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摘要:信息時代的檔案資源利用,理想境界是實現(xiàn)資源共享,就是通過計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等手段實現(xiàn)跨區(qū)城利用,用整體的、系統(tǒng)的、網(wǎng)絡(luò)化的觀點來指導(dǎo)檔案資源的收集、征集工作,從宏觀上加強規(guī)劃協(xié)調(diào)、分工合作,最終建立起合理、有序、科學(xué)、經(jīng)濟的電子檔案管理體系。

關(guān)鍵詞:計算機技術(shù)；電子檔案管理

信息時代人們進(jìn)行各種交流的媒介主要以數(shù)字化為主,由于其生成簡便、傳送迅速,必將產(chǎn)生大量的數(shù)字信息,對于其中具有保存和利用價值的數(shù)字信息人們稱之為電子檔案。電子檔案的產(chǎn)生,使信息的存儲方式發(fā)生了深刻變革,由此建立和完善電子檔案庫就成為必然,就是利用計算機系統(tǒng)和一些必要的輔助設(shè)備使檔案信息數(shù)字化,利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、多媒體技術(shù)最大限度地實現(xiàn)方便快捷的資源共享。

一、電子檔案庫的組成和特點

1.組成:(1)用戶終端。電子檔案庫應(yīng)具備使用戶能輕松方便地獲得所需資料,操作簡便、界面友好的用戶終端,使查閱手段簡單化,提高資料的利用率。(2)通訊系統(tǒng)。網(wǎng)絡(luò)和通訊系統(tǒng)是電子檔案庫的基礎(chǔ),只有在完備的通訊網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中,才能實現(xiàn)資源共享和各種聯(lián)機服務(wù)擴大使用范圍。(3)數(shù)據(jù)庫管理和檢索服務(wù)系統(tǒng)。電子檔案館中各種信息的加工儲存,由數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)來實現(xiàn),通過聯(lián)機服務(wù)系統(tǒng)為用戶提供檢索服務(wù)。數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)和檢索系統(tǒng),是關(guān)系到電子檔案庫正常運行的關(guān)鍵。

2.特點:(1)管理對象數(shù)字化。隨著辦公自動化和信息技術(shù)的發(fā)展及在各個領(lǐng)域的應(yīng)用,檔案管理對象將轉(zhuǎn)向以機讀檔案一一存儲于計算機中的集圖、文、聲于一體的多媒體信息化對象為主。(2)檔案信息媒體多樣化。傳統(tǒng)檔案信息媒休以文字形式為主。隨著多媒體技術(shù)在辦公、控制、科研等各個領(lǐng)域的應(yīng)用,檔案信息將以圖像、動畫、視頻、音頻信息的立體化多媒體形式存貯和利用。(3)檔案信息存貯與傳遞數(shù)字化。信息技術(shù)、辦公自動化技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛應(yīng)用,使信息資源存貯與傳遞向數(shù)字化、電子化發(fā)展。機讀文件和機讀檔案將大量出現(xiàn),使檔案信息的存貯以數(shù)據(jù)庫為主,檔案信息的傳遞也以電子數(shù)字流的形式進(jìn)行。(4)工作方式計算機化。管理對象信息化、信息處理數(shù)字化、媒體多樣化和信息存貯與傳遞數(shù)字化,導(dǎo)致檔案工作的工作手段和工作方式計算機化。沒有計算機及一些必要的輔助設(shè)備機讀檔案就無法存取、管理、傳遞和開發(fā)利用。(5)檔案信息服務(wù)模式用戶中心化。用戶通過網(wǎng)絡(luò)在辦公室或家里的終端前,就可對遠(yuǎn)程數(shù)據(jù)庫進(jìn)行實時瀏覽、檢索等訪問。電子檔案庫以用戶為中心提供面向用戶的多種形式的信息服務(wù)。

二、信息時代電子檔案管理應(yīng)解決的問題

1.抓好檔案信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)

