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高校人事檔案是高校人事管理工作的重要依據(jù)，其可以為人事調(diào)動(dòng)、人員聘用、干部選拔、職務(wù)晉升及離退休等各項(xiàng)工作提供重要的參料，其作為人才的信息庫，是對(duì)個(gè)人歷史的記載和考評(píng)的重要憑證，是高校人事工作中的重要一項(xiàng)內(nèi)容，可以為高校人力資源管理工作提供重要的參考依據(jù)，在高校人才隊(duì)伍建設(shè)中發(fā)揮著極其重要的作用。

1高校人事檔案管理存在的問題

1.1人才競(jìng)爭(zhēng)日趨激烈，“人檔分離”比較普遍

在當(dāng)前人事檔案管理工作中，“人檔分離”現(xiàn)象較為普遍。這主要是由于當(dāng)前高校人事改革及辦學(xué)規(guī)模不斷擴(kuò)張的新形勢(shì)下，人才競(jìng)爭(zhēng)越發(fā)激烈，這也導(dǎo)致人才流動(dòng)性較大。部分人員在流動(dòng)過各中沒有按照規(guī)定進(jìn)行人事的辦量，沒有進(jìn)行人事關(guān)系的調(diào)轉(zhuǎn)，從而導(dǎo)致一些“無頭”和“斷頭”檔案產(chǎn)生，從而使“有檔無人”及“無檔有人”的現(xiàn)象較多。

1.2歸檔材料不完整，檔案管理不夠規(guī)范

近年來高校取得了較快的發(fā)展，再加之高校人事制度改革不斷深入，高校在發(fā)展過各中更重視人才的引進(jìn)。各高校都會(huì)采取各種方法來吸納一些高學(xué)歷和高職稱的人才。但由于所引進(jìn)來的高層次人才多數(shù)檔案材料都不完整，檔案材料中學(xué)歷學(xué)位材料、年度考核材料、專業(yè)職稱變動(dòng)材料、工資變動(dòng)材料等都存在著不同程度缺漏的情況，由于這些人才檔案中材料存在嚴(yán)重的缺損現(xiàn)象，不僅對(duì)高校人事檔案內(nèi)容的完整性帶來較大的影響，而且也給高校人事檔案管理工作帶來較大的難度。

1.3管理手段待提高，信息資源難整合

在當(dāng)前很大一部分高校人事檔案管理工作中，傳統(tǒng)的手工人事檔案管理模式仍然為高校人事檔案管理的主要模式，而且在檔案管理工作中，對(duì)實(shí)體的形式較為重視。盡管當(dāng)前高校加快了信息化建設(shè)的進(jìn)程，但檔案的信息化建設(shè)仍處于初級(jí)階段，不僅沒有實(shí)現(xiàn)檔案全文的錄入和掃描，而且檔案信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)也存在許多不完善的地方。由于人事檔案管理方法較為落后，這就導(dǎo)致人事檔案材料在歸檔過各中極易出現(xiàn)錯(cuò)誤，同時(shí)這種落后的管理方式對(duì)于當(dāng)前高校人事檔案管理工作量不斷上升的情況也越來越難以適應(yīng)。加快高校信息化建設(shè)和檔案電子化管理具有迫切性。部分高校加快了信息化建設(shè)的速度，同時(shí)也初顯成效，但由于高校各個(gè)部門之間缺乏有效的溝通，信息很難進(jìn)行整合和交換，這對(duì)當(dāng)前高校檔案信息系統(tǒng)傳輸和信息資源共享帶來了較大的難度。

2構(gòu)建高校人事檔案服務(wù)的有效路徑

2.1科學(xué)分類，編排有序

當(dāng)前高校人事檔案管理主要分為管理人員、專業(yè)技術(shù)人員和工勤人員等三類形式，這與原來的干部和工人兩大管理形式發(fā)生了較大的變化。所以在當(dāng)前高校人事檔案管理工作中，需要針對(duì)于人事檔案的新特點(diǎn)來對(duì)高校人事檔案進(jìn)行科學(xué)分類，通過準(zhǔn)確的分類、有序的編制，確保檔案能夠有效的滿足完整、真實(shí)和實(shí)用的要求，進(jìn)一步對(duì)分類管理進(jìn)行強(qiáng)化。同時(shí)還要在高校內(nèi)建立由專人負(fù)責(zé)的檔案收集制度，有效的提高全體職工的檔案意識(shí)，確保高校人事檔案工作自覺性的提升。在高校內(nèi)各部門都需要配備兼職的檔案員，定期、隨時(shí)、定向?qū)n案材料進(jìn)行收集，確保材料內(nèi)容的完整性和準(zhǔn)確性。同時(shí)還要加強(qiáng)對(duì)檔案材料的審核和鑒別工作，科學(xué)對(duì)檔案材料進(jìn)行分類后，再整齊進(jìn)行裝訂及整理。

2.2加快檔案信息化進(jìn)程中人才隊(duì)伍建設(shè)

