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摘要：針對(duì)城建檔案管理利用狀況，筆者就城建檔案的重要性及作用進(jìn)行了詳細(xì)分析，提出了幾點(diǎn)提高城建檔案利用效率的措施。

關(guān)鍵詞：城建檔案；管理；利用；效率

隨著城市建設(shè)的突飛猛進(jìn)，城建檔案越來(lái)越多，如何適應(yīng)現(xiàn)代城建需求，加快自身工作建設(shè)，改變傳統(tǒng)方式，搞好服務(wù)利用。城建檔案是城市建設(shè)各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)記錄與反應(yīng)，城建檔案在城市規(guī)劃、建設(shè)、改造、管理各環(huán)節(jié)有著無(wú)可替代的作用。如果利用好城建檔案，可節(jié)省大量的人、財(cái)、物，縮短工作時(shí)間，產(chǎn)生良好的經(jīng)濟(jì)效益與社會(huì)效益。否則，也會(huì)帶來(lái)無(wú)可彌補(bǔ)的損失。然而目前城建檔案管理工作中普遍存在著利用率不高，被動(dòng)服務(wù)的問(wèn)題。筆者結(jié)合呼和浩特市城建檔案館多年來(lái)檔案利用情況，總結(jié)分析其利用現(xiàn)狀，探討其發(fā)展規(guī)律以及影響提高檔案利用效果的建議。

1城建檔案利用現(xiàn)狀

1．1城建檔案信息傳播少，社會(huì)認(rèn)知度低

我們生活在城市里，享受城市生活帶來(lái)的便利，然而有多少人知曉我們所居住城市的結(jié)構(gòu)、功能與其發(fā)展變化的過(guò)程及文化底蘊(yùn)呢。一方面是人們“不識(shí)廬山真面目，只因生在此山中”，雖生活在城市由于工作、學(xué)習(xí)、生活繁忙無(wú)暇關(guān)注我們生活的場(chǎng)所；另一方面城市總體信息特別是城建檔案信息公布傳播的少，使人們無(wú)意間了解城市機(jī)會(huì)少。在有意到城建檔案館查閱檔案的人群統(tǒng)計(jì)，其目的主要是為了工程建設(shè)、規(guī)劃設(shè)計(jì)及司法調(diào)查取證，產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍憑證等方面，利用者多為專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員，行政管理人員。而城建檔案在科研、學(xué)術(shù)研究、地方志編寫(xiě)以及城市建設(shè)對(duì)人們的綜合影響方面利用比重小或欠缺。在事前查閱的少，比如，經(jīng)常發(fā)生的建設(shè)工地挖掘中，挖斷了地下電纜、自來(lái)水管道、煤氣管道等，造成公共場(chǎng)所或居民區(qū)停水、停電、停氣等，有的或造成重大傷亡事故。究其原因是未能在施工前查閱城建檔案，掌握原始情況。城建檔案是社會(huì)發(fā)展的組成部分，而社會(huì)各界很少利用這部分資源，說(shuō)明城建檔案的開(kāi)放程度和公眾對(duì)城建檔案的認(rèn)識(shí)程度，了解程度不夠。

1．2城建檔案的利用方式簡(jiǎn)單

長(zhǎng)期以來(lái)，城建檔案的利用方式主要是利用者上門(mén)查找，找到后對(duì)所需原件進(jìn)行抄錄或者復(fù)制，受時(shí)間等因素的限制，有時(shí)用戶(hù)往返數(shù)次才能查閱到。查閱的形式還是原始手工式，既效率低，又不便于對(duì)原件的保護(hù)。對(duì)外服務(wù)所提供的內(nèi)容主要是原始信息，缺少深加工成果。由于缺少對(duì)原始檔案信息深度加工、精心提煉，對(duì)城建檔案的研究、編研不夠，沒(méi)有系統(tǒng)規(guī)范化的編研成果和信息管理系統(tǒng)，導(dǎo)致利用方法的傳統(tǒng)性、遠(yuǎn)不能適應(yīng)城市建設(shè)、規(guī)劃、研究之廣泛需求。同時(shí)主動(dòng)服務(wù)跟不上，跟蹤服務(wù)缺乏，未能根據(jù)城市建設(shè)的各環(huán)節(jié)以及重點(diǎn)項(xiàng)目進(jìn)行主動(dòng)服務(wù)，主動(dòng)將過(guò)去有關(guān)檔案提供服務(wù)，避免發(fā)生重復(fù)勞動(dòng)與事故。城建檔案的功能作用不能很好地發(fā)揮。

