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摘要:在信息技術(shù)日新月異的今天,會(huì)計(jì)電算化已成為會(huì)計(jì)工作發(fā)展的必然選擇。本文就電算化會(huì)計(jì)與手工會(huì)計(jì)在核算方法上進(jìn)行了比較分析,簡(jiǎn)要分析了兩者之間的差異,重點(diǎn)闡述了會(huì)計(jì)電算化對(duì)會(huì)計(jì)核算方法的影響和變革。

關(guān)鍵詞:會(huì)計(jì)電算化;核算方法;影響

前言

隨著經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的發(fā)展,企業(yè)內(nèi)外的信息使用者對(duì)會(huì)計(jì)信息的需求不僅在數(shù)量上有了大幅度的增加,而且在質(zhì)量上要求有更高的精確度,并對(duì)會(huì)計(jì)信息的正確性、相關(guān)性、適應(yīng)性和及時(shí)性提出了更高的要求。顯然手工條件下的會(huì)計(jì)處理已無(wú)法適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展的要求,此時(shí),會(huì)計(jì)電算化也就應(yīng)運(yùn)而生,并得以迅速發(fā)展。計(jì)算工具、存儲(chǔ)介質(zhì)和工作模式的轉(zhuǎn)變,對(duì)傳統(tǒng)會(huì)計(jì)工作帶來(lái)了深刻的影響,并改變著傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)工作。雖然目前會(huì)計(jì)電算化在我國(guó)企業(yè)中已經(jīng)得到普及,而且在一些大中型企業(yè)中“網(wǎng)絡(luò)財(cái)務(wù)”的應(yīng)用已十分成熟。但是,也還有相當(dāng)一部分會(huì)計(jì)人員對(duì)電算化工作還只是停留在感性認(rèn)識(shí)上,被動(dòng)地實(shí)施著各項(xiàng)操作,造成了許多會(huì)計(jì)人員對(duì)電算化業(yè)務(wù)處理方式產(chǎn)生疑惑。

會(huì)計(jì)電算化是以計(jì)算機(jī)為主要工具,把當(dāng)代電子技術(shù)和信息技術(shù)應(yīng)用到會(huì)計(jì)實(shí)務(wù)中的簡(jiǎn)稱,是用計(jì)算機(jī)替代人工記賬、算賬、報(bào)賬以及部分替代人腦完成對(duì)會(huì)計(jì)信息的分析、預(yù)測(cè)和決策的過(guò)程。由于會(huì)計(jì)電算化的實(shí)施,對(duì)手工條件下的會(huì)計(jì)核算方法、會(huì)計(jì)組織方式、內(nèi)部控制等方面都產(chǎn)生了較大的影響,本文僅就會(huì)計(jì)電算化對(duì)會(huì)計(jì)核算方法的影響做一探討。

1會(huì)計(jì)電算化對(duì)會(huì)計(jì)核算方法的影響

會(huì)計(jì)核算方法,是連續(xù)、系統(tǒng)、全面地綜合反映會(huì)計(jì)對(duì)象所運(yùn)用的察觀、計(jì)量、記錄的方法,包括設(shè)置賬戶、復(fù)式記賬、填制與審核憑證、登記賬簿、成本核算、財(cái)產(chǎn)清查、編制會(huì)計(jì)報(bào)表等一系列專門方法。以下將分別論述實(shí)行會(huì)計(jì)電算化后對(duì)會(huì)計(jì)核算方法的影響。

1.1會(huì)計(jì)電算化對(duì)會(huì)計(jì)科目設(shè)置的影響

手工會(huì)計(jì)條件下,我們用到哪一個(gè)會(huì)計(jì)科目,直接寫(xiě)出該會(huì)計(jì)科目的名稱即可,對(duì)科目代碼的要求并不是很嚴(yán)格。但是,實(shí)行電算化后,無(wú)論憑證的錄入、賬簿的登記,還是對(duì)賬、證表的查詢,凡是有會(huì)計(jì)科目的地方,我們就會(huì)使用科目代碼來(lái)代替科目名稱,從而使電算化會(huì)計(jì)中的會(huì)計(jì)核算體系較之手工會(huì)計(jì)核算更方便、更合理。因此可以說(shuō)科目編碼方式的變化是會(huì)計(jì)電算化以后對(duì)會(huì)計(jì)實(shí)務(wù)最直接的影響之一。

