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摘要：本文通過(guò)淺析新形勢(shì)下高校檔案管理工作特點(diǎn)，以及高校檔案管理工作信息化建設(shè)的積極作用，對(duì)高校檔案管理工作信息化建設(shè)中存在的問(wèn)題進(jìn)行了探討，并提出了如何更好進(jìn)行高校檔案管理工作信息化建設(shè)的相關(guān)策略。

關(guān)鍵詞：高校檔案；檔案管理；檔案信息化

由于計(jì)算機(jī)的快速普及，極大推動(dòng)了大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等各種高新技術(shù)的快速發(fā)展，這些高端技術(shù)的應(yīng)用可以不斷提高產(chǎn)業(yè)的技術(shù)生產(chǎn)和運(yùn)營(yíng)效率，降低產(chǎn)業(yè)的運(yùn)營(yíng)成本，各行各業(yè)開始更加注重將產(chǎn)業(yè)與新技術(shù)結(jié)合，逐步與信息時(shí)代相融合，避免在發(fā)展過(guò)程中被時(shí)代逐漸淘汰。在高校檔案管理相關(guān)工作中也是如此，隨著我國(guó)高等教育體制的不斷變化，高校招生規(guī)模逐步擴(kuò)大，每年高校新生、畢業(yè)生、高校員工人數(shù)逐年增加，涉及的教學(xué)資料也越來(lái)越多，同時(shí)也增加了高校檔案管理相關(guān)工作的開展難度，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理已經(jīng)變得無(wú)法完全適應(yīng)這種新形式。因此，必須借助高效率、高配置的信息技術(shù)對(duì)其進(jìn)行改革，通過(guò)促進(jìn)檔案管理與新技術(shù)的結(jié)合，提高檔案管理的服務(wù)效率。高校檔案管理的主要內(nèi)容包括教學(xué)檔案、人事檔案、學(xué)校建設(shè)檔案等，這些檔案是非常重要的個(gè)人信息，如果丟失或損壞會(huì)對(duì)學(xué)校工作、學(xué)生、教師個(gè)人造成不良的社會(huì)影響。但目前階段，高校學(xué)生檔案管理工作還存在一些不足，因此積極加強(qiáng)高校檔案管理信息平臺(tái)建設(shè)也是高校適應(yīng)時(shí)代快速發(fā)展和推進(jìn)高校檔案科學(xué)管理的必然要求。

一、淺析新形勢(shì)下高校檔案管理特點(diǎn)

