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摘要干部人事檔案材料的形成涉及多個(gè)部門，具有分散性的特點(diǎn)，同時(shí)干部人事檔案材料是一個(gè)不斷累加的動(dòng)態(tài)過(guò)程，這使得干部人事檔案的規(guī)范性面臨著很大的挑戰(zhàn)。為了克服這一難題，組織人事部門、高校學(xué)生工作管理部門以及干部人事檔案管理部門等幾大關(guān)鍵部門要增強(qiáng)檔案意識(shí)，加強(qiáng)部門協(xié)作，妥善保管，及時(shí)移交，細(xì)致整理，同心同力從源頭上促進(jìn)干部人事檔案的規(guī)范性。

關(guān)鍵詞干部人事檔案部門協(xié)作規(guī)范性

干部人事檔案是個(gè)人經(jīng)歷的記錄，是對(duì)個(gè)人思想品德、業(yè)務(wù)能力和工作情況的反映。它是各級(jí)組織歷史地、全面地考察了解和選拔任用干部的一個(gè)重要依據(jù)，也是維護(hù)干部個(gè)人某些合法權(quán)益的重要憑證。干部人事檔案規(guī)范性既包括檔案內(nèi)部材料填寫規(guī)范、材料真實(shí)和完整，也包括干部檔案分類、編碼、目錄等外在形式符合統(tǒng)一規(guī)范。當(dāng)前某些干部人事檔案存在材料不全、涂改造假、分類不明等不規(guī)范現(xiàn)象，影響了檔案作用的發(fā)揮，也損害了干部人事檔案的權(quán)威性。當(dāng)下促進(jìn)干部人事檔案規(guī)范性，有利于維護(hù)干部人事檔案的嚴(yán)肅性和公信力，充分發(fā)揮干部人事檔案在人事工作中的重要基礎(chǔ)性作用。干部人事檔案主要包括十大類材料：履歷材料、自傳材料、考核鑒定材料、學(xué)歷職稱材料、政審材料、黨團(tuán)材料、獎(jiǎng)勵(lì)材料、處分材料、工資任免等材料以及其他對(duì)考察了解干部有參考價(jià)值的材料。干部人事檔案中的大部分材料都是組織及各部門有意識(shí)形成的歸檔材料，在材料形成之初就確定了它的歸檔性，做好材料的審核和保存工作并且做到及時(shí)歸檔是各相關(guān)部門義不容辭的責(zé)任。從干部人事檔案的豐富內(nèi)容來(lái)看，干部人事檔案材料的形成涉及多個(gè)部門，“干部人事檔案收集歸檔規(guī)定的檔案材料內(nèi)容，一部分是在學(xué)校形成學(xué)生檔案，有一部分是組織人事部門形成的，也有各級(jí)部門單位形成的材料。材料形成單位不統(tǒng)一，材料分散在各地、各部門。”[1]因此，實(shí)現(xiàn)干部人事檔案的規(guī)范性，就必須加強(qiáng)各個(gè)部門的協(xié)作。

