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摘要:文章分析了我國高校會計電算化、網(wǎng)絡化對傳統(tǒng)財會工作的影響及其發(fā)展中存在的問題,提出了發(fā)展高校會計電算化、網(wǎng)絡化的途徑和對策。

關鍵詞:會計電算化網(wǎng)絡化

隨著高等學校資金籌集渠道的多元化和經(jīng)濟活動的日趨頻繁,高校會計核算已經(jīng)進入了電算化、網(wǎng)絡化時代。自20世紀80年代以來高校會計電算化經(jīng)歷了從無到有、從小到大的發(fā)展過程。據(jù)估算目前全國大約有90%以上的高校實現(xiàn)了會計電算化并逐步進入網(wǎng)絡化。會計電算化是指以電子計算機為主的當代電子技術和信息技術應用到會計實務的簡稱,是以電子計算機代替人工,實現(xiàn)記賬、算賬、報賬、查賬以及部分需由人腦完成的對會計信息(數(shù)據(jù))的統(tǒng)計、分析、判斷乃至提供決策的過程。作為一個以提供綜合經(jīng)濟信息為主要手段的控制系統(tǒng),高校電算化會計將會在未來高校經(jīng)濟發(fā)展和財務管理中起到舉足輕重的作用。

一、高校會計電算化、網(wǎng)絡化對高校傳統(tǒng)會計工作的影響

會計電算化、網(wǎng)絡化的推行,是高校會計工作方式的革命,也是高校會計工作的一次飛躍,它給會計工作提出了新的要求,同時也對傳統(tǒng)的高校會計工作產生了較大的影響。

1.傳統(tǒng)的會計工作方式發(fā)生了根本變化。會計實行電算化以后,會計核算工作脫離了手工操作狀態(tài),從憑證錄入、賬務處理到報表制作,完全由計算機完成,這是一次質的飛躍,大大提高了會計工作效率。

2.高校會計網(wǎng)絡化實現(xiàn)了會計信息資源的共享。高校通過校園網(wǎng)和互聯(lián)網(wǎng)建立了一個相對開放、實時、快捷方便的雙向多媒體信息交流系統(tǒng),為高校內部各單位之間、高校與外界之間信息交流提供了便利。校內各單位可以通過網(wǎng)絡查詢部門賬務,實現(xiàn)會計信息資源共享。高校信息網(wǎng)的建設還使會計信息收集、加工處理和綜合利用的手段發(fā)生了變化,從廣度和深度上極大地擴展了會計報告的信息內容,會計作為控制系統(tǒng)的本質日益顯現(xiàn)、會計信息的利用效率極大地提高。

3.進一步規(guī)范了會計工作程序。推行會計電算化以后,各高校重新制定了會計核算、財務管理的規(guī)章制度,進一步對會計人員、財務管理人員的權限以及會計工作程序和會計檔案、資料保管等作出明確規(guī)定,比傳統(tǒng)會計工作更加嚴格,標準更高。

4.會計電算化、網(wǎng)絡化改變了傳統(tǒng)的高校內部控制制度和方式。在傳統(tǒng)的會計方式下,由于其數(shù)據(jù)處理工具主要是算盤或計算器,大部分工作由手工來完成,因此,其內部控制工作主要是放在對人的控制上。如通過定期會計檢查來監(jiān)督和考核會計人員的工作績效,這些制度和方法對保證會計工作質量起到了一定作用。會計電算化改變了傳統(tǒng)的手工記賬方式下的數(shù)據(jù)處理手段、數(shù)據(jù)儲存載體和崗位間的制約方式。手工記賬方式下的各種處理步驟不復存在,審查、復核控制機制隨之削弱,會計電算化使內部控制越來越依賴計算機系統(tǒng)。會計事項處理的無紙化和電腦操作的無形化使會計信息的真實性風險加大,所有這些由于會計實行電算化帶來的影響要求我們必須加強和重視會計電算化系統(tǒng)下的內部控制,除了對人員的控制外,還要對電算化會計核算進行內部控制。

