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1、新時期電子檔案管理的重要意義和基本要求

目前，每個行業(yè)每個領(lǐng)域的信息化水平都在快速提高，檔案管理的信息化也越來越受到人們的關(guān)注，其重要性也受到廣泛的認(rèn)同。檔案管理的信息化，與傳統(tǒng)的手工管理相比，是一個劃時代的轉(zhuǎn)變，在管理和利用的高效性、便捷性上具有無以倫比的優(yōu)勢。同時，也對檔案管理信息系統(tǒng)的定位提出更高的要求，有很多新的問題擺在面前，主要有以下內(nèi)容：類型較多，檔案管理信息系統(tǒng)需要管理的檔案種類非常多，并且具有復(fù)雜性，涉及到的行業(yè)也很多，有實(shí)體檔案與電子檔案，這基本上把所有的檔案實(shí)體類型以及電子檔案類型都包含了，并且還要管理到位。與此同時，還要與未來可能出現(xiàn)的檔案實(shí)體類型與電子類型相適應(yīng)并兼容。在各個行業(yè)中，很多單位都有各種信息系統(tǒng)建立，但是，在經(jīng)過相應(yīng)的產(chǎn)生與利用以后，就會有很多信息累計(jì)在系統(tǒng)中，并且，這些電子信息的出口也是一個不容忽視的問題，需要按照檔案管理的要求來進(jìn)行管理。

2、現(xiàn)階段電子檔案管理技術(shù)分析

電子檔案管理系統(tǒng)功能需求的實(shí)現(xiàn)主要通過混合的方式，其中檔案管理的功能、收集與整編功能、系統(tǒng)維護(hù)功能、文件管理功能、編研開發(fā)功能、光盤制作功能以及數(shù)據(jù)導(dǎo)入功能等都是通過交互性的處理來實(shí)現(xiàn)，B/S模式通過"WEB/中間件/服務(wù)器"的J2EE技術(shù)架構(gòu)實(shí)現(xiàn)。主要包含以下子系統(tǒng)：一是信息采集部分，主要是對數(shù)據(jù)采集的完成。采用數(shù)據(jù)一體化的接口，按照信息采集的相應(yīng)流程和要求，把每個信息系統(tǒng)中等待歸檔的信息進(jìn)行采集，淺談新時期電子檔案管理問題文/邢軍岐本文從探討新時期電子檔案管理的重要意義出發(fā)，詳細(xì)闡述了電子檔案管理的重要性和重要地位。接著筆者又深入分析了現(xiàn)階段我國的電子檔案管理技術(shù)。最后，結(jié)合自身多年工作研究經(jīng)驗(yàn)，筆者進(jìn)行了關(guān)于電子檔案管理的完善性策略分析。摘要再通過收集整編就可以實(shí)現(xiàn)分散式或集中式的檔案整理，通過導(dǎo)入數(shù)據(jù)功能，就可達(dá)到離線數(shù)據(jù)收集或歷史數(shù)據(jù)的導(dǎo)入。在進(jìn)行電子檔案信息收集的過程中，會有實(shí)體檔案的收集、整理、移交以及接收伴隨，在進(jìn)行電子檔案業(yè)務(wù)流程的處理時，也會有與實(shí)體檔案相關(guān)的工作同時進(jìn)行處理。二是檔案管理的部分，主要是對日常檔案管理工作的完成。在管理檔案數(shù)據(jù)時，主要是對檔案信息日常管理工作的完成，管理過程要與實(shí)體檔案管理過程相統(tǒng)一，并遵從檔案管理的基本流程和基本規(guī)則，再結(jié)合電子檔案的特點(diǎn)加以優(yōu)化。檔案統(tǒng)計(jì)是完成檔案管理工作中各種統(tǒng)計(jì)的工作，也是管理的一部分。三是開發(fā)利用部分，主要是對檔案研發(fā)工作的完成，同時還有各種方式的檔案提供利用。不但利用與實(shí)體相關(guān)的檔案信息，還要通過網(wǎng)絡(luò)把各種檔案的檢索與利用提供出來，主要有信息的、全文檢索以及分類檢索等多種方式。專業(yè)檢索主要是有針對性的對各業(yè)務(wù)系統(tǒng)的檔案信息進(jìn)行專門的開發(fā)，并能提供系統(tǒng)的調(diào)用，給業(yè)務(wù)系統(tǒng)帶來專用的信息服務(wù)，提供很大的便利。四是系統(tǒng)維護(hù)的部分，主要是對系統(tǒng)運(yùn)行的相關(guān)數(shù)據(jù)維護(hù)工作的完成。主要有各種數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)的設(shè)置與維護(hù)，權(quán)限的管理，系統(tǒng)參數(shù)的設(shè)置與維護(hù)等。系統(tǒng)設(shè)置與維護(hù)給整個檔案管理提供了非常大的支持，也給檔案管理系統(tǒng)提供了基礎(chǔ)性的平臺。不但滿足了用戶檔案資源的管理需求，同時，還使系統(tǒng)的擴(kuò)展需求得到了滿足，使歸檔的流程變得更加標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。除此之外，還對日常數(shù)據(jù)的維護(hù)提供了便利，對于系統(tǒng)管理員來講是個非常強(qiáng)大的工具包。

