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一、關(guān)于檔案館的管理跨度問(wèn)題

最近，上海石化體制轉(zhuǎn)換后把原總廠一分為二，重組為上海石油化工股份有限公司和中國(guó)石化上海金山實(shí)業(yè)公司兩大塊.原總廠檔案館也成為股份公司下屬的一個(gè)二級(jí)單位，即“上海石油化工股份有限公司檔案館”.筆者認(rèn)為，檔案館作為股份公司的一個(gè)二級(jí)單位未嘗不可，但兩公司應(yīng)聯(lián)合發(fā)文，明確其在業(yè)務(wù)上保留原總廠檔案館對(duì)上海石化各單位的檔案及檔案工作的管理和監(jiān)督的職能.否則，一個(gè)二級(jí)單位無(wú)權(quán)干涉另一個(gè)二級(jí)單位的業(yè)務(wù)工作，所以，檔案館的名稱似應(yīng)改作“上海石化檔案館”為妥，其理由有以下幾點(diǎn):

1.目前稱為“上海石油化工股份有限公司檔案館”，若無(wú)特殊規(guī)定，其管理職能最多只能是管理和監(jiān)督股份公司各機(jī)關(guān)及下屬二級(jí)單位的檔案和檔案工作，無(wú)權(quán)管理和監(jiān)督上海金山實(shí)業(yè)公司和地區(qū)的檔案和檔案工作.

2.從歷史和現(xiàn)實(shí)來(lái)看，原總廠檔案館已經(jīng)收藏了上海石化所有大、中型項(xiàng)目的基本建設(shè)檔案和技術(shù)措施項(xiàng)目的檔案材料以及原總廠機(jī)關(guān)各處室建廠以來(lái)文書(shū)檔案和會(huì)計(jì)檔案材料。從一個(gè)地區(qū)、一個(gè)立檔單位保存檔案的完整性和系統(tǒng)性的要求來(lái)看，今后股份公司和實(shí)業(yè)公司機(jī)關(guān)各處室的文書(shū)檔案和會(huì)計(jì)檔案也應(yīng)統(tǒng)一歸到檔案館為妥。

3.從發(fā)展的觀點(diǎn)看，石化地區(qū)有發(fā)展成為上海市一個(gè)區(qū)或二級(jí)市的可能.現(xiàn)在已經(jīng)有這么一個(gè)初具規(guī)模、具有一定保管條件的檔案館，如果僅僅保管股份公司的企業(yè)檔案，不充分發(fā)揮其作用，而再去造第二個(gè)檔案館來(lái)保存其他檔案，這是不大可能和不現(xiàn)實(shí)的，對(duì)國(guó)家和企業(yè)來(lái)說(shuō)也是一種莫大的浪費(fèi).鑒于以上幾方面的原因，檔案館的名稱應(yīng)稱“上海石化檔案館”為好，可以行使其對(duì)上海石化兩公司和地區(qū)所有檔案和檔案工作的管理和督導(dǎo)的職能.

二、關(guān)于檔案兩級(jí)節(jié)理體制問(wèn)題

上海石化是一個(gè)特大型化工化纖聯(lián)合企業(yè)，規(guī)模龐大，專業(yè)性強(qiáng)，又是集生產(chǎn)生活于一體.為維護(hù)“安全、穩(wěn)定、長(zhǎng)周期、滿負(fù)荷、優(yōu)質(zhì)”的生產(chǎn)秩序和方便其它活動(dòng)的箱要，原總廠的檔案管理體制由總廠檔案館和二級(jí)單位檔案科(室)組成，有的檔案沒(méi)有集中到檔案館，由下屬二級(jí)單位檔案科(室)保存和提供利用.多年的工作實(shí)踐證明，這種管理模式是適合本地區(qū)的企業(yè)特點(diǎn)和地區(qū)環(huán)境特點(diǎn)的，是行之有效的.符合我國(guó)檔案事業(yè)以檔案室為墓礎(chǔ)，以檔案館為主體的一貫方針.但是，總廠檔案部門多年來(lái)接收進(jìn)館的檔案門類和提供利用的實(shí)際情況表明，這種管理模式和進(jìn)館檔案范圍有以下幾個(gè)方面需要改進(jìn):首先要精簡(jiǎn)人員和減少重復(fù)勞動(dòng).當(dāng)前，受市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件的制約，企業(yè)為了減少成本支出，梢簡(jiǎn)管理機(jī)構(gòu)和管理人員已成必然，檔案部門也不例外.但檔案集中統(tǒng)一管理的原則不能變，否則，檔案的收集保管就不完整不齊全，國(guó)家和企業(yè)就會(huì)受到不必要的報(bào)失.為了兼顧這兩方面的關(guān)系，檔案館和二級(jí)單位的檔案機(jī)構(gòu)要充分發(fā)揮各自的優(yōu)勢(shì)，揚(yáng)長(zhǎng)避短，以達(dá)到既精簡(jiǎn)了人員，又不影響整體檔案工作的目的.拿石化檔案館來(lái)說(shuō)，其管理手段、現(xiàn)代化設(shè)備的擁有程度及存放保管檔案的條件等方面所占有的優(yōu)勢(shì)是二級(jí)單位的檔案機(jī)構(gòu)無(wú)法比擬的，其館藏檔案的種類和內(nèi)容的豐富性也超過(guò)任何一個(gè)二級(jí)單位的檔案科(室)，但由于它遠(yuǎn)離二級(jí)單位.而且館藏的很大一部分檔案和二級(jí)單位檔案科(室)的庫(kù)藏檔案重復(fù)，所以，在檔案信息的提供利用方面.檔案利用率又遠(yuǎn)不及二級(jí)單位的檔案部門，不如他們更貼近生產(chǎn)、貼近生活和貼近檔案利用者。但是，每年重復(fù)的檔案材料還在不斷地進(jìn)館，不僅浪費(fèi)了人力財(cái)力，還縮小了檔案館庫(kù)房存放檔案的空間.所以，筆者認(rèn)為，石化檔案館可充分利用其得夭獨(dú)厚的先進(jìn)的縮徽設(shè)備和計(jì)算機(jī)輔助檔案管理系統(tǒng)及M:一此自動(dòng)檢索吊卡系統(tǒng)，將二級(jí)單位檔案部門以藍(lán)圖形式移交的基建項(xiàng)目檔案和引進(jìn)設(shè)備技術(shù)檔案的復(fù)份，改成以縮徽膠卷的載體形式進(jìn)館。當(dāng)然，為了使檔案材料發(fā)揮名符其實(shí)的依據(jù)作用和憑證作用，二級(jí)單位的檔案部門應(yīng)及時(shí)向檔案館移交一份這方面的材料，使館藏檔案始終能夠圖物相符。同樣道理，二級(jí)單位將需永久保存的文書(shū)檔案和會(huì)計(jì)檔案的案卷在衣單位檔案部門保存若干年后也移交給檔案館，本單位只要保存一份移交清單和卷內(nèi)全引目錄就可以了。