目前，檔案信息化建設(shè)所亟需具有綜合職業(yè)能力和全面素質(zhì)的人才，以滿足檔案信息化建設(shè)的全方位要求。領(lǐng)導(dǎo)重視是高校檔案人員合理配置的重要前提，也是檔案人才隊(duì)伍形成的有利保證。同時(shí)，高校領(lǐng)導(dǎo)要把檔案人才建設(shè)列入學(xué)校整體發(fā)展規(guī)劃，要建立科學(xué)合理的檔案人才培養(yǎng)體系，建立系統(tǒng)的人力資源培養(yǎng)和儲(chǔ)備機(jī)制，以健全的機(jī)制和多元渠道培養(yǎng)、引領(lǐng)人才隊(duì)伍建設(shè)和全力提升檔案人才隊(duì)伍的知識(shí)水平，提高管理業(yè)務(wù)工作能力和拓寬服務(wù)視野。

2.3整合共享信息資源，確保檔案信息真實(shí)完整

高校檔案信息化建設(shè)與管理是一項(xiàng)長期、系統(tǒng)的工作，需要高校各部門、各單位調(diào)整數(shù)字資源，進(jìn)行信息資源的有效整合，建立可集成的高校人事管理信息系統(tǒng)。形成人力資源信息共享與交換系統(tǒng)，人員進(jìn)校、離校的服務(wù)系統(tǒng)，人才的招聘、錄用、考核、評(píng)價(jià)系統(tǒng)，人才的待遇信息系統(tǒng)，財(cái)務(wù)系統(tǒng)綜合信息系統(tǒng)等，提高數(shù)據(jù)和系統(tǒng)的質(zhì)量。在當(dāng)今高校改革和人才流動(dòng)頻繁的信息時(shí)代，高校人事檔案服務(wù)要為發(fā)掘人才、鑒別人才、使用人才提供真實(shí)可靠的材料和信息。因此，要注重收集能夠反映教職工個(gè)人素質(zhì)和工作實(shí)績發(fā)展的各種培訓(xùn)、出國進(jìn)修、訪學(xué)與留學(xué)、訪問研究以及提高學(xué)歷學(xué)位的有關(guān)證明材料，全面客觀地反映人才的全貌。同時(shí)，要提高廣大教職工的檔案意識(shí)，確保材料的真實(shí)可靠、及時(shí)歸檔。檔案部門要強(qiáng)化制度建設(shè)，確保信息公開透明，增強(qiáng)檔案工作的事業(yè)心和責(zé)任感，積極主動(dòng)地去收集檔案信息，在收集整理檔案材料時(shí)，避免虛假材料和不真實(shí)信息入檔。

2.4構(gòu)建信息平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)人事檔案信息化管理

信息資源建設(shè)與信息化平臺(tái)是檔案信息化建設(shè)的核心，高校人事檔案信息化建設(shè)與服務(wù)，其核心是建立人事檔案數(shù)據(jù)庫，通過數(shù)據(jù)分析，將個(gè)人的德能勤績、工作業(yè)績、能力評(píng)價(jià)等實(shí)現(xiàn)量化考核，利用計(jì)算機(jī)對(duì)人事檔案進(jìn)行立體、動(dòng)態(tài)的管理，既滿足人事信息資源的共享，又能極大地提高檔案管理工作的效率。同時(shí)要把有關(guān)的電子檔案文件的收集工作融入到日常的管理工作中，利用已有的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)做好電子檔案的接收和管理。與高校各部門建立信息對(duì)接的系統(tǒng)，通過信息系統(tǒng)運(yùn)行平臺(tái)，最大限度地實(shí)現(xiàn)檔案的收、管、用，實(shí)現(xiàn)檔案信息數(shù)字化系統(tǒng)的兼容，檔案管理系統(tǒng)與高校信息化建設(shè)的其他系統(tǒng)之間能實(shí)現(xiàn)信息的融合，各子系統(tǒng)之間能實(shí)現(xiàn)信息直接導(dǎo)入和提取。通過網(wǎng)站展示檔案資源，開展檔案信息在線查詢服務(wù)，向利用者公布開放檔案信息內(nèi)容。

3結(jié)論

在當(dāng)前高校人事檔案管理工作中，需要解放思想，在管理工作中進(jìn)行不斷創(chuàng)新，做到與時(shí)俱時(shí)，確保高校人事檔案管理的實(shí)效性。同時(shí)還要加快思想觀念的轉(zhuǎn)變，不斷探索適合高校人事檔案管理的新模式和新方法。高校人事檔案管理人員需要加快自身知識(shí)結(jié)構(gòu)的更新，在檔案管理工作中加快新技術(shù)、新知識(shí)的應(yīng)用，更好的推動(dòng)高校人事檔案信息化的發(fā)展，確保為高校人事管理工作提供更好的服務(wù)。

作者：林琳 單位：黑龍江護(hù)理高等?？茖W(xué)校