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一、電子檔案真實(shí)可靠性的屬性及特點(diǎn)

1.真實(shí)可靠性才應(yīng)是電子檔案的本質(zhì)屬性

電子檔案只有完全具備真實(shí)可靠性，才被認(rèn)為其能夠滿足作為檔案或其它證據(jù)的基本要素。國(guó)外一些接受電子檔案作為證據(jù)使用的國(guó)家，他們判斷電子檔案可采信性的標(biāo)準(zhǔn)是其發(fā)生、存儲(chǔ)和采集程序是否符合相關(guān)規(guī)定和法律制度，即電子檔案的來(lái)源是否可靠及形成者的真實(shí)性。

2.電子檔案的真實(shí)可靠性決定其本質(zhì)要素

這點(diǎn)與傳統(tǒng)檔案相同，而傳統(tǒng)檔案的真實(shí)可靠性主要是通過(guò)檔案載體直觀地展示出來(lái)，其真實(shí)可靠性主要是通過(guò)存儲(chǔ)載體形式的真實(shí)可靠度加以評(píng)判。檔案載體成為判斷檔案真實(shí)可靠性的主要佐證，因?yàn)橄鄬?duì)于電子檔案的傳統(tǒng)檔案，任何更改都肯定會(huì)在載體上留下痕跡。而電子檔案載體的多樣性使得我們必須要著眼于其本質(zhì)的要素。電子檔案形態(tài)的特殊性，導(dǎo)致了一些特殊的要素出現(xiàn)，但它們并不是真實(shí)可靠性的決定因素。因此，電子檔案的真實(shí)可靠性要求其本質(zhì)要素始終保持不變，這一認(rèn)知對(duì)于電子檔案真實(shí)可靠性管理至關(guān)重要。

3.電子檔案真實(shí)可靠性必須呈現(xiàn)于客戶端輸出形式特點(diǎn)

電子檔案是大都以計(jì)算機(jī)二進(jìn)制存儲(chǔ)形式記錄在磁盤(pán)或光盤(pán)等載體上，在整個(gè)存儲(chǔ)過(guò)程始終保持著數(shù)字化形態(tài)。但是，這是不能為檔案利用者直接讀取的，只有借助于客戶端設(shè)備顯示的形態(tài)才能為人讀取和理解，電子檔案才具備實(shí)際的效力，并具有保存的價(jià)值。

4.電子檔案的真實(shí)可靠性呈現(xiàn)復(fù)雜性特點(diǎn)

電子檔案的真實(shí)可靠性遠(yuǎn)比傳統(tǒng)載體檔案復(fù)雜。傳統(tǒng)檔案信息和特定載體是密不可分的，載體已經(jīng)就是檔案的一部分，內(nèi)容可以直接讀取，檔案文件的物理及邏輯結(jié)構(gòu)會(huì)始終保持一致。而電子檔案具有內(nèi)容與載體之間可分離性的特點(diǎn)，這樣電子檔案的真實(shí)可靠性評(píng)估就需要綜合考察。所以，電子檔案要比傳統(tǒng)檔案復(fù)雜得多，其真實(shí)可靠性便也相應(yīng)呈現(xiàn)出更多的復(fù)雜性特點(diǎn)。在建立數(shù)字檔案環(huán)境下，加強(qiáng)電子檔案的真實(shí)可靠性更有實(shí)際意義。嚴(yán)格地講，在數(shù)字環(huán)境下，儲(chǔ)存檔案要真正保持原始檔案不變只是一種理想狀態(tài)，我們盡量做到的是保持復(fù)制檔案的能力。所以，電子檔案真實(shí)可靠性必須要求在檔案復(fù)制過(guò)程中本質(zhì)和屬性不產(chǎn)生改變，與原始檔案狀態(tài)能夠最大限度保持一致性。

二、電子檔案真實(shí)可靠性面臨的威脅

1.電子檔案的信息內(nèi)容極易被篡改和誤改，甚至偽造，且可以做到不留下明顯痕跡

造成虛假電子檔案原因可能是病毒入侵、黑客入侵等情況；可能是檔案管理人員自身誤操作而導(dǎo)致改動(dòng)；可能是軟硬件系統(tǒng)方面的，包括系統(tǒng)差異性、軟件漏洞和故障等，其中系統(tǒng)差異性是指處理、管理、利用文件的系統(tǒng)和文件形成系統(tǒng)之間存在差別。

2.電子檔案的真實(shí)可靠性保證是陪伴其生命周期的連續(xù)過(guò)程，只有通過(guò)經(jīng)常的更新和周期性的遷移，才能得以保存

然而，更新只有使文件的內(nèi)容和格式要素完整的保存下來(lái)，這樣得到的電子檔案才能被認(rèn)為是原始檔案真實(shí)可靠的副本。相反，遷移也可再生檔案文件的內(nèi)容，但該文件的存儲(chǔ)格式和外觀則注定會(huì)發(fā)生變化，而且還有可能影響文件的其他組成關(guān)聯(lián)要素，所以遷移必然會(huì)意味著一定程度的丟失。