二、高校會計電算化、網(wǎng)絡化發(fā)展中存在的一些問題

高校會計電算化的發(fā)展是高校管理現(xiàn)代化與高校會計自身改革和發(fā)展的客觀需要,是時展的必然。但是我們必須看到,目前我國高校會計電算化、網(wǎng)絡化中尚存在著一些不容忽視的問題,對于這些存在的問題如何認識并逐步解決,直接影響著高校會計電算化、網(wǎng)絡化的進程,需要引起我們的高度重視。

1.會計數(shù)據(jù)載體的管理與保護問題。網(wǎng)絡時代的高校會計電算化,會計數(shù)據(jù)的載體由紙張變?yōu)榇沤橘|和光電介質載體,毋庸置疑,對于數(shù)據(jù)的備份和數(shù)據(jù)存儲載體的保護是我們必須要解決的首要問題。原始憑證的數(shù)據(jù)轉變成磁性介質后,能否保證數(shù)據(jù)原件的真實性,法律能否接受計算機記錄的會計數(shù)據(jù)作為有效證據(jù),以及會計手續(xù)中電子簽字如何認證,都是一個不容忽視和需要在實踐中探索和解決的問題。

2.電算化基礎管理工作薄弱、內部控制制度不完善、會計信息質量有待進一步規(guī)范與提高。在高校的會計電算化中,存在管理制度的充實和完善慢于會計電算化特別是網(wǎng)絡化發(fā)展進程的現(xiàn)象。內部控制制度滯后和不完善導致對會計電算化中問題的發(fā)生缺乏預見性和預防性。有的高校在制定管理制度時只重視對計算機硬件或純軟件使用方面的風險,忽視了內部人員對會計數(shù)據(jù)的非法訪問、篡改、泄密和破壞及外部不法分子惡意入侵等方面的風險,致使會計信息質量下降。隨著網(wǎng)絡時代電算化會計的發(fā)展,計算機舞弊手段和犯罪現(xiàn)象與日俱增,會計電算化對會計信息質量的真實性和安全性提出了新的挑戰(zhàn),如何加強內部管理、建立完善的內部管制制度、防范和制止計算機舞弊、保證會計信息質量的真實、準確和完整是網(wǎng)絡時代高校會計電算化面臨的重要任務和難題。

3.會計軟件功能的設計與拓展。隨著信息技術的發(fā)展和會計電算化、網(wǎng)絡化的深入,會計核算軟件規(guī)模也越來越大,內容越來越復雜,要連接的系統(tǒng)越來越多;同時軟件支撐環(huán)境,如操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫類型、開發(fā)工具、軟件結構、網(wǎng)絡技術等發(fā)展很快,而這些新技術應用發(fā)展又不平衡,出現(xiàn)了技術應用上的多樣化。目前,我國會計軟件如:科發(fā)、用友、安易、浪潮、金蝶、新大中等一大批優(yōu)秀的會計軟件已經(jīng)被用戶接納并具有良好的售后服務,我國的商品化軟件市場已初步形成。會計軟件雖然品種眾多,但功能多仍以核算為主,各子系統(tǒng)之間又彼此分隔,缺乏會計數(shù)據(jù)傳輸?shù)膶崟r性、一致性和系統(tǒng)性;缺乏一些能滿足市場經(jīng)濟下高校實行決策分析和會計核算分析需要的、通用性和靈活性強、具有綜合管理功能的會計軟件。

4.會計人員素質的強化與提高。會計電算化、網(wǎng)絡化的發(fā)展需要大批復合型的會計人才,既懂會計又懂管理;既熟悉會計電算化知識,又熟悉網(wǎng)絡知識;既懂會計業(yè)務操作,又能解決實際工作中存在的問題。而目前相當一部分高校會計人員的專業(yè)知識薄弱,計算機技能偏低,常常出現(xiàn)雖然計算機技術不斷升級而會計功能徘徊不前的尷尬局面。人才因素在一定程度上成為制約我國高校會計電算化、網(wǎng)絡化發(fā)展進程的重要因素。