2如何提高城建檔案的利用效率

2．1改變傳統(tǒng)觀念

在城市建設(shè)飛速發(fā)展的時(shí)代，城建檔案信息量猛增，社會(huì)各方面的需求與日俱增，服務(wù)領(lǐng)域越來(lái)越廣泛。為適應(yīng)形勢(shì)的發(fā)展，城建檔案部門(mén)要改變過(guò)去傳統(tǒng)的自我封閉的觀念，要樹(shù)立大城市，一盤(pán)棋，主動(dòng)服務(wù)、高效服務(wù)的觀念，逐步改變過(guò)去人們對(duì)城建檔案工作“看攤守業(yè)”的看法。城建檔案部門(mén)應(yīng)與各有關(guān)部門(mén)經(jīng)常溝通、交流，擴(kuò)展服務(wù)方式，做到服務(wù)到位。應(yīng)走檔案庫(kù)房面向設(shè)計(jì)規(guī)劃、施工改造、科研技術(shù)主戰(zhàn)場(chǎng)，把所存的有關(guān)檔案信息及時(shí)提供到位，避免因歷史材料的缺失而造成的損失。城建檔案干部不能把自己看作是看門(mén)守?cái)?，座等利用者上門(mén)查材料的管理員，而要把自己當(dāng)作城市建設(shè)發(fā)展的高級(jí)參謀助手。因?yàn)槲覀兪治粘墙üぷ髯钫滟F的財(cái)富，如若不用或用不好，發(fā)揮不好就是巨大浪費(fèi)，要有擔(dān)當(dāng)精神，不等揚(yáng)鞭自?shī)^蹄。首先要利用現(xiàn)代化科技設(shè)備和人力資源優(yōu)勢(shì)，加強(qiáng)對(duì)城建檔案信息資源的開(kāi)發(fā)和深加工，為社會(huì)提供知識(shí)產(chǎn)品。其次要樹(shù)立服務(wù)品牌意識(shí)。①加強(qiáng)服務(wù)質(zhì)量管理與提高。②加強(qiáng)服務(wù)工作的管理與推廣。經(jīng)營(yíng)品牌，使一些服務(wù)項(xiàng)目形成品牌效應(yīng)，提高整體服務(wù)水平。③緊緊圍繞城市建設(shè)重點(diǎn)，加強(qiáng)跟蹤服務(wù)。積極開(kāi)展城建檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)，咨詢(xún)服務(wù)工作，主動(dòng)了解建設(shè)、施工、監(jiān)理單位的需求，調(diào)整和改進(jìn)工作方法，使城建檔案服務(wù)工作更具有操作性、針對(duì)性、靈活性。④面向社會(huì)突破行業(yè)局限，加強(qiáng)公共服務(wù)職能，既要為城市規(guī)劃建設(shè)管理行政部門(mén)提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，同時(shí)也要承擔(dān)公共文化部門(mén)的社會(huì)服務(wù)職責(zé)；對(duì)社會(huì)既要開(kāi)放檔案信息資料，也提供檔案管理專(zhuān)業(yè)人力資源。