新形勢(shì)下，高校檔案管理工作發(fā)展呈現(xiàn)出檔案管理服務(wù)模式信息化、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)和檔案資源整合利用管理數(shù)字化、資源整合自動(dòng)化、資源利用管理服務(wù)模式多樣化五大特點(diǎn)。首先，以高校檔案管理中的主要應(yīng)用場(chǎng)景為例，高校檔案管理模式以各種科學(xué)技術(shù)為依托，利用大數(shù)據(jù)可以建立“檔案數(shù)據(jù)庫(kù)”，通過(guò)對(duì)專業(yè)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的分析，準(zhǔn)確合理地設(shè)置人事招聘崗位、合理管理畢業(yè)生檔案、高效調(diào)派在校生檔案、迅速準(zhǔn)確地開展教學(xué)工作，從而實(shí)現(xiàn)各類人員信息的準(zhǔn)確有效匹配。其次，還可以通過(guò)多媒體渠道信息采集全面的檔案信息，實(shí)現(xiàn)可靠、高質(zhì)量的高校檔案管理服務(wù)。1.高校檔案信息存儲(chǔ)和管理實(shí)現(xiàn)數(shù)字化在高校利用信息化、數(shù)字化推進(jìn)校園系統(tǒng)建設(shè)的背景下，逐步加快了高校教學(xué)檔案管理向數(shù)據(jù)存量信息化、資源存取數(shù)字化邁進(jìn)，將高校檔案高效保護(hù)變成實(shí)體化，深化高校檔案保護(hù)管理效能。以學(xué)校教學(xué)過(guò)程中檔案管理的數(shù)字化開發(fā)為例，根據(jù)用戶交互性、可操作性和信息安全性的不同需求，檔案管理模式形成了內(nèi)部網(wǎng)站工作人員經(jīng)常使用的web客戶端/web服務(wù)器框架結(jié)構(gòu)模式和外部網(wǎng)站用戶經(jīng)常使用的web瀏覽器/web服務(wù)器框架結(jié)構(gòu)。在信息系統(tǒng)管理架構(gòu)上，初步形成了包括數(shù)據(jù)管理層、業(yè)務(wù)層、邏輯管理層和數(shù)據(jù)展現(xiàn)層的管理體系。并加入了管理數(shù)據(jù)庫(kù)的應(yīng)用選擇和管理數(shù)據(jù)采集、系統(tǒng)管理和信息系統(tǒng)安全控制設(shè)計(jì)等相關(guān)內(nèi)容，有效促進(jìn)了檔案管理技術(shù)水平和檔案工作服務(wù)水平的提高。2.高校檔案管理的資源整合的信息化隨著高校建設(shè)現(xiàn)代化的不斷深入，以數(shù)字檔案信息技術(shù)為支撐的高校檔案管理系統(tǒng)智能正在不斷加快。信息化為充分整合高?，F(xiàn)有的數(shù)字檔案信息資源，實(shí)現(xiàn)高校檔案管理資源的整合與共享提供了重要的技術(shù)支撐，檔案信息的有機(jī)信息整合也加快推進(jìn)。同時(shí)，高校的一些特色專業(yè)檔案、師生檔案等多種相關(guān)檔案可逐步納入高校數(shù)字檔案館，為今后不斷進(jìn)行高校檔案信息的有機(jī)信息整合和共享奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。3.高校檔案管理工作呈現(xiàn)多樣化隨著高校檔案管理工作的不斷深入，服務(wù)高?？蒲泄ぷ?、服務(wù)高校歷史文化體系建設(shè)、服務(wù)高校歷史文化研究逐漸成為高校檔案管理工作的主要著力點(diǎn)，這也呈現(xiàn)出了當(dāng)前高校檔案管理工作的多元化發(fā)展特點(diǎn)。特別是高校檔案資源也逐漸成為社會(huì)信息資源的重要組成部分，高校檔案管理工作發(fā)生了很大的變化，由以前的只針對(duì)學(xué)校教學(xué)、教職工、學(xué)生的服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)榕c社會(huì)銜接的更廣泛的工作職能，高校檔案管理也由以前重視后端資源的收集轉(zhuǎn)變?yōu)榍岸速Y源的收集，以便更好地進(jìn)行多元化服務(wù)。

