前言：本站為你精心整理了高校電子檔案管理工作問題分析范文，希望能為你的創(chuàng)作提供參考價(jià)值，我們的客服老師可以幫助你提供個(gè)性化的參考范文，歡迎咨詢。

1電子檔案管理工作的現(xiàn)狀

高校每年都有成千上萬的學(xué)生檔案流動(dòng)，每份檔案都是學(xué)生不可缺失、如影隨形的材料。紙質(zhì)檔案占用空間巨大，不節(jié)能環(huán)保，易被蟲蛀，易潮濕，易損毀等等缺點(diǎn)愈發(fā)顯露了出來，電子檔案管理工作愈發(fā)適合在高校中開展。隨著現(xiàn)代化信息技術(shù)的飛速發(fā)展和廣泛應(yīng)用，使得電子檔案成為了繼傳統(tǒng)檔案管理后的新型信息管理方式，作為即將取代以前紙質(zhì)檔案成為完美無缺的新一代霸主的電子檔案來說，即使處于正在蓬勃發(fā)展的時(shí)期，也是有很多需要注意的地方的，往小說比如文件的收集、整理、歸檔、和保管等看起來輕松無須擔(dān)心的地方也會(huì)出問題。因此加強(qiáng)電子檔案管理工作，將有利有益的信息轉(zhuǎn)而應(yīng)用到現(xiàn)代高校檔案管理中，變得十分重要。

2電子檔案管理工作存在的問題

（一）文件本身的收集、整理、歸檔與保管。

這是一個(gè)亙古不變的研究課題，但也是出錯(cuò)率最高的地方，因?yàn)楦咝Ｊ切畔⒘孔畲蟮囊粋€(gè)地方。在實(shí)際工作中，我們對材料收集的不完善，整理的不充分，歸檔的不及時(shí)，容易出現(xiàn)工作漏洞。與紙質(zhì)材料相比，電子文件通常由光碟、硬盤等設(shè)備儲(chǔ)存，既可防蟲蛀，又節(jié)能環(huán)保，可謂優(yōu)點(diǎn)多多。但是紙質(zhì)材料有其保存方法，電子影碟亦有，而在現(xiàn)實(shí)工作中，其存放環(huán)境往往不被重視，影碟本身介質(zhì)的特殊性，對周圍的影響因素要求相當(dāng)嚴(yán)格，是不可忽略的重要問題之一。

（二）檔案專業(yè)人員本身的計(jì)算機(jī)水平不夠。

有的高校認(rèn)為電子檔案會(huì)完全取代紙質(zhì)檔案，所以強(qiáng)調(diào)無紙化辦公；有的高校認(rèn)為電子檔案制作完發(fā)送出去就萬事大吉了，根本不關(guān)心接收單位是否看到，更不備份；有的高校的管理人員只是懂得計(jì)算機(jī)知識(shí)，并不完全明白和理解電子檔案的管理工作。電子檔案由于數(shù)量巨大化和技術(shù)多重化，要求檔案工作人員從思想深處了解和熱愛本職工作，現(xiàn)如今許多工作人員責(zé)任心不夠強(qiáng)，上班時(shí)間懈怠，僅僅把手邊的工作敷衍過去，完全不考慮質(zhì)量過不過關(guān)。

（三）高校本身的電子檔案管理制度不完善。

沒有一套健全的管理體系，管理不夠規(guī)范，執(zhí)行不夠有力，完成不夠迅速，繼而影響管理效率，不利于電子檔案管理工作的開展。分配任務(wù)不夠明確，責(zé)任簽署過于隨意，都是管理制度不完善而引起的。有許多高校既不按國家的統(tǒng)一規(guī)定管理，也沒有擁有自己的管理體系，極有可能因員工的失誤造成損失，文件被篡改，被泄露，都沒有處罰措施。

3電子檔案管理問題的對策分析

（一）在電子文件的收集中，應(yīng)在平時(shí)就多篩選有價(jià)值的材料，日積月累，就會(huì)擁有一套自己的材料綱領(lǐng)。

整理也就會(huì)輕松許多，定期的整理具有歸檔條件的文件儲(chǔ)存到可以長期保存的設(shè)備上，防止材料丟失所帶來的不便。歸檔檔案等的整理，國家電子檔案管理要求中有明確規(guī)定，對文字、圖形、數(shù)據(jù)類都有詳細(xì)的要求，在工作中可同時(shí)參考所在高校的決定，綜合起來進(jìn)行歸檔更方便些。一定要注意保證電子檔案完整性和可讀性。在保存方面，不僅要考慮長久有效的存儲(chǔ)載體、合適的存儲(chǔ)方式，還要有與之匹配的存儲(chǔ)系統(tǒng)和存儲(chǔ)環(huán)境。電子文件一般儲(chǔ)存在光盤上，要注意避光，防潮，最好存放庫房能夠有溫濕度的自控設(shè)施，還要考慮防磁，因?yàn)楣獗P也是磁盤，應(yīng)該遠(yuǎn)離另一磁場的強(qiáng)烈干擾，確保儲(chǔ)存的檔案因被消磁而丟失，另外作為保存的光盤如果經(jīng)常被使用，也不利于材料的保存，如果有條件，可以一式二套，一套封存保管，另一套以供拷貝。

（二）關(guān)于檔案工作的人員，在硬件上，一定要加強(qiáng)計(jì)算機(jī)操作能力的培養(yǎng)知識(shí)和檔案專業(yè)性的管理，在軟件上，要注意提升員工個(gè)人檔案保護(hù)意識(shí)和工作的責(zé)任心。

必要時(shí)應(yīng)從其他部門調(diào)選更優(yōu)秀的人員來從事檔案的管理工作。檔案電子化提升了管理難度，那么高校應(yīng)組織相關(guān)檔案工作人員不斷學(xué)習(xí)，搞好知識(shí)更新，適應(yīng)檔案事業(yè)發(fā)展的大趨勢，以便更好地熟悉電子檔案的管理步驟，規(guī)范操作。現(xiàn)如今國際上已不再需要單方面熟記電子檔案管理?xiàng)l例的人，而是既擁有豐厚的知識(shí)功底做基礎(chǔ)又有深刻認(rèn)識(shí)和工作熱情的全面型人才。擁有文字、聲音、圖像處理的基本管理能力還遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，還要同時(shí)兼?zhèn)溆?jì)算機(jī)系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)安全的防護(hù)知識(shí)，保證電子信息安全，完整。同時(shí)為了滿足發(fā)展趨勢，檔案管理人員還應(yīng)能夠處理簡單的緊急情況，有比較高水平的提供電子檔案查詢服務(wù)的能力。

4結(jié)語

高校的電子檔案管理主要面向?qū)W生，基本檔案和統(tǒng)計(jì)考試成績時(shí)工作量繁重，一定要在有完整有效的制度基礎(chǔ)上進(jìn)行管理，無論是電子資料整理制度、電子文件歸檔制度，還是電子檔案工作人員的文化素質(zhì)要求。在電子檔案管理工作中存在的各種各樣的問題，都需要及時(shí)迅速的解決，具體的方法還需要我們不斷探索和完善。

作者：李紅梅 單位：四平市普通公路超限超載運(yùn)輸檢測站