1組織人事部門

組織人事部門是干部人事檔案材料形成的主體部門，涉及干部人事檔案材料的多個(gè)方面。首先，《干部履歷表》是組織部要求干部填寫的一份非常重要的材料，主要包括干部出生日期、黨團(tuán)關(guān)系、學(xué)歷、工作經(jīng)歷、獎(jiǎng)懲情況、親屬關(guān)系等基本信息。因?yàn)椤陡刹柯臍v表》最后要經(jīng)過(guò)基層組織審核蓋章，所以它的可信度非常高，目前很多地方的房產(chǎn)公證必須需要《干部履歷表》中的親屬關(guān)系證明才能辦理，這從側(cè)面說(shuō)明了它的重要性。但是，隨著單位干部的不斷增多，目前很多組織人事部門對(duì)于《干部履歷表》的審核工作并沒(méi)有做到細(xì)致到位，很多重要信息如出生時(shí)間、工作時(shí)間等與其他材料記載不一致的情況時(shí)有發(fā)生。因此，各級(jí)組織人事部門要切實(shí)發(fā)揮審核的職責(zé)，確?！陡刹柯臍v表》內(nèi)容的真實(shí)性。此外，自1999年全國(guó)統(tǒng)一填寫過(guò)一次《干部履歷表》之后，便沒(méi)有統(tǒng)一填寫過(guò)，經(jīng)過(guò)十多年的時(shí)間，很多干部的黨團(tuán)關(guān)系、工作和學(xué)習(xí)經(jīng)歷、職稱、父母、配偶和子女信息可能都發(fā)生了較大變化，長(zhǎng)時(shí)間的信息滯后性影響了干部人事檔案的利用。鑒于此，各組織部門應(yīng)形成一種機(jī)制，每隔幾年就及時(shí)組織和敦促本單位人員嚴(yán)格按照規(guī)范填寫《干部履歷表》，保證檔案信息的及時(shí)更新。其次，工資變動(dòng)表格是人事部門必須嚴(yán)謹(jǐn)制作完成的重要材料，它涉及每個(gè)人的切身利益。大學(xué)生的畢業(yè)生轉(zhuǎn)正考核定級(jí)表是證明大學(xué)生參加工作時(shí)間和干部身份的有力證據(jù)，而在當(dāng)今的干部檔案審核工作中發(fā)現(xiàn)很多人的檔案中都沒(méi)有這張表格，對(duì)于確定工齡造成了困擾。完整的工資變動(dòng)表也可以從側(cè)面體現(xiàn)在不同單位的工作時(shí)間、級(jí)別及待遇等變化，是維護(hù)個(gè)人合法權(quán)益的重要保障。各級(jí)人事部門要切實(shí)做好工資表制作工作，記錄好工資變動(dòng)情況，尤其要做好入職和離職的工資表，并及時(shí)歸檔。再次，招工登記表、聘用合同、入伍登記表、轉(zhuǎn)干審批表、任免表等都是個(gè)人經(jīng)歷的重要記錄，是確定工作時(shí)間、工作內(nèi)容及干部身份等事項(xiàng)的關(guān)鍵證據(jù)，如果這些檔案材料不完整或沒(méi)有歸入個(gè)人的檔案，那么個(gè)人的這些履歷就很難得到證明，要想重新證明這些履歷可能要大費(fèi)周折。比如，當(dāng)年有過(guò)“上山下鄉(xiāng)”的知青經(jīng)歷的人，檔案中缺少了知青下鄉(xiāng)審批表，后來(lái)國(guó)家政策規(guī)定知青經(jīng)歷算工齡，他們要想證明這段經(jīng)歷，就必須到當(dāng)?shù)剡M(jìn)行證明，如果當(dāng)?shù)氐膽艏畽n案等相關(guān)檔案沒(méi)有保存好，而且一些當(dāng)事人也聯(lián)系不到的話，就很難證明他們的知青經(jīng)歷。組織人事部門的檔案工作關(guān)系到每個(gè)人的切身利益，組織人事部門必須切實(shí)提高檔案意識(shí)，重視檔案工作，把相關(guān)文件材料做規(guī)范，保存好并及時(shí)將檔案材料移交到干部人事檔案管理部門。同時(shí)，組織人事部門也要加強(qiáng)對(duì)個(gè)人在重視干部人事檔案方面的教育，讓本單位職工充分認(rèn)識(shí)到自身檔案的重要性，如實(shí)規(guī)范填寫相關(guān)表格材料，并及時(shí)將個(gè)人取得的相關(guān)資格證書、獎(jiǎng)勵(lì)證書等復(fù)印件交組織存檔管理。

