的各類評估檢查；第三，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，制定和完善各種檔案機(jī)制，必須做到有領(lǐng)導(dǎo)抓、有機(jī)構(gòu)管、有專人做，真正做到議事有位置、計(jì)劃有內(nèi)容、經(jīng)費(fèi)有保證、管理有措施、質(zhì)量有提高；第四，把檔案工作納入高職院校發(fā)展規(guī)劃和年度工作計(jì)劃、納入學(xué)校管理制度和有關(guān)人員的崗位職責(zé)、納入校領(lǐng)導(dǎo)議事日程，檔案工作經(jīng)費(fèi)納入學(xué)校當(dāng)年預(yù)算，確?！叭恕⒇?cái)、物”的到位，檔案部門參加學(xué)校重要計(jì)劃工作會(huì)議，參加學(xué)?？蒲姓n題、設(shè)計(jì)項(xiàng)目以及產(chǎn)品的評價(jià)、監(jiān)定會(huì)、參加學(xué)校基建工程竣工驗(yàn)收工作、參加重大儀器設(shè)備開箱驗(yàn)收工作。同時(shí)學(xué)校下達(dá)項(xiàng)目計(jì)劃任務(wù)，同時(shí)提出文件材料的歸檔要求；檢查項(xiàng)目計(jì)劃進(jìn)度，同時(shí)檢查文件材料形成情況；評審鑒定成果，同時(shí)驗(yàn)收鑒定檔案材料的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)情況；上報(bào)登記和評審獎(jiǎng)勵(lì)科技成果以及科技人員提職考核，檔案部門同時(shí)出具專題歸檔情況證明材料，這樣才能更好的把檔案工作融入學(xué)校工作各個(gè)環(huán)節(jié)。

（三）加強(qiáng)檔案工作的協(xié)同管理

加強(qiáng)檔案工作的協(xié)同管理，就是要對檔案立卷歸檔工作（甚至包括公布利用環(huán)節(jié)）的流程、規(guī)范與文件管理工作有關(guān)流程進(jìn)行規(guī)范整合和協(xié)同，對文件的起草、形成、審核、簽發(fā)、執(zhí)行、更改、歸檔過程進(jìn)行控制。同時(shí)，也在協(xié)同管理中減少重復(fù)環(huán)節(jié)，降低成本，增加效率。為使檔案之程序化、制度化，需要建立配套的工作流程、職責(zé)規(guī)定、業(yè)務(wù)范圍。為此高職院?？梢圆扇∫韵虏僮鞑襟E：

1.熟悉檔案管理的有關(guān)流程、規(guī)范，各部門（工作流程中有關(guān)）文件管理流程、規(guī)范；明確和熟悉檔案收檔范圍；

2.分析現(xiàn)有工作程序、流程，按檔案業(yè)務(wù)規(guī)范和協(xié)同管理降本增率需要，將之合理地簡化、整合、增加、調(diào)整之后，建立針對文件管理與檔案工作協(xié)同管理的一套業(yè)務(wù)流程（工作程序、崗位職責(zé)要求）和共同遵守的規(guī)范（公文制發(fā)要符合歸檔規(guī)范），確保文、檔協(xié)同管理的工作機(jī)制程序化、制度化；

3.根據(jù)高職院校根據(jù)自身特點(diǎn)制定具體流程（例如，收到上級文件登記手續(xù)完后即到歸檔手續(xù)；給各有關(guān)單位建立獲獎(jiǎng)登記簿，獲獎(jiǎng)材料紙質(zhì)文件與電子文件同步歸檔等等）。

（四）創(chuàng)新檔案管理工作機(jī)制

要?jiǎng)?chuàng)新檔案管理機(jī)制，就要打破呆板的檔案管理思路和陳舊的管理格局。長期以來，檔案管理工作一直處于封閉式的管理體制。檔案管理的最終目的是利用，因此，檔案管理工作者要“堅(jiān)持以人為本，服務(wù)至上”為原則，為利用者提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，這對檔案工作提出更高的要求，首先要加強(qiáng)自身建設(shè)，熟悉檔案業(yè)務(wù)，要有扎實(shí)的檔案專業(yè)知識(shí)，如檔案文獻(xiàn)編纂學(xué)、檔案保護(hù)技術(shù)學(xué)、檔案縮微技術(shù)學(xué)等；其次要提高素質(zhì)：一是提高政治素質(zhì)，二是提高業(yè)務(wù)素質(zhì)，三是提高能力素質(zhì)。總之，要提高創(chuàng)新能力，取于實(shí)踐，勇于創(chuàng)新。

作者：韋翠清單位：廣西現(xiàn)代職業(yè)技術(shù)學(xué)院