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【摘要】內(nèi)部控制對保證企業(yè)經(jīng)濟活動有效進行起著十分重要的作用，一個合理完善的采購內(nèi)部控制制度的落實已成為實現(xiàn)企業(yè)降低成本、保證企業(yè)利益最大化的重要條件。文章從分析采購業(yè)務內(nèi)部控制制度的必要性入手，強調(diào)了采購業(yè)務內(nèi)部會計控制的基本制度并對制度的流程進行了設計，對完善企業(yè)采購業(yè)務內(nèi)部控制制度提出了新的看法。

【關鍵詞】企業(yè)；采購業(yè)務；內(nèi)部控制

近年來，因為采購環(huán)節(jié)內(nèi)部控制不得當、不嚴密而產(chǎn)生貪污、受賄、浪費的案例不勝枚舉，缺乏透明度的采購過程，產(chǎn)生了“以權謀私，暗箱操作，弄虛作假，收受回扣，跑冒滴漏”等問題，導致企業(yè)采購物品質(zhì)次價高，資金使用效益低下，故加強采購環(huán)節(jié)的內(nèi)部會計控制，刻不容緩。

1采購業(yè)務進行內(nèi)部控制的必要性

采購，是指單位為了滿足物品（原材料、固定資產(chǎn)、辦公用品等）或勞務（技術、服務等）等需要進行的各項經(jīng)濟業(yè)務活動。在社會化大生產(chǎn)的環(huán)境下，任何單位要維持正常的生產(chǎn)或經(jīng)營，都必須進行采購經(jīng)濟業(yè)務活動，可以說，采購是各單位經(jīng)濟活動中最頻繁的、最常見的表現(xiàn)形式之一。內(nèi)部會計控制是實施企業(yè)內(nèi)部管理一個重要的組成部分。在采購業(yè)務的過程中內(nèi)部會計控制的目標是：合理經(jīng)濟的進行各種采購業(yè)務；支付款項后獲得相應的物品或勞務；合理揭示企業(yè)應享有的折扣、折讓；及時支付款項，維護良好信譽。所以在采購過程中恰當?shù)剡\用內(nèi)部會計控制，有利于減少疏忽、錯誤及違法、違規(guī)行為，促進企業(yè)健康發(fā)展。

2采購業(yè)務內(nèi)部會計控制的基本制度

為了充分發(fā)揮采購業(yè)務內(nèi)部會計控制的作用，實現(xiàn)控制目標，應針對采購業(yè)務的內(nèi)容，設計以下采購業(yè)務內(nèi)部會計控制的基本制度。

2.1不相容職務分離

在采購業(yè)務中，需要適當職務分離的有：

（1）物品或勞務需要部門，不能同時擔任采購職務;

（2）付款審批人和付款執(zhí)行人不能同時辦理尋求供應商和索價業(yè)務;

（3）物品的采購人不能同時擔任物品的驗收工作;

（4）物品的采購、儲存和使用人不能同時擔任賬務的記錄工作;

（5）接受各種物品或勞務的部門或主管人，適當?shù)赝~簿記錄人分離;

（6）審核付款人應同付款人職務分離;

（7）記錄應付賬款的人不能同時擔任付款業(yè)務;

2.2正確的授權審批

對于采購循環(huán)，一般應予以關注的控制審批要點包括：

（1）企業(yè)的生產(chǎn)計劃部門一般會根據(jù)顧客訂單或者對銷售預測和存貨要求的分析來決定生產(chǎn)授權；

（2）企業(yè)對資本支出和租賃合同通常會特別授權，只容許特定人員提出請購；

（3）采購合同的簽訂需經(jīng)有關授權人員審批；

（4）采購款項的支付應經(jīng)有關授權人員審批；

2.3訂貨報價控制

訂貨報價是采購業(yè)務中的核心，其中對供應商的選擇又是保證所購物品成本和質(zhì)量目標實現(xiàn)的重中之重，控制措施有：

（1）定期審查供應商的基本資料，如產(chǎn)品價格、質(zhì)量、供貨條件、信譽、售后服務以及供應商的設備狀況、技術水平和財務狀況等，為企業(yè)采購決策提供可靠信息。

（2）對所有潛在供應商應就其質(zhì)量、技術、財務狀況的可行性進行調(diào)查。調(diào)查內(nèi)容包括：企業(yè)采購業(yè)務內(nèi)部會計控制探討設備、工藝能力、質(zhì)量記錄、運輸記錄、勞動力情況、成本結(jié)構(gòu)、財務狀況、售后培訓意向。