另外,在電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)中,不僅會(huì)計(jì)科目要用到編碼,對(duì)操作人員、往來(lái)賬單位等也會(huì)用到編碼,更利于核算、查詢等工作的開(kāi)展,從而利于管理人員的管理。例如電算化會(huì)計(jì)下,對(duì)往來(lái)輔助業(yè)務(wù)核算時(shí),系統(tǒng)會(huì)依據(jù)往來(lái)單位的代碼進(jìn)行勾兌,并可勾稽有關(guān)會(huì)計(jì)科目的相互關(guān)系。這樣就可以減輕會(huì)計(jì)人員的勞動(dòng)強(qiáng)度,從而使會(huì)計(jì)人員有充分的時(shí)間考慮收賬、付款等策略,提供有用的信息給經(jīng)營(yíng)管理者。

1.2會(huì)計(jì)電算化對(duì)填制與審核憑證的影響

會(huì)計(jì)憑證是記錄經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)和明確經(jīng)濟(jì)責(zé)任的書(shū)面證明,是記賬的依據(jù)。手工條件下,會(huì)計(jì)憑證按照填制程序的不同分為原始憑證和記賬憑證兩種。記賬憑證根據(jù)審核后的原始憑證編制,實(shí)行會(huì)計(jì)電算化后,這一基本程序仍不會(huì)改變,會(huì)計(jì)人員仍然是根據(jù)審核后的原始憑證將有關(guān)數(shù)據(jù)輸入計(jì)算機(jī),完成記賬憑證的填制。但是,電算化的實(shí)行對(duì)手工條件下憑證的填制與審核產(chǎn)生了影響,表現(xiàn)在如下方面:①原始單據(jù)承載的信息量加大。在手工方式下信息的提供可以從不同的途徑獲得,而在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中,原始單據(jù)將成為資料的惟一入口。原始單據(jù)的錄入,將滿足各層次信息需要者的要求,這就要求原始單據(jù)中,承載更多的信息量。②記賬憑證添加了“科目代碼”欄。手工條件下,編制記賬憑證時(shí)直接寫(xiě)出科目名稱即可,而在向計(jì)算機(jī)中錄入憑證時(shí)可以直接錄入各個(gè)科目的代碼,計(jì)算機(jī)根據(jù)代碼自動(dòng)產(chǎn)生相應(yīng)科目的名稱,這就大大提高了錄入速度。另外,電算化條件下,憑證要素和格式都是由會(huì)計(jì)人員事先按會(huì)計(jì)制度設(shè)定好,只要與制度不符合的憑證,計(jì)算機(jī)就會(huì)拒絕接受,這樣會(huì)促使會(huì)計(jì)憑證規(guī)范化程度得以進(jìn)一步提高。③憑證中各數(shù)據(jù)項(xiàng)根據(jù)類型、范圍和勾稽關(guān)系可以進(jìn)行有效控制,從而使一些不合規(guī)范的錄入不能輸入到計(jì)算機(jī)中。如會(huì)計(jì)分錄中的會(huì)計(jì)科目必須在設(shè)置的會(huì)計(jì)科目表中已經(jīng)存在并且是最底層的明細(xì)科目,與手工會(huì)計(jì)條件下相比,更有利于會(huì)計(jì)科目規(guī)范化,更符合國(guó)家統(tǒng)一會(huì)計(jì)制度規(guī)定,根據(jù)當(dāng)前科目的屬性確定是否具有某些項(xiàng)目,如往來(lái)單位、結(jié)算單據(jù)號(hào)碼等,這些輔助項(xiàng)目都可在記賬憑證中反映出來(lái),與手工條件下記賬憑證相比,可以更方便的查詢有關(guān)輔助項(xiàng)目。