5.會計分析、管理電算化差距較大。目前,大多數(shù)高校的會計電算化主要局限于會計核算方面,而在會計分析和財務管理電算化方面尚未充分發(fā)揮作用,不少會計人員對會計核算和財務管理之間的本質不了解,重會計核算、輕會計分析和財務管理的現(xiàn)象較普遍。高校會計電算化要徹底實現(xiàn)會計工作由“核算型”向“管理型”的轉變,需克服財會人員傳統(tǒng)的理財觀念,對新形勢下的會計工作進行研究和探討,騰出更多的時間和精力進行會計信息分析并針對分析中發(fā)現(xiàn)的問題給管理者提出意見和建議,幫助其正確地進行決策、當好領導的參謀。

三、發(fā)展我國高校會計電算化、網(wǎng)絡化進程的主要途徑

1.重視組織管理,完善內部管理規(guī)章制度建設。隨著我國加入WTO,會計制度完全與國際社會的接軌已成為必然的趨勢,高校的各級領導都要高度重視,這也是實現(xiàn)會計電算化、網(wǎng)絡化的重要前提。高校的管理部門要具有長遠意識和現(xiàn)代管理意識,根據(jù)本單位實際情況不斷完善會計電算化的配套法規(guī),建立健全一整套電算化模式下的內部規(guī)章控制制度,使高校會計電算化、網(wǎng)絡化工作有章可循,依章辦事,走上規(guī)范化的發(fā)展道路。其中應包括:(1)建立健全會計電算化人員崗位責任制、明確各崗位的職責范圍,實行不相容崗位分離制度。(2)完善日常操作管理制度、明確各人操作權限,對操作密碼嚴格指定專人管理并定期更換。(3)建立計算機硬件和軟件管理制度,配專人進行軟、硬件管理和維護,制定防病毒措施。(4)建立電算化會計檔案管理制度,存儲在計算機硬盤和磁盤中的會計數(shù)據(jù)等會計檔案應指定專人負責,謹防外部因素對會計檔案的破壞。(5)建立定期檢查管理制度,檢查會計數(shù)據(jù)是否按時備份,各種賬簿是否按時打印,明細賬與總賬的各會計賬戶余額是否平衡等。(6)建立會計各崗位的定期輪崗制度,加強各崗位間的制約和監(jiān)督。

2.加強網(wǎng)絡安全防范,保障系統(tǒng)正常運行。會計核算系統(tǒng)的可靠性、會計信息的安全性及信息處理的正確性均依賴強有力的安全控制。影響系統(tǒng)安全的因素有火災、水災、地震等自然因素,也有利用計算機舞弊或犯罪的人為因素。系統(tǒng)的安全控制就是指防止這些因素危及系統(tǒng)安全,發(fā)現(xiàn)影響系統(tǒng)安全的問題,并解決這些問題使系統(tǒng)盡快恢復正常的所有措施。加強對電算化系統(tǒng)數(shù)據(jù)輸入、處理、輸出的控制,明確管理員、操作人員、維護人員的職責范圍。盡可能地選用安全等級較高的操作系統(tǒng)產品,并經(jīng)常進行版本升級。同時,必須從計算機資源授權控制、會計數(shù)據(jù)資源控制、系統(tǒng)開發(fā)控制、系統(tǒng)維護控制、防病毒、防“黑客”等多方面入手,設置多級保密措施,提高數(shù)據(jù)的標準接口技術,加強網(wǎng)絡安全防范。