3.電子檔案與載體之間相分離，必然會(huì)使其存儲(chǔ)信息的原始性和內(nèi)容真實(shí)可靠性的衡量準(zhǔn)則帶有相對(duì)性

由于政治制度、司法制度和技術(shù)能力等的差異，導(dǎo)致各個(gè)國(guó)家和地區(qū)對(duì)電子檔案的真實(shí)可靠性鑒定標(biāo)準(zhǔn)有較大不同的認(rèn)知定位，故而對(duì)電子檔案真實(shí)可靠性的確定具有相對(duì)性。

三、電子檔案真實(shí)可靠性的保障措施

1.保證電子檔案的原始性

保證電子檔案信息內(nèi)容的原始性是確立真實(shí)可靠性的基礎(chǔ)，必須在電子檔案產(chǎn)生時(shí)就要嚴(yán)格管理，堅(jiān)決執(zhí)行對(duì)所有操作記錄的持續(xù)跟蹤制度。主要方法可包括：第一，加強(qiáng)身份確認(rèn)、數(shù)字信息記錄、防病毒和黑客等技術(shù)保障措施；第二，詳細(xì)著錄電子檔案生命周期中的各項(xiàng)元數(shù)據(jù)，包括各種操作行為，有效維護(hù)元數(shù)據(jù)信息；第三，健全、貫徹配套管理制度。

2.電子檔案的日益多樣化、復(fù)雜化和大眾化，使得檔案工作者在面臨數(shù)字存儲(chǔ)問(wèn)題時(shí)，感覺(jué)不到絲毫的輕松

針對(duì)這一問(wèn)題，許多國(guó)家提出了不同的保存方案，主要分為以下五類：保存最先產(chǎn)生或存儲(chǔ)電子檔案的原始技術(shù)；效仿原始技術(shù)，使之用于新的操作平臺(tái)；對(duì)檢索、傳遞和使用電子檔案所需的軟件進(jìn)行遷移；把檔案文件遷移至最新格式；將檔案文件轉(zhuǎn)化為標(biāo)準(zhǔn)格式。但是，這五種方法各有利弊，沒(méi)有一種令人完全滿意，因?yàn)榫嚯x遠(yuǎn)視技術(shù)和數(shù)據(jù)格式越近的方法，其真實(shí)可靠性越可信，而方法卻越復(fù)雜，越不切實(shí)際。鑒于組合的持續(xù)目標(biāo)管理方法一直以來(lái)都是檔案界目前所追求的唯一電子檔案存儲(chǔ)方法，它提供了一個(gè)連貫的、全面的框架，可以根據(jù)不同的檔案需求進(jìn)行剪裁，通過(guò)對(duì)數(shù)字對(duì)象各類信息的提取，可以提供一個(gè)統(tǒng)一的但卻具有高度適應(yīng)性的方法，同時(shí)能滿足處于不同階段電子檔案真實(shí)可靠性的保管需求。由于持續(xù)目標(biāo)管理方法的種種優(yōu)勢(shì)，才使得長(zhǎng)久保存電子檔案，確保其真實(shí)可靠性，同時(shí)采用先進(jìn)技術(shù)來(lái)管理、檢索、利用和傳遞檔案文件成為可能。

3.大量產(chǎn)生于不同年代、格式各異、互不兼容的電子檔案與最新多媒體的、復(fù)雜信息系統(tǒng)產(chǎn)生的文件同時(shí)并存

因此，建立相關(guān)制度規(guī)則化和操作規(guī)范管理是保證電子檔案真實(shí)可靠性的先決條件。主要包括：一，電子檔案的法定程序和手續(xù)的真實(shí)性保證：審定、批辦、歸檔等辦理過(guò)程控制和相關(guān)手續(xù)的流程管理。二，應(yīng)用電子簽章技術(shù)，用于電子檔案的批改、簽發(fā)、辦理、署名等。開(kāi)發(fā)應(yīng)用電子水印技術(shù)，防錯(cuò)亂、非法刪改，保證電子檔案信息的原始性。三，操作者接力管理技術(shù)，保證對(duì)電子檔案的處理過(guò)程不出現(xiàn)失控或中斷，以保證控制過(guò)程在時(shí)間上的連續(xù)性；四，建立以電子檔案為記錄單元的日志信息，作為電子檔案的檔案，留待真實(shí)性鑒定時(shí)調(diào)用。檔案最獨(dú)特的價(jià)值在于其既是事務(wù)處理的工具，又能夠?yàn)樾纬伤纳鐣?huì)活動(dòng)提供證據(jù)和喚起相關(guān)的記憶。正因如此，人們?cè)诠芾黼娮訖n案時(shí)的第一要?jiǎng)?wù)，必須是確保其真實(shí)可靠性。電子檔案管理是一個(gè)深層的、復(fù)雜的問(wèn)題，最大程度地降低電子檔案風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)，其核心是保障電子檔案的真實(shí)可靠性；唯有保證電子檔案的真實(shí)可靠性，電子檔案管理系統(tǒng)諸多環(huán)節(jié)才會(huì)有實(shí)現(xiàn)的意義，電子檔案才具備存在的價(jià)值。

作者：唐偉 單位：河北大學(xué)檔案館