2．2推進(jìn)現(xiàn)代化管理

要緊隨城市建設(shè)現(xiàn)代化的步伐，加快推進(jìn)現(xiàn)代化管理。①工作流程管理的科學(xué)化、制度化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。從城建檔案的收集、整理、鑒定、統(tǒng)計(jì)、保管、利用、宣傳等各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)到人才培養(yǎng)，技能專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)，業(yè)務(wù)指導(dǎo)，依法履職、綜合協(xié)調(diào)等都應(yīng)做到環(huán)環(huán)緊扣、科學(xué)規(guī)范、運(yùn)轉(zhuǎn)靈活、服務(wù)高效。建立能夠充分發(fā)揮豐富城建檔案信息資源優(yōu)勢(shì)的機(jī)制，創(chuàng)新更好釋放社會(huì)效益、經(jīng)濟(jì)效益的模式。②應(yīng)用現(xiàn)代技術(shù)加快建設(shè)數(shù)字化城建檔案館。學(xué)習(xí)引進(jìn)先進(jìn)兄弟城市的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，結(jié)合本單位實(shí)際情況，科學(xué)論證，制定切實(shí)可行、高效先進(jìn)、可持續(xù)發(fā)展的規(guī)劃，分步實(shí)施。最終實(shí)現(xiàn)城建檔案館工作自動(dòng)化，實(shí)現(xiàn)檔案自動(dòng)化編目檢索和檔案自動(dòng)標(biāo)引及檔案庫(kù)房管理技術(shù)、服務(wù)功能的現(xiàn)代化。要達(dá)此目標(biāo)，首先是實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化，應(yīng)將館藏檔案和資料通過(guò)錄入、掃描等手段完成數(shù)字化轉(zhuǎn)化的過(guò)程。其中，重點(diǎn)是對(duì)館藏檔案資料進(jìn)行系統(tǒng)化，科學(xué)的加工整理和對(duì)同類(lèi)信息的綜合開(kāi)發(fā)的數(shù)字做處理，以數(shù)字化的形式存儲(chǔ)信息。建設(shè)計(jì)算機(jī)局域網(wǎng)，把局域網(wǎng)與建設(shè)行政主管部門(mén)和其他相關(guān)部門(mén)聯(lián)網(wǎng)，把城建檔案信息進(jìn)行擴(kuò)張、伸展、實(shí)現(xiàn)更大范圍的數(shù)字化信息共享。利用其他先進(jìn)信息平臺(tái)，如綜合地理信息系統(tǒng)的空間分析，使城建檔案信息管理步入可視化、智能化，為社會(huì)各方面及大眾服務(wù)共享。

2．3開(kāi)展深層次的編研工作

城建檔案信息編研工作是更好地發(fā)揮城建檔案作用的一項(xiàng)重要工作，是系統(tǒng)性服務(wù)的有效手段。編研要緊跟時(shí)展步伐，緊緊把握利用者的需求，確定某一專(zhuān)題對(duì)城建檔案、城建信息進(jìn)行收集、采寫(xiě)、編纂，為社會(huì)提供成熟的產(chǎn)品。編研選材范圍廣闊。如今，隨著城市大規(guī)模擴(kuò)展、改造、規(guī)劃，在此活動(dòng)中產(chǎn)生形成和發(fā)現(xiàn)了很多具有保存價(jià)值的珍貴的材料。比如在呼和浩特市舊城改造過(guò)程中就發(fā)現(xiàn)大量實(shí)物檔案、從材質(zhì)上超越傳統(tǒng)上的紙張，呈現(xiàn)多種類(lèi)、多類(lèi)型。如建筑構(gòu)件檔案有磚、木、灰、石、模型、瓦、玻璃、陶瓷以及字、畫(huà)、圖案，其建筑文化內(nèi)涵不斷豐富充實(shí)，其中一部分同時(shí)具有文物和檔案的雙重價(jià)值。這些實(shí)物檔案，它的每一項(xiàng)記錄，都深藏著一個(gè)時(shí)代的縮影，這縮影的價(jià)值已超過(guò)實(shí)物本身的價(jià)值。但是在現(xiàn)代建設(shè)過(guò)程中，這些工藝常常被忽略，若能將此匯集成冊(cè)，分析對(duì)比、留存古人智慧、留下一方美景、使傳統(tǒng)與現(xiàn)代輝映、傳承連著文明，為建設(shè)更加多姿多彩城市提供參謀。為提升編研層次也可嘗試走出去，請(qǐng)進(jìn)來(lái)與專(zhuān)家學(xué)者聯(lián)手，編寫(xiě)出價(jià)值更大的材料。城建檔案信息資源的利用天地十分廣闊，做好了功在當(dāng)代，利在千秋。

作者：邵文紅 單位：呼和浩特市城建檔案館