二、高校檔案管理工作信息化建設(shè)的積極作用

在高校檔案管理工作由傳統(tǒng)向現(xiàn)代化轉(zhuǎn)變的過(guò)程中，通過(guò)各項(xiàng)信息化手段的應(yīng)用可以通過(guò)對(duì)高校檔案信息進(jìn)行數(shù)字化存儲(chǔ)，進(jìn)而便于劃分成不同的類別，如教學(xué)檔案信息、人事檔案信息。這一明確的體系建設(shè)和遺失檔案管理工作思路更加清晰，避免傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理中存在的無(wú)法全面查看檔案信息等一系列缺陷。對(duì)提高高校信息化管理的水平發(fā)揮著積極作用。1.順應(yīng)高校檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)隨著高校檔案的不斷增加，檔案管理工作也隨之增加。高校檔案管理信息化建設(shè)利用技術(shù)手段的有效實(shí)施，通過(guò)數(shù)字化技術(shù)取代以往的手工方式，大大減輕了檔案管理人員的工作量，提高了檔案管理的效率，能夠?yàn)閺V大師生帶來(lái)更加便捷的服務(wù)，也能使檔案資料保存年限延長(zhǎng)。2.提高檔案管理工作人員的能力信息技術(shù)已經(jīng)廣泛應(yīng)用于各個(gè)領(lǐng)域，隨著高校的不斷發(fā)展，檔案管理對(duì)管理人員技術(shù)和綜合素質(zhì)的要求也越來(lái)越高。作為高校檔案管理人員，必須具備較高的數(shù)據(jù)處理和分析能力，為了高效地處理大量的數(shù)據(jù)信息，必須加強(qiáng)對(duì)信息技術(shù)的掌握。因此，數(shù)字化時(shí)期高校檔案管理信息化建設(shè)的不斷完善，通過(guò)引進(jìn)新的管理軟件和管理設(shè)備，可以在一定程度上提高檔案人員的業(yè)務(wù)能力，有助于其自身技術(shù)的充分提高。3.提高了學(xué)校檔案管理水平信息化檔案管理工作將原來(lái)的人工管理和大量紙質(zhì)文檔存儲(chǔ)轉(zhuǎn)化為以計(jì)算機(jī)為主的信息化管理層面。將原來(lái)在密密麻麻的檔案架中提取檔案信息，發(fā)展到在電腦端全面操作，完成檔案查找和調(diào)取工作，使信息資源在全校范圍內(nèi)，不受時(shí)間和空間的限制，得到充分的利用，并通過(guò)全院檔案庫(kù)信息化建設(shè)，將分布在各部門的檔案資源整合形成統(tǒng)一管理，簡(jiǎn)化傳統(tǒng)的檔案管理中的許多煩瑣程序。4.促進(jìn)各高校之間的檔案資源共享傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案一般只有一份或幾份，數(shù)量很少，只能在同一個(gè)地方查看。且由于檔案數(shù)量非常龐大，在查找檔案時(shí)難免會(huì)浪費(fèi)大量人力、物力。而高校檔案管理的基本目標(biāo)是方便社會(huì)各個(gè)角色和各個(gè)領(lǐng)域的利用。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案難以實(shí)現(xiàn)的遠(yuǎn)距離傳輸、隨時(shí)隨地調(diào)取等，而信息化檔案都可以做到。無(wú)論是高校畢業(yè)生還是教師，無(wú)論哪個(gè)行業(yè)，在任何角落的用戶都可以通過(guò)授權(quán)訪問(wèn)到自己需要的檔案資料，為高校學(xué)生就業(yè)、教師遠(yuǎn)程備課都提供了許多便利。