3、新時期電子檔案管理完善性策略分析

第一，建立規(guī)范的管理機(jī)制。第二，創(chuàng)新檔案管理制度。檔案管理部門應(yīng)制定適應(yīng)信息化建設(shè)的檔案管理制度。一是健全和完善檔案管理業(yè)務(wù)流程和技術(shù)規(guī)范，細(xì)化電子檔案工作環(huán)節(jié)和步驟；二是制定必要的安全措施，特別對電子文件和電子檔案，確保電子檔案的安全性與完整性。第三，統(tǒng)一檔案管理標(biāo)準(zhǔn)。標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范化是檔案信息化建設(shè)的重要基礎(chǔ)之一。檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化包括：檔案整理標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、各項(xiàng)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等，它是衡量工作效率高低的尺度。如果沒有這些標(biāo)準(zhǔn)，檔案數(shù)據(jù)庫中的信息資源就無法建立；如果各單位檔案部門不按統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)去做，各搞一套，自成體系，那么檔案信息網(wǎng)絡(luò)就無法暢通，資源共享也就難以實(shí)現(xiàn)。第四是建設(shè)復(fù)合型管理隊(duì)伍。要想實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化，其成功的根本就是檔案管理人員隊(duì)伍的建設(shè)，這對于檔案信息化的發(fā)展質(zhì)量與速度起著決定性的作用。無論是信息時代文件的登記與輔助立卷，還是歸檔與檢索，都是通過計(jì)算機(jī)來實(shí)現(xiàn)的，這也就對檔案管理人員提出更高的要求，不但要對電子文件的特征與電子檔案的全程規(guī)范非常熟悉，并且，還要對計(jì)算機(jī)系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)安全的防護(hù)知識進(jìn)行掌握，才能保證檔案信息的安全性、完整性。另外，檔案管理人員不但要把本職工作做好，還要對自我學(xué)習(xí)的意識不斷強(qiáng)化，積極參加信息化教育的培訓(xùn)，對專業(yè)知識不斷更新，才能使自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)與工作水平與信息化管理相適應(yīng)，才能順利實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)檔案管理模式向現(xiàn)代管理模式的轉(zhuǎn)變，培訓(xùn)的主要內(nèi)容有計(jì)算機(jī)、信息工程、網(wǎng)絡(luò)等方面的基礎(chǔ)知識。除此之外，檔案管理部門還要讓檔案管理人員對檔案發(fā)展的趨勢進(jìn)行及時了解，對現(xiàn)代科學(xué)在檔案工作中的應(yīng)用及時地了解，才能使他們的工作技能得到真正的提高。

4、結(jié)束語

通過以上的論述可以總結(jié)出，電子技術(shù)在快速的發(fā)展，并在各行各業(yè)以及各個領(lǐng)域得到廣泛的推廣與應(yīng)用，使檔案載體從紙質(zhì)向光電介質(zhì)轉(zhuǎn)變，實(shí)現(xiàn)檔案管理質(zhì)的飛躍。但電子檔案也存在自身的缺點(diǎn)，如安全性面臨挑戰(zhàn)，作為證據(jù)的原始性不如紙質(zhì)檔案等等。正確面對電子檔案的優(yōu)點(diǎn)與缺點(diǎn)，使檔案工作走向網(wǎng)絡(luò)化與數(shù)字化，給人們提供更加高效便捷的服務(wù)，是時代的需要，也是檔案科技工作者努力的方向。

作者：邢軍岐單位：陜西省寶雞峽引渭灌溉管理局