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摘要：隨著我國(guó)社會(huì)建設(shè)進(jìn)程的加快,各行各業(yè)都得到了前所未有的發(fā)展壯大,其中,房地產(chǎn)市場(chǎng)更是經(jīng)歷了有史以來(lái)最迅猛的發(fā)展,與其相關(guān)的其他行業(yè)也因此而受益。物業(yè)管理在我國(guó)從產(chǎn)生到壯大經(jīng)歷了二十多年。據(jù)相關(guān)統(tǒng)計(jì)顯示,物業(yè)管理行業(yè)已經(jīng)進(jìn)入我國(guó)3/5以上的城市,隨著這個(gè)數(shù)字的變大,我國(guó)物業(yè)管理產(chǎn)業(yè)將會(huì)迎來(lái)其快速發(fā)展壯大的階段,同時(shí)這個(gè)階段也將會(huì)是一個(gè)競(jìng)爭(zhēng)激烈的階段,因此,物業(yè)管理企業(yè)必須全面完善各方面的工作,才能提高自身競(jìng)爭(zhēng)力。這其中,做好物業(yè)檔案的管理工作將為企業(yè)的勝出,增添一個(gè)至關(guān)重要的砝碼。

一、物業(yè)檔案的特點(diǎn)

(一)檔案種類多樣化。由于物業(yè)檔案的主體包括物業(yè)服務(wù)公司、物業(yè)服務(wù)人員、物業(yè)的使用者、物業(yè)的開(kāi)發(fā)商、設(shè)計(jì)者、工程設(shè)計(jì)方、承建商,以及政府有關(guān)部門如計(jì)委、國(guó)土局和房管局、城市規(guī)劃局等單位。因此,在物業(yè)服務(wù)活動(dòng)中就形成了各種類型的專門檔案,如產(chǎn)權(quán)檔案、會(huì)計(jì)檔案、科技檔案(基建檔案、設(shè)備檔案)等專門檔案。這也是物業(yè)檔案不同于其他類型的專門檔案的一個(gè)顯著特點(diǎn)。

(二)載體形式多樣化。物業(yè)檔案形式多樣,主要有圖、文字、卡、冊(cè)、表。其中“,圖”是指根據(jù)實(shí)際需要繪制的各類平面圖、示意圖。“文字”是指在物業(yè)服務(wù)活動(dòng)中形成的各類文字材料,包括早期介入文件、接管驗(yàn)收文件、房屋及設(shè)備的修繕工程合同、房屋租賃合同、房屋裝修合同、業(yè)主和住戶來(lái)訪記錄、代收費(fèi)用的協(xié)議等。這部分材料數(shù)量大、種類多,是物業(yè)檔案的主要組成部分?！翱ā笔侵父鶕?jù)需要制作的內(nèi)容濃縮、檢索方便的各類卡片,包括設(shè)備保養(yǎng)卡、維修記錄卡等?！皟?cè)”是指為了增加信息容量、提高管理效率而建立的業(yè)主繳費(fèi)手冊(cè)、綠化管理手冊(cè)等?！氨怼笔侵阜课蒡?yàn)收質(zhì)量登記表、業(yè)戶情況登記表、房屋裝修申請(qǐng)表。

(三)檔案的動(dòng)態(tài)性較強(qiáng)。物業(yè)可能需要進(jìn)行維修、養(yǎng)護(hù),業(yè)主可能因物業(yè)的買賣、交換、繼承等權(quán)屬變更而變更,住戶更有可能因租賃關(guān)系的改變而頻繁變動(dòng),因此,相對(duì)應(yīng)的物業(yè)及人的文件材料也要不斷地添加到檔案中去,從而形成物業(yè)檔案的一個(gè)顯著特點(diǎn)———?jiǎng)討B(tài)性較強(qiáng)。

(四)公開(kāi)性和隱秘性并存。物業(yè)檔案具有一定的公開(kāi)性,因?yàn)槲飿I(yè)檔案記錄著有關(guān)物業(yè)及對(duì)物業(yè)進(jìn)行管理的情況,這部分檔案內(nèi)容對(duì)與本物業(yè)有關(guān)的所有人員來(lái)說(shuō)都是公開(kāi)的,如物業(yè)的維修檔案,有關(guān)綠化、環(huán)衛(wèi)、保安的檔案等。但物業(yè)檔案又具有一定的隱秘性,因?yàn)樗舶罅康碾[私內(nèi)容,這部分檔案內(nèi)容是不便于公開(kāi)的,如業(yè)主(或住戶)的個(gè)人資料、物業(yè)中的產(chǎn)權(quán)資料等。

二、物業(yè)檔案的科學(xué)管理方法

(一)集中統(tǒng)一管理,分區(qū)保存。一個(gè)物業(yè)服務(wù)企業(yè)可能管理多個(gè)住宅小區(qū),每個(gè)小區(qū)離物業(yè)服務(wù)總公司都非常遠(yuǎn),有些檔案如業(yè)主檔案、基本建設(shè)及維修檔案可放在管轄區(qū)自行保管,便于利用。

(二)與物業(yè)服務(wù)項(xiàng)目延伸保持同步。隨著物業(yè)服務(wù)項(xiàng)目的不斷拓展,除了傳統(tǒng)意義上的樓宇維修、養(yǎng)護(hù)、清潔、保安外,物業(yè)服務(wù)的內(nèi)容已延展到工程咨詢和監(jiān)理、物業(yè)功能布局和劃分、市場(chǎng)行情調(diào)查和預(yù)測(cè)、目標(biāo)客戶群認(rèn)定、物業(yè)租售推廣、通訊及旅行安排、智能系統(tǒng)化服務(wù)、專門性社會(huì)保障服務(wù)等全方位服務(wù)。物業(yè)檔案建設(shè)要和物業(yè)服務(wù)項(xiàng)目的延伸保持同步,以保證物業(yè)檔案信息的齊全完整。

