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本文作者：張姣作者單位：銅仁職業(yè)技術(shù)學(xué)院人文社科系

管理方法、手段創(chuàng)新

目前，人才流動(dòng)服務(wù)機(jī)構(gòu)對(duì)流動(dòng)人員人事檔案管理的方法與手段陳舊、落后，仍以傳統(tǒng)手工操作和管理紙質(zhì)實(shí)體為主,勞動(dòng)強(qiáng)度大，工作效率低。不少人才流動(dòng)服務(wù)機(jī)構(gòu)僅僅充當(dāng)檔案保管員角色，局限于人事檔案的接收、保管及有限利用，檔案內(nèi)容不能得到及時(shí)、有效的補(bǔ)充與更新。因此，要提高檔案工作效率，為社會(huì)、公眾提供優(yōu)質(zhì)的檔案信息服務(wù)，就必須與時(shí)俱進(jìn),摒棄過(guò)去單一的手工操作方法，發(fā)揮檔案管理主體作用，充分利用計(jì)算機(jī)輔助管理和現(xiàn)代信息技術(shù)，建立流動(dòng)人員人事檔案信息庫(kù)，集收集、整理、鑒定、保管、利用及補(bǔ)充、更新等工作于一身。同時(shí)，還應(yīng)結(jié)合流動(dòng)人員人事檔案管理工作特點(diǎn)與社會(huì)利用需求，建立科學(xué)的檢索工具,努力開(kāi)發(fā)檔案信息管理軟件,將不屬于保密范疇和或不具有知識(shí)產(chǎn)權(quán)的那部分人事檔案信息實(shí)行網(wǎng)絡(luò)化公開(kāi)服務(wù)。此外，還應(yīng)充分調(diào)動(dòng)和發(fā)揮檔案人員的積極性與創(chuàng)造性，積極主動(dòng)開(kāi)發(fā)檔案信息潛在資源，為社會(huì)、企業(yè)（單位組織）及公眾提供更廣泛的利用。

思想觀念創(chuàng)新

《流動(dòng)人員人事檔案管理暫行規(guī)定》第四條和第十九條關(guān)于人才流動(dòng)服務(wù)機(jī)構(gòu)的性質(zhì)和服務(wù)宗旨的界定，說(shuō)明人才流動(dòng)服務(wù)機(jī)構(gòu)本身具有一定商業(yè)色彩，對(duì)流動(dòng)人員人事檔案享有獨(dú)特的管理權(quán)限。加之受“多頭管理”和“重收費(fèi)、輕管理”等思想的影響，人事檔案的接收、轉(zhuǎn)移及利用手續(xù)相當(dāng)煩瑣：一般須持有離職單位的證明、接收單位的證明、人事檔案保管機(jī)構(gòu)的相關(guān)證明等才可轉(zhuǎn)移、利用有關(guān)檔案。這就為某些單位壟斷人才，限制個(gè)人自由發(fā)展，防止人才流失，提供了借口和特權(quán)。同時(shí)也導(dǎo)致了大量“棄檔族“和”死檔案“的形成，使得人們對(duì)人事檔案管理部門的工作與服務(wù)質(zhì)量失去了信心，對(duì)人事檔案的可信程度、完整程度產(chǎn)生了懷疑，從而弱化了對(duì)人事檔案的重視。因此，面對(duì)廣泛而急劇的人才流動(dòng)，我們要轉(zhuǎn)變觀念、簡(jiǎn)化手續(xù)、健全管理制度，以維護(hù)人事檔案的完整與安全，杜絕人才壟斷或不經(jīng)專門渠道或機(jī)要通道而由個(gè)人攜帶人事檔案的錯(cuò)誤行為，減少人事檔案被篡改、偽造、損毀，甚至被遺棄的可能。同時(shí)，要加快改革步伐，建設(shè)社會(huì)化服務(wù)型的人事檔案保管中心，引進(jìn)西方CRM管理理念[2]，并將其運(yùn)用到為社會(huì)公眾服務(wù)領(lǐng)域,凝成“公眾關(guān)系管理理念指導(dǎo)我們的工作實(shí)踐。亦即建立以委托者為中心的人事檔案補(bǔ)充、完善、更新管理服務(wù)網(wǎng)絡(luò)，委托者憑身份證可以通過(guò)人才交流機(jī)構(gòu)網(wǎng)站查詢有關(guān)的檔案法律法規(guī)、政策,組織活動(dòng)及個(gè)人基本信息（包括檔案的補(bǔ)充、更新、繳費(fèi)等）。企業(yè)組織、個(gè)人與人才交流中心都要順應(yīng)時(shí)展潮流，及時(shí)更新觀念，建立良好的聯(lián)系，互通有無(wú)，以維護(hù)人事檔案的完整性、真實(shí)性、動(dòng)態(tài)性及內(nèi)容的豐富性。

技術(shù)、服務(wù)創(chuàng)新

多數(shù)人才交流服務(wù)機(jī)構(gòu)以保管檔案實(shí)體為主，對(duì)流動(dòng)人員人事檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用甚少。尤其是流動(dòng)人員人事檔案的補(bǔ)充與完善工作基本還是零起點(diǎn)。[3]因此,要加強(qiáng)專業(yè)技術(shù)和服務(wù)創(chuàng)新,將效益與服務(wù)統(tǒng)籌結(jié)合。

