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隨著社會步入信息化時代，信息化在為企業(yè)創(chuàng)造巨大效益的同時，也給傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理工作帶來了巨大的挑戰(zhàn)，最直接、最嚴峻的沖擊就是電子檔案的大量涌現(xiàn)。新形勢下，要做好企業(yè)電子檔案管理工作，就要順應(yīng)信息化時展的要求，結(jié)合企業(yè)自身實際情況，針對存在的不足和問題，采取必要的有針對性的對策，以期能對提升企業(yè)電子檔案管理水平，更好地服務(wù)企業(yè)各項工作有所幫助。

一、企業(yè)電子檔案管理工作存在的問題

（一）對電子檔案認識不夠。

由于受傳統(tǒng)觀念的束縛，對企業(yè)電子檔案的認識還存在一定的局限性，一些企業(yè)偏重或者說習(xí)慣于紙質(zhì)檔案的收集和管理，有些人習(xí)慣上認為紙質(zhì)文件材料才是檔案，而將電子文件拒之門外，任由電子文件自生自滅，造成大量檔案資源流失。還有些企業(yè)即便保存了電子檔案，對其也沒有給予應(yīng)有的重視，投入不夠，管理不夠，影響了電子檔案作用的有效發(fā)揮。

（二）電子文件歸檔內(nèi)容不齊全。

有的企業(yè)職能部門認為電子文件在一定程度上應(yīng)歸本部門所有，不愿意把這些電子文件及時移交。還有的歸檔電子文件數(shù)量較多的單位，認為對目錄的輸入和把電子文件導(dǎo)入數(shù)據(jù)庫太煩瑣，能不交就不交，能少交就少交。每年到歸檔時間，許多電子文件都不知去向，歸檔文件仍分散保存在業(yè)務(wù)人員手里。

（三）應(yīng)用軟件缺乏兼容性。

由于企業(yè)各部門的文件都在自己的系統(tǒng)里運行，且各個系統(tǒng)的數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)、結(jié)構(gòu)等都不盡相同，所產(chǎn)生的電子文件存儲格式、著錄內(nèi)容千差萬別，很難做到信息和知識資源的自動交換、共享。由于電子檔案尚沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，檔案文件在移交過程中，會出現(xiàn)因兩部門存儲檔案方式不同，使用軟件不同，而使電子檔案在移交過程中出現(xiàn)困難。目前在很多企業(yè)使用的軟件都是從各自的業(yè)務(wù)工作角度研發(fā)的，對本專業(yè)以外的工作均不適用，而且軟件之間不兼容。

（四）電子檔案存在安全隱患。

電子檔案管理工作中，所面臨的困境和首要的難題就是信息安全問題。網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展使電子檔案在更大的范圍內(nèi)得到共享，同時，無孔不入的網(wǎng)絡(luò)黑客和防不勝防的計算機病毒也給電子檔案的管理帶來巨大的安全隱患。一些黑客正是因為掌握了這一點，才會對相關(guān)的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)進行惡意的攻擊，對信息進行竊取。

（五）電子檔案管理人員素質(zhì)有待提高。

電子檔案管理人員多數(shù)由檔案專業(yè)人員、非專業(yè)人員和計算機管理人員組成，缺乏既懂檔案知識又熟悉計算機專業(yè)技術(shù)的全才，這在客觀上制約了檔案信息化的進程。

二、做好企業(yè)電子檔案管理工作的策略

（一）要從思想上重視電子檔案管理。

思想是行動的先導(dǎo)，轉(zhuǎn)變觀念是實現(xiàn)電子檔案有效管理的關(guān)鍵。電子檔案的出現(xiàn)也就是近些年的事情，對大多數(shù)人們來說還是一件新生事物，對這樣的新生事物只有通過宣傳和開發(fā)利用，才能提高人們的認識。檔案工作人員，還包括企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)及文件工作者、計算機技術(shù)人員等都應(yīng)該充分認識其重要性，從思想上給予高度重視，通過轉(zhuǎn)變觀念，使企業(yè)從上之下擺脫傳統(tǒng)管理理念的束縛，真正認清電子檔案管理的重要意義。

