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【摘要】計算機(jī)的發(fā)展拉動著自動化辦公程度不斷提升，高職院校應(yīng)用電子檔案極大程度上提高了檔案部門辦公效率，但是管理電子檔案工作還存在著一些問題，需要探索新的管理途徑，文中對高職院校的電子檔案管理工作發(fā)展做了簡單的論述。

【關(guān)鍵詞】高職院校；電子檔案；工作途徑

高職院校檔案管理工作比較繁重，而電子檔案的應(yīng)用可以將復(fù)雜的檔案管理工作簡單化，電子檔案管理具有及時查閱檔案、完善檔案、易保存等優(yōu)勢，高職院校應(yīng)用電子檔案管理檔案工作已經(jīng)是必然趨勢，需要各高職院校根據(jù)自身情況有效地運用。

一、電子檔案管理工作的現(xiàn)狀

電子檔案的一些文件信息難以持續(xù)識讀，電子檔案與紙質(zhì)檔案相比的優(yōu)勢是準(zhǔn)確、方便，但是計算機(jī)的軟件和編碼方式的變化，使系統(tǒng)運行的環(huán)境發(fā)生變化，極易造成文件不可讀，由此需要高度重視這一問題。檔案管理人員對電子檔案管理的重視程度不夠。一些檔案管理工作者，習(xí)慣將紙質(zhì)檔案作為檔案保存的載體，不重視電子檔案，只是將電子檔案作為副本來保管，沒能做到及時打印或備份文件，很容易造成重要文件信息丟失。管理人員對電子檔案管理觀念的認(rèn)識不足，在一定程度上阻礙了電子檔案管理工作的開展。電子檔案還缺乏一定的安全保障。電子檔案是以電子文件形式，以計算機(jī)的磁盤或者光盤等材料為載體，以數(shù)字編碼的形式來記錄并保存信息，若出現(xiàn)管理不當(dāng)或者非法技術(shù)操作等情況，很有可能給電子文件帶來安全隱患。

二、發(fā)展高職院校電子檔案管理工作的對策

（一）實現(xiàn)科學(xué)化電子檔案管理。高職院校需要推行標(biāo)準(zhǔn)化的著錄電子文件，保障電子檔案文件的可讀性要求，在軟件升級時積極地做好文件打印或者備份工作，防止檔案信息流失，積極應(yīng)對電子檔案文件不可讀的問題，管理人員需要及時對軟件進(jìn)行更新，做好計算機(jī)的管理工作以及計算機(jī)的清理工作，保證電子檔案文件信息可及時調(diào)閱、查檔等。高職院?？梢耘c軟件公司相互合作，建立并完善屬于自己院校的電子檔案信息管理系統(tǒng)，督促管理人員做好電子文件收集信息的完整性，做好電子信息文件的識別和標(biāo)識工作，做好檔案信息變化及時錄入工作，將文件信息完整準(zhǔn)確的納入數(shù)據(jù)庫中，實現(xiàn)統(tǒng)一的管理，同時做好防火墻工作以及安全病毒查殺能力強(qiáng)的軟件，防止由于非法侵入造成檔案流失的問題，提高本校電子檔案管理的水平，保證檔案信息的安全。

高職院校需要建立健全檔案歸檔制度，電子檔案的管理工作涉及的內(nèi)容較多，且需要管理人員具備一定的技術(shù)能力，需要高效的各個管理部門及時給予及時的配合，及時將本部門相關(guān)的檔案信息及時上報，由檔案信息的管理人員及時進(jìn)行信息歸檔工作。做好高職院校的電子檔案管理工作，需要以管理制度為依托，將其納入到高校管理工作的程序中，由電子檔案管理人員負(fù)責(zé)嚴(yán)格把關(guān)，做好定期收集專用軟盤工作，同時跟進(jìn)各個戶頭管理，根據(jù)檔案歸檔的標(biāo)準(zhǔn)類選擇儲存文件的格式以及文本歸檔工作，在進(jìn)行檔案歸檔時，需要充分地了解信息的始末，保障電子文件信息的真實程度，形成電子檔案后，要對電子檔案進(jìn)行及時的跟蹤和監(jiān)控，按照電子檔案管理標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檔案的整理、檔案鑒定以及檔案歸檔等工作。

（二）做好電子檔案實體保存工作。電子檔案的實體保存載體主要是光盤，負(fù)責(zé)檔案管理工作人員需要做到輕拿輕放，將其放置在防磁柜中，并使其保持直立的狀態(tài)，防止由于堆疊或者摩擦造成光盤出現(xiàn)變形或者劃痕。要保證貯存光盤環(huán)境具備適宜的溫度與濕度，防止光盤出現(xiàn)老化或者受潮的情況，其溫度需要控制在14℃~24℃，保存的濕度控制在40%~65%內(nèi)。除此之外還需要做好避光工作，防止光盤受到紫外線的照射造成過早老化的問題，定期對光盤進(jìn)行復(fù)制，在進(jìn)行光盤轉(zhuǎn)存貯時，需要保證編號前后一致，每五年左右進(jìn)行一次光盤復(fù)制。最好檔案的分類管理工作，大多數(shù)高職院校都有很多的電子檔案文件，需要根據(jù)不同的類別進(jìn)行劃分，主要分為基建類、設(shè)備類、學(xué)生檔案、職工檔案等。其中基建類的檔案最終輸出是以紙張的形式，用計算機(jī)進(jìn)行打印，在進(jìn)行管理的過程中，需要按照相關(guān)的要求將檔案信息輸入進(jìn)去，對紙張文件進(jìn)行掃描，根據(jù)其編號和圖號以及案卷號進(jìn)行保存，保證用戶端可以檢索到圖紙資料。

（三）加強(qiáng)對電子檔案管理人員的管理。高職院校的電子檔案管理工作正在向現(xiàn)代化方向發(fā)展，電子檔案的管理工作將會更加規(guī)范、科學(xué)，對管理人員的要求也將越來越高，由此高校必須建立專業(yè)的電子檔案管理職位，提高管理人員使用電子計算機(jī)的能力以及提高其管理工作的能力，定期對管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，使其可以及時接受并應(yīng)用先進(jìn)的管理技術(shù)以及管理理念，提高其操作計算機(jī)的能力，提高其對電子檔案管理工作的重視程度。電子檔案的管理人員需要做好日常的檔案室管理工作，及時進(jìn)行電子文件的復(fù)制工作，同時保證電子檔案載體儲存的環(huán)境干凈整潔，提高電子檔案的使用壽命。

三、結(jié)語

高校應(yīng)用電子檔案管理檔案工作，可以有效地實現(xiàn)檔案資源的共享，可以及時地更新各類檔案信息，有效縮短查檔、歸檔時間，降低檔案管理工作的強(qiáng)度，高職院校需要及時地解決電子檔案管理工作中存在的問題，充分發(fā)揮電子檔案的作用，提高檔案工作的管理效率。

【參考文獻(xiàn)】

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[3]吉順霞.電子檔案管理在高職院校的應(yīng)用分析[J].辦公室業(yè)務(wù),2014(07).

作者：朱柳紅 單位：湖南有色金屬職業(yè)技術(shù)學(xué)院