2高校學(xué)生工作管理部門

學(xué)籍檔案是干部人事檔案至關(guān)重要的一部分，報(bào)考登記表、成績(jī)表、畢業(yè)生登記表、學(xué)位授予表等都是證明干部本人從錄取到畢業(yè)學(xué)歷學(xué)位真實(shí)性的必要條件，報(bào)考登記表記錄了報(bào)考錄取信息，成績(jī)表記錄了學(xué)業(yè)情況，畢業(yè)生登記表記錄了畢業(yè)信息，學(xué)位授予表記錄了學(xué)位獲得情況，任何一份材料的缺失都會(huì)影響當(dāng)事人學(xué)歷學(xué)位的完整性，高校學(xué)生工作管理部門務(wù)必規(guī)范設(shè)計(jì)學(xué)籍材料，認(rèn)真做好學(xué)籍檔案的歸檔工作。從當(dāng)前的干部人事檔案工作實(shí)踐來(lái)講，干部人事檔案中學(xué)位授予表缺失的情況比較常見(jiàn)，有些高校在工作中沒(méi)有意識(shí)到學(xué)位授予表的重要性，尤其是在本科生的學(xué)位授予中沒(méi)有制作這一張表格，也就更談不上將學(xué)位授予表歸入個(gè)人檔案了。而從干部人事檔案的規(guī)范性來(lái)講，如果只有畢業(yè)生登記表而沒(méi)有學(xué)位授予表，就代表當(dāng)事人只取得了畢業(yè)證書而沒(méi)有取得學(xué)位證書，這就對(duì)那些本來(lái)共同取得畢業(yè)證和學(xué)位證的人的學(xué)歷學(xué)位信息造成了缺失和破壞，也使得組織在考察個(gè)人時(shí)無(wú)法將取得單證的人和取得雙證的人區(qū)分開(kāi)來(lái)，影響了干部人事檔案的利用。高校學(xué)生工作管理部門所保管的學(xué)生檔案是干部人事檔案的前身，高校學(xué)生工作相關(guān)部門一方面必須參考和借鑒其他高校的經(jīng)驗(yàn)，合理規(guī)范地設(shè)計(jì)學(xué)籍材料，使之在放入檔案時(shí)能夠完整全面地記錄學(xué)生的學(xué)籍信息；另一方面必須在學(xué)生畢業(yè)時(shí)將其所有的相關(guān)歸檔材料歸入個(gè)人檔案，并按照轉(zhuǎn)遞地址及時(shí)進(jìn)行郵寄。高校學(xué)生工作管理部門規(guī)范地做好學(xué)生檔案的工作，能夠?yàn)楦刹咳耸聶n案規(guī)范化打下良好的基礎(chǔ)。

3干部人事檔案管理部門

干部人事檔案管理部門是主管部門，也是協(xié)調(diào)其他各個(gè)部門的關(guān)鍵部門，對(duì)外要主動(dòng)加強(qiáng)與各檔案材料相關(guān)部門的溝通聯(lián)系，加強(qiáng)對(duì)各單位兼職檔案管理員的培訓(xùn)，做好溝通和培訓(xùn)工作；對(duì)內(nèi)要加強(qiáng)自身的學(xué)習(xí)和管理，不斷提升業(yè)務(wù)素質(zhì)。

3.1接收新檔案時(shí)把好檢查關(guān)

干部人事檔案管理部門在接收新檔案時(shí)，應(yīng)該認(rèn)真核查檔案目錄與檔案材料的對(duì)應(yīng)情況，如發(fā)現(xiàn)有缺失的情況及時(shí)向檔案原來(lái)的管理部門聯(lián)系查找，避免因時(shí)間過(guò)長(zhǎng)而難以查找的麻煩。再者，干部人事檔案管理部門要安排專人發(fā)函補(bǔ)材料，新接收的檔案目錄與內(nèi)容雖然對(duì)應(yīng)，但仍有缺失的材料，不能因?yàn)椴皇潜静块T造成的材料缺失就放任不管，而是要增強(qiáng)敬業(yè)精神，本著檔案現(xiàn)在歸我單位管理就將其規(guī)范化管理的態(tài)度，及時(shí)發(fā)函到檔案材料的出處單位進(jìn)行補(bǔ)充，保證每一卷干部人事檔案的材料都齊全完整。