在電算化條件下,憑證借貸方金額必須相等才能保存,在初始化設(shè)置中應(yīng)事先確定憑證中供方或貸方必有或必?zé)o科目、非法對(duì)應(yīng)科目等,編號(hào)可以自動(dòng)連續(xù),日期可以限制順序等。通過(guò)這些,在電算化條件下對(duì)于會(huì)計(jì)憑證的填制與審核,可以使會(huì)計(jì)憑證更加規(guī)范化,同時(shí)也可以降低會(huì)計(jì)憑證的差錯(cuò)率。④手工條件下,會(huì)計(jì)憑證的生成都是由人工書(shū)寫(xiě)來(lái)完成的,在電算化會(huì)計(jì)中會(huì)計(jì)憑證輸入模塊中一般的憑證處理都是由人工錄入來(lái)完成的,類似于手工條件下的處理。但是,大多數(shù)會(huì)計(jì)核算軟件都提供自動(dòng)轉(zhuǎn)賬功能,即由計(jì)算機(jī)根據(jù)程序設(shè)計(jì)可自己生成所需憑證,它主要用于定期結(jié)轉(zhuǎn)損益、結(jié)轉(zhuǎn)有關(guān)稅金的賬務(wù)業(yè)務(wù)處理。⑤在記賬憑證發(fā)生錯(cuò)誤時(shí),兩種條件下的處理也有所不同,結(jié)賬前的處理類似,沒(méi)有太大的區(qū)別。在結(jié)賬后,手工條件下可采用劃線更正的方法,并需使原有字跡仍可辨認(rèn)。在電算化條件下,有些核算軟件提供了反結(jié)賬的功能,可對(duì)已發(fā)生的錯(cuò)誤憑證進(jìn)行修改,并能刪除原錯(cuò)誤憑證,或采用補(bǔ)充登記法或紅字沖銷法進(jìn)行修改,我們提倡使用后面的兩種方法進(jìn)行修改,而一般情況下不使用反結(jié)賬的方法修改。⑥鍵盤操作較之手工處理的“筆誤”更容易發(fā)生“誤操作”,因而“憑證填制”在操作功能上分為“填制”、“修改”、“刪除”等步驟以進(jìn)行正確性控制。⑦填制好的憑證同樣需要審核。由于在電算化會(huì)計(jì)中憑證是全部資料的惟一入口,即一般情況下只要憑證輸入正確,賬、表資料則一定正確對(duì)待,所以對(duì)于憑證的錄入、審核就顯得非常有必要。

2會(huì)計(jì)電算化對(duì)賬簿的影響

在手工會(huì)計(jì)登賬時(shí),總賬由一名會(huì)計(jì)人員根據(jù)憑證匯總進(jìn)行登賬,明細(xì)賬由另一名會(huì)計(jì)人員根據(jù)憑證平等登記入賬,月末檢查兩者是否相等。由于兩名會(huì)計(jì)在登記入賬時(shí)有可能發(fā)生錯(cuò)誤,平行登賬就可以檢查錯(cuò)誤。但在電算化會(huì)計(jì)中,總賬與明細(xì)賬均來(lái)源于記賬憑證,其他的處理均由計(jì)算機(jī)內(nèi)部來(lái)完成的,而計(jì)算機(jī)的內(nèi)部運(yùn)算一般情況下是不可能發(fā)生錯(cuò)誤的,所以在電算化會(huì)計(jì)中總賬恒等于明細(xì)賬,平行登賬的校驗(yàn)功能在電算化會(huì)計(jì)中失去了在手工體條件下所起的作用,取而代之的是對(duì)數(shù)據(jù)輸入階段的控制,以保證數(shù)據(jù)處理的結(jié)果是正確可靠的。