三、高校檔案管理工作信息化建設(shè)中存在的問(wèn)題

1.忽視高校檔案管理工作的信息化建設(shè)首先，高校應(yīng)當(dāng)十分重視檔案管理的信息化，檔案處理的程度直接影響到檔案處理的信息化效果。而現(xiàn)實(shí)生活中，一些高校領(lǐng)導(dǎo)受傳統(tǒng)觀念的影響，重視學(xué)校的科研而忽視檔案的管理，使得信息檔案管理工作無(wú)法順利進(jìn)行。有的領(lǐng)導(dǎo)對(duì)信息化檔案管理缺乏認(rèn)識(shí)，沒(méi)有認(rèn)識(shí)到學(xué)校發(fā)展與檔案管理的關(guān)系，沒(méi)有制訂檔案管理信息化建設(shè)項(xiàng)目，不能幫助檔案管理人員更好地開展工作。其次，高校的檔案管理人員本身也缺乏對(duì)自己工作的認(rèn)可，認(rèn)為檔案管理工作不重要，檔案管理只需要保存資料的完整性就可以了，而忽略了檔案在其他方面發(fā)揮的研究與應(yīng)用價(jià)值，因此疏于學(xué)習(xí)新的管理技術(shù)和管理手段，這也是阻礙高校檔案管理工作信息化建設(shè)的一大因素。2.檔案管理人員的工作能力問(wèn)題要想建設(shè)高質(zhì)量的信息化檔案管理體系，要求高校培養(yǎng)一支信息化技術(shù)過(guò)硬、精通檔案管理工作、有創(chuàng)新意識(shí)，愿意不斷學(xué)習(xí)新理念和新技術(shù)的綜合性檔案管理人才隊(duì)伍。而現(xiàn)階段，高校檔案管理人員還停留在傳統(tǒng)的管理方法和技術(shù)層面，已經(jīng)不適應(yīng)當(dāng)前的信息化檔案管理工作要求。不能積極貢獻(xiàn)自己的力量，影響了高校檔案管理信息化建設(shè)。有一些高校對(duì)檔案管理人員培養(yǎng)不力，導(dǎo)致檔案管理工作停滯不前，且高校舉辦的培訓(xùn)工作針對(duì)性不強(qiáng)，不能提高檔案管理人員的工作水平，使培訓(xùn)失去了現(xiàn)實(shí)意義。3.檔案管理工作信息化建設(shè)中的安全問(wèn)題對(duì)于任何行業(yè)來(lái)說(shuō)，信息技術(shù)的應(yīng)用是一把雙刃劍，它在提升各行業(yè)工作效率的同時(shí)，也非常容易發(fā)生網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題、信息泄露等問(wèn)題。目前在高校檔案管理工作信息化建設(shè)的過(guò)程中，由于一些高校的基礎(chǔ)設(shè)施沒(méi)有得到充分的完善，引進(jìn)的信息化設(shè)備質(zhì)量較低，選擇的檔案管理系統(tǒng)功能欠缺，且在發(fā)展過(guò)程中沒(méi)有投入足夠的資金用于檔案管理系統(tǒng)中的防火墻和網(wǎng)絡(luò)安全系統(tǒng)建設(shè)，這使現(xiàn)階段一些高校的檔案管理系統(tǒng)時(shí)常出現(xiàn)數(shù)據(jù)丟失、數(shù)據(jù)篡改等現(xiàn)象。此外，高校的檔案管理人員由于不重視檔案管理工作，缺乏責(zé)任心，也是造成檔案管理缺乏安全性的一大原因。4.檔案管理信息化建設(shè)手段相對(duì)落后許多認(rèn)識(shí)不足的高校領(lǐng)導(dǎo)把工作重點(diǎn)放在教學(xué)和科研上，在忽視檔案管理工作重要性的同時(shí)，也對(duì)學(xué)校的建設(shè)造成了不良影響，而且很多高校的領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理建設(shè)的意識(shí)不夠強(qiáng)。一旦出現(xiàn)檔案資源方面的問(wèn)題，才會(huì)發(fā)現(xiàn)檔案管理的重要性。也有不少高校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理認(rèn)識(shí)簡(jiǎn)單，認(rèn)為就是把檔案整理好、保管好，對(duì)利用檔案帶來(lái)的效果的認(rèn)識(shí)不深，也就對(duì)檔案管理投入不足，使檔案管理信息化建設(shè)難以全面開展。從目前發(fā)展情況來(lái)看，很多高校檔案管理部門對(duì)新技術(shù)、新軟件的引進(jìn)不足，基礎(chǔ)設(shè)施都比較落后，不利于開展檔案管理信息化建設(shè)的開展。