（3）對于一般和重要物品或勞務采購，應建立由采購、技術等部門參與的比質(zhì)比價體系，綜合考慮價格、質(zhì)量、供貨條件、信譽和售后服務等。

2.4充分的憑證和記錄

為實現(xiàn)采購業(yè)務內(nèi)部會計控制目標，企業(yè)應建立以采購申請、經(jīng)濟合同、驗收、入庫單和結(jié)算憑證為載體的控制系統(tǒng)。

2.5稽核和監(jiān)督評價

通過對采購業(yè)務的事前分析與評價和事后稽核、檢查和監(jiān)督評價采購業(yè)務的正確性、合理性起到把關、驗收的作用。

3采購業(yè)務主要流程及其控制

采購業(yè)務需要由供應、采購、驗收、財會各部門共同協(xié)助完成。

為了充分發(fā)揮采購與付款的內(nèi)部會計控制的作用，實現(xiàn)采購與付款的內(nèi)部會計控制目標，應對企業(yè)主要的采購與付款業(yè)務流程進行具體的內(nèi)部會計控制。

3.1請購

提出物品和勞務的需要是采購環(huán)節(jié)的開始，企業(yè)可以根據(jù)不同的需要制定不同的請購制度。

其中還包括詢價并確定供應商。由企業(yè)指定的詢價人員對擬采購的物資進行供應商查詢,查詢內(nèi)容包括供應商的價格、質(zhì)量、可享受的折扣、付款條件、交貨時間和供應商的信譽等,采購詢問比較清楚后,交由授權的主管人員對《請購單》或《訂貨單》進行二次審批,確定供應商。

3.2采購

無論何種需要的請購，采購部門在收到經(jīng)過審批的請購單后都必須作出以下三方面的決定：應訂購多少；向誰發(fā)出訂貨單；什么時候發(fā)出訂貨單。

3.3驗收

為了達到控制目的，驗收入庫的職能必須由獨立于請購、采購和會計部門的人員來承擔。

質(zhì)量檢驗也是驗收工作很重要的一部分。采購物資運抵企業(yè)后，首先應由企業(yè)的質(zhì)量檢驗部門對此批物資進行質(zhì)量的驗收和檢測，檢測的依據(jù)是《請購單》或《訂貨單》、《購銷合同》和企業(yè)內(nèi)部質(zhì)量管理要求，在確認無誤后，質(zhì)量檢驗部門填寫《驗收單》，并簽名蓋章。

3.4審核

對購貨業(yè)務的各種憑證進行嚴格的審查，是保證業(yè)務的合法、合理性、內(nèi)部控制制度的嚴密性的重要手段。

3.5付款

付款這一環(huán)節(jié)表示采購業(yè)務的結(jié)束。對于現(xiàn)金支付的交易，為了進一步強化內(nèi)部控制，還應當提倡根據(jù)付款憑證而不是原始憑證支付現(xiàn)金的方式。對于企業(yè)采用賒賬方式購買物品時，必然形成債務，由此而引發(fā)債務結(jié)算業(yè)務也必須對此加強控制。

3.6帳務處理

財務部門在收集到采購單據(jù)齊全的情況下，應按照《會計核算規(guī)定》及時、準確地編制記帳憑證，并將上述支持性憑證（請購單、訂購單、驗收單、外購物資入庫單、專用發(fā)票，若為進口的還應包括報關單）附在記帳憑證的后面，如資料較多，也可另外裝訂成冊，注明索引號后存檔。每月應根據(jù)記帳憑證準確、及時地登記入“存貨”及“貨幣資金”、“應付帳款”分類明細帳中。

3.7對帳

財務部門應于每月月末與供應商進行貨款結(jié)算的核對。取得供應商對帳單,審核其余額與企業(yè)“應付帳款”余額是否一致,在考慮買賣雙方在收發(fā)貨物上可能存在時間差等因素之后,企業(yè)與供應商的月末余額應保持一致。

總之，內(nèi)部控制制度貫穿于企業(yè)經(jīng)營活動的各個方面，企業(yè)應在采購業(yè)務中實施內(nèi)部會計控制，對請購、審批、簽約、采購、驗收、審核和付款等環(huán)節(jié)建立標準化的業(yè)務處理程序；健全以采購申請、經(jīng)濟合同、結(jié)算憑證、驗收入庫單據(jù)為載體的控制系統(tǒng)；加強對請購、采購、驗收、付款關鍵點的控制，實施采購決策環(huán)節(jié)的相互制約和監(jiān)督機制。只有這樣，才能有效的堵塞采購業(yè)務過程中的漏洞、消除隱患、保護企業(yè)財產(chǎn)安全、防止舞弊行為的發(fā)生。相信隨著管理層對這項工作重視程度的加深，企業(yè)一定會沿著各項制度良性循環(huán)的軌道健康發(fā)展。

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作者簡介：程新（1972-），女，會計師，主要從事財務管理工作。

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