（一）要加快網(wǎng)絡(luò)化、電子化、信息化建設(shè)，建立和完善信息管理體制。成立專門負(fù)責(zé)信息收集、處理、、管理的信息部門，使檔案信息能夠及時(shí)、準(zhǔn)確的得到全面收集處理和充分提供利用,提高人事檔案服務(wù)的社會(huì)效益。

（二）建立合理的收費(fèi)制度，包括檔案轉(zhuǎn)移或移交手續(xù)費(fèi)、保管費(fèi)及咨詢服務(wù)費(fèi)等。建立定期鑒定和催繳制度，派專人負(fù)責(zé)?？蓞⒄漳承┎块T的收費(fèi)方法，對(duì)流動(dòng)人員檔案保管費(fèi)可采用由公司定期繳納或公司代為收取的方式。對(duì)于那些待業(yè)或失業(yè)人員的檔案，保管費(fèi)可憑其待業(yè)或失業(yè)證明，適當(dāng)給予減免。而對(duì)于有支付能力卻沒(méi)有按時(shí)繳納的可先通過(guò)郵件或電話方式及時(shí)催繳，逾期不繳者可視具體情況收取一定的滯納金，科學(xué)、合理地挖掘檔案的經(jīng)濟(jì)效益。

（三）國(guó)家及地方政府部門應(yīng)加大對(duì)流動(dòng)人員人事檔案管理的投入，加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)和專業(yè)、技術(shù)人才培養(yǎng)，減輕人才交流中心的經(jīng)濟(jì)壓力，使人才交流中心由商業(yè)性向社會(huì)公共服務(wù)性轉(zhuǎn)變。

（四）對(duì)流動(dòng)人員人事檔案定期進(jìn)行檢查，確認(rèn)并及時(shí)對(duì)檔案進(jìn)行補(bǔ)充、完善，防止檔案中斷，為檔案委托者提供良好的、全面的、優(yōu)質(zhì)的社會(huì)化服務(wù)。

檔案教育創(chuàng)新

《流動(dòng)人員人事檔案管理暫行規(guī)定》要求：流動(dòng)人員人事檔案管理應(yīng)由專人負(fù)責(zé),應(yīng)具備專業(yè)知識(shí)。[4]但事實(shí)上多數(shù)人才交流機(jī)構(gòu)流動(dòng)人員的人事檔案多由行政人員兼職/專職管理，個(gè)別的專業(yè)人員也是術(shù)而不精，缺乏扎實(shí)的檔案專業(yè)基礎(chǔ)和管理、操作技能等知識(shí)，檔案工作人員的綜合素質(zhì)普遍較低。在人才流動(dòng)加劇的今天，面對(duì)不斷進(jìn)步、日益開(kāi)放和日趨透明的社會(huì)，必須提高檔案人員的綜合素質(zhì)，以適應(yīng)信息社會(huì)發(fā)展的需要。[5]因此，除對(duì)檔案工作人員進(jìn)行必要的專業(yè)知識(shí)、管理技巧、手段等方面的專門教育與培訓(xùn)外，還可汲取西方檔案教育的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，以培養(yǎng)檔案實(shí)用型人才為出發(fā)點(diǎn)，結(jié)合實(shí)踐，開(kāi)設(shè)檔案專業(yè)技能培訓(xùn)班、技術(shù)知識(shí)講座，開(kāi)展經(jīng)驗(yàn)交流座談會(huì)或?qū)嵉卣{(diào)研等活動(dòng)，提高檔案管理人員的專業(yè)綜合素質(zhì)和管理技術(shù)水平，保證檔案材料及時(shí)更新，維護(hù)檔案的完整、準(zhǔn)確與安全，促進(jìn)人事檔案管理的全面、規(guī)范發(fā)展，使我國(guó)流動(dòng)人員人事檔案建設(shè)隊(duì)伍朝著更加完備、更加規(guī)范、更加專業(yè)、更加創(chuàng)新、更加民主的領(lǐng)域持續(xù)發(fā)展。

總之，現(xiàn)代信息技術(shù)在不斷更新和發(fā)展，未來(lái)社會(huì)將是一個(gè)不斷開(kāi)放、日益規(guī)范和持續(xù)發(fā)展的社會(huì)，流動(dòng)人員人事檔案管理也必將朝著規(guī)范化、創(chuàng)新化、信息化軌道持續(xù)發(fā)展。因此，要改變流動(dòng)人員人事檔案被遺棄或變成“死檔案”的命運(yùn)，就必須立足于“以人為本”,不斷創(chuàng)新，與時(shí)俱進(jìn)，使流動(dòng)人員人事檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)與檔案管理人員從傳統(tǒng)保管員的角色中脫離出來(lái)，向現(xiàn)代化服務(wù)型主體轉(zhuǎn)變。以“服務(wù)社會(huì)公眾”為宗旨，利用現(xiàn)代先進(jìn)信息技術(shù)，努力開(kāi)發(fā)檔案信息資源，樹(shù)立良好服務(wù)形象，積極主動(dòng)為社會(huì)、為公眾提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，提高人事檔案的準(zhǔn)確度、誠(chéng)信度、被重視度與利用效率，促進(jìn)流動(dòng)人員人事檔案管理規(guī)范、穩(wěn)定、持續(xù)發(fā)展。