四、高校檔案管理工作信息化建設(shè)策略

1.組建專業(yè)化的檔案管理隊(duì)伍高校檔案管理信息化技術(shù)的快速進(jìn)步和發(fā)展離不開一批高素質(zhì)的網(wǎng)絡(luò)專業(yè)技術(shù)人員，而對(duì)檔案管理的技術(shù)支持也需要這樣一批復(fù)合型專業(yè)人才。檔案管理人員作為建設(shè)檔案信息化管理的關(guān)鍵，需要更高的知識(shí)水平和技術(shù)手段，因此，對(duì)這方面的人才培養(yǎng)和引進(jìn)不能放松。高校應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)，對(duì)現(xiàn)有工作人員實(shí)施專業(yè)培訓(xùn)，提高其專業(yè)能力，培養(yǎng)其專業(yè)素質(zhì)，更新其專業(yè)知識(shí)。同時(shí)，要開設(shè)檔案信息化建設(shè)的專業(yè)課程，積極培養(yǎng)既懂檔案管理又懂計(jì)算機(jī)技術(shù)的高級(jí)人才，通過(guò)課程教學(xué)培養(yǎng)提高整個(gè)檔案管理行業(yè)的整體業(yè)務(wù)能力。此外，高校還可以建立良好的崗位競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制，提高員工的競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)，動(dòng)員檔案管理員工作的積極程度。隨著檔案管理人員水平的不斷提高，檔案管理信息化建設(shè)工作將會(huì)進(jìn)展得更快，朝著專業(yè)化的方向邁進(jìn)，取得更好的效果。2.加強(qiáng)安全管理，提高重視程度首先，迫切需要解決信息化檔案管理過(guò)程中的網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題，一方面，國(guó)家要制定嚴(yán)格的信息保密制度，讓工作人員按章辦事，嚴(yán)格遵守規(guī)則，培養(yǎng)從業(yè)人員的安全保密防范意識(shí)；另一方面，高校還需要針對(duì)網(wǎng)絡(luò)入侵的問(wèn)題制訂多種防御措施，建立完善的管理制度，努力實(shí)現(xiàn)檔案管理順利存取的管理制度。其次，高校需要更加重視檔案的高端信息化建設(shè)，加強(qiáng)高等院校檔案管理知識(shí)的宣傳，讓大家更加了解檔案管理，使工作得到各個(gè)高校成員的支持。對(duì)檔案管理工作的重視有利于完善檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，帶動(dòng)高校各部門的配合檔案管理工作，使檔案管理的信息化可以更好地為學(xué)校服務(wù)。3.完善檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施和系統(tǒng)建設(shè)為實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化，高校必須從基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)和規(guī)范制度建設(shè)兩個(gè)方面構(gòu)建高校檔案管理模式。首先，在基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)中，高校應(yīng)加大投入，購(gòu)置高質(zhì)量的信息化設(shè)備，以滿足檔案管理人員的硬件需求。高校應(yīng)購(gòu)置高檔次的檔案管理軟件，及時(shí)升級(jí)系統(tǒng)，提高檔案管理人員的工作效率。更要做好設(shè)備維護(hù)和管理工作，減少故障發(fā)生頻率，延長(zhǎng)設(shè)備使用時(shí)間。其次，高校在檔案管理工作規(guī)范制度建設(shè)過(guò)程中，要加強(qiáng)檔案管理水平，在檔案管理信息化的基礎(chǔ)上，完善資料保密制度，避免檔案信息惡意泄露，保護(hù)校園和個(gè)人數(shù)據(jù)安全。高校應(yīng)以發(fā)揮檔案的最大價(jià)值為目標(biāo)，完善檔案管理和使用制度，保證檔案資料使用的便利性。4.提升檔案管理信息化服務(wù)的效率要想使高校檔案管理工作信息化建設(shè)發(fā)揮最大的作用，就要提升檔案管理信息化服務(wù)的效率。首先，在高校檔案管理工作體系的建設(shè)上，應(yīng)該以“高效率”和“實(shí)用性”為依托，在初期的檔案信息收集、檔案信息歸類，后期的檔案信息調(diào)用上，引入大數(shù)據(jù)技術(shù)，建立完善的信息數(shù)據(jù)庫(kù)，投入大量資金，確保檔案信息的安全性和穩(wěn)定性。其次，再針對(duì)高校人員和相關(guān)企業(yè)政府查詢檔案方面，要將他們關(guān)注的信息放在優(yōu)先查詢的條件當(dāng)中，為他們提供最快速、最精準(zhǔn)的查詢。五、結(jié)束語(yǔ)高校檔案是隨著高校的發(fā)展而積累起來(lái)的重要信息資源，不僅在高校的建設(shè)和發(fā)展中發(fā)揮著重要的作用，而且在畢業(yè)生畢業(yè)投身于社會(huì)不同崗位中，方便企業(yè)和單位查詢員工基本信息也發(fā)揮著應(yīng)有的作用。因此，在對(duì)高校檔案管理工作進(jìn)行信息化建設(shè)的過(guò)程中，要著眼于檔案資源的利用價(jià)值，促進(jìn)構(gòu)建檔案信息共享平臺(tái)建設(shè)。更要采取科學(xué)的信息化建設(shè)方向和理念，通過(guò)引進(jìn)現(xiàn)代化的管理系統(tǒng)和管理軟件、培養(yǎng)優(yōu)秀的檔案管理人才等措施，實(shí)現(xiàn)檔案管理由傳統(tǒng)管理向現(xiàn)代信息化、數(shù)字化、智能化的管理方向轉(zhuǎn)變，使高校檔案管理工作長(zhǎng)足發(fā)展。

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作者：石貞貞