(三)移交規(guī)范。按照《物業(yè)管理?xiàng)l例》的規(guī)定,在辦理物業(yè)承接驗(yàn)收手續(xù)時(shí),建設(shè)單位應(yīng)當(dāng)向物業(yè)企業(yè)移交下列資料:①竣工總平面圖,單體建筑、結(jié)構(gòu)、設(shè)備竣工圖,配套設(shè)施、地下管網(wǎng)工程竣工圖等竣工驗(yàn)收資料;②設(shè)施設(shè)備的安裝、使用和維護(hù)保養(yǎng)等技術(shù)資料;③物業(yè)質(zhì)量保修文件和物業(yè)使用說(shuō)明文件;④物業(yè)管理所必需的其他資料。物業(yè)企業(yè)應(yīng)當(dāng)在前期物業(yè)服務(wù)合同終止時(shí)將上述資料移交給業(yè)主委員會(huì)。物業(yè)企業(yè)承接物業(yè)時(shí),業(yè)主委員會(huì)應(yīng)當(dāng)向物業(yè)企業(yè)移交竣工總平面圖,單體建筑、結(jié)構(gòu)、設(shè)備竣工圖,配套設(shè)施、地下管網(wǎng)工程竣工圖等竣工驗(yàn)收資料。物業(yè)服務(wù)合同終止時(shí),物業(yè)服務(wù)企業(yè)還應(yīng)當(dāng)將上述資料交還給業(yè)主委員會(huì)。開(kāi)發(fā)建設(shè)單位應(yīng)該將開(kāi)發(fā)建設(shè)的物業(yè)檔案材料在移交物業(yè)管理時(shí)同時(shí)移交給物業(yè)管理單位;更換物業(yè)管理單位時(shí),原物業(yè)管理單位也應(yīng)該將物業(yè)開(kāi)發(fā)建設(shè)的檔案材料和在物業(yè)管理中維修養(yǎng)護(hù)、更新改造的物業(yè)檔案材料向新的物業(yè)管理單位移交。移交時(shí),雙方要查驗(yàn)移交檔案的數(shù)量及質(zhì)量,并履行簽字蓋章等相關(guān)移交手續(xù),確保物業(yè)檔案的來(lái)源清楚,去向明確。

(四)建立個(gè)性化物業(yè)檔案資料。個(gè)性化物業(yè)檔案是指業(yè)主的個(gè)人資料、家庭情況、生活習(xí)慣、出行規(guī)律、朋友往來(lái)等情況的檔案資料。其實(shí),對(duì)這些檔案資料的收集(在法律允許的范圍內(nèi))和管理,與其他的物業(yè)檔案比起來(lái)顯得更重要,它體現(xiàn)物業(yè)公司人性化的一面,這樣不但有利于對(duì)業(yè)主實(shí)施個(gè)性化服務(wù),而且也直接關(guān)系到物業(yè)公司的管理質(zhì)量與服務(wù)品位。但是進(jìn)行此項(xiàng)工作必須充分以尊重業(yè)主的個(gè)人隱私為基礎(chǔ)。

(五)實(shí)行檔案質(zhì)量終身負(fù)責(zé)制。物業(yè)檔案來(lái)源廣泛,形式多樣,動(dòng)態(tài)性很強(qiáng),有些檔案材料還要幾經(jīng)轉(zhuǎn)手移交。檔案的真實(shí)性、可靠性是有效利用檔案的前提,物業(yè)檔案的質(zhì)量要實(shí)行終身負(fù)責(zé)制。業(yè)主委員會(huì)在與物業(yè)服務(wù)企業(yè)簽訂物業(yè)服務(wù)合同時(shí),應(yīng)將檔案的規(guī)范管理納入到物業(yè)服務(wù)合同中,物業(yè)服務(wù)企業(yè)要對(duì)其產(chǎn)生的準(zhǔn)確性作出承諾。當(dāng)然,物業(yè)檔案中來(lái)源于開(kāi)發(fā)商、業(yè)主等其它檔案形成者的真實(shí)性、可靠性由其檔案形成者對(duì)檔案內(nèi)容的真實(shí)性負(fù)責(zé)任。這樣,社區(qū)居民在利用物業(yè)檔案的過(guò)程中,因檔案內(nèi)容失真,造成人員傷亡或經(jīng)濟(jì)損失時(shí),可以明確劃分過(guò)錯(cuò)責(zé)任,止訟平紛。

物業(yè)檔案資料管理對(duì)于一個(gè)物業(yè)管理公司來(lái)說(shuō),是一筆十分寶貴的財(cái)富。只要我們不斷提高對(duì)物業(yè)檔案重要性的認(rèn)識(shí),把握物業(yè)檔案的特點(diǎn)以及與物業(yè)管理的關(guān)系,牢固樹(shù)立物業(yè)檔案質(zhì)量意識(shí),建立明確的管理目標(biāo)和管理制度,實(shí)施對(duì)物業(yè)檔案的有效管理,物業(yè)檔案在物業(yè)管理工作中的重要作用就能充分發(fā)揮出來(lái)。