2.1會(huì)計(jì)電算化對(duì)明細(xì)賬的影響

手工會(huì)計(jì)時(shí),由于手工會(huì)計(jì)憑證查詢的單一性,所以采用復(fù)式記賬法,將會(huì)計(jì)資料進(jìn)行分類、歸集,設(shè)置了明細(xì)賬,以便可以分賬戶查詢憑證。明細(xì)賬實(shí)際上就是將手工憑證按照科目重新將分錄錄抄寫(xiě)一遍,既麻煩又可能出錯(cuò),而目的是為了核對(duì)和查詢方便。在電算化會(huì)計(jì)中憑證的查詢可以提供多種條件組合條件,且計(jì)算機(jī)處理快速準(zhǔn)確,實(shí)行會(huì)計(jì)電算化后,消除了手工處理過(guò)程中重復(fù)抄錄、容易疲勞、易出錯(cuò)、傳遞緩慢等不利條件,從而可以大大提高會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)處理的效率和質(zhì)量。

2.2會(huì)計(jì)電算化對(duì)賬簿的查詢的影響

使用計(jì)算機(jī)處理會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)后,日常查賬工作變得易如反掌。一般的會(huì)計(jì)軟件都提供了強(qiáng)大的賬簿查詢功能,用戶可以根據(jù)需要輸入查詢條件,計(jì)算機(jī)會(huì)迅速地調(diào)出符合條件的賬簿資料在屏幕上顯示出來(lái),這里的條件可以是一個(gè),也可以幾個(gè)條件的組合。相對(duì)于手工會(huì)計(jì)條件下的查賬工作而言,用計(jì)算機(jī)查賬的工作量變得微乎其微,而查賬的效率和質(zhì)量則是與手工條件下查賬工作是不可同日而語(yǔ)的。

2.3會(huì)計(jì)電算化對(duì)科目匯總與記賬憑證匯總的影響

科目匯總、原始憑證匯總的主要目的是減輕工作量和便于試算平衡。實(shí)行會(huì)計(jì)電算化后,登記賬簿之前可以“匯總”而是必須匯總。電算化系統(tǒng)可根據(jù)需要隨時(shí)對(duì)任意范圍的憑證進(jìn)行匯總,匯總速度較快且準(zhǔn)確,計(jì)算機(jī)不會(huì)因疏漏出現(xiàn)總賬與明細(xì)登記結(jié)果不一致的情況,因?yàn)樵谟涃~之前系統(tǒng)已自動(dòng)進(jìn)行了“試算平衡”。

此外,原手工會(huì)計(jì)下,記總賬與記明細(xì)賬是分開(kāi)進(jìn)行的,主要目的是通過(guò)總賬與明細(xì)賬的相互核對(duì)以發(fā)現(xiàn)手工記賬或匯總過(guò)程中出現(xiàn)的差錯(cuò),電算化后,計(jì)算機(jī)記賬與匯總是不會(huì)發(fā)生差錯(cuò)的,因此,電算化對(duì)于憑證的匯總主要目的是察看一下哪些憑證是否已經(jīng)經(jīng)過(guò)審核,是否已經(jīng)記賬這樣一些工作,而不像手工會(huì)計(jì)條件下那樣起到核對(duì)的作用。

3會(huì)計(jì)電算化對(duì)對(duì)賬工作的影響

手工會(huì)計(jì)核算的對(duì)賬工作,一般可分為賬證核對(duì)、賬賬核對(duì)、賬表核對(duì)和賬時(shí)核對(duì)四個(gè)方面。在電算化條件下除賬實(shí)核對(duì)以外,其他三個(gè)方面的核對(duì)要求及核對(duì)方式都發(fā)生了變化:

3.1賬證核對(duì),需進(jìn)一步加強(qiáng)