計算機對檔案信息的處理技術(shù)最初只是用于信息的檢索。近幾年借助于圖形處理技術(shù)和光盤大容量存貯技術(shù)進(jìn)入到原文圖形信息管理,成為全文信息檢索系統(tǒng)。目前,數(shù)字化信息處理技術(shù)和電子存貯技術(shù)的發(fā)展,更為檔案信息數(shù)字化提供了技術(shù)手段和可能。利用這些技術(shù)可以“捕捉”任何現(xiàn)存的東西,包括照片、紙張等非常容易損壞變形的檔案材料,把它們轉(zhuǎn)換成數(shù)字形式妥善地保存起來。利用計算機、掃描儀等現(xiàn)有技術(shù)和設(shè)備,將檔案信息數(shù)字化建成各種專業(yè)性、綜合性檔案信息庫,不但方便檔案信息的檢索和查詢,同時也是保護(hù)檔案信息的重要手段。從目前已有的檔案計算機管理系統(tǒng)來看,系統(tǒng)處理對象正由檔案目錄信息向全文信息發(fā)展。今后一段時期,檔案工作的重要任務(wù)是利用現(xiàn)有技術(shù)和服務(wù)對檔案信息進(jìn)行數(shù)字化處理,建成各種檔案信息資源數(shù)據(jù)庫。

2.加強電子檔案庫的研究和建設(shè)

電子檔案庫有五種基本功能:數(shù)字化檔案信息內(nèi)容的制作和獲取,存儲和管理,檔案信息分發(fā)技術(shù),信息安全和權(quán)益管理,支持和實現(xiàn)這五種基本功能的技術(shù)形成了電子檔案庫的技術(shù)基礎(chǔ)。目前這些領(lǐng)域中己有許多成熟的技術(shù),同時也有許多有待進(jìn)一步研究的新課題。加強電子檔案庫的建設(shè),目的是實現(xiàn)信息資源互補和共享,提高利用率,有效緩解人員、資金、存儲空間緊張等問題。有利于各級各類檔案、圖書、情報、信息中心等部門朝有側(cè)重、有特色、專業(yè)化、系統(tǒng)化的方向發(fā)展,更好地滿足企業(yè)發(fā)展的需要。超級秘書網(wǎng)

3.促進(jìn)和推動多媒體技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用

隨著信息技術(shù)的發(fā)展,檔案信息載體的多媒體化,是檔案信息載體發(fā)展進(jìn)程中的一種必然趨勢特別是電子圖文顯示技術(shù)、聲像技術(shù)的開發(fā)利用,使檔案信息存儲向大容量、高密度、電子化方向發(fā)展。CD-ROM光盤以其存儲量大、檢索速度快、使用查找方便、人機界面具有圖文并茂的特點,很易于代替?zhèn)鹘y(tǒng)的檔案載體。利用多媒體技術(shù)可以對文書檔案、科技檔案、專門檔案進(jìn)行存儲和管理,并能很方便地進(jìn)行有關(guān)圖形、圖像的存儲、顯示和打印,特別是能夠?qū)n案庫中保存的檔案資料進(jìn)行儲存與管理,以保護(hù)檔案原件,并可對某些因時間太長而破損的重要的歷史檔案原件,利用多媒體計算機的編輯功能進(jìn)行存儲、修補和復(fù)原,以提高檔案信息的管理能力?？梢越⒁粋€多媒體檔案信息管理系統(tǒng),把各種媒體有機地結(jié)合起來,改善檔案信息的表示方法,使其輸入輸出盡量按人類最習(xí)慣自然的方式進(jìn)行人機界面直觀、友好,即使完全不懂計算機的用戶,也能通過屏幕模擬按鍵進(jìn)行操作。

4.優(yōu)化專業(yè)結(jié)構(gòu),抓好隊伍建設(shè)

檔案工作的發(fā)展趨勢,對檔案工作人員的專業(yè)構(gòu)成提出了新要求,即一方面需要大量信息處理人員,信息分析與研究人員,數(shù)據(jù)庫生成與維護(hù)人員,計算機軟、硬件人才,網(wǎng)絡(luò)環(huán)境創(chuàng)建與運行維護(hù)人員,信息服務(wù)人員等;另一方面,信息技術(shù)的突飛猛進(jìn)帶動了整個社會和技術(shù)的進(jìn)步,使檔案工作中新事物、新問題、新技術(shù)層出不窮,因而對檔案工作人員自身知識的補充與更新的要求愈加迫切。檔案工作現(xiàn)代化不僅取決于工作人員原有的知識與水平,更大程度上取決于他們的知識的補充和更新程度。必須改變保管型人員過多、結(jié)構(gòu)單一的狀況,建立一支具有較高素質(zhì)、結(jié)構(gòu)合理的檔案工作隊伍。