3.2接收檔案材料時(shí)做好登記工作

干部人事檔案材料的產(chǎn)生處于一個(gè)動(dòng)態(tài)的過(guò)程，檔案隨著個(gè)人社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)的不斷變化而增加新的材料，“干部人事檔案會(huì)隨著干部身份的確立而確立，會(huì)隨著干部職務(wù)的變化、干部經(jīng)歷的豐富而不斷增加新的內(nèi)容，即使干部退休了，還會(huì)有工資、獎(jiǎng)勵(lì)、處分、死亡等材料的形成。”[2]干部人事檔案材料產(chǎn)生的動(dòng)態(tài)性也決定了收集檔案材料始終處于動(dòng)態(tài)的過(guò)程中，為了保證檔案材料在歸檔和接收時(shí)交接明確，要做好接收材料的登記工作，歸檔人和接收人均需簽字并注明時(shí)間，這樣可以做到有據(jù)可查，如果出現(xiàn)材料丟失的現(xiàn)象可以明確責(zé)任人，追究其相關(guān)責(zé)任，防止推諉扯皮的現(xiàn)象，同時(shí)也可以從側(cè)面增強(qiáng)檔案管理人的責(zé)任感，使其妥善保管好檔案材料。檔案材料移交和接受過(guò)程的規(guī)范化有利于保障干部人事檔案材料的完整性。

3.3材料放入檔案時(shí)做到及時(shí)仔細(xì)

檔案材料在收到之后，如果不及時(shí)分別放入個(gè)人檔案，會(huì)造成材料堆積難以查找的問(wèn)題，為了干部人事檔案利用起來(lái)能夠高效便捷，管理部門應(yīng)該在收到散材料后定期及時(shí)地將材料歸入個(gè)人檔案。在放檔案材料時(shí)要認(rèn)真核查檔案材料的份數(shù)以及當(dāng)事人的姓名、出生日期等基本信息，防止檔案材料錯(cuò)放問(wèn)題的發(fā)生。

3.4整理檔案做到標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范

整理干部人事檔案時(shí)，要認(rèn)真對(duì)待每一個(gè)環(huán)節(jié)。首先，要認(rèn)真鑒定材料的真?zhèn)?，在碰到?fù)制件時(shí)尤其要注意查看是否加蓋原出處或組織人事部門的公章，對(duì)于不符合歸檔要求的文件材料要進(jìn)行補(bǔ)辦或重辦，對(duì)于多余的材料要抽出。其次，要嚴(yán)格按照干部人事檔案的十大類進(jìn)行材料的分類，并且在每頁(yè)材料上編寫頁(yè)碼，在每份材料的右上角編寫序號(hào)，字跡大小適中工整。再者，在對(duì)檔案材料進(jìn)行打孔時(shí)，要細(xì)致翻看材料中每一頁(yè)的頁(yè)邊距是否足夠，防止打孔打到材料內(nèi)容上的現(xiàn)象?？傊?，整理干部人事檔案要嚴(yán)格按照中央組織部印發(fā)的《干部檔案工作條例》的要求，真正做到“認(rèn)真鑒定、分類準(zhǔn)確、編排有序、目錄清楚、裝訂整齊。通過(guò)整理使每卷檔案達(dá)到完整、真實(shí)、條例、精煉、實(shí)用的要求。”我國(guó)人力資源豐富，隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，人員流動(dòng)情況越來(lái)越多，隨之而來(lái)的干部檔案轉(zhuǎn)遞工作也越來(lái)越頻繁。如果干部檔案在某個(gè)單位時(shí)不規(guī)范，干部工作幾經(jīng)變動(dòng)之后，也會(huì)為后面的單位整理檔案帶來(lái)麻煩。人員流動(dòng)加速，對(duì)干部檔案的完整性和規(guī)范性提出了更大的挑戰(zhàn)，這就需要全國(guó)各級(jí)單位都要切實(shí)做好干部檔案工作。只有這樣，從本單位寄出的干部檔案到新單位才可以很容易地上架，從外單位寄來(lái)的檔案也可以很輕松地被利用起來(lái)，彼此之間可以省去很多麻煩，提高工作效率。因此，各級(jí)相關(guān)部門，要增強(qiáng)檔案意識(shí)，充分認(rèn)識(shí)干部人事檔案工作的重要性，切實(shí)加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，自上而下從源頭上將保證干部人事檔案規(guī)范性落到實(shí)處。

參考文獻(xiàn)

[1]理文.我國(guó)干部人事檔案管理研究[D].合肥:安徽大學(xué),2013(8).

[2]俞銀珍.淺談干部人事檔案的特點(diǎn)及科學(xué)管理[J].浙江檔案,2002(12).

作者：劉新 單位：浙江大學(xué)檔案館