這樣，避免了大t檔案材料整理和保管工作的重復(fù)勞動(dòng).檔案館及二級(jí)單位檔案部門的管理人員就可適當(dāng)精簡(jiǎn)，而且可以集中較多的精力來(lái)抓好檔案現(xiàn)代化管理的墓礎(chǔ)工作和檔案信息資諫的開(kāi)發(fā)利用工作，使更多的死檔案材料變成促生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、創(chuàng)經(jīng)濟(jì)效益的活的信息資源，以達(dá)到優(yōu)化館藏(庫(kù)藏)，服務(wù)于經(jīng)濟(jì)、服務(wù)于社會(huì)的根本目對(duì)。關(guān)于改進(jìn)檔案工作的業(yè)務(wù)指導(dǎo)問(wèn)題。多年來(lái).店總廠檔案館的業(yè)務(wù)指導(dǎo)部門在上海市檔案局業(yè)務(wù)部門的直接領(lǐng)導(dǎo)下，對(duì)二級(jí)單位檔案科(室)的檔案管理工作，特別是企業(yè)檔案管理升級(jí)等方面做了許多有成效的指導(dǎo)幫助工作，加上墓層檔案科(室)專、兼職檔案干部辛勒的勞動(dòng)，使上海石化的檔案管理網(wǎng)絡(luò)和檔案管理工作有今天這樣比較扎實(shí)的基礎(chǔ)和較好的社會(huì)信譽(yù).但是應(yīng)該看到過(guò)去的業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作往往依樸毛右攻手段進(jìn)行.雖然《檔案法》宣傳周也進(jìn)行過(guò)幾次，但離依法治檔的要求還存在著一定的距離，某些基層領(lǐng)導(dǎo)的法制觀念和檔案意識(shí)還比較淡薄.所以，有的單位的檔案工作就形成步履艱難的局面，上面推一葉，下面動(dòng)一動(dòng)，不推則不動(dòng)，缺乏自我發(fā)展的意識(shí).因此，筆者認(rèn)為，今后檔案工作的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，首先要放在宣傳和執(zhí)行檔案法制上.要將檔案工作納入法制建設(shè)軌道作為依法治檔的基本條件.在制訂、修改、完善檔案管理的各類規(guī)章制度時(shí)，必須以《檔案法》和《檔案法實(shí)施辦法》為依據(jù).結(jié)合上海石化的具體情況，制訂出切實(shí)可行的規(guī)章和業(yè)務(wù)規(guī)范，來(lái)指導(dǎo)和監(jiān)督基層單位的檔案工作，做到“宏觀管住，微觀搞活”，統(tǒng)一石化各荃層單位檔案的收集、整理、鑒定、統(tǒng)計(jì)、保管、利用等各個(gè)環(huán)節(jié)的業(yè)務(wù)規(guī)范。這樣，就能優(yōu)化進(jìn)館前的各類檔案一方面可以減少進(jìn)館后的重復(fù)整理工作，另一方面可以為檔案現(xiàn)代化管理和計(jì)算機(jī)自動(dòng)檢索做好超前準(zhǔn)備，也為檔案工作的最終目標(biāo)—提供利用打下良好的基礎(chǔ)，為今后在石化地區(qū)建立專業(yè)化、一體化的檔案信息系統(tǒng)和檔案、圖書(shū)、情報(bào)一體化信息系統(tǒng)做好準(zhǔn)備。

總之，正處于機(jī)制轉(zhuǎn)換之際的上海石化檔案管理，給檔案部門和檔案工作者帶來(lái)的問(wèn)題是十分復(fù)雜的，這既是機(jī)遇又是挑戰(zhàn).在以經(jīng)濟(jì)建設(shè)為中心，多種經(jīng)濟(jì)體制并存，政企暫時(shí)并存的石化城，如何發(fā)展石化的檔案事業(yè)和建設(shè)有上海石化特色的社會(huì)主義檔案事業(yè)的確是一個(gè)值得探討的而且具有現(xiàn)實(shí)意義和厲史意義的課題。筆者發(fā)表以上拙見(jiàn)，只不過(guò)是拋磚引玉，目的在于引起有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和同仁的思考，以期共同把上海石化的檔案工作水準(zhǔn)推上一個(gè)新的臺(tái)階。