（二）要加強電子檔案的收集歸檔。

要做好電子檔案管理工作，首先要從電子文件的收集、積累等基礎(chǔ)工作入手，對電子文件管理“提前介入”，從源頭做起，從而保證電子文件的歸檔質(zhì)量、有效保管和齊全完整。要嚴格控制電子文件的歸檔時間，不能無限制地往后拖，時間拖得的越長，歸檔的電子文件越不齊全、越不完整。歸檔范圍內(nèi)的電子文件必須全部歸檔，不能有遺漏現(xiàn)象，也不能以沒有產(chǎn)生為由不歸檔，致使應(yīng)歸電子文件游離于檔案館（室）之外。要加強歸檔工作，使有保存價值的電子文件都能及時歸檔保存，應(yīng)收盡收，應(yīng)存盡存，保證電子文件的齊全完整。

（三）要加強軟件的兼容力度。

電子檔案是指經(jīng)過鑒定具有保存和利用價值的歸檔電子文件及相應(yīng)的支持軟件等，軟件要有兼容性，如不兼容，應(yīng)不斷完善。要特別注意電子檔案管理軟件的兼容統(tǒng)一，檔案部門應(yīng)配備與業(yè)務(wù)部門相互兼容的計算機軟、硬件系統(tǒng)，保證歸檔電子文件的有效識讀。并應(yīng)開發(fā)相關(guān)電子檔案管理系統(tǒng)軟件，管理歸檔的電子文件。各部門之間應(yīng)該加強溝通，達到協(xié)調(diào)一致，爭取讓專業(yè)軟件都能和檔案管理軟件相互調(diào)用，或能借助某種工具把專業(yè)軟件中的數(shù)據(jù)庫導(dǎo)入檔案管理軟件中來，為利用提供一個統(tǒng)一的平臺。

（四）要確保電子檔案的安全性。

為保證電子檔案的安全，我們要采取切實可行的保護措施，加強網(wǎng)絡(luò)傳輸安全技術(shù)建設(shè)，減少檔案失竊、丟失的情況，對現(xiàn)有數(shù)據(jù)進行備份和保存，注意保管室的防火、防盜、防潮。目前，為防止檔案信息被竊取、刪除和修改，防止網(wǎng)絡(luò)“黑客”的進入，常用的技術(shù)方法有簽署技術(shù)、加密技術(shù)、身份驗證、防寫、檔案備份、專機專用、設(shè)置防火墻、安裝殺毒軟件等。這些技術(shù)措施對于證實電子檔案內(nèi)容的真實、可靠，確保電子文件在存儲、傳輸過程中的安全、保密，防范對電子文件的非法訪問和隨意刪改，都具有很好的效果。

（五）要提高電子檔案管理人員的綜合素質(zhì)。

在電子檔案日益發(fā)展的今天，培養(yǎng)和造就一批精通電子技術(shù)、懂檔案管理的人員是當(dāng)務(wù)之急。電子檔案管理要求電子檔案管理人員不僅應(yīng)具備檔案學(xué)基礎(chǔ)理論知識及專業(yè)知識，還必須掌握現(xiàn)代信息技術(shù)，熟練運用計算機及現(xiàn)代通信技術(shù)。企業(yè)檔案部門要重視和加強對電子檔案管理人員的培養(yǎng)，一方面，要多渠道引進專業(yè)技術(shù)和管理人員，使用素質(zhì)高、思想好、責(zé)任心強的人員從事電子檔案管理工作；另一方面，要對現(xiàn)有的檔案人員進行專業(yè)培訓(xùn)，特別是加大對現(xiàn)代科技知識和電子技術(shù)的培訓(xùn)，以提高他們的業(yè)務(wù)素質(zhì)。

作者：張嘉麟 單位：哈爾濱供水集團有限責(zé)任公司客戶服務(wù)中心