記賬憑證和原始憑證的賬證核對(duì)應(yīng)進(jìn)一步加強(qiáng),這是由于從原始憑證的歸集、整理、審核到填制記賬憑證,這一系列過(guò)程不是依靠人的處理來(lái)完成的,因此差錯(cuò)必須會(huì)出現(xiàn)。同時(shí)由于計(jì)算機(jī)對(duì)資料的自動(dòng)處理和共享調(diào)用,使記賬憑證向計(jì)算系統(tǒng)的錄入近乎是會(huì)計(jì)核算的惟一數(shù)據(jù)輸入環(huán)節(jié)。它的正確與否決定了后續(xù)其他各環(huán)節(jié)。另外,由于記賬憑證錄入后的其他各環(huán)節(jié)是自動(dòng)完成的,就使人們對(duì)這些賬目資料失去了直接接觸的機(jī)會(huì)。所以,對(duì)于賬證核對(duì)應(yīng)進(jìn)一步加強(qiáng),加大核對(duì)力度,以保證記賬憑證的處理是準(zhǔn)確的。

3.2賬賬核對(duì)基本可以取消

對(duì)于錄入到計(jì)算機(jī)的記賬憑證進(jìn)行總賬、明細(xì)賬、日記賬的登賬,因?yàn)檫@些工作是由計(jì)算機(jī)程序自動(dòng)完成的,它們之間的資料是一致的,所以以核對(duì)為目的賬賬核對(duì)已經(jīng)失去了原來(lái)的意義。

3.3賬表核對(duì)要區(qū)別對(duì)待

因?yàn)閳?bào)表也是由計(jì)算機(jī)生成的,所以從理論上說(shuō)一張報(bào)表設(shè)計(jì)并經(jīng)過(guò)檢驗(yàn)后應(yīng)該是準(zhǔn)確無(wú)誤的,自然也就是沒(méi)有必要進(jìn)行“賬表核對(duì)”了。但是,由于各單位的業(yè)務(wù)情況是千差萬(wàn)別的,各單位會(huì)計(jì)科目的設(shè)置也是有所不同的,這些因素使得報(bào)表填列公式缺乏規(guī)范性;還有報(bào)表公式編輯的完整性沒(méi)有絕對(duì)保障,所以對(duì)于賬表核對(duì)應(yīng)區(qū)別對(duì)待:對(duì)于業(yè)務(wù)較穩(wěn)定,電算化水平較高的企業(yè)賬表核對(duì)也失去了其最初的設(shè)置目的,反之,則仍有必要進(jìn)行賬表核對(duì)。

4會(huì)計(jì)電算化對(duì)報(bào)表輸出的影響

在手工會(huì)計(jì)條件下,對(duì)于報(bào)表中的資料,一部分是財(cái)務(wù)人員從賬簿、其他報(bào)表上獲取,然后手工填入報(bào)表;還有一部分是根據(jù)基本資料進(jìn)行計(jì)算,然后將結(jié)果填入報(bào)表,當(dāng)報(bào)表中的一個(gè)數(shù)據(jù)出錯(cuò),整張報(bào)表都需重新計(jì)算,然后再填寫(xiě),手工條件下,編寫(xiě)報(bào)表是一件費(fèi)時(shí)、費(fèi)工、費(fèi)力的事情。

電算化條件下,一般的會(huì)計(jì)核算軟件中都有兩種編制報(bào)表的方法:一種是利用報(bào)表模塊編制,計(jì)算機(jī)利用已定義好的報(bào)表格式,取數(shù)公式自動(dòng)的從賬務(wù)核算系統(tǒng)或其他會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)中采集資料,生成所需的報(bào)表。另一方法是用戶可以自己定義報(bào)表格式、報(bào)表中的取數(shù)公式等項(xiàng)內(nèi)容,這些資料也由計(jì)算機(jī)從賬務(wù)核算系統(tǒng)中取數(shù),也由計(jì)算機(jī)來(lái)完成所需的報(bào)表編制工作。