3.加強“會計—計算機—管理”型復合人才的培養(yǎng)。我國會計軟件開發(fā)早期主要以計算機人員為主。由于他們對會計、審計、財務管理等方面知識了解較少,因而開發(fā)后期則是以計算機人員和會計人員相結合為主要開發(fā)力量。在這種情況下,雖然使會計電算化系統(tǒng)開發(fā)人員的知識結構大大改善,但仍不能滿足實際需要。尤其是我國已加入WTO后,高校涉外經(jīng)濟業(yè)務也出現(xiàn)并日漸增多,財務信息的報送范圍日益廣泛。這就要求財務會計人員不僅熟悉中國國情、還應了解國際慣例;具有較強的競爭觀念和風險意識,具備豐富的創(chuàng)新精神;精通財會業(yè)務,熟練掌握外語和計算機技術。培養(yǎng)一批具有多學科知識,綜合理論功底,精通會計與計算機理論與實務的高素質、復合型人才。各級會計人員管理部門要經(jīng)常性地對電算化會計管理人員、會計人員、系統(tǒng)維護人員按不同要求、不同內容進行培訓,同時應積極吸納高校會計電算化專業(yè)人才進入高校會計行列。高?，F(xiàn)有的會計電算化工作者,應努力提高自身素質,學習各項業(yè)務知識,積極推進高校會計電算化工作更快更好地向前發(fā)展。

4.拓寬視野,進一步擴展會計電算化的網(wǎng)絡功能。目前,許多高校的校園網(wǎng)建設已初具規(guī)模,財務系統(tǒng)要充分利用校園網(wǎng)接口,將應收、應付款項的管理信息生成文件、傳送到各院(系)、部門催收或報賬。并將工資、公積金、各單位創(chuàng)收、各單位經(jīng)費開支狀況、學生交費、欠費情況的查詢系統(tǒng)放于網(wǎng)上,實現(xiàn)無紙化辦公。避免校內各部門間因信息獲取滯后而造成的工作拖延和矛盾沖突,大大減輕財會人員查賬和到各部門傳送信息的工作量,提高工作效率。各高校間、高校主管部門間通過國家教育科研網(wǎng)實現(xiàn)會計電算化聯(lián)網(wǎng),既為校際間協(xié)作打好基礎,主管部門也可以隨時掌握所屬高校的經(jīng)費預算、決算、經(jīng)費收支、政策執(zhí)行等情況,高校也可以通過網(wǎng)絡及時請示、匯報工作,真正發(fā)揮網(wǎng)絡的信息高速公路的作用。

5.加強高校內部審計監(jiān)督職能,實行有效監(jiān)督和指導。內部審計既是內部控制系統(tǒng)的重要組成部分,也是加強單位內部控制的一個有效手段。在會計電算化系統(tǒng)中,由于是“人機”對話的特殊形態(tài),因而對內部審計提出了更高、更嚴格的要求。筆者認為,高校的內部審計必須包括以下幾個方面:(1)對會計資料定期進行審計,檢查電算化會計賬務處理是否正確、真實,審核費用簽字是否符合本單位內控制度要求,憑證附件是否規(guī)范完整;(2)審查機內數(shù)據(jù)與書面資料的一致性,如查看賬冊內容,做到賬表相符,對不妥或錯誤的賬表處理應及時調整;(3)監(jiān)督數(shù)據(jù)保存方式的安全、合法性,防止發(fā)生非法修改歷史數(shù)據(jù)的現(xiàn)象;(4)對系統(tǒng)運行各環(huán)節(jié)進行審查,防止存在漏洞;(5)檢查和監(jiān)督內部會計控制制度的建立和執(zhí)行情況。為方便審計人員對財務的監(jiān)督和指導,可以在財務部門計算機局部網(wǎng)中,為審計部門設置計算機終端,嚴格控制使用權限,使財務和審計相互配合、相互促進,使財務管理工作水平進一步提高。高校會計電算化、網(wǎng)絡化是高等教育發(fā)展和會計制度改革的必然要求,高校的領導者應及時轉變觀念積極支持會計電算化的發(fā)展;高校的財務管理和從業(yè)人員要主動適應新形勢,更新認識、更新知識、積極參與會計電算化工作,充分發(fā)揮會計電算化對高校經(jīng)濟活動的預測、決策、控制功能,迅速、全面、準確、綜合地反映學校財務活動狀況,為領導決策提供快捷、準確的信息反饋、使高校的會計電算化事業(yè)蓬勃發(fā)展。

參考文獻:

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